Wat is een implementatieplan? 6 stappen om er een te maken

Projecten vergen planning om succesvol te zijn. Zou u een huis bouwen zonder een blauwdruk? Waarschijnlijk niet, want stukken hout in elkaar spijkeren zonder een plan kan tot een ramp leiden. Hetzelfde concept geldt in de bedrijfswereld. Een implementatieplan fungeert als de blauwdruk voor elk gezamenlijk doel. Uw plan moet alles omvatten, van de projectstrategie, tot het budget, tot de lijst van mensen die aan het project werken. 

In deze handleiding bespreken we wat een implementatieplan is en hoe u er een maakt. Deze stappen kunnen u en uw team helpen bij de voorbereiding van zowel grote als kleine projecten.

Wat is het doel van een implementatieplan?

Een implementatieplan is een document waarin de stappen worden beschreven die uw team moet nemen om een gezamenlijk doel of initiatief te verwezenlijken. Implementatieplanning is de tegenhanger van een strategisch plan. Terwijl het strategisch plan in detail beschrijft welke strategieën u zult gebruiken om een bepaald doel te bereiken, is het implementatieplan de stap-voor-stap-handleiding voor hoe die doelen bereikt zullen worden.

Het doel van een implementatieplan is ervoor te zorgen dat uw team een antwoord kan geven op het wie, wat, wanneer, hoe en waarom van een project, voordat het naar de uitvoeringsfase gaat. Eenvoudig gezegd is het het actieplan dat uw strategie omzet in concrete taken.

Een goede manier om te weten of uw implementatieplan doeltreffend is, is het aan iemand van buiten uw team te geven en te zien of die persoon het project in zijn geheel kan begrijpen. Uw implementatieplan mag geen vragen onbeantwoord laten.

Een implementatieplan maken in 6 stappen

Als u wilt dat uw implementatieplan allesomvattend is en uw projectteam ten goede komt, moet u specifieke stappen volgen en de juiste onderdelen opnemen. Gebruik de volgende stappen bij het maken van uw plan om het risico van hiaten in uw strategie te verkleinen.

1. Doelen bepalen

De eerste stap in het implementatieproces is het definiëren van uw doelen. Bepaal wat u hoopt te bereiken wanneer uw project is voltooid, bijvoorbeeld of u een nieuwe marketingklant hoopt te winnen of uw interne inhoudsstrategie wilt vernieuwen. Als u begint met uw projectdoelstellingen in gedachten, kunt u uw projectplan verder uitwerken. 

Tips om te overwegen:

• Stel vragen: Bij het bepalen van uw doelen kunnen u en uw team vragen stellen over uw project, zoals: "Wat willen wij met dit project bereiken? Welke deliverables hopen we te produceren? Wie zijn de belanghebbenden met wie we onze projectdeliverables willen delen?"

• Brainstorm risicoscenario's: Hoewel u later in uw implementatieplan een meer diepgaande risicobeoordeling zult uitvoeren, geeft het in een vroeg stadium brainstormen over potentiële risicoscenario's u een realistischer idee van wat u kunt bereiken. 

2. Onderzoek verrichten

Als u eenmaal een breed idee hebt van de projectdoelen die u wilt bereiken, kunt u die doelen aanscherpen door onderzoek te verrichten, zoals interviews, enquêtes, focusgroepen of observaties. Uw onderzoek moet afkomstig zijn van de belangrijkste deskundigen op uw gebied. Deze deskundigen kunnen teamleden of externe belanghebbenden zijn. De resultaten van uw onderzoek moeten een lijst bevatten van hoe de tijdlijn, het budget en het personeel van uw project eruit kunnen zien.

Tips om te overwegen:

• Samenwerken met behulp van gedeelde tools: Samenwerken is gemakkelijker als u daarvoor de juiste communicatietools hebt. Gebruik een teamsamenwerkingstool om uw projectdoelen te delen en feedback van anderen te krijgen, ongeacht hun locatie. 

3. Breng risico's in kaart

In stap één van uw implementatiestrategie hebt u gebrainstormd over risicoscenario's, en in stap drie brengt u alle potentiële risico's in kaart waarmee u in uw project te maken kunt krijgen. Risico's kunnen van alles zijn, van betaald verlof en vakantie tot budgetbeperkingen en verlies van personeel. 

Een goede manier om uw risico's in kaart te brengen is door gebruik te maken van een risicoregister. Met deze tool kunt u de projectrisico's prioriteren en u er dienovereenkomstig op voorbereiden. U kunt ook een SWOT-analyse uitvoeren, waarmee u eventuele zwakke punten of bedreigingen voor uw project kunt opsporen. 

