Projectroutekaarten: wat zijn dat en waarom hebt u ze nodig?

Ervoor zorgen dat een project op de juiste manier begint is essentieel. Of het nu een kortetermijncampagne is zoals het plannen van een virtueel evenement, of een initiatief op langere termijn zoals het uitrollen van een nieuwe IT-tool, het communiceren van uw projectoverzicht op hoog niveau is een belangrijk element van het lanceren van een geweldig project.

Hoe doet u dat? U kunt beginnen met het maken van een projectcontract of business case om goedkeuring te krijgen voor uw project. Zodra u dat hebt gekregen, kunt u een projectplan maken om voor de belangrijkste blauwdrukken voor uw werk te zorgen. Daarna kunt u een kickoff- en brainstormsessie plannen met alle belangrijke belanghebbenden. Afhankelijk van het project kunt u eventueel zelfs een creatieve briefing schetsen. Al deze strategieën kunnen essentiële elementen voor een projectlancering zijn, maar een projectroutekaart is de beste manier om uw projectschema te visualiseren en af te stemmen op de bedrijfsdoelen.

Wat is een projectroutekaart?

Een projectroutekaart is een overzicht op hoog niveau van de deliverables, belangrijkste mijlpalen en algemene projectdoelen. Wanneer u aan een project begint, zou u eerst een projectroutekaart moeten maken. Met uw projectroutekaart als startpunt kunt u andere belangrijke projectplanningsdocumenten maken, zoals een projectplan en een projectschema.

Als u nog nooit een projectroutekaart hebt gemaakt, kan het een beetje verwarrend zijn om de routekaart te onderscheiden van andere projectplanningselementen. Zo verschillen ze van elkaar:

Projectroutekaart versus projectplan

Uw projectroutekaart en uw projectplan hebben veel overeenkomsten. U moet ze beide aan het begin van een project maken en het zijn beide levende documenten in plaats van statische, in steen gebeitelde decreten. Maar in tegenstelling tot uw projectplan moet uw projectroutekaart uitsluitend gericht zijn op een overzicht op hoog niveau. Zorg er tijdens het maken van uw projectroutekaart voor dat u niet teveel details opneemt, want dit zou de focus van het document verminderen. De routekaart biedt een vogelperspectief, geen stapsgewijze instructies.

Voor het maken van een goed projectplan wilt u dieper ingaan op sommige van de details. Het omvat bijvoorbeeld de tijdlijn van het project, het budget, de rol van iedere individuele belanghebbenden en eventuele cijfers waarmee u het succes van uw project kunt meten.

Projectroutekaart versus productroutekaart

Een productroutekaart is de visie van uw productteam voor de functies die u binnen een bepaalde tijdsperiode gaat lanceren. Uw productroutekaart is de enige bron van waarheid voor deze lanceringen voor uw team. Deze routekaart omvat meestal genuanceerde details zoals de prioriteit of reikwijdte van de lancering, alle technische of productbelanghebbenden die er bij betrokken zijn, en de marketingstuklijst - om er maar een paar te noemen.

Ondanks dat de namen op elkaar lijken, is een projectroutekaart iets totaal anders. Elk project, niet alleen een project voor het lanceren van een product, kan en moet een projectroutekaart hebben. Het is bijvoorbeeld aan te raden een projectroutekaart te maken voor een virtueel evenement dat uw team plant, of voor een aankomend project dat uw IT-team aan het uitrollen is. In beide gevallen biedt uw routekaart het overzicht voor uw projectdoelen en hoe u deze gaat bereiken.

Projectroutekaart versus Gantt-grafiek

Een Gantt-grafiek is een visuele weergave van een project. De grafiek ziet eruit als een tijdlijn en gebruikt een horizontale balk om taken en deliverables weer te geven. Teams kiezen er vaak voor hun projectroutekaarten in de vorm van Gant-grafieken in tijdlijnweergave te bouwen en gebruiken dan het horizontale staafdiagram-element binnen de Gantt-grafiek om initiatieven op hoog niveau weer te geven in de tijd.

