Управление сверху вниз и снизу вверх — в чём разница?

В зависимости от компании руководитель проекта может отвечать за работу нескольких человек или контролировать деятельность нескольких команд. Поскольку различные коллективы имеют разную структуру, размер и специфические задачи, каждый руководитель проекта должен заранее решить, какая стратегия управления подойдёт ему лучше всего.

Одной из таких стратегий является подход сверху вниз, при котором решения принимаются на самом высоком уровне, а затем доводятся до сведения остальных сотрудников. Этот стиль может применяться на уровне проекта, команды или даже компании, причём его может корректировать в соответствии с потребностями конкретной группы.

Многие команды используют подход сверху вниз, потому что он устраняет путаницу, снижает риск и позволяет поддерживать высокий уровень организации инициатив в больших командах. Однако управление сверху вниз подходит не всем. Оно может ограничивать творческий потенциал и замедлять решение проблем, поэтому это не всегда лучший выбор для команд, которым требуется высокая степень гибкости и быстрота реакции.

Далее мы сравним управление сверху вниз и снизу вверх, чтобы вы могли решить, что лучше соответствует вашему стилю лидерства.

Что такое управление сверху вниз?

При управлении сверху вниз лидер команды или проекта принимает решения, которые затем спускаются вниз по иерархической структуре. Руководители собирают информацию, анализируют её и делают практические выводы. Затем они разрабатывают процессы, которые передаются остальным сотрудникам и реализуются ими. Возможно, вы слышали, что такой стиль управления называют «командно-административным» или «автократическим лидерством».

Подход сверху вниз — это, скорее всего, первое, что приходит в голову, когда вы представляете себе процесс управления как таковой. Стиль управления сверху вниз обычно применяется в традиционных отраслях, таких как розничная торговля, здравоохранение и производство.

Как работает подход сверху вниз

При управлении проектом по системе сверху вниз лица, принимающие решения на высшем уровне, начинают с общей цели и, отталкиваясь от установленного срока, определяют, какие действия должны предпринять различные группы и отдельные сотрудники для достижения этой цели.

Весь процесс планирования проекта выполняется на уровне руководства. После создания плана действий лица, принимающие решения, передают его остальным участникам команды для реализации (обычно без особых возможностей для корректировки).

Подход сверху вниз может быть эффективным, поскольку остаётся неизменным от проекта к проекту, что позволяет командам создать хорошо отработанный процесс, который со временем становится всё более эффективным. В связи с устойчивостью такого подхода многие организации (взять хотя бы IBM, The New York Times и другие традиционные компании) предпочитают применять его ко всем своим структурным подразделениям.

Когда использовать подход сверху вниз

В наши дни лишь немногие организации применяют подход сверху вниз в чистом виде. Большинство использует гибридный подход, который находится где-то посередине между стилями управления сверху вниз и снизу вверх.

Подход сверху вниз является более жёстким и структурированным, поэтому команды с несколькими дочерними командами, проектами с множеством разных составных частей и любыми другими факторами, которые затрудняют организацию процессов, выиграют от внедрения элементов методологии сверху вниз. Небольшие команды или команды с более узкой специализацией проекта могут в большей степени полагаться на стиль снизу вверх.

Преимущества управления сверху вниз

Стиль управления сверху вниз обладает своими преимуществами, особенно в больших командах, состоящих из нескольких более мелких команд или групп, которые функционируют совместно в рамках более широкой организационной иерархии.

Хорошо знакомый стиль управления

Стиль управления сверху вниз является общепринятым, а это значит, что новым сотрудникам, пришедшим из компании с такой же структурой, не придётся долго учиться. Как руководитель команды вы можете помочь новым участникам команды быстрее адаптироваться, включив в свой стиль управления знакомые элементы методологии сверху вниз.

Высокая чёткость

Подход сверху вниз позволяет получить чёткие, хорошо организованные процессы, которые оставляют мало места для путаницы. Поскольку все решения принимаются в одном месте, и все коммуникации идут в одном направлении, неразбериха и недоразумения случаются реже, чем при других стилях управления.

Больше ответственности

Когда проблемы или неэффективность всё же возникают, управление сверху вниз позволяет легко отследить их источник. При наличии чётко определённых команд, каждая из которых имеет свои отдельные обязанности, вам будет проще выявлять, диагностировать и решать проблемы быстро и эффективно.

