Hemligheten bakom bra gruppdynamik

Oavsett om du är projektledare för första gången eller en erfaren teamledare har vi alla en sak gemensamt: vi vill att de personer vi leder ska göra bra ifrån sig. Du vill att dina teamkollegor ska samarbeta, kommunicera och få kontakt med varandra, så att de kan göra sitt bästa arbete så enkelt som möjligt. Men kan du åstadkomma ett bra teamarbete om de personer du leder inte kommer överens? 

Det är där gruppdynamiken kommer in i bilden. När du förstår vad som ligger bakom en bra gruppdynamik kan du hjälpa gruppen att kommunicera tydligare, samarbeta effektivare och utföra sitt mest betydelsefulla arbete tillsammans.

Vad är gruppdynamik?

Gruppdynamik beskriver interaktioner, förhållningssätt och beteenden mellan en grupp människor som arbetar tillsammans. Termen användes först av socialpsykologen Kurt Lewin för att beskriva hur grupper agerar och reagerar på förändrade omständigheter. 

Den här dynamiken uppstår inte ur tomma intet – den växer fram till följd av hur människor ser på sig själva i förhållande till sina medmänniskor. Till exempel kan ni ha en positiv gruppdynamik om gruppen är bekväm med att samarbeta tillsammans. Alternativt kan du märka av en negativ gruppdynamik om två personer försöker leda ett projekt och inte lyssnar på varandras synpunkter. 

På Asana tror vi starkt på att en bra gruppdynamik börjar med en bra organisationskultur. När teammedlemmarna känner att de får vara sig själva till fullo på jobbet kan de samarbeta och kommunicera mer effektivt. 

För att alla våra anställda ska kunna utföra sitt bästa arbete och för att vi ska kunna uppnå vårt uppdrag måste alla på Asana känna sig respekterade och uppskattade, samt uppleva en stark tillhörighet.”

Vad är en grupp? 

En grupp är en samling människor som arbetar tillsammans. Det kan vara formella grupper – såsom teamkollegor som arbetar för samma chef, ett tvärfunktionellt projektteam eller medlemmar på ett kontor – eller informella grupper – såsom medarbetare som delar gemensamma intressen eller egenskaper. 

På Asana har vi till exempel skapat informella grupper som kallas resursgrupper för anställda (ERG). Fler än två tredjedelar av våra anställda tillhör en eller flera av de här grupperna, som stöder olika gemenskaper för att skapa säkra, positiva och inkluderande utrymmen för våra anställda att umgås mellan grupper med olika funktioner.

Hur grupper bildas

Bruce Tuckman beskrev först hur grupper bildas i sin teori från 1965, Tuckmans grupputvecklingsfaser. Enligt Tuckman finns det fem grupputvecklingsfaser:

• Formering. Det här är när gruppen samlas för första gången. Om de arbetar med ett projekt kan de till exempel samordna projektmål eller definiera projektplanen. I den här utvecklingsfasen har gruppmedlemmarna ett självständigt förhållningssätt – de flesta samtalen mellan gruppmedlemmarna är respektfulla men distanserade.

• Stormande. Den andra utvecklingsfasen börjar vanligtvis med en meningsskiljaktighet av något slag. Oenigheten är en katalysator för gruppmedlemmarna att dela med sig av sina åsikter på ett mer aktivt sätt och att vara uppriktiga mot varandra. Som ett resultat av uppriktigheten börjar gruppmedlemmarna lita på varandra.

• Normering. När gruppen väl har löst sin första meningsskiljaktighet eller konflikt blir gruppmedlemmarna samarbetsvilliga och vänskapliga i sina interaktioner. Under den här utvecklingsfasen börjar gruppen fastställa gruppnormer – även om de inte diskuterar eller skriver upp normerna. Till skillnad från självständigheten under formeringsfasen tenderar gruppmedlemmarna i normeringsfasen att föredra gruppbeslutsfattande och prioritera gruppsammanhållning. Det är faktiskt en fara under normeringsfasen att gruppmedlemmarna inte vågar dela med sig av sina åsikter, vilket kan leda till att man fastnar. 

• Utförande. Det här är när gruppen fungerar som bäst. Gruppmedlemmarna kan utföra arbetet självständigt eller använda sig av problemlösning i grupp. I stället för att oroa sig för hur de uppfattas av andra gruppmedlemmar är de enskilda medlemmarna fokuserade på gruppens mål. 

