Как использовать технико-экономическое обоснование в управлении проектами

Реализация крупного и сложного проекта, способного оказать огромное влияние на всю организацию, может быть захватывающей идеей. С одной стороны, вы движете реальными изменениями. С другой стороны, неудача пугает. 

Здесь-то и пригодится технико-экономическое обоснование. Если вы раньше никогда не составляли технико-экономическое обоснование при управлении проектами, из этой статьи вы узнаете, с чего начать. 

Что такое технико-экономическое обоснование? 

Одним из способов оценить вероятность успешной реализации плана проекта является технико-экономическое обоснование, которое иногда называют исследованием или анализом осуществимости проекта. Технико-экономическое обоснование предназначено для оценки практической осуществимости проекта, позволяющей определить целесообразность дальнейшей работы над ним. 

Технико-экономическое обоснование отвечает на два вопроса: 

1. Достаточно ли у нас инструментов и ресурсов для выполнения этого проекта? 

2. Будет ли рентабельность вложений достаточно высокой, чтобы имели смысл продолжать реализацию проекта? 

Технико-экономическое обоснование особенно важно для проектов, которые сопряжены со значительными для вашего бизнеса инвестициями. Такое исследование также может потребоваться и в случае проектов, которые способны оказать существенное влияние на ваше присутствие на рынке. 

Подготовка технико-экономического обоснования может и не входить в ваши прямые обязанности как менеджера проектов, но важно знать, что это такое. Понимая, из каких элементов оно состоит, вы всегда сможете помочь коллегам с составлением технико-экономического обоснования и обеспечить выполнение проекта наилучшим образом.

Когда требуется технико-экономическое обоснование

Технико-экономическое обоснование составляется после формулирования и представления проекта, но до начала работ по нему. Это исследование подготавливается в рамках процесса планирования проекта. В зависимости от конкретного проекта это зачастую делается в сочетании со SWOT-анализом или оценкой рисков проекта. 

Технико-экономическое обоснование помогает: 

• Подтвердить рыночные возможности, прежде чем приступать к реализации проекта

• Сузить круг бизнес-альтернатив

• Создать документацию о преимуществах и недостатках предлагаемой инициативы

• Получить дополнительную информацию, прежде чем принимать решение о дальнейшей судьбе проекта

Технико-экономическое обоснование, скорее всего, не требуется, если:

• Вы уже знаете, что реализация проекта целесообразна

• Вы уже реализовывали похожий проект ранее

• Ваши конкуренты преуспевают, реализуя аналогичную инициативу на рынке

• Проект небольшой, простой и имеет минимальные долгосрочные последствия для бизнеса

• Ваша команда уже составляла похожее технико-экономическое обоснование в последние три года

При этом необходимо понимать, что технико-экономическое обоснование не является презентацией проекта. При презентации проекта оценивается, насколько в целом уместен проект для вашей компании и соответствуют ли цели проекта её общей стратегии. Как правило, после определения обоснованности проекта подготавливается технико-экономическое обоснование, подтверждающее его осуществимость имеющимися у вас инструментами и ресурсами. 

Разница между технико-экономическим обоснованием и уставом проекта

Устав проекта — это довольно неформальный документ, предназначенный для представления проекта заинтересованным сторонам. Устав проекта — это своего рода блиц-презентация целей вашего проекта, объёма работ по нему и схемы распределения обязанностей. Как правило, устав проекта перед его утверждением рассматривается куратором проекта или заинтересованными руководителями компании. 

Технико-экономическое обоснование подготавливается после утверждения устава проекта. В этом документе не рассказывается о том, насколько проект соответствует вашим целям. В большей степени он нужен, чтобы подтвердить осуществимость проекта силами вашей команды. 

Разница между технико-экономическим обоснованием и экономическим обоснованием

Экономическое обоснование представляет собой более формализованную версию устава проекта. Если устав проекта обычно создаётся для небольших или простых инициатив, то в случаях более крупных и сложных проектов, способных оказать существенное влияние на бизнес, уместно составить экономическое обоснование. Этот более объёмный и более формальный документ также содержит финансовую информацию и, как правило, охватывает большее количество заинтересованных лиц из руководящего состава. 

