Руководство для начинающих по написанию эффективного обоснования проекта

Практически каждый проект должен быть одобрен. Это может означать как обычный сигнал готовности от вашей команды, так и поддержку со стороны высшего руководства. Возможно, вы уже знакомы с подготовкой плана или устава проекта, который вам нужен для выдвижения новой инициативы и получения «зелёного света» на её выполнение. Однако если предлагаемый вами проект предполагает значительные инвестиции, вам может понадобиться его экономическое обоснование.

Если вы никогда не занимались разработкой экономических обоснований, мы готовы вам помочь. Задействовав минимальные ресурсы и потратив некоторое время на планирование, вы можете написать экономическое обоснование, которое поможет вам получить ресурсы и поддержку, необходимые для успешной реализации проекта.

Что такое экономическое обоснование?

Экономическое обоснование — это документ, который объясняет ценность или преимущества, которые получит ваша компания в случае осуществления неких инвестиций или инициативы. Такой инициативой может быть что угодно: сообщение о новом продукте или выходе новой функции, предложение повысить расходы на текущую инициативу, значительные инвестиции в новое агентство или подрядчика — и это лишь немногие примеры. Убедительное экономическое обоснование расскажет об ожидаемых выгодах от этого серьёзного инвестиционного решения. Главные заинтересованные лица будут определять, стоит ли запускать такую инициативу, отталкиваясь от предоставленного вами обоснования.

Если вы никогда не работали над экономическими обоснованиями, это имеет много общего с подготовкой предварительной документации по проекту. Вот что под этим подразумевается:

Экономическое обоснование и бизнес-план

Экономическое обоснование — это предложение новой стратегии или масштабной инициативы. Оно должно обрисовывать потребности бизнеса и преимущества, которые ваша компания получит от реализации этой возможности.

С другой стороны, бизнес-план — это общая характеристика совершенно нового бизнеса. Как правило, бизнес-план составляется для того, чтобы наметить стратегию бизнеса, сформулировать миссию и видение, а также рассказать о том, как вы намереваетесь достичь поставленных целей. В отдельных случаях бизнес-план может составляться для уже существующей организации, однако делать это нужно только в том случае, когда вы хотите направить свой бизнес в совершенно новое русло.

Экономическое обоснование и пояснительная записка

Пояснительная записка — это обзор важного документа, охватывающий все основные факты и сведения, о которых должны знать заинтересованные в проекте лица, если у них нет времени читать весь документ. Фактически последним этапом при написании вашего экономического обоснования будет составление пояснительной записки, содержащей все ключевые сведения для заинтересованных лиц.

Экономическое обоснование и устав проекта

Если вам необходимо создать «блиц-резюме» проекта и при этом у вас нет необходимости в полноценном экономическом обосновании, то вам может подойти устав проекта. Как и в случае с экономическим обоснованием, устав проекта содержит в себе главные сведения об инициативе. Он в частности охватывает три основных элемента проекта: цели, масштаб и ключевые заинтересованные лица. Ваше руководство будет использовать устав проекта для утверждения его дальнейшего развития.

Нужно ли мне экономическое обоснование?

Не каждый проект нуждается в экономическом обосновании или уставе. Планируйте написание экономического обоснования только для инициатив или инвестиций, которые потребуют вложения значительных ресурсов. Если вы работаете над менее масштабной инициативой, возможно, стоит составить устав проекта, чтобы представить его идею нужным заинтересованным лицам.

Даже если вам не нужно проводить презентацию проекта перед заинтересованными лицами, вы должны быть готовы ответить на основные вопросы о предлагаемом проекте, а именно:

• Какова цель этого проекта?

• Зачем мы работаем над этим проектом?

• Как этот проект связан с целями и миссией организации?

• Какие показатели будут использоваться для определения успешности проекта?

• Кто работает над этим проектом?

• Когда этот проект планируется завершить?

Пять шагов по созданию и представлению экономического обоснования

Ваше экономическое обоснование должно включать не только ключевые факты и цифры, но и рассказывать о том, почему предлагаемая инвестиция или инициатива — это хорошая идея для вашего бизнеса. Если есть сомнения, избегайте жаргона и будьте краткими, но всегда концентрируйтесь на том, чтобы донести до аудитории ценность проекта. Если вы впервые создаёте экономическое обоснование, не волнуйтесь. Следуйте этим пяти шагам, и вы сделаете всё в наилучшем виде.

1. Соберите исходные данные

Вы не обязаны писать экономическое обоснование в одиночку. Проследите за тем, чтобы подходящие сотрудники и заинтересованные лица внесли свой вклад в соответствующие разделы. Например, ИТ-команда должна участвовать в принятии решений по инструментарию и срокам, а финансовый отдел должен проанализировать разделы по бюджету и управлению рисками. Если вы создаёте экономическое обоснование для предложения новой инициативы, линейки продуктов или привлечения новых клиентов, обязательно проконсультируйтесь с экспертами в данной области.