Tips om te overwegen:

• Wees flexibel en proactief: Risico's in kaart brengen is meer dan alleen een voorbereidingsstrategie. Als u in deze fase van het implementatieplan vermijdbare risico's vaststelt, kunt u maatregelen nemen om die risico's te voorkomen. Dat kan betekenen dat u uw oorspronkelijke projectdoelen moet bijstellen. 

4. Mijlpalen plannen

Het plannen van projectmijlpalen is een belangrijke stap in het planningsproces, omdat deze controlepunten u helpen uw voortgang tijdens de uitvoering bij te houden. Mijlpalen dienen als maatstaven - ze zijn een manier om te meten hoe ver u in uw project gekomen bent en hoe ver u nog te gaan hebt. 

Om de mijlpalen van uw project te visualiseren en uw hele team op schema te houden, gebruikt u een Gantt-grafiek. Met een Gantt-grafiek kunt u uw implementatieschema visueel maken en laten zien hoe lang u denkt dat elke taak zal duren.

Tips om te overwegen:

• Voeg wat speelruimte toe: De dingen gaan niet altijd zoals gepland, ook al doet u alles wat in uw macht ligt om een planning te maken. Door speelruimte aan uw planning toe te voegen, kunt u ervoor zorgen dat uw project op schema blijft, in plaats van strakke mijlpalen aan te houden en ze niet te halen.

• Verduidelijk de afhankelijkheden: Afhankelijkheden zijn taken die afhankelijk zijn van de voltooiing van andere taken. Als u uw afhankelijkheden verduidelijkt, is het gemakkelijker om het project op schema te houden en uw mijlpalen te halen.

5. Verantwoordelijkheden en taken toewijzen

Elk actieplan moet een lijst van verantwoordelijkheden bevatten, met aan elk teamlid een taak toegewezen. Door verantwoordelijkheden toe te wijzen, kunt u de prestaties van elk teamlid beoordelen en de voortgang beter in het oog houden. Het gebruik van een RACI-grafiek kan een doeltreffend projectbeheertool zijn om rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken. 

Het toewijzen van verantwoordelijkheden is iets anders dan het toewijzen van individuele taken. Eén teamlid kan verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de projectbeoordeling, terwijl u drie andere teamleden kunt aanwijzen voor de levering en de communicatie van het project aan verschillende teams ter beoordeling. Wanneer u verantwoordelijkheden en taken toewijst, zorg er dan voor dat u uw verwachtingen duidelijk maakt. 

Tips om te overwegen:

• Communicatie staat centraal: Wanneer u rollen, verantwoordelijkheden of taken toewijst, kunt u het beste meedelen waarom u het ene teamlid boven het andere verkiest. In plaats van de teamleden te laten vragen waarom ze bepaalde rollen hebben, kunt u deze stap in het planningsproces gebruiken als een gelegenheid om de sterke punten van de teamleden te benadrukken.

• Verantwoordelijkheden bijhouden in een gedeelde tool: Een gedeelde tool, zoals projectbeheersoftware, kan de teamleden helderheid geven over wie wat doet en wanneer.

6. Middelen toewijzen

De toewijzing van middelen is een van de beste manieren om risico's te verminderen. Als u kunt plannen welke middelen u voor uw project nodig hebt en ervoor kunt zorgen dat die middelen beschikbaar zullen zijn, vermijdt u het risico dat u halverwege het project zonder middelen komt te zitten. Als u in deze fase van het implementatieproces merkt dat u niet genoeg middelen hebt, kunt u uw project dienovereenkomstig aanpassen voordat het van start gaat. 

Middelen kunnen bestaan uit geld, personeel, software, uitrusting, en andere fysieke of technische materialen. Tijd kan ook een middel zijn, omdat de teamleden die u nodig hebt om het project te voltooien misschien met andere projecten bezig zijn.

Tips om te overwegen: Stel uzelf de volgende vragen bij het identificeren van de beschikbare middelen voor uw project: 

• Wat is het prioriteitsniveau van het project? 

• Wie is beschikbaar om aan dit project te werken? 

• Welk budget of welke tools zijn beschikbaar? 

• Welke extra middelen hebben we nodig? 

• Wie moet het plan voor de toewijzing van de middelen goedkeuren?

Als u deze stappen volgt bij het opstellen van uw implementatieplan, is de kans groter dat u de projectdoelen haalt. Een checklist met de punten die u in uw implementatieplan moet opnemen, kan ook tot een succesvolle implementatie leiden. 

Wat op te nemen in een implementatieplan?

Weten hoe u uw implementatieplan moet opstellen is van cruciaal belang, maar u moet ook weten wat u in uw plan moet opnemen. Deze checklist bevat de zes belangrijkste punten waarmee u rekening moet houden, als u een succesvol project wilt hebben. 