• Upplösning. Tuckman la till den här fasen 1977 för att beskriva gruppens upplösning när projektet avslutas. Om gruppen har arbetat bra tillsammans kan det finnas en känsla av förlust när gruppstrukturen upphör.

Varför gruppdynamik spelar roll

En god gruppdynamik möjliggör samarbete och kommunikation eftersom det minskar barriärerna för teamarbete. När konversationer flyter på kan det kännas lätt att arbeta tillsammans. Men för att nå dit krävs tid, övning och stöd.

Gruppdynamik är ett verktyg som du kan använda för att främja kommunikation och samarbete. Om du leder en grupp som inte gör framsteg på det sätt som du vill kan du förbättra gruppens produktivitet genom att skapa en positiv gruppdynamik så att gruppen kan nå sina mål.

Kommunikationens roll i gruppdynamiken

Alltför ofta kan otydlig kommunikation leda till förvirring, stridigheter och negativ gruppdynamik. Genom att klargöra förväntningar för kommunikationen och på vilka kanaler den ska ske kan du ge teamet möjlighet att kommunicera tydligt och effektivt. 

Börja med att skapa en kommunikationsplan för att klargöra vilken kanal teammedlemmarna kan använda och när, hur ofta olika sorters information ska kommuniceras och vem som är ansvarig för de olika kanalerna. Till exempel använder vi på Asana följande kanaler: 

• E-post för att kommunicera med externa kunder eller partner.

• Slack för live-kommunikation med dagliga uppdateringar och snabba frågor med teammedlemmar.

• Asana för asynkron kommunikation om arbetet – t.ex. uppgiftsdetaljer, projektstatusuppdateringar eller viktiga projektdokument.

• Zoom eller Google Meet för alla teammöten, såsom projektbrainstorming. 

Lösa befintlig negativ gruppdynamik

När en grupp har en negativ dynamik kan gruppmedlemmarna ha svårt att få saker gjorda. I extrema fall kan negativ gruppdynamik leda till sårade känslor och kräva konfliktlösning. Om du leder en grupp med negativ gruppdynamik bör du först förstå vad som ligger bakom den dåliga dynamiken. Därefter kan du identifiera vad som orsakar problemen och arbeta på att lösa dem.

Innan du kan lösa en negativ gruppdynamik måste du först känna igen tecknen på det. Negativ dynamik kan bestå av olika handlingar och beteenden beroende på vilken grupp det rör sig om. Några tecken att hålla utkik efter är följande:

• Vanligt förekommande frustration bland gruppmedlemmarna.

• Gruppmedlemmar som inte är bekväma med varandra.

• Gruppmedlemmar som är förvirrade, osäkra eller har en negativ självkänsla i förhållande till andra medlemmar.

• Gruppmedlemmar som inte samarbetar eller kommunicerar. 

• Små, sammansvetsade grupperingar eller delar av gruppen som utesluter andra gruppmedlemmar.

• Uteslutande vänskapsgrupper. 

När du har identifierat en negativ gruppdynamik kan du arbeta med att lösa problemen utifrån vad som orsakar dem. Här är de vanligaste orsakerna till negativ gruppdynamik och hur du kan lösa det i din grupp.

Upplevd social maskning

• Problem: Gruppmedlemmarna känner att en viss medlem eller vissa medlemmar inte gör tillräckligt för att bidra.

• Lösning: Identifiera vad som orsakar den sociala maskningen och ge stöd till den gruppmedlemmen. 

Social maskning är ett psykologiskt fenomen som innebär att vissa individer upplever att andra arbetar mindre när de samarbetar i grupp. Om gruppmedlemmarna anser att en person inte drar sitt strå till stacken kan det leda till frustration och sänka gruppmoralen. Om det här verkar vara fallet kan du läsa vår artikel för att lära dig varför social maskning handlar mer om tydlighet än produktivitet – och vad du kan göra för att hjälpa till.

Inkompatibla kommunikationsstilar

• Problem: Gruppmedlemmarna använder sig av passiva eller aggressiva kommunikationsstilar, vilket hindrar en bra kommunikation.

• Lösning: Hjälp gruppmedlemmarna att uttrycka sig på ett mer bestämt och självsäkert sätt i stället. 