2. Будьте готовы писать своё экономическое обоснование в произвольном порядке

Некоторые из первых пунктов, которые содержатся в вашем экономическом обосновании, например, пояснительная записка к нему, на самом деле должны быть составлены в последнюю очередь, когда у вас есть все ресурсы и информация для обоснованного предложения. В пояснительной записке будут представлены все ваши выводы и даны рекомендации для бизнеса, основанные на различных факторах. После сбора таких сведений, как цель проекта, его риски и финансовая информация, ваша пояснительная записка будет гарантированно содержать всё необходимое.

3. Выстраивайте своё экономическое обоснование постепенно

Экономическое обоснование описывает значительные инвестиции для вашей компании и, соответственно, сам процесс его написания — это серьёзное вложение вашего времени. Не каждая инициатива подходит для вашего бизнеса, поэтому обязательно сверяйтесь с заинтересованными лицами по ходу работы. Вы же не хотите потратить много часов или даже недель на написание этого документа только для того, чтобы он сразу же был отвергнут?

Продумайте процедуру «мягкого запуска» с набросками своего экономического обоснования для спонсора проекта или руководителя, с которым у вас хорошие отношения. Тогда у вас будет возможность подтвердить, что эта инициатива имеет право на жизнь. Затем по мере создания различных разделов экономического обоснования продолжайте консультироваться с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы убедиться в отсутствии преград.

4. Отредактируйте документ

По мере создания разделов экономического обоснования у вас может возникнуть необходимость вернуться к другим разделам и доработать их. Например, после завершения анализа затрат и выгод с финансовым отделом не забудьте обновить все риски проекта, связанные с бюджетом.

Перед презентацией своего экономического обоснования проведите окончательное чтение с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы найти разделы, которые можно доработать. На этом этапе вам также нужно создать пояснительную записку, которая будет размещена в верхней части документа. Пояснительная записка не должна быть длиннее одной–двух страниц, в зависимости от объёма вашего экономического обоснования.

5. Представьте своё экономическое обоснование

Последний этап — это собственно представление вашего экономического обоснования. Начните с быстрой презентации, которая ответит на вопросы «что», «почему» и «как» по вашему предложению. Считайте, что эта презентация — ваш шанс объяснить текущую потребность бизнеса, а также рассказать о том, как ваше предложение решает эту потребность и каковы преимущества для бизнеса. Обязательно затроньте все риски и опасения, которые, по вашему мнению, могут возникнуть у аудитории.

Не пересказывайте своё экономическое обоснование постранично. Вместо этого поделитесь документом с заинтересованными лицами до презентации, чтобы у них была возможность ознакомиться с ним заранее. Затем, уже после презентации, снова поделитесь этим документом, чтобы они могли вникнуть в детали.

Проверочный список для экономического обоснования

Начните с «почему»

Первый раздел экономического обоснования — это ваш шанс привести убедительные аргументы в пользу нового проекта. Ваша аргументация должна отвечать интересам и потребностям аудитории. Несмотря на то, что это первый раздел экономического обоснования, он должен быть написан в последнюю очередь. Помимо включения традиционных элементов пояснительной записки обязательно ответьте на следующие вопросы:

• Какую проблему бизнеса решает ваш проект? Это ваш шанс объяснить, почему проект так важен и почему руководство должно рассмотреть возможность его реализации.

• Какова ваша бизнес-цель? Что произойдёт после успешной реализации проекта? Как вы будете измерять успех и что означает успех проекта для вашего бизнеса?

• Как это экономическое обоснование вписывается в общий план деловой стратегии компании? Ваше экономическое обоснование должно быть тесно связано с важными целями компании. Инициатива, предложенная в экономическом обосновании, должна соответствовать общей концепции деятельности компании.

Обрисуйте финансовую сторону и приведите рентабельность инвестиций

На данном этапе экономического обоснования вы должны изложить основы финансирования проекта. Не надейтесь создать этот раздел самостоятельно — он должен быть подготовлен в сотрудничестве с финансовым отделом вашей компании. В частности этот раздел должен содержать ответы на следующие вопросы:

• Сколько будет стоить этот проект? Даже если инициатива будет в новинку для вашей компании, проведите исследование, чтобы оценить стоимость проекта.

• Сколько стоит каждый компонент проекта по отдельности? В дополнение к оценке общей стоимости проекта разделите различные затраты на проект. Например, у вас могут быть проектные расходы на новые инструменты и ресурсы, анализ конкурентов, агентские расходы и т. д.

• Какова ожидаемая рентабельность инвестиций (ROI)? Вы уже говорили о затратах, поэтому теперь расскажите о том, какую выгоду от этой инициативы получит ваша компания. Обязательно объясните, как вы рассчитывали окупаемость инвестиций.

