De ultieme handleiding voor programmabeheer

Meerdere projecten beheren kan aanvoelen alsof u jongleert met verschillende ballen die op het punt staan op de grond te vallen. Om de ballen in de lucht te houden, moet u het grote geheel zien van de verschillende initiatieven die van elkaar afhankelijk zijn, terwijl u ook het werk van elk afzonderlijk project moet beheren.Projectbeheer kan u helpen de afstemming en helderheid binnen uw team te vergroten om de stress van het beheren van meerdere projecten te verminderen, maar als de projecten die u beheert met elkaar verbonden zijn, is er een betere manier: programmabeheer.

Als het goed gedaan wordt, kan programmabeheer u helpen bij het prioriteren en beheren van soortgelijke initiatieven. In deze handleiding behandelen we alles wat u moet weten over programmabeheer, zodat u er vandaag nog mee kunt beginnen.

Wat is programmabeheer?

Programmabeheer is het gelijktijdige beheer van meerdere verwante projecten. Als programmabeheerder helpt u bij de ontwikkeling van een middelenbeheerplan voor het hele programma en leidt u de onderling verbonden projecten binnen het programma naar succes. Programmabeheerders stemmen ook projectdoelstellingen af op grotere bedrijfsdoelen.

Als dit u bekend in de oren klinkt, dan bent u misschien al bezig met het implementeren van programmabeheerprocessen, in plaats van projectbeheer. Maar als u niet goed weet hoe programmabeheer in uw huidige proces past, dan kunt u hier zien hoe het zich verhoudt tot andere, soortgelijke methodologieën:

Programmabeheer vs. projectbeheer

Een project is een verzameling taken waarmee een bepaald doel wordt bereikt. Projectbeheer is het proces van plannen, beheren en uitvoeren van het werk van uw team. Projectbeheersoftware helpt teams daarbij door meer duidelijkheid te scheppen en de samenwerking binnen het team te verbeteren.

Een programma daarentegen is een groep projecten die strategische bedrijfsdoelen verwezenlijken. Alle nieuwe functies die uw bedrijf in een kwartaal lanceert, kunnen als een programma worden beschouwd, ook al zou elke functie waarschijnlijk een eigen project hebben. Programmabeheer is het proces van het beheren van onderling afhankelijke initiatieven op langere termijn, die in overeenstemming zijn met de bedrijfsdoelen. Het programma zal een aantal onderling verbonden projecten omvatten, die elk een projectbeheerder kunnen hebben. Meer informatie over een programmabeheerder vs. projectbeheerder.

Programmabeheer vs. projectportfoliebeheer

Programmabeheer en projectportfoliobeheer lijken erg op elkaar. Het verschil zit hem in de soorten projecten die beheerd worden. Bij programmabeheer zijn de projecten binnen het programma met elkaar verbonden en vaak van elkaar afhankelijk. Een programma kan bijvoorbeeld een verzameling zijn van alle marketingcampagnes om nieuwe functies te promoten die in de loop van het jaar gelanceerd zullen worden, of zelfs een subsidiebeheerplan voor non-profitorganisaties. Al deze functies zijn met elkaar verbonden, dus zouden ze onder programmabeheer vallen, in plaats van projectportfoliobeheer. Aan de andere kant kan een portfolio alle marketinginitiatieven binnen een kwartaal of een jaar zijn, of ze nu verbonden zijn of niet. Projectportfoliobeheersoftware is de tool die teams gebruiken om die projecten bij te houden en inzichten te delen met belanghebbenden.

Programmabeheer vs. productbeheer

Productbeheer is de ontwikkeling van nieuwe producten binnen een bedrijf. Een productbeheerder is een teamleider die verantwoordelijk is voor het begeleiden van het succes van een product - van het verzamelen van gebruikersinput tot een succesvolle productlancering.

Een programma kan ook elk soort initiatief omvatten, met inbegrip van een nieuw product. U zou een programma kunnen maken om uw productontwikkelingsproces voor het aankomende jaar te beheren. De afzonderlijke projecten voor productontwikkeling zouden hun eigen productbeheerder hebben, maar het hele programma zou onder toezicht staan van een programmabeheerder.

Programmabeheer vs. werkbeheer

Programmabeheer, zoals de vijf fasen van projectbeheer en projectportfoliobeheer, zijn subsets van werkbeheer. Werkbeheer is een systemische aanpak voor het orkestreren van de workflows van een organisatie - of dat nu een project is, een lopend proces, of routinetaken - om de teams de helderheid te geven die ze nodig hebben om hun doelen te bereiken. Werkbeheer richt zich op het coördineren van mensen, werk en teams op alle niveaus van een organisatie om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die hij nodig heeft. Met werkbeheersoftware kunt u plannen, projecten en processen in uw hele organisatie coördineren.

Rollen en verantwoordelijkheden in programmabeheer

Er zijn een hele reeks rollen en acroniemen binnen het programmabeheerproces. Als u een nieuw programmabeheerproces voor uw organisatie ontwikkelt, hoeft u misschien niet elk van deze rollen en verantwoordelijkheden te gebruiken, maar het is wel belangrijk te weten wat ze zijn en wat elke rol in het programma inbrengt.

