Руководство по комплексному управлению проектом (процесс из 7 шагов)

Каждый проект уникален с точки зрения ожидаемых результатов, бюджета и сроков реализации. Чтобы обеспечить соответствие проектов требованиям и целям, во многих компаниях применяют технику комплексного управления проектом. 

Процесс комплексного управления проектом подразумевает координацию всех элементов проекта: от назначения задач и управления ресурсами до взаимодействия с заинтересованными сторонами. Используя комплексный подход к управлению проектами и взаимосвязями между ними, вы сможете выполнять проекты, сохраняя общую картину.

Ознакомьтесь с этой методикой и узнайте, из каких ключевых шагов она состоит и какие навыки нужны для успешного применения комплексного управления проектом. 

Что такое комплексное управление проектом?

Комплексное управление проектами подразумевает координацию всех элементов проекта, таких как задачи, ресурсы, заинтересованные стороны и ожидаемые результаты. Его цель заключается в обеспечении эффективного управления процессами и достижения поставленных целей.

Комплексное управление проектом применяется для обеспечения чёткого взаимодействия между различными процессами и группами. Когда в ходе реализации проекта возникают нестыковки целей или планов, комплексное управление помогает достичь компромисса по затратам и срокам, позволяя тем самым выполнить проект в соответствии с ожиданиями всех заинтересованных сторон.

Ниже приводится пример комплексного управления проектом. Предположим, отделу маркетинга нужны данные от отдела продаж, чтобы подготовить отчёт для заинтересованных сторон. Комплексное управление проектом обеспечивает надлежащее перенаправление данных от отдела продаж в отдел маркетинга и соответствие ожидаемого результата предъявляемым требованиям.  

Кроме того, комплексное управление проектом предусматривает контроль пяти этапов управления проектом в течение жизненного цикла проекта.

К этим пяти этапам относится:

1. Заложение основы проекта. Цель этого этапа заключается в том, чтобы сформулировать концепцию и цели проекта, а также согласовать стоящие перед ним задачи с заинтересованными сторонами. На этом этапе создаётся устав проекта, в котором отражаются основные сведения о проекте, вырабатывается чёткая дорожная карта и составляется реестр заинтересованных сторон. 

2. Планирование проекта. Процесс, в рамках которого выстраивается инфраструктура проекта, помогающая достичь его целей в пределах отведённого времени, бюджета и ресурсов. При этом создаётся подробная проектная документация, объясняющая концепцию проекта и способы её реализации. 

3. Выполнение проекта. На этом этапе начинается реализация плана проекта и запускаются работы по его выполнению. И на этом же этапе осваивается основная часть бюджета на получение ожидаемых результатов, а также осуществляется привлечение заинтересованных сторон и взаимодействие с ними, налаживается система обеспечения качества и формируется команда специалистов. 

4. Контроль показателей проекта. На этом этапе осуществляется контроль хода работ по проекту и сравнение текущих показателей с первоначальным планом. При этом подразумевается принятие необходимых корректирующих мер при возникновении препятствий или отставания от графика. 

5. Закрытие проекта. На этом этапе проект официально закрывается по согласованию с клиентом или заинтересованной стороной. Весь опыт, накопленный в течение проекта, документируется и сохраняется в архиве для использования в будущем. 

Недаром эта техника является одной из ключевых областей знаний в руководстве PMBOK® («Книга знаний по управлению проектами») Института управления проектами, ведь она помогает менеджерам проектов повышать эффективность рабочих процессов. 

Семь шагов комплексного управления проектом

Комплексное управление проектом представляет собой целостный подход к планированию и реализации проектов. Эта методика состоит из семи процессов эффективной координации работ по проекту. Рассмотри каждый из них. 

1. Создание устава проекта

Проекты обычно начинаются с создания устава проекта — краткого документа, в котором приводятся общие сведения о проекте, а также указывается менеджер проекта и основные заинтересованные стороны.

Состав устава проекта:

• Объём работ

• Цели и ожидаемые результаты

• Состав команды проекта 

• Риски проекта 

• Выгоды или рентабельность инвестиций

• Бюджет 

• Экономическое обоснование

Устав проекта, по сути, является основой для дальнейшего планирования проекта. Кроме того, он помогает заручиться поддержкой заинтересованных сторон, с тем чтобы вы могли уверенно двигаться вперёд и самостоятельно принимать решения в пределах объёма проекта. 

2. Разработка плана управления проектом

Следующий шаг — это разработка более подробного плана проекта, в котором указывается объём проекта, ожидаемые результаты, хронология, вехи и критерии оценки успешности. 

План проекта используется для управления его реализацией в соответствии со всеми требованиями и целями. 

Чтобы создать методологию управления проектами, выполните следующие действия:

1. Проведите совещание с участием заинтересованных сторон, чтобы определить требования, ожидаемые результаты и цели проекта.

2. Определите объём проекта.