После того как экономическое обоснование будет принято заинтересованными лицами, подготавливается технико-экономическое обоснование, целью которого является подтверждение осуществимости проекта. Если возможность реализовать проект не подтвердится, вы сможете снова обратиться к заинтересованным руководителям и запросить больше ресурсов, инструментов или времени, чтобы проект стал практически реализуемым.

Разница между технико-экономическим обоснованием и бизнес-планом

Бизнес-план — это официальный документ о целях вашей организации. Бизнес-план обычно составляют при создании компании или при значительных изменениях в бизнесе. В бизнес-плане содержатся и многие другие бизнес-решения, в том числе и ваш стратегический план. 

При выполнении бизнес-плана и стратегического плана вы будете инвестировать в отдельные проекты. Технико-экономическое обоснование — это способ оценить практическую осуществимость того или иного проекта или инициативы. 

Четыре элемента технико-экономического обоснования

Существует четыре основных элемента, которые входят в технико-экономическое обоснование: техническая осуществимость, финансовая осуществимость, рыночная осуществимость (или пригодность для рынка) и операционная осуществимость. Эти элементы также можно рассматривать как четыре вида анализа осуществимости, хотя в большинстве случаев технико-экономическое обоснование охватывает все эти четыре аспекта. 

Техническая осуществимость

В технико-экономическом обосновании рассматриваются технические ресурсы, которыми вы располагаете для реализации проекта. В рамках этого исследования определяется наличие подходящего оборудования и необходимых технических знаний в объёме, достаточном для выполнения задач проекта. Например, если в плане проекта предполагается создавать по 50 000 единиц продукции в месяц, а все ваши мощности позволяют производить лишь 30 000 единиц в месяц, такой проект для вас технически неосуществим. 

Финансовая осуществимость

Финансовая осуществимость отражает рентабельность проекта в денежном выражении. В рамках исследования финансовой осуществимости проводится анализ эффективности затрат на проект. Кроме того, в нём прогнозируется ожидаемая рентабельность инвестиций (ROI) и указываются финансовые риски. Цель исследования финансовой осуществимости заключается в том, чтобы определить экономические выгоды от реализации проекта. 

Рыночная осуществимость

Исследование рыночной осуществимости — это оценка ожидаемых вашей командой результатов проекта с точки зрения рынка. В этой части исследования проводится анализ рынка, оценивается работа конкурентов на рынке и прогнозируются объёмы продаж. 

Операционная осуществимость

В рамках исследования операционной осуществимости оценивается способность вашей организации выполнить проект. Анализ выполняется по таким критериям, как кадровые потребности, организационная структура и различные актуальные нормативно-правовые требования. По завершении исследования операционной осуществимости ваш коллектив будет иметь представление о том, достаточно ли у вас ресурсов, навыков и знаний, необходимых для выполнения этой работы. 

Контрольный список действий в рамках подготовки технико-экономического обоснования

В большинстве случаев технико-экономическое обоснование составляется по похожей схеме. Этот документ предназначается для оценки практической осуществимости предлагаемой бизнес-идеи. Чётко составленное технико-экономическое обоснование помогает заинтересованным сторонам проекта в принятии решений. 

В технико-экономическом обосновании приводятся следующие сведения: 

• Пояснительная записка с описанием общей жизнеспособности проекта

• Описание продукции или услуги, разрабатываемой в ходе этого проекта

• Все технические аспекты, включая привлекаемые технологии, оборудование и персонал

• Исследование рынка, включая исследование его текущего состояния и маркетинговой стратегии 

• Операционная осуществимость с оценкой возможности реализации инициативы при нынешней организационной структуре вашей команды

• Хронология проекта

• Финансовые прогнозы, составленные на основе результатов исследования финансовой целесообразности

Шесть шагов по подготовке технико-экономического обоснования

Даже если вы сами не будете заниматься технико-экономическим обоснованием, вам, скорее всего, нужно будет предоставить аналитические данные и информацию. В целях подготовки технико-экономического обоснования необходимо привлечь квалифицированного консультанта или, если у вас есть свой отдел управления проектами, уточнить, занимается ли он такими задачами. В общем случае для выполнения этой работы необходимо выполнить следующие действия: 

1. Предварительный анализ

Подготовка технико-экономического обоснования требует много времени. Прежде чем приступить к составлению технико-экономического обоснования, важно оценить проект на предмет очевидных и неустранимых препятствий. Например, если для проекта требуется значительно больше средств, чем есть у вашей организации, вы, скорее всего, не сможете его реализовать. Или если ожидаемые результаты проекта необходимо получить к определённой дате, а они при этом отсутствуют в течение нескольких месяцев после её наступления, скорее всего, он также не будет реализован. При наличии таких масштабных препятствиях в подготовке технико-экономического обоснования нет необходимости, потому что и так понятно, что проект нежизнеспособен. 

