Wat is projectrisicobeheer? 6 stappen voor meer succes

Een project is het meest succesvol wanneer u het doeltreffend plant en beheert. Het kan helpen om uw vaardigheden op het gebied van projectbeheer te ontwikkelen en beproefde strategieën voor het beperken van projectbeheer toe te passen. Maar zelfs de best ontwikkelde projecten zullen risico's hebben.

De beste manier om projectrisico's te voorkomen is ze frontaal het hoofd te bieden. Door proactief op deze onzekere gebeurtenissen te anticiperen met behulp van een risicobeheerplan kunt u uw projectteam in rustig vaarwater brengen - in plaats van midden in een onverwachte storm terecht te komen. 

Als u nog nooit een risicobeheerplan hebt ontwikkeld, hebt u in het verleden bij projecten misschien wel de gevolgen ondervonden van onverwachte risico's. Meer informatie over projectrisicobeheer en probeer deze zes eenvoudige stappen om uw eigen risicobeheerplan op te stellen.

Wat is een projectrisicobeheerplan?

Een projectrisicobeheerplan is een document dat in detail beschrijft hoe uw team potentiële projectrisico's die zich nog niet hebben voorgedaan, identificeert, analyseert en erop reageert.

Projectrisico vs. probleem in projectbeheer

• Een projectrisico is alles wat van invloed kan zijn op het succes van een project, hetzij doordat het de projecttijdlijn vertraagt, de begroting overbelast, hetzij doordat het op een andere manier tot verminderde projectprestaties leidt.

• Een projectprobleem is alles wat al invloed heeft gehad op het succes van een project. Problemen oplossen is eerder een reactieve dan een proactieve aanpak.

Met een doeltreffend risicobeheerplan kunt u alle potentiële risico's aanpakken die zich tijdens de levenscyclus van een project kunnen voordoen, en ze beperken zodat uw project op schema, binnen het budget en op koers blijft. 

Wanneer projectrisicobeheer gebruiken?

Een goed projectrisicobeheerplan is niet reactief, het is proactief. In het ideale geval maakt u uw risicobeheerplan tijdens de planningsfase van het project. Op die manier kunt u het best eventuele risico's en hun potentiële impact identificeren en die risico's tijdens het project in het oog houden. In plaats van overrompeld te worden, hebt u die risico's in het oog voor het geval ze lastig worden.

Als u echter projectrisico's wilt aanpakken voor een proces dat al begonnen is, kunt u overwegen de theorie van de beperkingen te gebruiken, een raamwerk waarmee u de zwakste schakel in een project of proces kunt identificeren en de gevolgen van het risico kunt aanpakken.

De 6 stappen van projectrisicobeheer

Bij projectrisicobeheer gaat het erom potentiële risico's te identificeren, te plannen en te controleren. Niet alles zal fout gaan en het is mogelijk dat er niets fout gaat. Maar een proactieve risicobeoordeling en incidentenbeheer kunnen u helpen voorbereid te zijn en snel bij te sturen, zodat u alle projectdoelstellingen toch op tijd en binnen het budget haalt.

Als u met risicobeheer begint, zijn hier zes stappen om u te helpen een projectrisicobeheerplan te schrijven. Gebruik voor elke stap het projectrisicoplan van Asana om u te laten zien hoe een risicobeheerplan er voor uw volgende project uit zou kunnen zien.

1. Identificeren

Om risico's te identificeren, maakt u een projectrisicobeheerplan door een lijst op te stellen van alle potentiële projectrisicogebeurtenissen. Een risicogebeurtenis is alles wat van invloed kan zijn op het tijdschema, het budget of het succes van uw project.

Er zijn verschillende manieren om het risico-identificatieproces te beginnen, waaronder:

• Interview projectbelanghebbenden. De beste manier om projectrisico's op te sporen is door het aan de belanghebbenden, de leidinggevenden en experts op het gebied van het onderwerp te vragen. Als ze soortgelijke projecten hebben uitgevoerd, vraag hen dan welke risico's ze tegenkwamen en hoe u die kunt voorkomen. Zelfs als ze geen soortgelijke projecten hebben uitgevoerd, moet u bij de belangrijkste projectbelanghebbenden te rade gaan om er zeker van te zijn dat u geen belangrijke projectrisico's over het hoofd ziet.

