7 snabba och enkla steg för att skapa en beslutsmatris, med exempel

Beslut, beslut, beslut. Att fatta bra beslut kan hjälpa dig att styra ditt team i rätt riktning och nå dina mål – men hur vet du vilket beslut som är det rätta? När du står inför två till synes likvärdiga val, singlar du mynt? Kastar du tärningar? Eller ber du kristallkulan om hjälp? 

Beslutsfattande är en central del av bra affärsplanering, men det kan vara svårt att veta vilket beslut som är det rätta. Det är viktigt att kunna fatta ett snabbt beslut utan att beslutet blir förhastat och att fatta rätt beslut utan att beslutsprocessen tar för lång tid.

Om det låter som en omöjlighet, oroa dig inte, det är det inte. Med en beslutsmatris kan du snabbt identifiera för- och nackdelarna med varje alternativ, utvärdera de olika variablerna och fatta rätt beslut snabbt och lätt.

Vad är en beslutsmatris?

En beslutsmatris är ett verktyg för att utvärdera och välja det bästa av ett antal olika alternativ. Verktyget är särskilt användbart om du ska välja mellan fler än ett alternativ och det finns flera faktorer som du måste ta hänsyn till för att fatta ditt slutgiltiga beslut. 

Du kanske ibland har hört ett annat namn för beslutsmatris – även om de alla handlar om samma sak. Några andra namn för beslutsmatris är:

• Pughs matris

• Rutnätsanalys

• Beslutsteori med multipla kriterier

• Problemlösningsmatris

• Beslutsrutnät

När ska man använda en beslutsmatris?

Du behöver inte alltid använda en beslutsmatris. Det är en process som är kraftfull – och relativt enkel – men den är som mest effektiv när du ska välja mellan flera jämförbara alternativ. Om utvärderingskriterierna inte är desamma mellan dina olika alternativ är en beslutsmatris sannolikt inte det bästa verktyget för att fatta beslutet. En beslutsmatris kan till exempel inte hjälpa dig att bestämma vilken riktning ditt team ska ta nästa år, eftersom de saker som du väljer mellan inte är jämförbara.

Använd en beslutsmatris när du:

• jämför flera liknande alternativ

• utesluter olika alternativ för att nå ett slutgiltigt beslut

• överväger ett antal olika viktiga faktorer 

• vill fatta beslutet från en logisk utgångspunkt snarare än från en emotionell eller intuitiv.

Om en beslutsmatris inte passar din situation kan du läsa om andra beslutsmetoder nedan.

Skapa en beslutsmatris i 7 steg

En beslutsmatris kan hjälpa dig att utvärdera vilket av ett antal alternativ som är att föredra, baserat på flera viktiga faktorer och deras relativa betydelse. Det finns sju steg för att skapa en beslutsmatris:

1. Identifiera dina alternativ

Beslutsmatriser är ett användbart verktyg när du vill utvärdera vilket av flera liknande alternativ som är att föredra. Innan du kan bygga din matris måste du identifiera de alternativ du ska välja mellan.

Låt oss till exempel säga att ditt team ska lansera en ny varumärkeskampanj i sommar. Ni behöver välja en leverantör som designar bilder och videor. Du har hittat tre designbyråer att välja mellan som alla har sina för- och nackdelar.

2. Identifiera viktiga överväganden

Det andra steget i att bygga upp en beslutsmatris är att identifiera de viktiga överväganden som spelar in i ditt beslut. Den här uppsättningen kriterier hjälper dig att identifiera det bästa beslutet och undvika subjektivitet.

Om vi fortsätter med vårt exempel har ditt team beslutat att valet av designbyrå framför allt beror på tre viktiga kriterier: kostnad, erfarenhet, kommunikation och tidigare kundomdömen.

3. Skapa din beslutsmatris

En beslutsmatris är ett rutnät där du kan jämföra viktiga skillnader mellan olika alternativ. 

Vi utarbetar förstås våra beslutsmatriser i Asana. Asana är ett arbetsledningsverktyg som hjälper dig att organisera och utföra arbete över hela din organisation och tillhandahålla den tydlighet som team behöver för att snabbare nå sina mål. 