Kommunikationsstilar handlar om hur gruppmedlemmar interagerar och kommunicerar. Som du kanske kan föreställa dig kan vissa kommunikationsstilar skapa konflikter på arbetsplatsen. En aggressiv kommunikatör kan till exempel göra det svårt för andra gruppmedlemmar att uttrycka sina åsikter. Om det verkar som att någon i gruppen uppvisar en negativ kommunikationsstil kan du identifiera grundorsaken till det och hjälpa gruppmedlemmen att kommunicera på ett mer självsäkert sätt. Läs ledarens guide till kommunikationsstilar för att lära dig hur.

Brist på kreativitet och innovation

• Problem: Gruppmedlemmarna har svårt att lösa problem på ett kreativt sätt.

• Lösning: Uppmuntra till medskapande och olika åsikter för att främja ett bra gruppsamarbete och undvika grupptänkande. 

En risk under normeringsfasen är att gruppen blir så sammansvetsad att medlemmarna slutar utmana varandra. Meningsskiljaktigheter är faktiskt en viktig del av samarbetet. För att gemensamt skapa den bästa lösningen måste gruppmedlemmarna utveckla en idé tillsammans. Om du märker att gruppen följer strömmen i stället för att komma med nya idéer, kan du utmana dem att komma med en bättre, kreativ lösning. 

För mycket (eller för lite) självbestämmande

• Problem: Gruppens utveckling verkar ha fastnat i stormandefasen – de har inte lyckats fastställa eller följa några gruppnormer. 

• Lösning: Du kan behöva se över din ledarstil.

Som gruppledare vill du ge medlemmarna i gruppen utrymme att komma med egna idéer, vara kreativa och innovativa. Men se till att du inte har en alltför obrydd inställning när det gäller att leda gruppen. Se å andra sidan också till att du ger din grupp tillräckligt med utrymme för att de ska kunna utveckla gruppnormer och få kontakt med varandra. Att både vägleda gruppmedlemmarna i rätt riktning och låta dem utveckla egna grupprocesser är en balansgång. Om du är osäker är det bra att uppmuntra gruppen att samarbeta – men kom ihåg att du fattar det slutgiltiga beslutet om det behövs.

Omvandla gruppen till ett team

Att ta itu med negativ gruppdynamik och hjälpa gruppen att arbeta mer effektivt tillsammans kan hjälpa er att uppnå era gemensamma mål och förbättra gruppens moral. Men det bästa sättet att stärka gruppdynamiken är att hjälpa din grupp att se sig som ett team, i stället för bara som en samling människor. 

Skillnaden mellan en grupp och ett team

En grupp är en samling människor som arbetar tillsammans. Även om gruppmedlemmarna arbetar tillsammans under ett projekt ser de inte nödvändigtvis sig själva som en del av en helhet. Typiskt sett är medlemmarna i gruppen löst sammankopplade genom ett mål, men de har sannolikt inte ett gemensamt syfte eller en uppsättning gemensamma värderingar att arbeta utifrån. 

Ett team är å andra sidan en grupp människor med ett gemensamt syfte och ett gemensamt mål. Teammedlemmarna är inte bara intresserade av sin egen framgång utan även av teamets framgång. Team är mer motiverade och samordnade än grupper, eftersom teammedlemmarna ser sig själva som en del av något större. Teammedlemmarna delar ett specifikt mål som de fokuserar på att uppnå tillsammans.

Gå från grupp till team

Hur kan du få gruppen att se sig som ett team? I vissa fall är det enkelt – till exempel kan du omvandla en tvärfunktionell grupp till ett team genom att fokusera på det tvärfunktionella projektmålet. 

I andra fall saknas ett tydligt gemensamt mål. Till exempel kan en grupp människor som har samma chef arbeta på helt olika projekt med helt skilda mål. Ledaren kan använda aktiviteter för att bygga upp lagandan för att föra gruppmedlemmarna närmare varandra. Men det enklaste sättet att utveckla ett team är att fastställa gemensamma värderingar.

Skapa gemensamma värderingar för att väcka lagandan till liv 

Gemensamma värderingar gör att alla känner att de är i samma team eftersom alla använder samma språk. Med gemensamma värderingar kan ni hoppa över formeringsfasen och börja arbeta på ett effektivt sätt direkt. 

Våra värderingar är vår kompass. Våra medarbetare utgör kontaktpunkterna för program, kommunikation och beteenden inom företaget. Vi strävar efter att upprätthålla en kultur där alla anställda känner sig anslutna till varandra och vårt uppdrag, i en arbetsmiljö där de kan blomstra.”

