Handleiding voor het in kaart brengen van processen: definitie, uitleg, en tips

Heeft u wel eens een geweldig idee, maar weet u niet goed waar u moet beginnen? Om uw ideeën tot bloei te zien komen, moet u ze eerst organiseren en een plan bedenken. 

Het in kaart brengen van processen kan helpen bij het organiseren. Het is een visuele voorstelling van de workflow, vergelijkbaar met een werkverdelingsstructuur, en het kan nuttig zijn om u te helpen problemen en verbeterpunten op te sporen.

Het in kaart brengen van processen kan een voordeel zijn wanneer u brainstormings houdt met uw team, beslissingen neemt, of projecten plant. Proceskaarten zijn ook handig voor procesdocumentatie opleiding van nieuwe personeelsleden, en procesverbetering.

Leer hoe u een proces in kaart kunt brengen (met voorbeelden), wat de voordelen hiervan zijn en hoe u een proceskaart kunt maken, om de projectplanning en communicatie voor uw team efficiënter te maken.   

Wat is het in kaart brengen van processen?

Het in kaart brengen van processen is een techniek die gebruikt wordt om workflows en processen te visualiseren. Er wordt een proceskaart gemaakt, ook wel stroomdiagram, processtroomdiagram of workflowdiagram genoemd. 

Het doel van het in kaart brengen van processen is om op een beknopte en duidelijke manier te communiceren hoe een proces werkt. Zo kan elk teamlid gemakkelijk begrijpen hoe een bepaald proces moet worden uitgevoerd, zonder een lange uitleg. Door een proces van begin tot eind in kaart te brengen, kunt u beter begrijpen hoe het hele proces werkt, en inefficiënties opsporen of verbeteringen aanbrengen.

U kunt het in kaart brengen van processen gebruiken om elk soort proces te visualiseren, maar gewoonlijk worden ze gebruikt voor procesanalyse, opleiding, integratie, of procesverbetering. Ze zijn nuttig wanneer u een complex proces moet communiceren, een terugkerend probleem binnen een bepaald proces moet aanpakken, of de verantwoordelijkheden van meerdere teamleden moet coördineren.

Hoe maakt u een proceskaart?

Een proceskaart maken is eenvoudig en kan op papier of met behulp van workflowbeheersoftware en sjablonen. In de onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u een proceskaart vanaf nul kunt maken. 

Stap 1: Bepaal een probleem of een proces om in kaart te brengen

Bepaal eerst het proces dat u in kaart wilt brengen. Is er een inefficiënt proces dat verbeterd moet worden? Een nieuw proces dat u beknopt aan uw team wilt meedelen? Een ingewikkeld proces waar werknemers vaak vragen over hebben? Bepaal wat u in kaart wilt brengen en geef het een naam. 

Stap 2: Maak een lijst van de betrokken activiteiten

Documenteer alle taken die nodig zijn om het proces te voltooien. In dit stadium doet de volgorde er niet toe. Maak een lijst van alle activiteiten die er bij betrokken zijn, en leg vast wie voor elk verantwoordelijk is. 

Het is een goed idee om samen te werken met teamgenoten en andere belanghebbenden die aan het proces zullen deelnemen, zodat u alle vereiste stappen nauwkeurig kunt uitrekenen en kunt bepalen welke mate van detail nodig is. Zorg er ook voor dat u vaststelt waar het proces begint en eindigt, zodat u weet welke taken moeten worden opgenomen om het gewenste resultaat te bereiken.

Stap 3: Schrijf de volgorde van stappen uit

Nu u een lijst van alle activiteiten hebt samengesteld, is de volgende stap deze activiteiten in de juiste volgorde te rangschikken, tot het volledige proces van begin tot eind vertegenwoordigd is. Dit is een goede plaats om te controleren of er hiaten zijn die u in de vorige stap misschien over het hoofd hebt gezien.

Stap 4: Teken een stroomdiagram met symbolen voor het in kaart brengen van processen

Kies het juiste formaat voor het in kaart brengen van processen en teken het proces uit, waarbij u de stappen met symbolen weergeeft. Er zijn ongeveer 30 standaardsymbolen die u kunt gebruiken om de verschillende elementen van een proces weer te geven. We zullen de meest voorkomende later in dit artikel in meer detail behandelen.

Stap 5: Werk de proceskaart uit en deel die met anderen

Als u klaar bent met het tekenen van uw proceskaart, bekijk deze dan met de andere belanghebbenden die bij het proces betrokken zijn, om er zeker van te zijn dat iedereen het begrijpt en het eens is met de manier waarop het proces in kaart is gebracht. Zorg ervoor dat er geen stappen zijn weggelaten en dat er geen overtolligheden of dubbelzinnigheden zijn. 

Stap 6: Analyseer de kaart om verbeterpunten te vinden

Nadat u hebt vastgesteld dat de proceskaart de workflow van het proces nauwkeurig beschrijft, dient uw voltooide proceskaart nu als een instrument dat u kunt analyseren om manieren te ontdekken om het proces te verbeteren. 