Så här kan din beslutsmatris se ut i Asana i exemplet där du ska välja mellan tre byråer och ta hänsyn till kostnad, erfarenhet, kommunikation och kundomdömen:

4. Fyll i din beslutsmatris

Betygsätt nu varje övervägande på en förbestämd skala. Om det inte finns någon större variation mellan alternativen kan du använda en skala från 1–3, där tre är bäst. Om det finns fler alternativ kan du använda en skala från 1–5, där fem är bäst. 

Det är här som fördelarna med en beslutsmatris verkligen börjar bli påtagliga. Låt oss till exempel säga att du ska välja mellan tre byråer och att du har fyra viktiga kriterier, men att du inte gör en beslutsmatris. Nedan följer en sammanfattning av de olika byråerna: 

• Byrå 1 är mycket kostnadseffektiv, men de har inte så mycket erfarenhet. Deras kommunikation och kundomdömen verkar genomsnittliga. 

• Byrå 2 är inte särskilt kostnadseffektiv, men de är inte den dyraste byrån. De har samlat gott om erfarenhet och har bra kundomdömen, men deras kommunikation har hittills varit lite bristfällig.

• Byrå 3 är den dyraste, men de har också den största erfarenheten. Deras kommunikation har hittills varit genomsnittlig och deras kundomdömen är ganska bra. 

De här tre beskrivningarna är alla relativt lika – det är svårt att avgöra vilken som är bäst utifrån en kort text, särskilt eftersom varje byrå har sina egna för- och nackdelar. Alternativt kan du se hur de tre byråerna och deras fyra överväganden ser ut i en beslutsmatris när de rangordnas från 1–5, där fem är bäst:

5. Lägg till vikt

Ibland finns det vissa överväganden som är viktigare än andra. I de fallen kan du använda en viktad beslutsmatris för att identifiera det bästa alternativet för dig. 

För att fortsätta med vårt exempel kan du föreställa dig att du absolut inte får överskrida din budget, så kostnaden är en viktig faktor i din beslutsprocess. Kundrecensioner är också viktiga, eftersom de ger dig en grundläggande känsla för hur effektiv varje byrå har varit tidigare. 

För att använda viktning i en beslutsmatris tilldelar du varje övervägande en siffra (mellan 1–3 eller 1–5, beroende på hur många alternativ du har). Senare i beslutsprocessen multiplicerar du viktningsfaktorn med varje övervägande.

Så här ser det ut i vårt exempel: 

6. Multiplicera den viktade poängen

När du har tillämpat din betygsskala och tilldelat varje aspekt en vikt, multiplicera vikten med varje aspekt. På så sätt säkerställer du att de viktigare övervägandena får större vikt, vilket i slutändan kommer att hjälpa dig att välja den bästa byrån.

För att fortsätta vårt exempel, kan du se här hur det ser ut när du tillämpar de viktade poängen på varje aspekt för varje byrå:

7. Beräkna den totala poängen

Nu när du har multiplicerat den viktade poängen summerar du alla överväganden för varje byrå. Nu bör du få ett tydligt, sifferbaserat svar på vilket beslut som är det bästa.

Så här kan till exempel den färdiga beslutsmatrisen se ut: 

Som du kan se har byrå 2 den högsta poängen, så det är den byrån du bör välja. Även om byrå 1 var billigare gör den genomsnittliga kostnaden för byrå 2, i kombination med deras mångåriga erfarenhet och fantastiska kundomdömen, dem till det bästa alternativet för ditt team. Allt som återstår är att kontakta byrån och anlita dem för varumärkeskampanjen. 

Exempel på beslutsmatris

Du kan använda beslutsmatriser för en mängd olika affärsbeslut där du väger mellan olika alternativ för att hitta det bästa. Besluten i fråga behöver inte heller alltid vara kritiska för företaget. Du kan använda den här modellen för att snabbt fatta ett enkelt beslut. 