De programmabeheerder

Een programmabeheerder heeft de leiding over een groep verwante projecten. Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een programmabeheerder is ervoor zorgen dat de initiatieven van het programma in overeenstemming zijn met de bedrijfsdoelen. De programmabeheerder moet regelmatig de voortgang van de projecten binnen zijn programma controleren, om te bevestigen dat ze nog steeds in overeenstemming zijn met de strategische en bedrijfsdoelen.

Een succesvolle programmabeheerder zal ook:

• Steun krijgen van de directie voor het programma

• De verwachtingen boven en onder hen beheren

• Een samenhangende besluitvorming in het programma brengen

• Een plan voor het beheer van middelen bouwen in het hele programma

• Risico's mitigeren en inspelen op kansen door een risicoregister te maken.

Veelgestelde vragen: Heb ik een certificaat nodig om programmabeheerder te worden?

Er zijn verschillende certificeringen voor programmabeheerders beschikbaar, waarvan de meest prominente die van het Project Management Institute (PMI) programmabeheerdercertificering is. Programmabeheercertificeringen zijn echter geen vereiste om als programmabeheerder beschouwd te worden.

Degenen die besluiten zich te laten certificeren als programmabeheerder doen dat om aan te tonen dat ze serieus zijn en geïnvesteerd hebben in programmabeheer als loopbaan. Een certificering als programmabeheerder kan ook uw salarismogelijkheden of aanwervingsmogelijkheden voor aan programmabeheerder gerelateerde functies verhogen.

Sponsor of sponsorgroep

De sponsor is het hoogste lid van de programma-organisatie. Het is de verantwoordelijkheid van de sponsor om de belangrijkste elementen van het programma goed te keuren en te autoriseren, zoals de financiering, deliverables en eventuele relevante business cases. De sponsor moet ook het programma steunen en helpen om de steun van de directie te krijgen. Tenslotte zal de sponsor de Senior Responsible Owner (SRO) aanstellen.

Senior Responsible Owner (SRO)

De SRO wordt aangesteld door de sponsor. Het is de taak van de Senior Responsible Owner om beslissingen te nemen namens de sponsorgroep. De SRO is er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat het programma zijn programmadoelstellingen haalt. Hoewel de sponsor de belangrijkste financiën, zoals het programmabudget, goedkeurt, is het de verantwoordelijkheid van de SRO om het geld te halen uit de verschillende teambudgetten of uit het financiële team van hun bedrijf.

Bovendien zal de Senior Responsible Owner nauw samenwerken met de programmabeheerder om ervoor te zorgen dat het programma strategisch afgestemd is op de bedrijfsdoelstellingen. Hoewel de programmabeheerder verantwoordelijk is voor het tot leven brengen van het programma, is de SRO verantwoordelijk voor de strategische afstemming tussen het programma en de senior belanghebbenden van de organisatie.

Business Change Manager (BCM)

De BCM is in de eerste plaats verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het plan voor de verwezenlijking van de voordelen. Dat is het proces dat ervoor moet zorgen dat het programma meetbare waarde aan de organisatie toevoegt. De programmabeheerder zal met de SRO samenwerken om de resultaten van het programma te definiëren en te bereiken, maar het is de verantwoordelijkheid van de BCM om ervoor te zorgen dat die resultaten ook gebruikt worden.

4 voordelen van programmabeheer

Als u al meerdere projecten beheert, vraagt u zich misschien af of er echt zo'n groot verschil is tussen wat ik nu al doe en programmabeheer? Het antwoord is: dat kan! Hoewel niet elk team het nodig heeft, zijn er vier belangrijke voordelen van programmabeheer.

1. Verbind projecten met strategische bedrijfsdoelen

Programmabeheer en de bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden kunnen uw team helpen om verwante projecten te koppelen aan strategische bedrijfsdoelen. Naast het coördineren van meerdere projecten binnen het programma, heeft de programmabeheerder ook een totaalbeeld, een holistische kijk op de projecten binnen het programma. Als programmabeheerder kunt u de doelstelling van elk project koppelen aan de doelstelling van het programma, en er dan voor zorgen dat de doelstellingen van het programma nauw aansluiten bij uw bedrijfsdoelen en OKR's.

2. Geef de onderlinge afhankelijkheden van projecten weer

Omdat de programmabeheerder de leiding heeft over verschillende verwante projecten, kan het gemakkelijker zijn om de onderlinge afhankelijkheden van projecten te visualiseren, en eventuele problemen te sorteren. Als u verschillende projecten beheert, kunnen er onderlinge afhankelijkheden zijn, maar die zijn moeilijk te visualiseren als u elk project afzonderlijk bekijkt. Als programmabeheerder houdt u niet alleen uw ogen op de prijs gericht - in dit geval de strategische bedrijfsdoelen - maar hebt u ook uw oren op de grond. Programmabeheer is de beste manier om het werk tussen verwante projecten in realtime te coördineren.

