Uw gids om aan de slag te gaan met project-portfoliobeheer

Als u verschillende initiatieven beheer in meerdere teams en afdelingen, weet u hoe moeilijk het kan zijn om duidelijkheid te krijgen en die te delen. Projectbeheertools bieden een manier om het werk voor één initiatief te organiseren en uit te voeren. Maar om duidelijkheid te krijgen over teams en afdelingen heen, hebt u project-portfoliobeheer nodig.

Wat is project-portfoliobeheer?

Project-portfoliobeheer (oftewel Project Portfolio Management, PPM) is het gecentraliseerde beheer van meerdere projecten. Met project-portfoliobeheer krijgt u zichtbaarheid over projecten en initiatieven om het dagelijkse werk van uw team te verbinden met de organisatiestrategie van uw bedrijf. Tools voor project-portfoliobeheer helpen u van strategie tot uitvoering, om uw business-professionals te volgen en het grote geheel te zien.

Project-portfoliobeheer en projectbeheer: wat is het verschil?

Als u bekend bent met projectbeheer, weet u dat het een geweldige manier is om uw werk te plannen, te beheren en uit te voeren. Projectbeheer kan uw team helpen overeenkomen wie wat doet en tegen wanneer en de teamsamenwerking bij een specifiek initiatief verbeteren. PPM, daarentegen, helpt u om meerdere projecten en grootschalige initiatieven te beheren.

Zowel projectbeheer als project-portfoliobeheer zijn subsets van werkbeheer. Dit is een systematische aanpak om het werk in uw hele organisatie te coördineren - van projecten en lopende processen tot routinetaken - om duidelijkheid te scheppen. Project-portfoliobeheer kan u helpen in de volgende gevallen:

• U hebt een manier nodig om de vele projecten en prioriteiten van uw team te organiseren en te volgen.

• Belanghebbenden in het dagelijks bestuur hebben een gemakkelijke manier nodig om de voortgang van verschillende initiatieven te visualiseren.

• U hebt een duidelijkere manier nodig om het dagelijkse werk aan de strategische doelstellingen te koppelen.

Rollen & verantwoordelijkheden in project-portfoliobeheer

Net als bij projectbeheer zijn er enkele belangrijke rollen en verantwoordelijkheden in project-portfoliobeheer. Met die rollen kunt u ervoor zorgen dat iedereen niet alleen zijn eigen verantwoordelijkheid binnen het projectteam begrijpt, maar ook wat de verantwoordelijkheden van alle andere teamleden zijn.

De project-portfoliomanager

Zoals u wellicht al verwacht, is de projectportfoliomanager de persoon die de projectportfolio samenstelt en beheert. Als projectportfoliomanager bent u misschien niet de projectmanager voor elk project in uw portfolio, maar is het wel uw taak om ervoor te zorgen dat de projecten in uw portfolio up-to-date zijn en relevante, recente statusupdates hebben. Plan regelmatig contact met de individuele projectmanagers, om zo een cadans te ontwikkelen voor de rapportage van de projectstatus.

De belanghebbenden in het hoger management

Belanghebbenden in het hoger management zijn alle teamleden of leidinggevenden van het bedrijf die een overzicht op hoog niveau nodig hebben van wat er gebeurt met de initiatieven van de portfolio. Als u bijvoorbeeld een team binnen de marketingafdeling leidt, kan de CMO of het hoofd van de marketingafdeling een belanghebbende, voor uw portfolio, in het hoger management zijn.

De programmamanager

Een programmamanager heeft een soortgelijke rol als een project-portfoliomanager. Het belangrijkste verschil tussen de twee rollen en managementtechnieken is dat een programmamanager belast is met onderling samenhangende projecten. Bij een project-portfoliomanager is dat niet altijd het geval. Een programmamanager zou bijvoorbeeld meerdere projecten kunnen beheren die verband houden met de marketing van een bepaald product, terwijl een project-portfoliomanager meerdere projecten binnen de marketingafdeling kan beheren, die misschien niet direct met elkaar verbonden zijn.

De projectmanager

Ja, er zijn nog steeds projectmanagers in project-portfoliobeheer! Projectmanagers kunnen verantwoordelijk zijn voor afzonderlijke projecten binnen de grotere portfolio. Afhankelijk van de omvang en de reikwijdte van de portfolio, kunnen sommige projecten ook beheerd worden door de project-portfoliomanager.

De leden van het projectteam

Iedereen die aan de projecten in de portfolio werkt, maakt deel uit van het projectteam. Uw projectteam bestaan uit leden met verschillende functies uit verschillende afdelingen van uw bedrijf of het kunnen traditionele teamleden zijn. Het belangrijkste verschil tussen een "projectteam" en een "team" is dat een projectteam een groep is die voor de duur van een project samenwerkt en daarna weer uiteenvalt.

De voordelen van project-portfoliobeheer

Project-portfoliobeheer helpt u en de relevante projectbelanghebbenden een overzicht in vogelvlucht te krijgen van grootschalige projecten en initiatieven. Wanneer project-portfoliobeheer correct gebruikt wordt, kan het u helpen het grote geheel te zien en betere strategische beslissingen te nemen. Teams die tools voor project-portfoliobeheer gebruiken, profiteren van:

• Verhoogde zichtbaarheid

• Meer afstemming

• Holistische planning op hoog niveau

• Inzicht in één oogopslag

• Meer tijd voor creatief en strategisch werk

• Projectvoortgang in realtime

• Snellere besluitvorming

Om van project-portfoliobeheer te profiteren, hebt u een goede tool voor project-portfoliobeheer nodig

Het beheer van uw projectportfolio maakt deel uit van een groter werksysteem: het beheer van uw werk. Om project-portfoliobeheer-software doeltreffend te gebruiken, hebt u een tool nodig die u helpt uw strategie aan uw dagelijks werk te koppelen, al uw werk in vogelvlucht te bekijken, en in realtime op de hoogte te blijven. Er zijn drie onmisbare functies van project-portfoliobeheer-software:

Realtime projectstatus-updates

Een belangrijke waarde van project-portfoliobeheer is de mogelijkheid om een totaalbeeld te krijgen van de voortgang van elk project binnen de portfolio. Om dat te doen, moet uw tool voor project-portfoliobeheer rapportage-functies bieden op zowel project- als portfolioniveau. Op die manier kunnen de belanghebbenden in het hoger management in één oogopslag inzicht krijgen op portfolioniveau, en vervolgens doorklikken naar eventuele projectspecifieke statusupdates waar nodig.