Du kan till exempel skapa en beslutsmatris för att bestämma vilken stol du vill köpa till ditt hemmakontor. Du tycker om fyra olika stolar, och dina viktigaste överväganden är komfort, pris och recensioner. 

Alternativ för beslutsfattande

Om beslutsmatrismetoden inte passar för dina val kan du prova: 

Eisenhowers matris

En Eisenhower-matris är ett 2 x 2 rutnät som hjälper dig att prioritera uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är. Det är en matris som är särskilt användbar när du jonglerar med en mängd olika uppgifter som inte är likartade och måste bestämma vilka uppgifter eller initiativ du ska arbeta med först. 

• I det övre vänstra hörnet listar du brådskande och viktigt arbete: det är uppgifter med högsta prioritet. Utför dem nu, eller så snart som möjligt.

• I det övre högra hörnet listar du mindre brådskande men viktigt arbete: för att försäkra dig om att du hinner göra de uppgifterna schemalägger du dem i din kalender eller registrerar slutdatumet i ett projekthanteringsverktyg.

• I det nedre vänstra hörnet listar du brådskande men mindre viktigt arbete: det är uppgifter som behöver utföras men troligen helst av någon annan. Delegera det här arbetet till andra om det går.

• I det nedre högra hörnet listar du mindre brådskande och oviktigt arbete: skjut upp de här uppgifterna eller låt bli att göra dem. Att klargöra prioriteringar och låta teammedlemmarna veta att du inte kan jobba med något just nu är ett sätt att förebygga utbrändhet.

Analys av intressenter och RACI-matris

Ett av de viktigaste besluten du måste fatta under projektplaneringsprocessen är att bestämma vilka intressenter som ska inkluderas, konsulteras eller informeras. För detta beslut bör du skapa en intressentanalys. Den analysen hjälper dig att att kategorisera intressenter utifrån deras relativa inflytande och intresse. 

Det finns fyra kategorier i en intressentanalys:

• Högt inflytande och stort intresse: involvera de här intressenterna i projektplaneringen och beslutsprocessen. 

• Högt inflytande och litet intresse: informera de här intressenterna om projektet och övervaka deras intresse för att se om de eventuellt vill bli mer involverade.

• Lågt inflytande och stort intresse: de här intressenterna bör få information om projektet. Lägg till dem till dina projektstatusuppdateringar så att de håller sig informerade.

• Lågt inflytande och litet intresse: kontakta de här intressenterna då och då men bekymra dig inte för mycket om att hålla dem informerade.

När du har tagit reda på vilka dina viktigaste intressenter är, kan du också skapa en RACI-matris. RACI är en akronym som står för Responsible (utförare), Accountable (huvudansvarig), Consulted (konsulterad), Informed (informerad). RACI-matriser kan hjälpa dig att bestämma vem som ska vara den centrala beslutsfattaren för varje uppgift eller initiativ. 

Brainstorming med teamet

Ibland är det bästa sättet att fatta ett beslut att hålla en brainstorming-session med teamet. Brainstorma tillsammans med hjälp av en whiteboard eller dela idéer i ett projekthanteringsverktyg.. 

Hos Asana gillar vi att använda Kanban-tavlor för våra dynamiska brainstorming-sessioner. Till att börja med skapar brainstormingledaren en tavla där teammedlemmarna kan lägga till idéer, tankar eller feedback. När alla har lagt till sina idéer går varje teammedlem igenom alla förslag och ”gillar” enskilda förslag. Därefter diskuterar teamet de uppgifter som fått flest gillningar i grupp för att bestämma vilka förslag som bör väljas.

Nu slipper du singla mynt när du ska fatta beslut

Att fatta snabba beslut är en viktig del av en bra projektplanering och projekthantering. Vare sig du använder en beslutsmatris för att fatta ett komplicerat eller enkelt beslut kan dessa verktyg hjälpa dig att överväga olika faktorer och fatta det bästa beslutet för ditt team. 

Om du vill lära dig mer om projektledning kan du ta en titt på de 25 viktigaste projektledarkunskaper du behöver för att lyckas.