Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое

Если вы никогда не задумывались о разнице между эффективностью и результативностью, то вы не одиноки. На самом деле, многие команды используют эти термины как взаимозаменяемые. Однако понимание разницы между этими двумя стратегиями бизнеса поможет вашей команде раз за разом добиваться успеха.

В своей книге «Эффективный руководитель» Питер Друкер утверждает, что «эффективность — это делать что-то правильно, а результативность — делать правильные вещи». В идеале вам нужно стремиться создать команду, которая будет и эффективной, и результативной, ведь все хотят «делать правильные вещи правильно». Чтобы найти эту золотую середину, начните с понимания того, что означают оба эти термина и когда нужно сосредоточиться на том или ином критерии.

Что такое эффективность?

Эффективность означает делать что-то «правильно», например, работать быстрее или расходуя меньше ресурсов, а также завершать большие проекты с экономией бюджета, то есть тем или иным образом выполнять «больше» с «меньшими» затратами.

В общем понимании эффективные команды:

• Выполняют проекты, ориентированные на процессы

• Разрабатывают планы управления ресурсами

• Используют автоматизацию

• Добиваются успеха при ограниченных ресурсах

• Сосредоточены на текущей работе

• Измеряют ход выполнения по определённым показателям

Что такое результативность?

Результативность означает выполнять «правильные» задачи, а именно те задачи, которые способствуют повышению ценности бизнеса и ведут к достижению целей компании. В наши дни лишь немногие команды чётко связывают свою текущую работу с более широкими целями компании. В рамках недавнего исследования с участием более 6000 работников интеллектуального труда лишь 26% респондентов сообщили о том, что у них есть чёткое понимание своего личного вклада в цели компании, и только 16% отметили, что их компании очень результативны в постановке целей и их доведении до сведения сотрудников.

Результативные команды знают, как успешно расставлять приоритеты и выделять необходимые ресурсы на важные инициативы. У них есть чёткое понимание того, как их работа вписывается в глобальные цели и стратегию компании, и они используют это знание, чтобы предоставлять информацию о том, над чем нужно работать и куда направить свои ресурсы.

В общем понимании результативные команды:

• Ориентированы на достижение целей

• Вкладываются в результаты

• Сосредоточены на клиенте или конечном пользователе

• Связывают свою работу с общей картиной

Что важнее?

Чтобы управлять по-настоящему отличной командой, вам нужны как эффективность, так и результативность. Эффективная команда, которая не является результативной, может выполнять работу быстро, но при этом отдавать приоритет не тем инициативам. Также возможно, что результативная команда не является эффективной. Тогда она выполняет правильную работу, но делают это слишком медленно.

Представьте, что отдел продаж представляет ваш продукт новому корпоративному клиенту. К процессу привлекается отдел ИТ с просьбой показать и продемонстрировать каждый из трёх конкурирующих продуктов, один из которых будет в конечном итоге выбран. Вот как может выглядеть такой процесс, если ваша команда является эффективной, результативной, эффективной и результативной или ни той и ни другой:

• Эффективная, но не результативная. Команда создаёт презентацию и демонстрацию всего за три дня. Однако клиент остаётся недоволен, потому что их содержание посвящено не тому, что ему интересно, из-за чего материалы презентации оказываются несоответствующими потребностям его компании, и он решает обратиться к конкурентам.

• Неэффективная, но результативная. Сотрудники работают вместе над созданием идеальных материалов для демонстрации и презентации, но на это у них уходит две недели. Клиент недоволен тем, что ему пришлось очень долго ждать ответа от вашей команды. В результате вы тратите ещё несколько недель на переговоры и презентации.

• Неэффективная и нерезультативная. Команда не выстроила полноценный процесс продаж, поэтому никто не знает, кто должен создавать презентацию, а кто — демонстрацию. В итоге команда собирает нечто из подручных средств, но это не отражает истинную ценность продукта для клиента и не выделяет ваши конкурентные преимущества, поэтому он отказывается от вашего продукта.

• Эффективная и результативная. У команды налажен чёткий рабочий процесс, поэтому необходимые материалы создаются за пять дней. На следующей неделе презентация даёт желаемый результат: клиент решает внедрить именно ваш продукт!

Как повышение результативности ведёт к росту эффективности

В идеале вам нужно стремиться создать команду, которая будет и эффективной, и результативной. Однако всем нужно с чего-то начинать, и попытки внедрить обе методологии сразу могут не привести к желаемому результату. Поэтому сначала решите проблему результативности, а затем начинайте работать над эффективностью.

Возводя в приоритет результативность, вы гарантируете, что ваша команда будет работать над инициативами, способствующими достижению соответствующих целей компании. Когда же результативность будет налажена, можно приступать к оптимизации эффективности, иными словами выполнять ту же самую работу, но за меньшее время.

Возьмём, например, проект, который совместно реализуют отделы творческих разработок и веб-дизайна. Цель — переработать дизайн целевой страницы компании, чтобы лучше доносить её ценностные ориентиры до клиентов. Поначалу эта команда является неэффективной и нерезультативной. У неё нет чёткого понимания ценностных ориентиров компании и того, и того, какую пользу они приносят клиентов или какие материалы на целевой странице должны быть самыми заметными.