3. Создайте структуру разбивки работ (СРР), в которой назначьте задачи и распределите ресурсы.

4. Создайте график проекта.

5. Выполните оценку рисков и разработайте планы действий в непредвиденных обстоятельствах.

6. Придумайте, по каким критериям вы будете оценивать эффективность проекта.

7. Разработайте прочие планы по следующим аспектам: управление объёмами, управление затратами, управление ресурсами, управление изменениями, управление заинтересованными сторонами и управление рисками.

Для упрощения работы в рамках этого процесса можно воспользоваться шаблоном для планирования проектов. 

3. Руководство и управление работой по проекту

Следующий этап — это выполнение проекта, в ходе которого менеджер проекта руководит повседневной работой, например:

• Направляет действия группы проекта

• Проводит совещания с заинтересованными сторонами

• Контролирует ход работ по проекту

На этом этапе обеспечивается эффективное выполнение задач в соответствии с планом проекта и заявленным объёмом работ. 

4. Информационное обеспечение проекта

Информационное обеспечение — это процесс, предполагающий использование имеющихся сведений и получение дополнительных знаний для достижения целей проекта. На этом шаге сотрудники получают всю информацию, необходимую для достижения ожидаемых результатов.

Весь опыт и знания, получаемые в рамках этого этапа, способствуют повышению общего уровня знаний в компании и могут пригодиться в будущем.  

5. Отслеживание и контроль работ по проекту

Поскольку процессы комплексного управления проектом взаимосвязаны, их следует тщательно контролировать, чтобы все они соответствовали плану управления проектом. 

Цель этого шага — обеспечивать планомерный ход проекта. Все случаи отклонения от плана проекта необходимо выявлять и устранять. 

Существует три подхода к решению этой задачи:

1. Превентивные действия. Действия, направленные на снижение негативного влияния рисков проекта

2. Корректирующие действия. Действия, направленные на приведение целевых характеристик проекта в соответствие плану проекта

3. Устранение несоответствий. Действие по устранению или исправлению зафиксированного несоответствия в проекте

Как правило, для измерения характеристик проекта применяется анализ освоенного объёма. Он позволяет оценить текущее состояние бюджета и графика работ по проекту. При возникновении необходимости внести и согласовать изменения в проекте может потребоваться обновление проектной документации, такой как отчётность о выполненных работах.

Контроль проекта обеспечивает его соответствие целям. 

6. Осуществление комплексного контроля изменений

Изменения в проектах иногда могут вызывать стресс, если они реализуются неправильно. Чтобы этого не происходило, следует использовать процесс управления изменениями. 

Все запросы на изменения необходимо анализировать, чтобы они не выходили за рамки объёма во избежание его разрастания, то есть увеличения потребностей на протяжении всего жизненного цикла проекта. В некоторых компаниях есть даже специальный совет по контролю изменений, который рассматривает запросы на изменения, связанные, например, с бюджетом, сроками и ресурсами. 

В качестве примера изменений в проекте можно назвать запрос от клиента на дополнительные материалы. В этом случае вам придётся оценить, как это отразится на проекте. 

Все запросы на изменения следует фиксировать в журнале контроля изменений, где также указывается, какие запросы были одобрены, какие затраты и ресурсы понадобятся для реализации этих запросов и как они отразятся на сроках проекта. Решающее значение для успешности всего проекта имеет чёткое выполнение запросов на изменения с учётом текущих работ по проекту. 

7. Закрытие проекта

После завершения всей работы по проекту и согласованной передачи всех полученных ожидаемых результатов клиенту наступает время закрывать проект. 

Закрытие проекта сопряжено со следующими процессами:

• Проведение заключительного совещания с заинтересованными сторонами

• Подготовка официального заключения по проекту

• Закрытие договора

• Систематизация и архивирование материалов проекта для использования в будущем

После закрытия проекта все наработки по нему остаются для справки на будущее, а также для выработки рекомендаций о том, как улучшить систему комплексного управления проектами. 

Как внедрить комплексное управление проектом

Комплексное управление проектом требует определённых технических и лидерских навыков. Ниже приводятся несколько советов, которые помогут вам начать применять эту методику в своей работе. 

Поручите менеджеру проектов следить за комплексным управлением проектом

В проектах обычно довольно много динамичных компонентов, требующих контроля, и именно менеджер проектов играет важную роль в устранении нестыковок. Менеджер проектов контролирует следующие аспекты:

• Сроки проекта

• Затраты

• Ожидаемые результаты проекта

• Риски 

• Цели проекта

• Ресурсы

Менеджеры проектов должны иметь полное представление о том, как каждый из факторов влияет друг на друга и на проект в целом. Комплексное управление проектом отражает, в частности, процесс, этап и результат, отслеживаемый менеджерами проектов.

Например, при изменении объёма проекта может возникнуть угроза нехватки ресурсов, перерасхода бюджетных средств и отставания от графика. Комплексное управление проектом позволяет реорганизовывать персонал и перераспределять ресурсы, чтобы свести к минимуму влияние на проект и бизнес.