2. Оценка финансовой осуществимости

Исследование финансовой осуществимости можно воспринимать как заявление о прогнозируемой доходности проекта. В этой части технико-экономического обоснования указывается ожидаемая доходность проекта и рассказывается о том, какие вложения (времени и средств) предстоят вашей организации для достижения целей проекта. 

В рамках исследования финансовой осуществимости необходимо учитывать, как проект отразится на денежных потоках вашего предприятия. В зависимости от сложности инициативы можно привлечь собственный отдел управления проектами или стороннего консультанта для выполнения анализа эффективности затрат на проект совместно с финансовым отделом. 

3. Оценка рынка

Оценка рынка или анализ рыночной осуществимости позволяет определить спрос на рынке. В этой части исследования рассказывается об ожидаемой выручке проекта, а также о потенциальных рисках рынка, с которыми вы можете столкнуться. 

Именно оценка рынка больше, чем любая другая часть технико-экономического обоснования, позволяет определить ваши возможности на рынке. В рамках этого исследования важно оценить позиции конкурентов и проанализировать демографическую ситуацию, чтобы понять, насколько хорошо будет реализовываться проект. 

4. Оценка технической и операционной осуществимости

Даже если оценка финансовой и рыночной целесообразности выглядит хорошо, инициатива может быть не по плечу вашей организации. Чтобы оценить операционную осуществимость, необходимо учесть потребность в кадрах и оборудовании для этого проекта. Какие организационные ресурсы, включая время, деньги и навыки, необходимы для успешной реализации проекта? 

В зависимости от проекта, также может возникнуть необходимость в изучении нормативно-правовых аспектов инициативы. Например, если проект предполагает оформление нового патента на ваш продукт, необходимо будет подключить юридический отдел и учесть это требование в плане проекта. 

5. Анализ точек уязвимости проекта

К этому времени специалисты вашего отдела управления проектами или привлечённый сторонний консультант уже изучат все четыре компонента технико-экономического обоснования: финансовую, рыночную, техническую и операционную осуществимость проекта. Перед тем как вы с заинтересованными сторонами приступите к выполнению их рекомендаций, они должны изучить и проанализировать данные на предмет несоответствий. Сюда относится проверка соответствия заявления о прогнозируемой доходности вашему анализу рынка. Кроме того, теперь, исходя из технико-экономического обоснования, необходимо ответить на вопрос, есть ли какие-либо обязательства, вызывающие серьёзные опасения? (Если да, следует разработать план действий в непредвиденных обстоятельствах!) 

В зависимости от сложности проекта, ответ не всегда очевиден. Анализ осуществимости проекта не даёт однозначных решений для сложных проблем. Скорее, он поможет вам правильно сформулировать вопросы и ответы, чтобы вы могли принять решение, оптимальное для вашего проекта и коллектива. 

6. Предложение решения

Последним шагом в подготовке технико-экономического обоснования является составление пояснительной записки, в которой обозначаются основные аспекты проекта и предлагается проектное решение. 

В зависимости от сложности и объёма проекта, ваши специалисты отдела управления проектами или привлечённые сторонние консультанты могут поделиться технико-экономическим обоснованием с заинтересованными лицами или передать его группе, чтобы получить ответы на все вопросы из первых рук. В любом случае, благодаря наличию технико-экономического обоснования, у вашей команды будет вся информация, необходимая для принятия взвешенного решения. 

Обеспечить успешность проекта с помощью Asana

Итак, подготовка технико-экономического обоснования завершена. Вы готовы к запуску проекта! Создайте условия для его успешной реализации, отслеживая ход выполнения с помощью такого инструмента для управления работой, как Asana. От мелочей до общей картины — Asana организует работу так, чтобы все знали, чем нужно заниматься, почему это важно и как это сделать.