Руководство по составлению карт процессов: определение, рекомендации и советы

Бывало ли у вас такое, что вам пришла в голову отличная идея, но вы не знаете, с чего начать? Чтобы воплощать идеи в жизнь, сначала их следует систематизировать и составить план. 

Именно для этого и составляются карты процессов. По сути, это наглядное представление рабочего процесса, похожее на структуру разбивки работ, с помощью которого можно определить проблемные области и возможности для улучшения.

Карты процесса особенно полезны при проведении коллективного обсуждения, принятии решений или планировании проектов. Они также подходят для документирования процессов, обучения новых сотрудников и усовершенствования процессов.

Узнайте, как работают карты процессов (с примерами), каковы их преимущества и как они составляются, чтобы повысить эффективность планирования проектов и обмена информацией в коллективе.   

Что такое составление карты процесса?

Составление карты процесса — это методика, используемая для наглядного изображения рабочих схем и процессов. При этом подразумевается создание карты процесса, которая также называется блок-схемой, схемой процесса или диаграммой рабочего процесса. 

Карта процесса составляется с целью формирования чёткого и понятного представление принципов его работы. Так сотрудникам будет проще понять, каким образом им следует выполнять тот или иной процесс без продолжительных словесных объяснений. Составляя карту процесса от его начала до завершения, вы получаете более полное представление о том, как работает весь процесс, выявляете недочёты или вносите исправления.

Карту процесса можно использовать для наглядного отображения того или иного процесса. Как правило, такие карты используются в целях анализа, обучения, интеграции и усовершенствования процессов. Они помогают разъяснять механизмы работы сложных процессов, решать повторяющиеся проблемы в рамках данного процесса и координировать обязанности сотрудников.

Как создать карту процесса

Составить карту процесса довольно просто. Сделать это можно на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления рабочими процессами и шаблонов. Ниже объясняется, как создать подобную карту с нуля. 

Шаг 1. Определение задачи или процесса, для которого составляется карта

Для начала необходимо определить процесс, карту которого вы будете составлять. У вас есть неэффективный процесс, требующий усовершенствования? Или же это какой-либо новый процесс, о котором нужно вкратце сообщить команде? Возможно, речь идёт о сложном процессе, по которому у сотрудников часто возникают вопросы? Определите и сформулируйте проблему, для решения которой вы хотите составить карту. 

Шаг 2. Составление списка работ

Зафиксируйте все задачи, требуемые для выполнения процесса. На данном этапе их порядок не имеет значения. Составьте список всех работ с указанием сотрудников, ответственных за их выполнение. 

При этом желательно наладить взаимодействие с коллегами и другими заинтересованными лицами, которые будут участвовать в процессе, с тем чтобы чётко контролировать все необходимые действия и определять требуемый уровень детализации. Кроме того, обязательно определите начало и завершение процесса, чтобы понимать, какие задачи необходимо в него внести для достижения желаемого результата.

Шаг 3. Последовательность действий

Составив список всех работ, нужно будет определить последовательность их выполнения таким образом, чтобы был представлен весь процесс от его начала до завершения. На этом этапе рекомендуется проверить, не было ли что-то упущено на предыдущем шаге.

Шаг 4. Составление диаграммы с помощью символов карты процесса

Выберите нужный формат карты процесса и схематично изобразите процесс, отразив все его этапы с помощью соответствующих символов. Существует около 30 стандартных символов, которые можно использовать для представления различных элементов процесса, но в этой статье мы подробно рассмотрим наиболее распространённые из них.

Шаг 5. Завершение работы над картой процесса и предоставление её коллективу

По завершении работы над картой процесса проанализируйте её вместе с другими заинтересованными сторонами, чтобы у всех было понимание того, что на ней отображается. Проверьте, не упущено ли что-нибудь важное и нет ли на карте лишних или непонятных элементов. 

Шаг 6. Анализ карты с целью доработки

Убедившись, что карта процесса точно отражает рабочий процесс, вы можете проанализировать свой новый инструмент — готовую карту процесса на предмет возможности усовершенствования самого процесса. 

Проконсультируйтесь с коллегами и определите узкие места и недочёты процесса. Какие элементы можно убрать? Какие задачи можно выполнить более эффективно? Определив такие возможности для улучшения, реализуйте их и переделайте карту процесса соответствующим образом. 