Ускоренное внедрение

Поскольку процесс принятия решений происходит только на одном уровне управления, они могут быть доработаны, распределены и реализованы гораздо быстрее, чем решения, требующие участия нескольких руководителей или заинтересованных лиц проекта.

Недостатки управления сверху вниз

Несмотря на то, что методология сверху вниз обладает рядом преимуществ, ей присущи и недостатки, которые следует учитывать, заключающиеся в том, как этот подход может повлиять на отдельных сотрудников и общий моральный дух команды.

Повышенная нагрузка на руководство

Так как все решения принимаются на самом верху, неправильно подобранный менеджер проекта может оказать большое влияние на успех команды. Многие недостатки процесса видны только на нижнем уровне, поэтому руководители проектов, которые не запрашивают обратную связь от отдельных сотрудников перед принятием решений, могут непреднамеренно вызвать значительные проблемы, задержки и убытки.

Меньше креативности

Когда все коммуникации направлены от руководства к сотрудникам, а для диалога остаётся мало места, подход сверху вниз даёт меньше возможностей для креативного взаимодействия. Сокращение межведомственного сотрудничества также может блокировать новые точки зрения и подавлять инновации.

Разобщённость команд

Одна из проблем управления сверху вниз заключается в том, что оно требует активной работы по поддержке участников команды, которые не являются руководителями, чтобы первые чувствовали себя вовлечёнными, сопричастными и уважаемыми. Когда все решения принимаются на самом верху, остальные сотрудники могут считать, что их мнения и отзывы не ценятся.

Большее расстояние между лицами, принимающими решения, и самими решениями

Если подход снизу вверх позволяет принимать решения тем же людям, которые непосредственно работают над проектом, то стиль управления сверху вниз создаёт разрыв между командой и лицами, принимающими решения. Это может приводить к принятию недостаточно обоснованных решений, если руководство не обращается к команде проекта за информацией или обратной связью.

Как выглядит управление снизу вверх?

При подходе к решению задач проекта снизу вверх команда взаимодействует на всех уровнях, чтобы определить действия, необходимые для достижения общих целей. Подход снизу вверх является более новым и гибким по сравнению с более формальной стратегией сверху вниз, поэтому чаще встречается в отраслях, где приоритетом являются перемены и инновации.

В числе примеров управления снизу вверх:

• Гибридные OKR: на уровне компании ставятся задачи более общего характера, но KR (ключевые результаты) задаются командами и отдельными исполнителями.

• Scrum-команды: ежедневные стэндапы держат всю команду в курсе событий и позволяют осуществлять совместную координацию.

• Демократическое управление: руководители определяют, какие решения должны приниматься на каждом из уровней, в тесном взаимодействии с участниками команды. Это позволяет улучшать взаимодействие, сохраняя при этом общую структуру.

Преимущества управления снизу вверх

Стиль управления снизу вверх решает многие проблемы, возникающие при подходе сверху вниз. Подход снизу вверх обладает своими преимуществами, благодаря которым отлично подходит для творческих команд и отраслей, где ключевым фактором выступает взаимодействие (разработка программного обеспечения, дизайн продуктов и им подобные).

Более обоснованные решения

В условиях совместной работы сотрудники, непосредственно занятые на проектах и отвечающие за управление ими, могут принимать решения, которые повлияют на их будущую работу. Высшее руководство намечает курс действий в тесном контакте с участниками команды. Это предотвращает пробелы в рабочем процессе, которые могут возникать, если решения принимаются без участия команды.

Укрепление морального духа в коллективе

Подход снизу вверх способствует большей заинтересованности участников команды, поскольку каждому предоставляется возможность влиять на решения независимо от занимаемой должности. Он также способствует улучшению отношений между коллегами, предоставляя участникам всех уровней равные возможности влиять на результаты проекта. При этом такой подход повышает вероятность того, что все участники команды будут заинтересованы в её успехе.

Больше места для творчества

В процессах сверху вниз у команд меньше шансов внести свой вклад или предложения. С другой стороны, совместные подходы, как в случае с управлением снизу вверх, создают возможности для обратной связи, коллективных обсуждений и конструктивной критики, что часто приводит к улучшению систем и результатов.