Ga met behulp van de feedback van uw team na waar er knelpunten en inefficiënties in het proces zijn. Welke stappen kunnen worden geëlimineerd? Welke taken kunnen efficiënter worden uitgevoerd? Zodra u die verbeterpunten hebt gevonden, onderneemt u actie om ze te verhelpen en werkt u de proceskaart bij om de verbeteringen weer te geven. 

Waarom een proceskaart gebruiken?

Door processen in kaart te brengen, kunt u ideeën concreet maken en processen stroomlijnen door visueel de stappen aan te geven die nodig zijn om een idee uit te voeren. 

Hier volgen enkele manieren waarop het in kaart brengen van processen nuttig kan zijn voor u en uw team:

• Inefficiënties opsporen: Helpt u om knelpunten, leemten en andere problemen te identificeren in een procesflow.

• Ideeën vereenvoudigen: Breek complexe ideeën op in kleinere stappen.

• Vergroot het begrip: Bevorder een goed begrip van een proces.

• Plan voor onvoorziene omstandigheden: Het houdt rekening met onvoorziene omstandigheden en biedt begeleiding bij het oplossen van problemen.

• Delegeer verantwoordelijkheden: Het coördineert verantwoordelijkheden tussen verschillende personen of entiteiten. 

• Maak documentatie: Zorgt voor documentatie van het proces.

• Communiceer duidelijk: Vereenvoudigt de communicatie door een gebruiksvriendelijk, visueel formaat. 

• Neem sneller beslissingen: Maakt snellere besluitvorming mogelijk door snellere communicatie.

• Sta werknemers bij: Verbetert de prestaties en de werktevredenheid van de werknemers.

• Voldoen aan normen: Helpt bedrijven te voldoen aan de normen ISO 9000 en 9001.

Soorten proceskaarten

Proceskaarten zijn er in alle soorten en maten. Ze dienen allemaal hetzelfde doel, maar bepaalde soorten proceskaarten kunnen beter geschikt zijn voor bepaalde projecten. Hier volgen enkele van de meest voorkomende soorten proceskaarten. 

Stroomdiagram

De eenvoudigste vorm van een proceskaart is een basisstroomdiagram. Het basisstroomdiagram gebruikt symbolen om de in- en uitgangen van een proces te illustreren, en de stappen die nodig zijn om het proces te voltooien. 

Basisstroomdiagrammen kunnen gebruikt worden om nieuwe projecten te plannen, de communicatie tussen teamleden te verbeteren, processen te modelleren en te documenteren, problemen in een bestaand proces op te lossen, en workflows te analyseren en te beheren. 

Het beste voor: Laat zien hoe een proces van begin tot eind verloopt, meestal in opeenvolgende volgorde.

Proceskaart op hoog niveau

Een proceskaart op hoog niveau, ook wel top-down kaart of waardeketenkaart genoemd, geeft een overzicht op hoog niveau van een proces. De stappen zijn beperkt tot de essentie van het proces en de kaart bevat een minimum aan details. 

Proceskaarten op hoog niveau kunnen gebruikt worden om bedrijfsprocessen te definiëren en de belangrijkste stappen ervan aan te geven. Deze proceskaarten zijn ook nuttig om processen te bespreken met leidinggevenden of derden die de bijzonderheden van de operatie niet hoeven te kennen. 

Het beste voor: De essentiële stappen van een proces communiceren.

Gedetailleerde proceskaart

In tegenstelling tot de proceskaart op hoog niveau, geeft een gedetailleerde proceskaart alle details van elke stap met subprocessen. Het documenteert de beslissingspunten en de in- en outputs van elke stap. Deze proceskaart geeft het grondigste inzicht in het in kaart gebrachte proces, en is het meest doeltreffend om inefficiënties aan te wijzen, dankzij de grote gedetailleerdheid ervan. 

Het beste voor: Een volledig inzicht geven in een proces, met inbegrip van alle details en onvoorziene omstandigheden.

Zwembaankaart

Een zwembaankaart, ook wel bekend als een cross-functional of deployment flowchart, verdeelt procesactiviteiten in banen zoals wedstrijdbanen in een zwembad, om aan te geven wie voor elke taak verantwoordelijk is. De kaart is verdeeld in kanalen voor elke stakeholder in het proces, en vermeldt elke activiteit in het kanaal van de juiste belanghebbenden. Dit type proceskaart benadrukt de verschillende rollen die bij het proces betrokken zijn en de interactie tussen de belanghebbenden. 

Zwembaankaarten zijn ideaal om werknemers op te leiden in hun rol in een proces en om de verantwoordelijkheid te vergroten. Ze zijn ook nuttig om inefficiënties in het proces op te sporen, zoals vertragingen, overtolligheden, en mogelijke mislukkingen van het proces. 

Het beste voor: Verduidelijking van de rollen van meerdere belanghebbenden in een proces.

Waardestromenkaart

Een waardestromenkaart is een lean-managementhulpmiddel dat het proces visualiseert om een product of dienst bij de klant te brengen. Waardestromenkaarten zijn vaak ingewikkeld en gebruiken een uniek systeem van symbolen om de stroom van informatie en materialen die voor het proces nodig zijn te illustreren. 