Зачем нужна карта процесса?

Карты процессов позволяют фиксировать идеи и оптимизировать процессы путём наглядного представления информации о действиях, необходимых для реализации идеи. 

Ниже приводятся несколько приёмов, которыми вы и ваша команда можете пользоваться при составлении карт процессов:

• Выявление неэффективности: помогает распознавать узкие места, пробелы и другие проблемы в рабочем процессе.

• Упрощение понимания идей: предполагает разбивку сложных идей на более мелкие части.

• Повышение уровня понимания: обеспечивает чёткий разбор всех этапов процесса.

• Планирование действий на случай непредвиденных обстоятельств: помогает определить, что следует предпринять в случае возникновения непредвиденных обстоятельств и обеспечить инструкции по решению проблем.

• Делегирование обязанностей: обеспечивает координированное распределение обязанностей между различными исполнителями и организациями. 

• Создание документации: предусматривает составление документов по процессу.

• Чёткая коммуникация: обеспечивает простую передачу информации в удобном и визуально понятном формате. 

• Быстрое принятие решений: позволяет более оперативно принимать решения благодаря ускоренному обмену информацией.

• Помощь сотрудникам: повышает производительность труда и удовлетворённость сотрудников результатами своей работы.

• Соответствие стандартам: помогает предприятиям обеспечивать соответствие стандартам ISO 9000 и ISO 9001.

Типы карт процессов

Карты процессов бывают самых разных форм и размеров. Все они выполняют одну и ту же задачу, однако карты определённых типов лучше подходят для тех или иных проектов. Ниже приводятся некоторые из самых распространённых типов карт процессов. 

Блок-схема

Самая простая форма карты процесса — это обычная блок-схема. В такой схеме используются символы карты процесса, которые дают наглядное представление о его исходных и конечных элементах, а также о том, какие действия необходимо предпринять для выполнения процесса. 

С помощью обычных блок-схем можно планировать новые проекты, улучшать коммуникацию в команде, моделировать и документировать процессы, устранять проблемы текущего процесса, а также анализировать рабочие процессы и управлять ими. 

Назначение: отображение процесса от начала до завершения, как правило, в виде последовательности.

Общая карта процесса

Общая карта процесса, которую также называют нисходящей картой или картой производственно-технологических связей, содержит общий обзор процесса. На ней представлены только самые основные действия, выполняемые в рамках процесса, а сама она отличается минимальной детализацией. 

Общие карты процессов можно использовать для определения бизнес-процессов и ключевых этапов. Такие карты также полезны при обсуждении процессов с руководством или третьими сторонами, когда не нужно вдаваться во все подробности работы. 

Назначение: предоставление информации об основных этапах процесса.

Детальная карта процесса

В отличие от общей карты процесса, подробная карта содержит все сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. На этой карте фиксируются точки принятия решений, исходные ресурсы и результаты каждого этапа. Данная карта обеспечивает максимально полное понимание процесса и наиболее эффективна при определении проблемных областей благодаря уровню её детализации. 

Назначение: обеспечивает полное понимание процесса со всеми деталями и вероятными проблемами.

Карта плавательных дорожек

Карта плавательных дорожек, также известная как кросс-функциональная блок-схема, или блок-схема развёртывания, предусматривает распределение работ в рамках процесса по отдельным дорожкам, за каждую из которых отвечает тот или иной исполнитель. Карта делится на каналы для каждого участника процесса с указанием каждого вида работ в канале соответствующего участника процесса. На картах процессов этого типа отображаются различные функции, выполняемые в рамках данного процесса, а также показывается взаимодействие между его участниками. 

Карты с плавательными дорожками идеально подходят для инструктирования сотрудников об их должностных функциях в рамках процесса, а также для повышения их ответственности. Кроме того, они пригодятся для выявления таких недочётов в процессе, как отставание от графика, избыточность и потенциально проблемные области. 

Назначение: разъяснение функций различных участников процесса.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности — это инструмент бережливого управления, иллюстрирующий процесс поставки продукта или услуги клиенту. Карта потока создания ценности, как правило, имеет сложную структуру, и в ней используется уникальная система символов, позволяющая наглядно представить поток информации и материалов, необходимых для реализации процесса. 