1. Doelstellingen

In stap één van het implementatieproces schetst u uw projectdoelstellingen. Bepaal uw doelstellingen en beslis welke maatstaven uw team zal gebruiken om de voortgang te meten. Door uw projectdoelstellingen duidelijk te omschrijven, kunnen u en uw team de voortgang en prestaties meten naarmate u verder gaat.

2. Verklaring over de reikwijdte

De reikwijdte van uw project bepaalt u in stap twee, wanneer u onderzoek doet. In uw verklaring over het projectbereik moet u de grenzen aangeven die u voor uw project hebt gesteld, en in grote lijnen aangeven welke doelen, termijnen en projectresultaten u nastreeft. Het definiëren van uw projectbereik in het implementatieplan kan helpen om scope creep te voorkomen wanneer u verder in het project bent.

3. Overzicht van deliverables

Deliverables zijn de tastbare doelen van uw project. Een overzicht van deliverables die u hoopt te bereiken, kan een hulpmiddel zijn bij het beheren van termijnen, het delegeren van taken en het toewijzen van middelen. 

4. Vervaldatums voor taken

Hoewel de projecttijdlijn kan veranderen naarmate uw project vordert, is het belangrijk om tijdens de implementatieplanning duidelijk te maken wat de verwachte vervaldatums zijn. Wanneer u de vervaldatums van de taken schat, kunt u de mijlpalen rond deze vervaldatums plannen en de voltooiing van het project plannen. U zult vaak Gantt-grafieken gebruikt zien voor strategische planning en implementatieplanning. Dat komt omdat Gantt-grafieken informatie weergeven in een lineair pad, vergelijkbaar met een tijdlijn.  

5. Risicobeoordeling

U zult uw risicobeoordeling uitvoeren in stap drie van het implementatieproces. Of u nu een risicoregister, SWOT-analyse of noodplan gebruikt om risico's te identificeren, zorg ervoor dat u deze documenten in uw plan opneemt. Op die manier kunnen anderen die bij het project betrokken zijn uw bevindingen doornemen en u mogelijk helpen deze risico's te voorkomen. 

6. Rol en verantwoordelijkheden van de teamleden

In stap vijf van uw plan hebt u rollen en verantwoordelijkheden aan de teamleden toegewezen, en door deze nauwkeurig bij te houden kunt u iedereen ter verantwoording roepen. Of u nu een RACI-grafiek of een ander tool gebruikt om de rollen van de teamleden te verduidelijken, er moet in uw plan een plaats zijn waar iedereen naar kan verwijzen als er vragen rijzen. 

Uw implementatieplan zal waarschijnlijk uniek zijn voor het project waar u aan werkt, dus het kan andere componenten bevatten die hierboven niet zijn genoemd. U kunt de zes bovenstaande punten echter als leidraad gebruiken, zodat u weet dat uw plan alomvattend is.

Veel aspecten van projectimplementatie overlappen met strategische planning. Als projectmanager kan het werken aan het projectimplementatieplan terwijl u ook werkt aan het strategisch plan helpen om de totale tijd die aan planning wordt besteed te minimaliseren.

Een andere manier om tijd te besparen tijdens het planningsproces is om al uw plannen onder te brengen in een werkbeheerplatform. Wanneer uw projectteam klaar is om met het implementatieproces te beginnen, staat alles op één handige plaats.

Voordelen van een implementatieplan

Er zijn veel voordelen verbonden aan implementatieplanning, met als grootste voordeel een verhoogde kans op projectsucces. Het implementeren van een projectplan creëert een routekaart voor het uitvoeren van uw project, zodat u kunt voorkomen dat er problemen optreden. 

Andere voordelen van een implementatieplan

• Verbeterde communicatie tussen teamleden en belangrijke belanghebbenden

• Betere organisatie en beheer van de middelen

• Grotere verantwoordingsplicht voor iedereen die bij het project betrokken is

• Meer gestructureerde projecttijdlijn en dagelijkse workflow

• Gemakkelijkere samenwerking tussen teamleden

Rechtstreeks de uitvoeringsfase ingaan zonder een implementatieplan kan aanvoelen als het podium oplopen om een toespraak te houden zonder te weten wat u gaat zeggen. Voorbereiding is de sleutel tot topprestaties. 

Vereenvoudig de implementatieplanning met projectbeheersoftware

De stappen kennen voor implementatieplanning is de basis van projectbeheer. Een goed gepland project leidt tot een succesvol project.

Projectbeheersoftware kan uw implementatieplan stroomlijnen door het toegankelijk te maken voor alle teamleden en belanghebbenden. Als u een online software gebruikt om uw plan op te stellen, kunt u het ook in realtime bewerken, wat ruimte laat voor procesverbetering.