• Brainstorm met uw projectteam over potentiële risico's. Uw projectteam zijn de mensen die dag in dag uit met u aan dit project werken. Vraag hun, voordat u aan uw project begint, wat ze als potentiële risico's zien en overweeg een brainstormsessie om serieuze risico's voor uw project te identificeren.

• Documenteer en bekrachtig uw veronderstellingen. Volgens deGuide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) zijnveronderstellingen alles over het project waarvan u denkt dat het waar zal zijn, zonder dat het een vaststaand feit is. U kunt uw projectbeslissingen baseren op uw veronderstellingen, zonder dat u zich dat realiseert. Maar door dat te doen - zonder uw veronderstellingen te documenteren en te verifiëren - stelt u zichzelf bloot aan projectrisico. Als de veronderstellingen die u hebt niet echt waar zijn, kunnen de fundamenten van uw project onstabiel worden, wat het succes van uw project in gevaar kan brengen.

• Controleer uw checklists. Kijk of uw team of afdeling een checklist van veel voorkomende risico's heeft opgesteld. Zo niet, begin er dan een te documenteren om uzelf voor te bereiden op succes bij toekomstige projecten.

• Voer een risicobeoordelingsmatrix uit. Een risicobeoordelingsmatrix deelt de ernst van de risico's in vier categorieën in: catastrofaal, kritisch, marginaal en minder ernstig. Dit helpt om de prioriteiten te bepalen van de potentiële risico's die het eerst moeten worden aangepakt. 

Als u belangrijke risico's vaststelt, zet ze dan in een risicoregister. Zoals de naam al zegt, is een risicoregister een speciale lijst van al uw projectrisico's. Uw risicoregister moet antwoord geven op verschillende vragen over de bekende risico's die u hebt geïdentificeerd, waaronder:

• Hoe groot is de kans dat dit risico zich voordoet?

• Wat is de waarschijnlijkheid dat het gebeurt?

• Wat is de impact en de ernst als het risico zich voordoet?

• Wat is ons risicoresponsplan?

• Wat is, gezien de waarschijnlijkheid en de gevolgen, het prioriteitsniveau?

• Wie bezit dit risico?

Maak u geen zorgen als u dit nu niet allemaal kunt uitdokteren. Sommige van deze zaken komen in de latere stappen aan bod. 

2. Analyseren

Analyseer voor elk risico dat u hebt geïdentificeerd de waarschijnlijkheid, de ernst en het reactieplan. Afhankelijk van de complexiteit van uw projectrisico's, kunt u overwegen uw risicoanalyse te doen met uw projectteam of met de belangrijkste belanghebbenden. Om de ernst te bepalen, bedenkt u hoe het risico uw projectdoelstellingen zal beïnvloeden. Zal het uw tijdlijn vertragen, uw budget ondermijnen, of de impact van uw projectdeliverables verminderen? Bedenk dan voor elk risico een plan van aanpak. Uw reactieplan is niet noodzakelijk een actiepunt voor nu - het is eerder wat uw team zal doen om snel te kunnen omschakelen en het risico aan te pakken.

3. Prioriteren

Om uw risico's te prioritiseren, moet u zich afvragen welke risico's op basis van uw risicoregister en -analyse het meest waarschijnlijk en het meest potentieel schadelijk zijn voor het succes van uw project. De belangrijkste risico's om aan te pakken zijn die met een hoge waarschijnlijkheid en met een hoge ernstgraad. U zult alle potentiële risico's willen bewaken en erop reageren, maar dit zijn de risico's waaraan u de meeste aandacht wilt besteden en die u het vaakst wilt controleren.