3. Vereenvoudiging van de toewijzing van middelen

Naast het visualiseren en beheren van de onderlinge afhankelijkheden van projecten, kan de programmabeheerder ook helpen bij het vereenvoudigen en stroomlijnen van de toewijzing van middelen. Omdat ze inzicht hebben in alle projecten binnen het programma en hoe die projecten met elkaar samenhangen, kunnen ze het best zien welk project welke middelen nodig heeft - of het nu gaat om de tijd van een werknemer, een verhoging van het budget, een nieuwe tool of software.

Omdat het werk op programmaniveau gefinancierd wordt, kunnen de programmabeheerder en de SRO samenwerken om zo goed mogelijk vast te stellen welke middelen nodig zijn voor elk project. Als een projectteam zijn doelen eerder haalt dan gepland, kan de programmabeheerder de projectmiddelen herverdelen om ervoor te zorgen dat elk project binnen het programma zijn doelen haalt.

4. Afstemmen op risico's en kansen

Zoals u zich kunt voorstellen, kunt u zowel de risico's als de kansen uitvergroten door het aantal projecten. Maar omdat de programmabeheerder een totaalbeeld heeft van alle projecten binnen een programma, kan hij/zij risico's beter voorkomen en kansen beter benutten.

Eén element van projectrisicobeheer is bijvoorbeeld de toewijzing van middelen, en ervoor zorgen dat elk projectteam evenwichtig en goed bemand is. Op programmaniveau kunt u naar behoefte middelen toewijzen en herverdelen, om het risico te verkleinen dat een project te weinig personeel heeft, over het budget heen gaat, of niet op schema ligt.

Aan de andere kant, omdat de programmabeheerder weet hoe het programma van invloed is op en bijdraagt tot strategische bedrijfsdoelen, kan hij nieuwe mogelijkheden ontdekken, zoals het verlengen van de einddatum van een project of het wijzigen van het projectplan om een extra deliverable te halen.

Hoe Discovery Digital Studios een overzicht op hoog niveau houdt van complexe processen met Asana

Discovery Inc. is de mediagigant achter bekende amusementsnetwerken als TLC, Animal Planet, en Food Network. Hun Digital Studios content-teams maken duizenden video's per maand voor sociale media platforms en consumenten apps.

Mike Singer, Director Content Operations, en zijn team hielden de productie van inhoud bij met behulp van spreadsheets en e-mailconversaties. Mike had een gedeeld platform nodig dat een overzicht kon geven van alle inhoud die in een keer in ontwikkeling was, terwijl het ook de last-minute details van het productieproces voor elke video kon vastleggen, samen met de status ervan. Kortom, hij had een programmabeheertool zoals Asana nodig. Met de aanpasbare workflows van Asana zouden ze complexe inhoudsprocessen kunnen definiëren, belanghebbenden een eenvoudig beeld kunnen geven van de output van het hele team, en individuele medewerkers en externe teams met elkaar in contact brengen en op de hoogte houden.

We hadden een half dozijn workflows die we apart moesten bijhouden. Het was fantastisch ze in Asana te kunnen samenvoegen om te zien hoe ze in elkaar grijpen. Zo zagen we afhankelijkheden die in een spreadsheet niet zouden opvallen.”

De content-teams van Discovery gebruiken ook Portfolio's om een overzicht in vogelvlucht te krijgen van een specifieke groep actieve producties. Ze kunnen bijvoorbeeld een nieuw portfolio maken om een programma van kooklesprojecten voor de Food Network Kitchen-app bij te houden en toezicht te houden op de status en go-live-datums van campagneprojecten met verbonden inhoud.

De teams gebruiken ook integraties om Asana met de rest van hun tools te verbinden. Met de Asana voor Outlook-integratie, kunnen ze e-mailactie-items direct vanuit hun inbox in een Asana-taak veranderen. Ze kunnen ook elke e-mail als reactie aan een taak toevoegen, zodat de inbox minder rommelig wordt en belangrijke informatie bewaard blijft. Met de Asana voor Slack-integratie kunnen ze projectupdates zien, reacties toevoegen en nieuwe taken maken zonder het Slack-platform te verlaten. En dankzij de Zapier + Asana-integratie heeft het team tijd bespaard door meer van hun processen te automatiseren.

Dankzij deze zichtbaarheid kan het team nauwkeurig voorspellen hoe lang het werk zal duren. Het helpt hen ook vertragingen in een project op te merken, de knelpunten te diagnosticeren en weer op schema te komen. Het hele team werkt efficiënter omdat alles gecentraliseerd, gestroomlijnd en zichtbaar is.

De frustratie over het niet weten waar informatie was, verdween gewoon. Het was een culturele verschuiving naar stressbestrijding. U kon zien dat de dingen gemakkelijker stroomden.”

Om meer te weten te komen over hoe het team van Discovery Digital Studios Asana gebruikt, leest u de volledige casestudy.

Projecten aan strategie verbinden met programmabeheer

Programmabeheer is een meer holistische benadering van het beheren van meerdere projecten en het afstemmen van die projecten op strategische doelen. Als het beheren van meerdere projecten op een onhandige jongleertruc begint te lijken, probeer dan programmabeheer om een totaalbeeld te krijgen van hoe de projecten met elkaar verbonden zijn.