Секрет предотвращения прокрастинации на работе

Если вы зашли на эту страницу, то наверняка ищете способ избавиться от прокрастинации. Всякие хитрости для быстрого усиления мотивации здесь не работают. Это вызвано тем, что ваша проблема с прокрастинацией на самом деле не связана с мотивацией — это проблема с чёткостью.

Чёткость — это то, над чем мы много работаем в компании Asana. Достижение чёткости — это ключ к обеспечению хороших результатов. Проблема заключается в том, что чёткость не всегда гарантирована. Вам необходимы специальный инструмент и прозрачная структура, которые будут ликвидировать разрозненность и разблокируют самую приоритетную и важную работу. В этой статье мы покажем вам, как нехватка чёткости по поводу того, насколько важна ваша работа, ведёт к прокрастинации, и что делать для предотвращения такого развития событий.

Почему у нас возникает прокрастинация на работе

Прокрастинация — это форма непоследовательности во времени или бессознательный выбор в пользу немедленного вознаграждения и в ущерб потенциальным наградам в будущем. Даже если вы знаете о вреде прокрастинации и понимаете, что вам нужно браться за работу сейчас, вам всё равно хочется сделать что-нибудь другое — и немедленно достигнуть удовлетворения — вместо того, чтобы работать над долгосрочной целью.

Эта проблема частично решаема за счёт внедрения наград за краткосрочные цели в более долгих проектах. Будучи руководителем группы, вы можете добиться этого за счёт благодарностей и отзывов в повседневной работе. Мы вывели это на новый уровень с помощью Asana и добавили награды в сам продукт. В конце концов, периодически пролетающий по экрану единорог никогда не помешает.

Прокрастинация — это не всегда лень

Разные люди называют множество разных причин своей прокрастинации на работе. Обычно в их числе:

• Лень

• Слабый самоконтроль

• Страх неудачи

• Укоренившаяся плохая привычка

• Перфекционизм

• Ощущение того, что работа может подождать

• Непонимание заданий

• Негативный внутренний диалог

• Боязнь комплексных или трудоёмких проектов

• Многозадачность

Практически все эти причины проистекают из одного, центрального препятствия, которое приводит к прокрастинации на работе — это недостаточная чёткость. Если у вас развилась прокрастинация, весьма вероятно, что у вас нет чёткого понимания того, насколько важна ваша работа. Это не голос лени, а проблема, которую можно исправить.

Проблема прокрастинации

Непоследовательность во времени играет огромную роль в прокрастинации на работе. Зачастую работа, которую вы делаете, относится к большому проекту или задаче, стоящей перед организацией. Однако, в зависимости от вашей роли, эта цель может казаться слишком отдалённой от повседневной деятельности. Без понимания того, какой вклад вносит ваша работа, трудно мотивировать себя на её выполнение.

Здесь вам не хватает именно чёткости. Ваша мотивация повышается, когда вы чётко осознаёте выполняемую работу и можете провести прямую линию к тому, как она влияет на коллектив или организацию. Однако достичь этого непросто. На самом деле, согласно нашему исследованию, только 26% сотрудников считают, что у них есть чёткое понимание своего личного вклада в цели компании.

Понимание того, как ваша работа помогает компании в достижении целей, ведёт к большей чёткости в том, какое влияние вы оказываете на свой коллектив и компанию. Это упрощает принятие решений. Вы можете осмысленно расставлять приоритеты в важных задачах, основываясь на инициативах, которые оказывают наибольшее влияние на цели компании. Однако эти цели не должны быть слишком далёкими или размытыми. Для борьбы с прокрастинацией нужна чёткая связь между вашей работой и задачами компании.

Решение проблемы чёткости

Проблему чёткости можно решить одним из двух способов:

1. Поставьте цели для группы или подразделения. Если вы или ваши коллеги не видите связи индивидуальной работы с задачами, которые решает компания, подумайте о постановке целей для подразделения или группы. Таким образом, вам будет проще провести линию между вашей работой и целями группы и понять свой вклад.

2. Чётко свяжите свою работу с целями компании. Даже если у вас нет возможности поставить цели для группы или компании, найдите способ наглядно представить то, каким образом ваша работа напрямую связана со стоящими перед компанией задачами. Например, понимание влияния вашей работы на проект, который приближает выполнение более крупной задачи компании, поможет вам лучше понять свой вклад. Это можно сделать с помощью платформы для управления целями, например Asana.