• Как этот проект повлияет на денежный поток? Денежный поток — это количество денег, поступающих в вашу организацию и выводимых из неё. Серьёзные вложения будут стоить больших денег, поэтому они отрицательно повлияют на денежный поток, но вы также должны ожидать высокой рентабельности инвестиций, что положительно скажется на денежном потоке в будущем.

• Что такое анализ чувствительности? Анализ чувствительности — это краткое описание того, насколько неопределёнными являются ваши цифры. Существует множество переменных, которые влияют на экономическое обоснование. Обязательно объясните, что это за переменные и как они могут повлиять на ваши прогнозы.

Раскройте информацию о проекте

В вашем экономическом обосновании предлагается новая инициатива. Помимо финансовых рисков необходимо уделить время презентации основных сведений о проекте. Например, ваше экономическое обоснование должно включать:

• Целивашего проекта и его основные ожидаемые результаты. Что произойдёт в конце проекта? Что вы планируете создать или предоставить по его окончании?

• План вашего проекта. План проекта — это схема ключевых элементов, необходимых вашей команде для успешного достижения целей проекта.

• Масштаб проекта. Каковы границы вашего проекта? Каких именно целей, результатов и сроков вы будете добиваться?

• Список главных заинтересованных лиц. Каковы важные заинтересованные лица проекта и лица, принимающие ключевые решения по данной работе? К их числу могут быть отнесены проектной группы, которые будут работать над этой инициативой, руководители, которые будут спонсировать проект, а также любые внешние заинтересованные стороны, которые могут быть вовлечены в него.

• Общая дорожная карта проекта в виде, похожем на диаграмму Ганта. На этой стадии процесса вам не нужно представлять подробный график проекта, но вы должны дать общее представление о том, когда будет происходить каждый его этап по отношению к остальным. Для этого создайте дорожную карту проекта в программе для построения хронологий в стиле диаграмм Ганта. Обязательно включите в дорожную карту все важные вехи проекта.

• Любые важные зависимости проекта. Есть ли что-то, что может помешать началу работы над этим проектом? Зависит ли эта работа от какой-либо другой работы, которая выполняется в настоящее время?

Обсудите риски проекта

После того как вы описали финансовые последствия и важные сведения о проекте, обязательно укажите на все потенциальные риски. Если вы не сделали этого раньше, создайте план управления рисками проекта для вашего экономического обоснования. Управление рисками проекта — это не процесс устранения рисков, а выявление, анализ и упреждающее реагирование на любые потенциальные риски проекта. Чёткое определение каждого риска проекта и того, как этот риск может повлиять на ваш проект, поможет вам и задействованным в проекте сотрудникам лучше справляться с этими рисками и избегать их.

Включите в раздел о рисках своего экономического обоснования следующее:

• Анализ всех возможных рисков проекта. В чём заключается риск? Насколько он вероятен? Каков уровень приоритета по этому риску?

• Какие у вас есть по этому поводу предположения (при их наличии)? В целях управления рисками проекта предположения — это всё, что вы считаете верным в отношении проекта, но эта информация не является абсолютно достоверной. Принятие проектных решений на основе предположений может сделать проект рискованным. Каждое такое предположение должно быть обосновано, чтобы успех проекта не был поставлен под угрозу.

• Любые сопоставимые альтернативы на рынке. Если вы подготавливаете экономическое обоснование, чтобы представить на рынке новый продукт или видение, оцените всё, что уже существует. Может ли эта альтернатива повлиять на вашу финансовую оценку или успех проекта?

Превратите обоснование в план действий

В заключительном разделе своего экономического обоснования изложите, как вы будете превращать его в реализуемый проект. Этот раздел должен отвечать на следующие вопросы:

• Как будут приниматься решения? Кто отвечает за проект? Кто является спонсором проекта? Если вы ещё этого не сделали, подумайте о создании матрицы RACI, чтобы распределить обязанности в рамках проекта.

• Как будет измеряться прогресс и какова будет отчётность? Уведомлять обо всех изменениях в проекте нужно далеко не каждое заинтересованное лицо. Определите ключевые пункты своего плана по обмену информацией о проекте, а также способы публикации обновлений статуса проекта.

• Дальнейшие действия? Если руководство одобрит это экономическое обоснование, то каковы будут ваши дальнейшие шаги?

Претворите своё экономическое обоснование в жизнь

Вы создали убедительное экономическое обоснование, и оно было утверждено — поздравляем! Следующий шаг — претворить его в жизнь. Запуск крупномасштабных изменений может вызывать страх, и реализация вашего бизнес-проекта не исключение.

Если вы ещё этого не сделали, обзаведитесь средством управления проектами в том месте, где вы организуете свою новую инициативу и управляете ей. У вас появится центральный источник достоверной информации о том, кто какую работу выполняет и к какому сроку, поэтому вы сможете делиться обновлениями статуса и держать в курсе заинтересованных лиц. Это позволит превратить отличное экономическое обоснование в успешный проект.