Gantt-grafieken bieden echter ook buiten projectroutekaarten veel functionaliteit. Met Gantt-grafieken kunt u eenvoudig de relaties en afhankelijkheden tussen taken visualiseren. Ze bieden ook in een oogopslag inzicht in hoe de delen van uw project in elkaar grijpen en of er belangrijke mijlpalen voor de deur staan.

Als u van plan bent om uw projectroutekaart als een Gantt-grafiek te bouwen, moet u een tool kiezen die verschillende manieren biedt om werk weer te geven en de mogelijkheid geeft om tussen weergaven te schakelen- niet alleen als tijdlijn, maar ook als kanbanbord, takenlijst en agenda. Op deze manier kunt u niet alleen een effectieve projectroutekaart maken, maar hebben ook uw belanghebbenden de mogelijkheid het werk in de weergave te zien die voor hen het beste werkt.

De voordelen van een projectroutekaart

Als u nog nooit eerder een projectroutekaart hebt gemaakt, dan vraagt u zich misschien af of het echt nodig is. En hoewel niet elk project een projectroutekaart nodig heeft (hierover later meer), is een projectroutekaart wel de beste manier om doelen met uw belanghebbenden te communiceren wanneer uw project tijdgebonden is. Er zijn drie belangrijke voordelen verbonden aan het maken van een projectroutekaart voorafgaande aan de kickoff-vergadering.

1. Zet uw projectdoelstellingen uiteen

Het belangrijkste doel van een projectroutekaart is het vastleggen van de doelstellingen van uw project voordat u een kickoff-vergadering plant en voordat u uw projectplan opstelt. Uw routekaart zou u een idee moeten geven van waar u bent en waar u uiteindelijk wilt geraken. Ondanks het feit dat het niet veel details zal bevatten over hoe u er komt, helpt het in een vroege fase duidelijkheid te krijgen over de projectdoelstellingen en uw doelen te bereiken.

Stelt u zich bijvoorbeeld voor dat u een projectroutekaart maakt voor uw agenda voor sociale media-inhoud. U weet waar u bent, u weet hoeveel volgers u hebt en hoe groot de mate van betrokkenheid van uw publiek is. Uw projectroutekaart helpt u te definiëren waar u wilt geraken en wanneer. Misschien wilt u uw aantal volgers op Instagram in de komende 6 maanden verdubbelen. Of u wilt dat het engagement het komende jaar 2 keer verdubbelen. Wat uw plan ook is, uw projectroutekaart kan u en uw belanghebbenden helpen het grote geheel te zien.

2. Zorg voor betrokkenheid bij de deliverables van uw project

Als onderdeel van het maken van uw projectroutekaart stelt u vast welke deliverables belangrijk zijn voor dit project. Het vaststellen van deze deliverables voor de kickoff-vergadering kan u helpen bepalen wie u voor uw vergadering moet uitnodigen. Het kan ook helpen uw belanghebbenden een beter overzicht van het project te geven en, uiteindelijk, hun inzet te verwerven.

Laten we zeggen dat u een projectroutekaart maakt voor een project voor het bijhouden van klantfeedback. Uw routekaart biedt het overzicht, legt uit hoe het proces voor het bijhouden van klantfeedback op dit moment werkt, en hoe uw project dit tijdens het volgen van de routekaart zal verbeteren. Uw projectroutekaart helpt u echter ook duidelijk te maken welke deliverables uw project aan het eind van het project zou moeten opleveren. Misschien werkt u aan het maken van een sorteerbaar en doorzoekbaar gegevensbestand van alle klantfeedback. Of misschien wilt u op z'n minst 100 keer feedback van klanten hebben gekregen aan het eind van het boekjaar. Het beschikken over deze duidelijk gedefinieerde deliverables is van essentieel belang.

3. Beheer de verwachtingen van belanghebbenden

Overzicht: check. Deliverables: check. Als laatste maakt u uw projectroutekaart om belangrijke informatie te delen met uw belanghebbenden en hun inzet te verwerven voor uw deliverables, mijlpalen en projectschema. Wanneer u al deze informatie bij de hand hebt tijdens uw kickoff-vergadering, kunt u de belanghebbenden van uw project een overzicht op hoog niveau geven van uw projectscope en het tijdsbestek.