Недостатки управления снизу вверх

Конечно, существует своя причина, по которой подход снизу вверх не получил более широкого распространения. Это связано с рядом проблем, которые делают его несовместимым с командами, проектами и отраслями отдельных типов.

Снижение темпов работы

Чистый подход к решению проблемы снизу вверх может привести к ситуации из разряда «семь нянек». Когда все участники группы приглашаются к сотрудничеству, прийти к решению может быть сложнее, в результате чего рабочие процессы могут замедлиться.

Чтобы этого избежать: назначьте одного-двух руководителей группы, которые будут принимать решения на основе обратной связи с учётом вклада всех участников.

Изменения в динамике команды

Несмотря на то, что важно дать участникам команды возможность высказывать своё мнение, это не всем удобно, особенно в одном помещении с руководством. Помните, что у каждого есть своё понимание комфорта, и слишком настойчивые просьбы об обратной связи могут снизить прозрачность или творческий настрой.

Чтобы этого избежать: предложите участникам команды различные условия для внесения своего вклада, например комнаты отдыха для небольших групп, совещания «1:1» или ежеквартальные анонимные опросы с целью сбора обратной связи. Поощряйте более опытных сотрудников в поиске способов растопить лёд при общении с новыми участниками, чтобы все чувствовали себя комфортно.

Нехватка видения более высокого уровня

Во многих отношениях имеет смысл принимать проектные решения на уровне самого проекта. Однако на проекты в любом случае влияют факторы более высокого уровня, такие как цели компании, бюджетирование, прогнозирование и показатели, которые не всегда доступны на уровне команды. Процессы, разработанные снизу вверх, могут страдать от пробелов, которые возникают из-за отсутствия доступа к информации от высшего руководства.

Чтобы этого избежать: создайте коммуникационный поток, обеспечивающий руководителей команд краткими сведениями более высокого уровня, которые могут иметь отношение к решениям на уровне проекта. Как руководитель команды вы можете передавать информацию сотрудникам по своему усмотрению, чтобы их решения соответствовали требованиям и целям всей компании.

Советы по управлению межфункциональными командами

Главное при внедрении работающего подхода к управлению — это инвестирование в людей в той же степени, что и в процессы. Проблемы, связанные с управлением сверху вниз, можно смягчить или даже полностью устранить, если возглавляющие процесс люди являются не только хорошими руководителями, но и лидерами.

Выстраивайте отношения за пределами управленческой команды

Поскольку в компаниях с нисходящей структурой коммуникации направлены сверху вниз, отдельные люди и группы становятся разрозненными и начинают чувствовать себя изолированными. Создайте возможности для обмена информацией между подразделениями, командами, уровнями руководства, в том числе с учётом географического положения, чтобы участники вашей команды могли выстраивать значимые отношения друг с другом.

Содействуйте обмену информацией между командами

Независимо от того, какой подход использует ваша команда (сверху вниз или снизу вверх), создайте целенаправленные возможности для взаимодействия между командами, которые обычно не работают вместе. Несмотря на то, что эти дополнительные коллективные обсуждения не являются частью ваших повседневных процессов, они могут стимулировать креативность, укреплять отношения и приводить к творческим решениям, которые впоследствии могут быть реализованы на благо всей группы.

Предоставьте дополнительные формы обратной связи

Участники команды, которые не являются руководителями, могут испытывать меньшую заинтересованность, если их мнения и точки зрения не учитываются лицами, принимающими решения на самом верху. Создавайте новые каналы для обратной связи? идущей снизу вверх, чтобы не только повысить уровень доверия со стороны сотрудников нижнего уровня, но и дать лицам, принимающим решения, ценную информацию о пробелах или проблемах в рабочих процессах.

Отличное управление сводится к равновесию

В конечном итоге эффективные менеджеры знают, как уравновесить эффективность подхода сверху вниз с преимуществами сотрудничества и творчества, которые обеспечивает вся команда.

Смешивая элементы различных стилей управления, можно найти подход, который лучше всего подходит вам и вашей уникальной команде. Как только вы выберете правильный подход, можно будет наладить упорядоченное управление рабочим процессом.

Попробуйте программное обеспечение Asana для управления рабочими процессами, чтобы создавать и отслеживать все процессы и коммуникации своей команды в одном месте.