Gemensamma värderingar är något du kan fastställa på team-, avdelnings- eller företagsnivå. De flesta företag har redan gemensamma värderingar – och om ditt företag har det, se till att du för in värderingarna i det dagliga arbetet. Att påminna gruppen om att de delar värderingarna kan hjälpa er att hoppa över normeringsfasen eftersom de gemensamma värderingarna är normen. I stället för att kämpa med att lära sig att arbeta tillsammans kan teammedlemmarna samarbeta eftersom alla har samma värderingar. 

Så här använder vi gemensamma värderingar på Asana

På Asana tror vi starkt på att våra företagsvärderingar vägleder oss att uppnå vårt uppdrag. Runtom i världen delar alla Asana-medarbetare våra nio företagsvärderingar:

• Uppdrag. Vi är målmedvetna personer som är engagerade i att verka för ett större syfte. Att ha uppdrag som en värdering gör också att vi ständigt kan känna oss säkra på varför vi skapar Asana. 

• Utföra fantastiska saker, snabbt. Vi åtar oss att vara bra på de saker vi gör och att göra dem snabbt, utan att kompromissa med det ena för det andra. 

• Tydlighet. Vår produkt och kultur syftar till att team ska veta vem som gör vad, när och varför, vilket leder till de bästa arbetsupplevelserna och resultaten. 

• Medskapande. Utmärkta prestationer är nästan alltid ett resultat av samarbete. Vi gör vårt bästa, släpper egot och arbetar med empati och tillit för att utföra fantastiska saker tillsammans.

• Ge och ta ansvar. Att ha integritet när det gäller våra åtaganden innebär att ta tillvara på spännande möjligheter, men också att vi står för det när vi behöver prioritera bort saker. Vi tar fullt ansvar för våra åtaganden och ger våra medmänniskor möjlighet och förtroende att uppfylla deras åtaganden. 

• Medveten närvaro. Vi fokuserar på nuet och strävar efter att ge oss själva tid att reflektera och utrymme för att integrera det vi har lärt oss. De här metoderna gör det möjligt för oss att kollektivt lära oss av allt vi gör och förbättra oss samt att kontinuerligt utveckla vår kultur. 

• Motstå falska kompromisser. Vi är nyfikna, kreativa och öppna för nya perspektiv. Att välja mellan två sidor i en extrem situation leder till att man förlorar den ena sidans fördelar, så vi åtar oss att söka efter ett tredje alternativ där båda sanningarna kommer fram.

• Vara uppriktig (mot dig själv och andra). Vi vet att vårt bästa arbete är kopplat till tillförlitlighet, vilket möjliggör tillväxt och samarbete. Vi tar med oss vårt hela jag till jobbet och engagerar oss för att skapa en inkluderande arbetsmiljö där alla människor känner sig trygga och glada över att vara sig själva till fullo. 

• Hjärtlighet. Vi omfamnar våra mänskliga sidor, tar oss tid att leka och ha roligt samt skapar meningsfulla upplevelser för deras egen saks skull. Varför har vi en enhörning som flyger över vår produkt när vi markerar en uppgift som slutförd? Den verkliga frågan är – varför inte?

Gemensamma värderingar utgör grundläggande uppfattningar som alla i teamet kan ställa sig bakom. Våra gemensamma värderingar på Asana hjälper oss till exempel att omedelbart fastställa hur en grupp ska interagera – de ska hitta lösningar genom medskapande samtidigt som de ger och tar ansvar. När teammedlemmarna tar sig an större projekt har de en gemensam grundprincip för hur de ska göra det – genom att motstå falska kompromisser samtidigt som de utför bra saker snabbt. På ett mer informellt sätt hjälper värderingar såsom hjärtlighet och medveten närvaro oss att varje dag gå till jobbet och medverka i våra team. 

Vi vet att fantastiska prestationer nästan alltid är ett resultat av samarbete. Vår värdering om att motstå falska kompromisser representerar vårt sätt att skapa vår kultur, och det får mig att tänka på ett annat kärnvärde: medskapande. Varje enskild medarbetare har sin roll och sitt ansvar att bidra till att upprätthålla och utveckla Asanas kultur.”

Bra gruppdynamik börjar med en person

Du lär dig att bygga upp en bra gruppdynamik med tiden. Genom att använda mjuka färdigheter för samarbete och kommunikation kan du ge teamet möjlighet att utföra sitt bästa arbete. När du får chansen bör du skapa gemensamma värderingar tidigt och ofta för att göra gruppen till ett team.

Om du vill veta mer kan du läsa vår artikel om effektiv kommunikation på arbetsplatsen.