4. Toewijzen

Deze stap is optioneel, maar wel aanbevolen. Ook al hebben uw risico's zich nog niet voorgedaan, toch is het nuttig om al vroeg een risico-eigenaar aan te wijzen, zodat uw teamleden voorbereid zijn. Deze persoon moet niet alleen het risico in het oog houden, maar het zal ook de aangewezen persoon zijn om een risicobeperkingsplan op te stellen.

5. Volgen

Op dit punt is uw project begonnen. Hopelijk bent u goed op weg naar uw uiteindelijke projectdoelstellingen. Zorg er wel voor dat u uw risico's actief blijft volgen, om onaangename verrassingen te voorkomen. Om dit te doen:

• Stuur regelmatig statusupdates zodat uw projectteam en de belanghebbenden bij het project op één lijn zitten. Denk eraan: risicobeheer moet proactief zijn, niet reactief.

• Check in asynchroon met uw individuele risicobeheerders. Elke "eigenaar" van een risico moet zijn risicovolle gebeurtenis controleren op rode vlaggen. Als projectmanager of teamleider moet u regelmatig bij hen nagaan of alles goed gaat.

• Houd uw risicoregister in de gaten voor eventuele updates. Als de waarschijnlijkheid van een risico verandert, of het risicoplan wordt bijgewerkt, moet die verandering in uw risicoregister worden weergegeven. Zoals de meeste elementen van projectbeheer moet uw risicobeheerplan een levend document zijn dat uw team gebruikt om op schema te blijven.

Samenwerking is ook heel belangrijk voor risicomonitoring. Maar al te vaak duiken er potentiële problemen of nieuwe risico's op die een teamlid heeft opgemerkt, maar zich misschien niet bevoegd voelde om ze meteen te signaleren. Zorg ervoor dat u een cultuur van samenwerking, openheid en eerlijkheid in uw team opbouwt.

6. Reageren

Als op een bepaald ogenblik een risico werkelijkheid wordt, is het tijd om te reageren. Met uw risicoregister en risicobeheerplan zou u een goed noodplan moeten hebben om risico's aan te pakken.

Onthoud: risicobeheer is niet het voorkomen van risico's - al helpt het wel. Risicobeheer van een project is veeleer de praktijk van het zich voorbereiden op risico's en het opstellen van een goed plan, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Begin met uw risicobeheerplansjabloon door onze sjabloongalerij te doorbladeren of bouw uw eigen aangepaste methode.

Het doel van projectrisicobeheer

De uitvoering van een risicobeheerplan kan uw team helpen zich voor te bereiden op onverwachte gebeurtenissen. Maar eerlijk gezegd heeft niet elk project een diepgaand risicobeheerplan nodig. Als uw project betrekkelijk eenvoudig is, hebt u misschien niet meer nodig dan een kort gesprekje met uw teamleden om te brainstormen en mogelijke risico's aan te pakken. 

Deze projecten zijn klein van omvang, vergen niet veel tijd van de teamleden of externe middelen (zoals budget of bandbreedte), en kunnen processen zijn die u al eerder met succes hebt voltooid.

Maar als u werkt aan een complex initiatief waarbij veel cross-functional projectbelanghebbenden en belangrijke middelen betrokken zijn, hebt u waarschijnlijk baat bij een projectrisicobeheerplan. Dit zijn projecten waarin u misschien een aanzienlijke hoeveelheid tijd en bandbreedte van uw teamleden investeert, of een grote financiële investering voorbereidt. Met een risicobeheerplan kunt u ervoor zorgen dat het project binnen het projectbereik blijft en uiteindelijk slaagt.

Integreer projectrisicobeheer in uw volgende projectplanningssessie

Succesvolle projecten hebben goede plannen, en risicobeheer is een sleutel tot dat planningsproces in de beginfase. Zorg ervoor dat u uw strategie voor risicobeheer opneemt in alle planningdocumenten in de beginfase, zoals uw projectbriefing. Op die manier heeft iedereen toegang tot uw risicobeheerplan en kan men proactief reageren op grote risico's die zich toch voordoen.

Voor meer begeleiding bij projectplanning, kunt u zien hoe Asana u kan helpen om doelen bij te houden, mijlpalen te definiëren en te communiceren, en dat alles op één plaats.