Door gegevens te documenteren zoals de cyclustijd en het aantal mensen dat bij elke stap betrokken is, is het in kaart brengen van de waardestroom nuttig om gebieden te identificeren waar overtolligheden kunnen worden verminderd en om mogelijkheden te onthullen voor toekomstige projecten. 

Het beste voor: Het beschrijven van het proces om een product bij een klant te brengen en het documenteren van kwantitatieve gegevens over het proces.

SIPOC-diagram

Het acroniem SIPOC staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (leveranciers, inputs, proces, outputs, klanten). Een SIPOC diagram is niet zozeer een proceskaart als wel een diagram dat de belangrijkste elementen van het proces aangeeft, en dat gemaakt kan worden als een voorbereidende stap voor het maken van een gedetailleerde proceskaart. 

Zoals het acroniem al aangeeft, moet het SIPOC-diagram vijf kolommen bevatten, met daarin de basisstappen van het proces, de outputs van het proces, de klanten, de inputs van het proces, en de leveranciers van elke input. Naast een voorbereiding op een meer gedetailleerde proceskaart, is een SIPOC-diagram ook nuttig om de reikwijdte van complexe processen af te bakenen. 

Het beste voor: Identificeren van de belangrijkste elementen en belanghebbenden in een proces.

Symbolen voor het in kaart brengen van processen

Het in kaart brengen van processen maakt gebruik van symbolen uit de Unified Modeling Language (UML) om de belangrijkste elementen op een proceskaart weer te geven, zoals stappen, beslissingspunten, inputs en outputs en deelnemende teamleden. 

Hier volgen de meest voorkomende symbolen voor het in kaart brengen van processen en hun gebruik:

• Terminator: De ovalen geven het begin en het einde van het proces aan.

• Processtap: Een rechthoek vertegenwoordigt een activiteit of taak in het proces.

• Flow: Pijlen verbinden stappen in het proces en geven de richting van de stroom aan.

• Beslissing: Een ruit illustreert een punt waar een beslissing moet worden genomen, gewoonlijk met "ja" of "nee" opties die zich vanaf dit punt vertakken.

• Vertraging: Een D-vormig symbool (van Delay, vertraging) wijst op een vertraging in het proces.

• Document: Een rechthoek met een golvende onderlijn staat voor een document of informatie die mensen kunnen lezen. Meerdere documenten worden aangegeven met een symbool dat lijkt op meerdere gestapelde golvende rechthoeken.

• Gegevens: Een parallellogram stelt gegevens voor die een input of output van een processtap zijn.

• Handmatige input: Een rechthoek met een schuine bovenlijn geeft een stap aan waarin gegevens handmatig moeten worden ingevoerd.

• Subproces: Een rechthoek met dubbele verticale lijnen duidt op een subproces dat elders voorgedefinieerd is. 

Er zijn een aantal andere symbolen die u ook in uw proceskaart kunt opnemen, maar deze veel voorkomende symbolen zullen het nuttigst zijn, vooral als u juist begint. 

Voorbeeld van een proces in kaart brengen

U kunt een proceskaart maken voor elk soort proces, maar u vraagt zich misschien nog af hoe u dit hulpmiddel op uw team moet toepassen. 

Om u te helpen een beter idee te krijgen van hoe een proceskaart eruit zou kunnen zien, volgt hier een voorbeeld:

Technieken om processen in kaart te brengen

U kunt proceskaarten aanpassen aan uw behoeften en voorkeuren, maar er zijn ook algemene tips om in gedachten te houden bij het in kaart brengen van processen om de doeltreffendheid te maximaliseren. Hier zijn een aantal beste praktijken voor het in kaart brengen van processen om toe te passen als u begint:

Uw proceskaart plannen: 

• Stel de grenzen van het proces vast, zodat alleen de noodzakelijke informatie wordt opgenomen.

• Stel duidelijke doelstellingen voor het proces.

• Breng alleen processen in kaart die een vastgestelde objectieve output hebben.

Opstellen van uw proceskaart:

• Werk achteruit van output naar input.

• Houd subprocessen eenvoudig.

• Vermeld alle nodige details, niet meer en niet minder.

• Gebruik gestandaardiseerde notatie, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.

Bekijk uw proceskaart opnieuw: 

• Krijg feedback van iedereen die bij het proces betrokken is.

• Geef alternatieve routes om aan een voorkeursvoorwaarde te voldoen, indien van toepassing.

• Breng het proces in zijn huidige staat in kaart, niet noodzakelijk in een perfecte of geïdealiseerde staat, en breng van daaruit verbeteringen aan. 

Pas deze tips toe in elke fase van het in kaart brengen van uw processen, zodat u de meest doeltreffende proceskaarten kunt maken.

Stuur projecten in de goede richting met een proceskaart

Het in kaart brengen van processen is een doeltreffend middel om uw processen te documenteren en te verbeteren. Combineer de bovenstaande informatie met deze zeven eenvoudige stappen voor het creëren van een workflow. Met de juiste hulpmiddelen kunt u beginnen met het in kaart brengen en beheren van processen om tot duidelijke communicatie en meer efficiëntie te komen.