Благодаря фиксированию таких данных, как продолжительность цикла и количество персонала, задействованного на том или ином этапе, карта потока создания ценности помогает определить варианты минимизации потерь и возможности, которые можно будет использовать в будущих проектах. 

Назначение: описание процесса поставки продукта клиенту и документирование его количественных показателей.

Диаграмма SIPOC

Аббревиатура SIPOC означает Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (поставщики, исходные ресурсы, технология, результаты, клиенты). Диаграмма SIPOC — это не столько карта процесса, сколько диаграмма с указанием ключевых элементов процесса, которую можно создать в качестве предварительного шага к разработке детальной карты процесса. 

Как следует из аббревиатуры, в схеме SIPOC предполагается пять столбцов, обозначающих основные этапы процесса, его результаты, клиентов, исходные ресурсы процесса, а также поставщиков этих исходных ресурсов. Помимо подготовки более детальной карты процесса диаграмма SIPOC также нужна для определения объёма работ в сложных процессах. 

Назначение: определение ключевых элементов и участников процесса.

Символы карт процессов

При составлении карт процессов используются символы из унифицированного языка моделирования (UML), отображающие ключевые элементы на карте процесса, такие как этапы, точки принятия решений, исходные ресурсы, результаты и участники процесса. 

Вот наиболее распространённые символы карт процессов и их назначение:

• Элемент начала и конца: овальные элементы, обозначающие начало и завершение процесса.

• Этап процесса: прямоугольник означает действие или задачу, выполняемую в рамках процесса.

• Направление: стрелки, с помощью которых соединяются этапы процесса и отображается направление потока действий.

• Решение: ромбовидный элемент, который показывает момент, когда нужно принять решение, и обычно сопровождается вариантами типа «да» или «нет».

• Задержка: D-образный элемент указывает на задержку процесса.

• Документ: прямоугольник с волнистым нижним краем означает документ или информацию, которую можно прочитать. Когда документов много, они обозначаются несколькими такими символами, наложенными один на другой.

• Данные: параллелограмм обозначает исходные или выходные данные того или иного этапа процесса.

• Ручной ввод: прямоугольник со скошенным верхним краем указывает на этап, на котором требуется ручной ввод данных.

• Подпроцесс: прямоугольник с двумя вертикальными линиями обозначает подпроцесс, описание которого приводится где-то в другом месте. 

Есть и другие символы, которые могут использоваться на карте процесса, но приведённые здесь являются наиболее распространёнными и полезными, особенно в самом начале работы. 

Пример карты процесса

Научившись создавать карты процесса любого типа, вы наверняка захотите узнать, как применить этот инструмент к команде. 

Ниже приводится пример, помогающий более чётко понять, как может выглядеть карта процесса:

Приёмы составления карты процесса

Карты процессов можно формировать с учётом собственных потребностей и предпочтений, но также существуют и общие рекомендации, которые следует учитывать при составлении карт процессов, чтобы достичь максимальной эффективности. Вот несколько практических рекомендаций по построению карт процессов, на которые можно ориентироваться на начальном этапе:

Планирование карты процесса: 

• Определите границы процесса с тем, чтобы в нём была только необходимая информация.

• Чётко поставьте задачи процесса.

• Отображайте на карте только процессы с чётко определёнными задачами и результатом.

Составление карты процесса:

• Проработайте процесс в обратном направлении от результата до исходной точки.

• Обеспечьте простоту подпроцессов.

• Включите все необходимые сведения в достаточном объёме.

• Используйте единую систему условных обозначений, которая понятна всем участникам процесса.

Анализ карты процесса: 

• Получите отзывы ото всех участников процесса.

• Определите альтернативные и предпочтительные пути выполнения задач (по ситуации).

• Составьте карту процесса в его текущем состоянии, не обязательно в идеальном или чистовом виде, и улучшайте её по мере работы. 

Для максимальной эффективности работы пользуйтесь этими советами на каждом этапе составления карты процесса.

Направление проектов в нужное русло с помощью карты процесса

Составление карты процесса — это эффективный инструмент для документирования и совершенствования ваших процессов. Объедините приведённую выше информацию с этими семью простыми шагами при создании рабочего процесса. Используя нужные инструменты, вы сможете составлять карты процессов и управлять этими процессами для обеспечения чёткого взаимодействия и повышения эффективности работы.