Stel u voor dat u een projectroutekaart maakt voor een nieuwe marketingcampagne. Tijdens de kickoff-vergadering kunnen cross-functionele belanghebbenden hun eigen ideeën hebben over de richting van het project en de deliverables die ze verwachten. Maar, in plaats van tijdens de kickoff-vergadering een brainstormsessie te beginnen, biedt u nu een duidelijk plan met de belangrijkste mijlpalen en projectdoelen. Op deze manier beheert u de verwachtingen van de belanghebbenden gelijk vanaf het begin en zorgt u er voor dat uw project zo succesvol mogelijk zal zijn.

Voorbeelden van projectroutekaarten

Er is niet één manier om een projectroutekaart te maken, u moet uw routekaart zo vormgeven dat het uw werk op de beste manier visueel weergeeft. Hier vindt u twee voorbeelden die u op weg kunnen helpen.

Projectroutekaart voor een virtueel evenement

Routekaart voor een IT-project

Deze projectroutekaart legt meerdere "zwembanen" vast. In dit geval plant de IT-afdeling drie grote initiatieven in het vierde kwartaal, elk met een apart overzicht en eigen doelen. Maar omdat elke medewerker van de IT-afdeling aan al deze drie initiatieven zal werken, kan het praktisch zijn om de routekaart op één centrale plek weer te geven. Op deze manier heeft het IT-team een centrale bron van waarheid voor alle drie de aankomende initiatieven.

Een projectroutekaart maken

Om een goede projectroutekaart te maken, hebt u een manier nodig om uw projecttijdlijn, deliverables en schema weer te geven. Samengevoegd vormen deze elementen uw projectroutekaart: een overzicht op hoog niveau van wat er wanneer gebeurt, en (in grote lijnen) bij welke initiatieven de medewerkers en belanghebbenden van uw project betrokken zullen zijn. Het maken van een projectroutekaart bestaat uit vier elementen:

1. Schets het projectschema. Wanneer moet uw project beginnen? Wanneer zal het eindigen? Wanneer u begint met een projectschema kan dit bijdragen tot het waarborgen van een redelijke tijdlijn voor uw deliverables en mijlpalen.

2. Definieer deliverables en mijlpalen. Welke deliverables zullen voltooid zijn aan het einde van het project? Zijn er specifieke datums of projectmijlpalen waar rekening mee moet worden gehouden?

3. Verduidelijk alle potentiële risico's. Zijn er risico's waar uw team rekening mee moet houden? Welke potentiële blokkades kunnen een succesvolle voltooiing van het project in de weg staan?

4. Betrek de belanghebbenden van het project. Deel uw projectroutekaart om de steun van relevante belanghebbenden te verwerven.

De beste manier om uw projectroutekaart te maken en te delen is met een werkbeheertool zoals Asana. Met Asana beschikken uw belanghebbenden over een centrale bron van waarheid. Ze kunnen een overzicht in vogelperspectief krijgen, en niet alleen van uw routekaart. Door een centrale bron van waarheid te delen, is uw team het best uitgerust om taken te plannen, te beheren en uit te voeren.

Heeft elk project een routekaart nodig?

Niet elk project heeft een projectroutekaart nodig. Wanneer uw project maar een beperkte scope heeft, bijvoorbeeld een agenda voor het bijhouden van blogs voor de volgende maand, of een initiatief voor het oplossen van een bug met een lage prioriteit, kan het een beetje overdreven zijn om een projectroutekaart te maken. In dat geval is het nog altijd nuttig om regelmatig contact op te nemen met de belanghebbenden van het project, en u zou nog steeds moeten proberen om uw projectgegevens in een centrale bron van waarheid op te slaan. Maar dwing uzelf niet om een projectroutekaart te maken als dat niet nodig is.

Een GPS voor uw team

Met een effectieve projectroutekaart geeft u uw team een idee van waar u naar op weg bent, hoe u daar wilt komen en wie er met u meereist. Uw routekaart is het begin van de rest van uw projectplanning en het maken van een krachtige routekaart is een geweldige manier om een gezond project te beginnen.

Bent u klaar om uw eerste projectroutekaart te bouwen? Probeer Asana, toonaangevend in werkbeheer en de beste tool voor uw team.