Объяснение закона Парето (правило 80/20)

Что вы делаете в первую очередь, когда приходите утром в офис? Большинство людей готовят любимый напиток с содержанием кофеина, проверяют почту и расставляют приоритеты в задачах на день. Но какие методики вы используете для определения того, что нужно сделать в первую очередь?

Одним из самых распространённых вариантов является закон Парето, также известный как правило 80/20. Оно поможет вам определить самые важные задачи и их приоритет, что сделает ваш рабочий день более продуктивным.

Что такое закон Парето?

Закон Парето гласит, что во многих случаях 20% усилий дают 80% результата. Иными словами, небольшой процент причин приводит к намного большему итоговому эффекту. Эту концепцию важно понимать, так как она поможет вам распознать инициативы с высоким приоритетом и добиться наилучшего результата.

У этого феномена есть и другие названия:

• Принцип Парето

• Правило 80/20 (самое распространённое)

• Закон минимума важных действий

• Принцип неравномерного распределения

Правило 80/20 не является математической формулой, а, скорее, мнемонической закономерностью, которая проявляется в экономике, деловой среде, управлении временем и даже в спорте.

Обобщённые примеры закона Парето:

• 20% растений приносят 80% фруктов

• 80% прибыли компаний поступает от 20% клиентов

• 20% игроков набирают 80% общей суммы очков

Как пользоваться правилом 80/20

Несмотря на то, что правило 80/20 применимо практически к любой отрасли, закон Парето обычно используют в деловой среде и экономике. Это связано с тем, что правило 80/20 помогает определить, на чём можно сосредоточить свои усилия, чтобы получить наилучший результат.

В основе закона Парето лежит принцип, гласящий, что 20% действий обеспечивают 80% результата. Если вашу работу можно разделить на небольшие порции, закон Парето поможет определить, какая её часть оказывает наибольшее влияние на конечный итог.

Вот несколько примеров практического использования этого инструмента.

Производительность

Правило 80/20 можно использовать для расстановки приоритетов в задачах, которые вам нужно выполнить в течение дня.

Дело в том, что выполнение всего 20% задач из вашего списка обеспечит 80% результата за текущий день. Поэтому, чтобы добиться этого, определите, какие задачи важнее всего для вашей команды, и сосредоточьтесь на них.

Для этого перечислите всё дела, что вам необходимо сделать за текущий день. Затем определите, какие из этих задач оказывают наибольшее влияние на результат. Есть ли среди них те, которые подразумевают взаимодействие с коллегами? Есть ли в списке задачи, которые мешают продвижению проектов? Эти задачи могут быть простыми и при этом оказывать большое влияние на остальных сотрудников, поэтому выполнение таких задач позволит процессу идти своим чередом.

Принятие решений

Закон Парето может помочь вам принимать наилучшие меры в процессе решения проблем. Когда у одной и той же проблемы несколько причин, закон Парето поможет вам расставить приоритеты в решениях. Вот несколько действий, которым вы можете следовать:

1. Определите проблемы, с которыми столкнулась ваша команда. Это те проблемы, способы устранения которых вы будете искать в процессе принятия решений.

2. Определите причины этих проблем. Используя инструмент наподобие процесса «5 почему», найдите все причины проблем, которые вы хотите решить.

3. Разбейте свои проблемы по категориям. Если некоторые из причин проблемы, которую вы пытаетесь решить, находятся в схожих категориях, используйте это как возможность сгруппировать их вместе. Тогда вам будет проще понять, устранит ли одно решение сразу несколько проблем.

4. Назначьте вес каждой из этих проблем в зависимости от их влияния на бизнес. В качестве весов для обозначения важности можно использовать числа от 1 до 10 или реальную денежную стоимость.

5. Разработайте план, посвящённый решению главных 20% проблем, которые влияют на бизнес. Идея заключается в том, что одно решение может устранить несколько проблем. Отталкиваясь от весовых показателей, присвоенных каждой из проблем, определите, какие из них входят в основные 20%. Определив главную проблему, разработайте план по созданию решения, которое может обеспечить 80% результатов, с помощью стратегий решения проблем.

Пример использования правила 80/20 в процессе принятия решений:

Предположим, что вы работаете в компании, которая занимается электронной коммерцией. Вы просматриваете 100 последних жалоб клиентов в службу поддержки и замечаете, что их основная масса связана с тем, что клиентам приходят повреждённые товары. Ваша команда подсчитывает количество возвратов и обнаруживает, что повреждение товара при доставке является поводом для оформления возврата в 80% случаев. Ваша компания стремится избежать подобных ситуаций, поэтому делает эту проблему приоритетной.

Ваша команда решает изменить упаковку, чтобы защитить товар во время перевозки. Это решает проблему с его порчей при доставке клиентам.

Контроль качества

Анализ и график Парето — это ключевые инструменты, используемые в методологии контроля качества «Шесть сигм».

Использование графика Парето в методологии «Шесть сигм» поможет вам наглядно представить свои данные и понять, какие действия сделать приоритетными. Главная цель «Шести сигм» заключается в уменьшении количества вариаций в процессе с тем, чтобы увеличить объём выработки. Графики Парето часто используются в методологии «Шесть сигм», потому что с их помощью можно быстро определить, каких вариаций в процессе больше всего.

Преимущества использования закона Парето

Самое большое преимущество использование закона Парето заключается в том, что добиться максимального эффекта можно при минимальном объёме труда. Это позволит вашей команде работать более эффективно и сосредоточиться на конкретных инициативах.

Правило 80/20 может помочь вам улучшить показатели за меньшее время просто за счёт правильной расстановки приоритетов в инициативах.

Другие преимущества использования закона Парето:

• Чёткие приоритеты для вас и вашей команды

• Повышение ежедневной продуктивности

• Способность разбивать свою работу на легко выполнимые части

• Более сфокусированная стратегия

Недостатки использования правила 80/20

Существует довольно распространённое, но неверное толкование принципа Парето, согласно которому можно достичь 80% результатов при 20% усилий. Это не обязательно так. Цифры 20% и 80% обозначают не затраты труда, а причины и следствия, над которыми вы работаете. Цель состоит не в том, чтобы свести трудозатраты к минимуму, а в том, чтобы сосредоточить усилия на определённой части работы для создания большего эффекта. Вам всё равно придётся выложиться на 100% при выполнении тех 20% работы, за счёт которых вы собираетесь достичь 80% результатов.

Ещё одним недостатком правила 80/20 является то, что иногда сотрудники излишне концентрируются на чём-то одном и упускают из виду другие задачи. Если сосредоточиться только на важных задачах и отложить в сторону всё остальное, например, электронную переписку и прочую корреспонденцию, можно многое потерять. Задача заключается в том, чтобы найти равновесие между использованием правила 80/20 и выполнением остальных задач, даже если они не вносят свой вклад в 80% результатов. Для её решения можно использовать такие методы, как ограничение по времени или доведение до результата (GTD).

Привяжите задачи к целям в Asana

Поиск различных способов помочь своей команде добиться продуктивности — важная часть работы лидера. Использование инструмента управления работой наподобие Asana поможет организовать все проекты и задачи команды, обмениваться файлами, оставлять комментарии и отзывы в одном месте, экономя при этом своё время.