Семь советов по предотвращению прокрастинации

Чтобы бороться с прокрастинацией на работе, поставьте более краткосрочные цели для группы и подразделения или свяжите свой личный вклад с более широкими задачами компании. Для начала попробуйте применить на практике эти семь советов:

1. Свяжите работу с целями

Лучший способ остановить прокрастинацию — это ясно понять, какое отношение ваша работа имеет к целям группы и компании. Когда вы достигнете этого уровня чёткости, работа обретёт новый смысл. Вместо того чтобы работать ради работы, вы будете вносить вклад в реализацию более широкой концепции.

В идеале эта концепция должна стать вашей второй натурой. Но даже если это не так, понимание того, как ваша работа связана с чем-то большим, поможет вам действовать более осмысленно. Вместо того чтобы бороться с непоследовательностью во времени, вы осознаете, что та работа, которая раньше была жертвой вашей прокрастинации, теперь обрела очевидную ценность.

2. Проясните приоритеты

Сроки неизбежно меняются. Это может произойти из-за того, что проект пострадал от разрастания объёма, из-за того, что приоритет был отдан другому проекту, или в связи с тем, что руководитель вашей группы перераспределяет ресурсы в связи с сиюминутными потребностями. Однако если вы знаете, какая работа важнее всего, то будете лучше подготовлены к активному управлению приоритетами. Впоследствии, когда крайние сроки и хронологии будут меняться, вы уже будете обладать всей информацией, необходимой для выполнения той работы, которая приводит к ощутимым результатам.

Прояснение приоритетов — это отличный способ борьбы с прокрастинацией, потому что позволяет сразу выделять наиболее важную работу. При наличии чётких приоритетов, вы будете знать, что не тратите время на менее важные задачи. Вместо ощущения того, что рабочее время уходит впустую, к вам придёт понимание значимости своей работы.

3. Используйте цели, чтобы бороться с перфекционизмом

Иногда хронические прокрастинаторы — это на самом деле перфекционисты. В таком случае они испытывают постоянное давление, потому что якобы должны выполнять свою работу идеально, и это ведёт к прокрастинации. Однако перфекционизм, как и большинство других видов прокрастинации на работе, можно победить с помощью чёткости.

Сосредоточьтесь на влиянии

Если вы испытываете трудности с перфекционизмом, вам поможет ясное понимание того, какое влияние оказывает ваша работа. Вместо того чтобы стремиться к совершенству, сосредоточьтесь на текущей задаче так, чтобы она наилучшим образом способствовала достижению целей компании. Вот что мы имеем в виду:

Представьте, что вы работаете над обучающей анимацией для домашней страницы своего веб-сайта. Эту работу увидят многие люди, и от одной такой мысли у вашего внутреннего перфекциониста начнётся паника, потому что вы сосредоточены на результате и думаете обо всех людях, которые посмотрят видео. Вместо этого сосредоточьтесь на целях его создания и влиянии, которое оно окажет. Цель анимации — рассказать о преимуществах продукта вашей компании людям, которые с ним не знакомы. Влиянием в данном случае будет просвещение. Смещение приоритетов в сторону влияния поможет вам снизить давление перфекционизма и быстрее приступить к работе.

Определите, что значит «выполнено»

Ещё одна хорошая стратегия в борьбе с перфекционизмом заключается в том, чтобы дать определение понятию «выполнено». Этой методикой пользуются Scrum-команды, чтобы работать быстро. Решив для себя, что означает «выполнено», и придерживаясь данного определения, у вас будет точка, в которой нужно завершать работу. Сама работа необязательно должна быть на 100% идеальной. В случае сомнений имейте в виду, что выполненная работа лучше идеальной.

4. Разбивайте большие инициативы на отдельные задачи

Иногда нельзя сразу сказать, как и когда будет завершён большой проект. В результате приходит искушение просто отложить его в сторону. Масштаб инициативы может не позволять разом охватить все подвижные элементы и связать их с главными целями. Вместо того чтобы тонуть в этом огромном болоте, которое представляет собой большая задача (или проект), разбейте работу на более мелкие части, а затем организуйте и отслеживайте её выполнение с помощью средства управления проектами.

Разбивка масштабных работ на более мелкие полезна ещё и тем, что лучше характеризует вашу ответственность в рамках большой инициативы. Например, если вы пишете электронную книгу, вы отвечаете за наброски, черновые варианты и первичное редактирование текста. При этом, скорее всего, у книги будет свой дизайнер, а также выпускающий редактор. Разбив инициативу «Создание электронной книги» на несколько задач, вы не только облегчили себе начало проекта, но и получили чёткое представление о том, кто какую работу выполняет и к какому сроку.