Комплексное управление проектом особенно полезно, когда приходится руководить работой нескольких отделов и организовывать их взаимодействие в рамках проекта. 

Обеспечьте учёт рабочего времени

Если вы этого ещё не сделали, внедрите программное обеспечение для учёта времени. Оно поможет не только в выставлении счетов, но и в планировании будущих проектов. Хотя календари групп дают общее представление о том, как будет распределяться рабочее время, контроль времени, затрачиваемого на выполнение задач, обеспечит вам более точные показатели. 

Эти данные пригодятся при планировании будущих проектов, поскольку они позволят точнее оценивать и планировать те или иные задачи.  

Создавайте эффективные команды проектов

Правильно сформированная команда проекта обеспечивает его эффективное выполнение. Вам необходимо грамотно составить команду проекта и назначить задачи с учётом навыков и опыта сотрудников. Позаботьтесь о том, чтобы у всех были нужные ресурсы, и координируйте взаимодействие между участниками проекта.   

Используйте шаблоны для экономии времени

Создание планов и материалов для проекта может отнимать много времени, особенно с учётом того, сколько их требуется для каждого проекта. Чтобы не заниматься этим с нуля, можно использовать шаблоны, составленные по итогам прошлых проектов или разработанные заранее. 

Например, шаблоны плана проекта или шаблоны повестки совещания подходят для самых разных целей. Шаблоны дают основу, которую можно изменить или настроить с учётом своих потребностей.  

Выполняйте совместную работу с помощью инструмента обмена информацией в команде

У каждого подразделения свой стиль и инструменты обмена информацией, а в проектах зачастую требуется совместная работа различных подразделений. 

Во избежание нарушения коммуникации между подразделениями используйте план обмена информацией, в котором определяются каналы для обмена знаниями, ресурсами и обновлениями статуса проекта. Таким образом, сотрудники смогут напрямую общаться друг с другом, и вам не придётся играть роль посредника. 

Например, инструменты обмена информацией в команде позволяют создать единый центр для различных проектов, обеспечивающий возможность коммуникации и обратную связь в режиме реального времени. Кроме того, такие средства могут дополнять уже используемые инструменты, поскольку они способны интегрироваться с популярными приложениями для удалённой работы, такими как Google Диск и Slack. 

Значение комплексного управления проектом

Зачастую в проектах повышенной динамичности и сложности задействуется несколько групп специалистов и организационных процессов. Чтобы обеспечить слаженную работу всех компонентов и достичь конечной цели, требуется комплексное управление проектом. Ниже представлены некоторые преимущества этой методики.

Организация и координация на протяжении всего проекта

Комплексное управление проектом — это как руководство с инструкциями, помогающими направлять проект в нужное русло и синхронизировать все процессы. По мере перехода проекта от одного этапа к другому эта методика обеспечивает готовность материалов и документов, необходимых для успешного выполнения следующего этапа.

Понимание всеми участниками своих обязанностей

Благодаря комплексному управлению проектом, все заинтересованные стороны и участники проекта чётко понимают свои функции и обязанности. Обеспечив тщательный контроль проекта, вы сможете ответить на все вопросы, возникающие у ваших коллег и заинтересованных сторон. 

Своевременное выполнение проекта

Комплексное управление проектом обеспечивает его планомерное выполнение с соблюдением сроков и бюджета. Кроме того, оно помогает следовать плану управления проектом и получать ожидаемые результаты или выгоды. Комплексное управление проектом позволяет устранять нестыковки и вносить изменения с минимальным воздействием на проект. 

Обеспечение эффективного обмена информацией с заинтересованными сторонами

Комплексное управление проектом позволяет заинтересованным сторонам получать актуальную информацию о ходе проекта. С помощью этой методики можно создать систему обмена информацией с заинтересованными сторонами об изменениях в проекте независимо от того, были они согласованы или нет. Кроме того, в комплексном управлении проектом большое значение отводится заключительному совещанию, которое проводится по завершении проекта. 

Более чёткие решения

На каждом шаге комплексного управления проектом определяются свои цели и ожидаемые результаты. По мере выполнения всех этих шагов вы получите более полное представление о том, как лучше всего работать на каждом этапе проекта, а подробная проектная документация поможет чётко обосновать ваши планы.

В общем случае комплексное управление проектом выгодно всем, кто участвует в проекте: команде проекта, менеджеру проекта и заинтересованным сторонам. 

Обеспечение результатов посредством комплексного управления проектом

В комплексном управлении проектом объединяются все его процессы и задачи. Благодаря программному обеспечению Asana для управления проектами, у вас будет единый источник достоверной информации для планирования и организации проектов от начала до завершения.    

Узнайте, подходит ли вашей команде программное обеспечение для управления проектами и повышения показателей их успешности.