Tijdlijn & bijhouden van afhankelijkheden

Aangezien een portfolio uit vele complexe projecten bestaat, moet u ervoor zorgen dat uw software voor project-portfoliobeheer een manier biedt om de tijdlijn van alle projecten in uw portfolio te bekijken, en de eventuele afhankelijkheden daarin. Met een Gantt-grafiekachtige weergave kunt u belangrijke mijlpalen en datums voor elk project identificeren, en ervoor zorgen dat alles vlot verloopt.

Werkbelastingbeheer

Werkbelastingbeheer kan u helpen bij het ontwikkelen en volgen van uw middelenbeheerplan. Met tools voor het beheer van werkbelastingbeheer hebt u een duidelijk idee van de verantwoordelijkheden en de deliverables die uw projectteam heeft voor alle projecten in de portfolio. Voordat u wijzigingen aanbrengt in de verdeling van uw middelen, kunt u zo zien wie bandbreedte heeft en wie van het team tegen een burn-out aanzit.

Processen en beste praktijken voor project-portfoliobeheer

Project-portfoliobeheer werkt het best wanneer u een bijgewerkte, realtime portfolio bijhoudt. Als project-portfoliomanager is het uw taak om de individuele projectmanagers regelmatig te controleren en ervoor te zorgen dat hun projecten accuraat zijn. Op die manier kunnen u, en alle belanghebbenden in het hoger management, risicoprojecten of ontsporende projecten opsporen en bijsturen, terwijl u ervoor zorgt dat de projecten die op schema liggen, nauwkeurig afgestemd zijn op de strategische doelstellingen van uw bedrijf.

Om met project-portfoliobeheer aan de slag te gaan, volgt u deze vijf eenvoudige stappen:

Stap 1: Stem uw portfolio af op de bedrijfsdoelstellingen

Project-portfoliobeheer kan u helpen uw dagelijkse werk aan strategische doelen te koppelen. Om dit zo doeltreffend mogelijk te doen, moet u wel weten aan wélke strategische doelen u koppelt. Als uw bedrijf jaarlijkse of driemaandelijkse doelen heeft, kan het zijn dat u verschillende doelen hebt, van doelen inzake inkomsten tot doelen inzake vermindering van het verloop. Verduidelijk aan welke strategische doelen of OKR's uw portfolio bijdraagt, en hoe.

Stap 2: Voeg projecten toe

Uw portfolio moet alle relevante projecten bevatten. Zorg ervoor dat u de juiste projecten toevoegt, en prioriteer ze in volgorde van belang, indien van toepassing. Neem als manager van de project-portfolio de tijd om met de individuele projectleiders af te stemmen hoe elk project in de portfolio met uw strategische doelstellingen samenhangt. Zorg er ten slotte voor dat er geen verwante projecten zijn die u niet in uw portfolio hebt opgenomen.

Stap 3: Deel uw portfolio met belanghebbenden in het hoger management.

Een portfolio is een hulpmiddel om u te helpen uw projectmanagers op één lijn te krijgen en betere prioriteiten te stellen voor projectwerk. Het is ook een manier voor belanghebbenden in het hoger management om een overzicht te krijgen van initiatieven in uw hele afdeling. Zorg ervoor dat zij gemakkelijk toegang hebben tot uw software voor project-portfoliobeheer. Wanneer leidinggevenden in realtime inzicht krijgen in de voortgang van projecten, kunnen ze betere beslissingen nemen.

Stap 4: Ontvang project-updates in real time

Zorg ervoor dat uw projectleiders regelmatig hun individuele projecten bijwerken. Op die manier wordt uw portfolio als het ware het controlecentrum van uw team voor al uw initiatieven. U kunt die op één plaats zien, zodat u de afhankelijkheden beter kunt visualiseren, nieuwe projectkansen kunt identificeren, en projecten die gevaar lopen kunt helpen.

Stap 5: Gebruik uw portfolio voor middelenbeheer

Een portfolio helpt u en de belangrijkste belanghebbenden niet alleen om op de hoogte te blijven van de voortgang van het project, het is ook een krachtig hulpmiddel voor middelenbeheer. In de planningsfase van elk project zult u waarschijnlijk een middelenbeheerplan gemaakt hebben. Maar als u vanuit uw portfolioperspectief een project ziet ontsporen, kunt u de beschikbare middelen over de projecten herverdelen om dat probleem aan te pakken. Zorg ervoor dat uw PPM-tool werkbelastingbeheersoftware biedt om de toewijzing en herverdeling van middelen beter te kunnen zien.

Zie het grote geheel met project-portfoliobeheer

Project-portfoliobeheer is de beste manier om met uw team samen te werken. U krijgt een vogelperspectief van al uw initiatieven op één plaats, zodat u de juiste gegevens op de juiste plaats kunt volgen.

Klaar om project-portfoliobeheer te proberen? Vind hier meer informatie over Portfolio's van Asana om u te helpen moeiteloos al uw initiatieven op één plaats te verbinden.