5. Записывайте всё, что должно быть выполнено

Даже если вы не работаете над комплексными инициативами, составлять списки дел всё равно полезно. Без чёткого способа визуализации текущей работы легко запутаться и потерять из виду то, что нужно сделать. В этом вы не одиноки. Согласно нашему исследованию крайние сроки еженедельно срываются в 26% случаев.

Запись всех предстоящих дел относится к методике доведения до результата (GTD). Когда вы видите все предстоящие дела перед собой, вам будет проще организовывать и выполнять работу, а также расставлять приоритеты. Обязательно отслеживайте свою работу с помощью приложения для ведения списков дел, а не на бумаге. Конечно, вычёркивать дела ручкой интереснее, однако контроль работы в приложении помогает сортировать её и расставлять приоритеты, добавлять контекст для важных дел и делиться ими с коллегами.

6. Указывайте крайние сроки

Без понимания сроков выполнения работы возникает соблазн отложить её на потом. Чёткие сроки дают вам понять, когда работа должна быть завершена. Тогда её можно соответствующим образом планировать и контролировать. В конце концов, вы не сможете сделать свою работу хорошо, если не будете знать, когда она должна быть выполнена.

Зафиксировав все свои предстоящие задачи в инструменте для составления списков дел, проследите за тем, чтобы у каждого из них был свой крайний срок выполнения. Для вас это также возможность определить, какая работа не является приоритетной. Если вы обнаружите такую задачу, отложите её, пока у вас не появится на неё время или поручите её кому-нибудь другому.

Это не то, что можно сделать один раз и потом бросить. В конце дня быстро распределите работу и установите сроки выполнения всех новых задач. Таким образом, приступая к работе на следующий день, вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы выполнить её в полном объёме.

7. Попробуйте использовать эти стратегии управления временем

Как только у вас появится чёткость, ваша мотивация наверняка возрастёт. Однако бывают такие дни, когда вам нужно немного дополнительной поддержки, чтобы не забросить задачу. Для этого попробуйте одну из стратегий управления временем, чтобы сократить многозадачность и войти в состояние потока.

• Метод доведения до результата (GTD). Метод GTD основан на идее о том, что чем больше информации вам нужно держать в уме, тем менее продуктивными и сосредоточенными вы становитесь. Вместо того чтобы полагаться на свой мозг, GTD рекомендует вам хранить всю рабочую информацию во внешнем, организованном источнике достоверной информации.

• Метод помидора. Подход заключается в том, чтобы чередовать время на работу и перерывы. Один помидор — это 25 минут работы, за которыми следует пятиминутный перерыв. После четырёх помидоров нужно взять более длительную паузу. Разбивая работу на короткие сфокусированные интервалы, проще сохранять мотивацию и продуктивность.

• Блокирование времени. Это стратегия управления временем, при которой вы планируете буквально каждую часть своего дня. Создавая определённые блоки времени, вы как бы разбиваете рабочую неделю на более мелкие фрагменты, предназначенные для проверки электронной почты, работы над проектами, перерыва на отдых и даже выполнения физических упражнений.

• Ограничение по времени. Это стратегия управления временем, ориентированная на результат. Она помогает вам повысить производительность и сократить прокрастинацию. Ограничение по времени представляет собой цель завершить определённую задачу в течение заданного временного отрезка.

• Правило двух минут. Это довольно простая стратегия управления временем: если на выполнение задачи уйдёт меньше двух минут, выполните её сейчас. В этой методике основное внимание уделяется мелким задачам, а в её основе лежит идея о том, что если быстро с ними разобраться, у вас появится больше времени — и больше умственной энергии — на качественное выполнение более важной работы.

В создании чёткости нет места прокрастинации

Вы, конечно, можете попытаться избавиться от прокрастинации с помощью «грубой силы» и принять установку «просто сделай это», однако подобные методы эффективны только в краткосрочной перспективе. Самый лучший способ в долгосрочной перспективе перестать откладывать работу на потом — связать её с более масштабными целями.

Как и в случае с другими навыками личностного развития, победа над прокрастинацией требует времени. Если у вас есть такая привычка, не думайте, что она исчезнет в одночасье. Вместо этого посвятите себя обеспечению чёткости для себя и своего коллектива в течение определённого периода времени. Тогда вы постепенно начнёте осознавать, что у вас стало больше мотивации для выполнения работы, когда вы точно знаете, в чём заключается её важность.

Хотите ещё? Читайте 12 советов о том, как работать продуктивно в современных условиях.