Команда начинает предпринимать действия по решению проблемы результативности и приведению всех к общему знаменателю. Они приобретают платформу для управления работой, чтобы наладить обмен информацией между разными уровнями организации и связать отдельные инициативы с более широкими целями компании. Теперь, обладая более чётким представлением о глобальной стратегии, команда может создать целевую страницу, которая лучше всего представляет компанию и помогает клиентам.

Команда ещё не в полной мере эффективна. Она довольно долго готовила и запускала проект, а процесс проверки отнял больше времени, чем хотелось. Сначала сосредоточившись на результативности, команда обеспечила соответствие ожидаемого результата проекта целям компании. Следующий этап — стать быстрее и эффективнее.

Создание эффективной и результативной команды

Конечная цель заключается в том, чтобы помочь своей команде стать эффективной и результативной одновременно. Достижение этого будет означать, что команда видит общую картину, отдавая при этом приоритет скорости и продуктивности. Первый этап — это всегда повышение результативности, однако на пути построения эффективных и результативных методов работы нужно выполнить ещё несколько действий.

1. Начните с привязки целей к повседневной работе

Команда не может быть результативной без понимания того, как её работа влияет на цели компании. Проследите за тем, чтобы у всех было чёткое понимание их вклада в реализацию миссии и видения компании. Лучший способ добиться этого — использовать инструмент управления работой.

Управление работой помогает координировать людей и работу на всех уровнях организации, чтобы у каждого была информация, необходимая для выполнения самых важных задач. Инструменты управления работой помогают преодолеть разрозненность задач и проектов и связать их с более широкими целями компании. Это позволит вашей команде эффективно расставлять приоритеты в задачах и повышать ценность бизнеса, не тратя время впустую на малозначимую работу.

Чтобы обеспечить правильную расстановку приоритетов в работе, мы ставим цели на квартал, используя систему целей и ключевых показателей, которые затем выходят на уровень полугодия. Наши руководители групп еженедельно проверяют, насколько работа, которую выполняет их коллектив, соответствует этим целям.”

2. Предоставляйте информацию сотрудникам других отделов

Результативные команды не работают изолированно. Чтобы настроить свою команду на успех, проследите за тем, чтобы сотрудники знали, как их работа связана с другими инициативами и проектами. Когда у всех есть чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку, сотрудники тратит меньше времени на координацию работы и уделяет больше внимания важным проектам.

Подотчётность, прозрачность и открытость — это преимущества, которые появляются благодаря правильному управлению проектами с использованием нужных инструментов. ”

3. Инвестируйте в автоматизацию и интеграцию

Как только ваша команда разберётся с результативностью, настанет время повышать эффективность. Один из способов этого достичь — использовать автоматизацию бизнес-процессов в отношении ручной или дублирующей работы. Согласно исследованию «Анатомия работы: тенденции и вызовы» обычный работник интеллектуального труда тратит 60% своего времени на работу по организации работы — запрос согласований, поиск информации или дублирующую работу, которая уже выполнена кем-то другим. Автоматизация ручных процессов высвободит дополнительное время, которое ваша команда сможет направить на стратегический, квалифицированный труд.

С помощью [автоматизации] мы теперь экономим от 2 до 6 шагов для каждого из наших 40–50 клиентских запросов в спринте, потому что задачи автоматически добавляются в нужные проекты и двигаются по этапам.”

Помимо работы по организации работы люди, занятые интеллектуальным трудом, тратят критически важное время на переключение между приложениями и поиск информации в них. Исследование свидетельствует, что работники интеллектуального труда переключаются между 10 приложениями до 25 раз в день. Зачастую наши бизнес-инструменты не могут общаться между собой, а это означает, что сотрудникам приходится постоянно переходить между электронной почтой, мессенджерами, инструментами, выполняющими определённые функции и программным обеспечением для управления проектами. Попробуйте вместо этого интегрировать свои самые важные бизнес-инструменты, чтобы доступ ко всей важной информации был у вас в одном месте.

4. Определите области, требующие улучшения

Чтобы работать эффективно, нужно понять, что вызывает задержки. Когда срываются сроки выполнения работы, а сотрудники перегружены, раннее определение слабых мест поможет вам заново оценить ситуацию и при необходимости перераспределить ресурсы.

Выработка чёткого процесса поиска и обозначения областей для улучшения поможет вашей команде действовать на упреждение, а не на устранение последствий. Это повышает не только эффективность, так как исчезает ненужная работа, но и результативность, так как помогает команде выполнять нужную работу более осмысленно.

Долгое время для нашей креативной компании было нормально просто реагировать на поступающие задачи. Но без чёткого процесса нам не удавалось работать с высокой эффективностью.”

А за счёт чего это достигается? Проследите за тем, чтобы по каждой инициативе проводились регулярные сверки, на которых обсуждаются ход выполнения проекта и любые препятствия. Не планируйте эту работу в виде совещаний. Вместо этого публикуйте отчёты по состоянию проекта в том же месте, где выполняется работа, чтобы можно было с одного взгляда определить, что выбилось из графика, и внести необходимые коррективы.

Пусть слабая эффективность и плохая результативность остаются в прошлом

Создание эффективной и результативной команды требует времени. Чтобы достичь этой цели, сосредоточьтесь на результативности и обеспечьте своей команде чёткое представление о целях и приоритетах компании. Затем переходите к эффективности: инвестируйте в автоматизацию и сокращайте объём работы по организации работы. Хотите узнать об этом ещё что-нибудь? Читайте 12 советов для повышения продуктивности в течение дня.