Wat is een wijzigingscontroleproces en hoe gebruikt u het?

Een wijzigingscontroleproces is een manier waarop projectmanagers verzoeken indienen bij belanghebbenden voor beoordeling. De verzoeken worden vervolgens goedgekeurd of geweigerd. Het is een belangrijk proces dat helpt bij het beheren van grote projecten met meerdere bewegende onderdelen.

Wanneer het gaat om het beheren van meerdere projecten, kunnen de dingen wat ingewikkeld worden. Van het coördineren van de tijdlijnen van het werk tot het bijhouden van doelen en resultaten, het laatste waar u mee te maken wilt krijgen is een grote wijziging in het project. Met een goed werkend wijzigingscontroleproces is het indienen van een wijzigingsaanvraag echter een fluitje van een cent.

Het wijzigingscontroleproces is essentieel voor grote initiatieven waarbij veel teamleden van verschillende afdelingen samenwerken. Laten we eens in het proces duiken en tastbare voorbeelden geven om u te helpen een eigen procedure voor wijzigingscontrole te implementeren.  

Wat houdt een wijzigingscontroleproces in?

Wijzigingscontrole is een proces dat wordt gebruikt om wijzigingsverzoeken voor projecten en grote initiatieven te beheren. Het maakt deel uit van een wijzigingsbeheerplan, dat de rollen voor wijzigingsbeheer binnen een team of bedrijf definieert. Hoewel een wijzigingsproces vele facetten kent, kunt u het het beste beschouwen als het proces waarbij het gaat om het maken van een wijzigingslogboek waar u uw wijzigingsverzoeken in bijhoudt.

In de meeste gevallen kan elke belanghebbende een wijziging aanvragen. Een aanvraag kan zo klein zijn als een kleine aanpassing aan het projectschema of zo groot als een nieuwe deliverable. Het is belangrijk te onthouden dat niet alle aanvragen worden goedgekeurd. Het zijn immers de belangrijkste belanghebbenden die wijzigingsaanvragen goedkeuren of weigeren. 

Omdat het wijzigingsbeheerproces vele bewegende onderdelen kent en van bedrijf tot bedrijf verschilt, is het nuttig om tools te implementeren die ervoor kunnen zorgen dat het proces soepel verloopt. Tools zoals workflowbeheersoftware kunnen u helpen uw werk en communicatie op één plek te beheren. 

Wijzigingscontrole versus wijzigingsbeheer

Weet u niet precies wat het verschil is tussen wijzigingscontrole en wijzigingsbeheer? We nemen het u niet kwalijk. Er zijn vele verschillen tussen wijzigingscontrole en een wijzigingsbeheerplan. Wijzigingscontrole is slechts een van de vele onderdelen van een wijzigingsbeheerstrategie. 

• Wijzigingscontrole: Een wijzigingscontroleproces is belangrijk voor elke organisatie en kan helpen de informatiestroom over projectwijzigingen in goede banen te leiden. Een succesvol proces zou de succescriteria moeten definiëren, uw workflow moeten organiseren, teams in staat moeten stellen te communiceren en uw team uit te rusten voor toekomstig succes. 

• Wijzigingsbeheer: Een wijzigingsbeheerplan bestaat uit het coördineren van het budget, de planning, de communicatie en de middelen. Een wijzigingscontroleproces bestaat uit een formeel document waarin een aanvraag voor een wijziging en de gevolgen van de wijziging worden beschreven. Wijzigingsbeheer is eerder het overkoepelende plan.

Zoals u kunt zien is een wijzigingscontroleproces slechts een klein onderdeel van een groter wijzigingsbeheerplan. Hoewel deze twee termen met elkaar te maken hebben, zijn ze verschillend.

Wat zijn de voordelen van een wijzigingscontroleproces?

Het implementeren van een wijzigingscontroleproces kan bijdragen aan het organiseren van uw team met de ondersteuning van organisatiesoftware en de efficiëntie rond project-deliverables en vervaldatums. Wanneer u stilstaat bij de gevolgen van een wijziging die niet effectief is beheerd, begrijpt u ook hoe cruciaal het is. 

Een wijzigingscontroleproces kan u helpen een middelenbeheerplan uit te voeren of andere werkbeheerplannen te realiseren. Hier zijn enkele aanvullende voordelen van het implementeren van een wijzigingscontroleproces.

Toegenomen productiviteit  

Een wijzigingscontroleproces elimineert de verwarring rond project-deliverables en zorgt ervoor dat de focus op de uitvoering kan liggen en niet op het verzamelen van informatie. Dit resulteert in een toename van de productiviteit en efficiëntie, in het bijzonder met behulp van productiviteitssoftware.

Zonder een geïmplementeerd proces wordt er veel tijd besteed aan werk over werk. Daar kan de productiviteit onder lijden. Omdat de bandbreedte die beschikbaar is voor het belangrijkste werk beperkt is , wordt elke week meer dan een kwart (26%) van de deadlines gemist.

Effectieve communicatie

Het goed documenteren van wijzigingen kan een bijdrage leveren aan het verlichten van communicatieproblemen. Wanneer doelen en doelstellingen duidelijk zijn gedefinieerd, kan de communicatie binnen het team floreren. Bedenk wel dat een wijzigingscontroleproces niet alle communicatieproblemen kan oplossen. Het kan nuttig zijn om ook werkbeheersoftware te gebruiken om de communicatie over projecten op één plek te houden. 

Een wijzigingscontroleproces kan vervolgens ook worden gedeeld met leidinggevende belanghebbenden om makkelijk context te bieden voor wijzigingsverzoeken.  

Beter teamwerk en samenwerking

Niet alleen is effectieve communicatie op zich al een voordeel, het helpt ook de samenwerking verbeteren. Met duidelijke communicatie over wijzigingen aan het project is het makkelijker om samen te werken. 

Wanneer wijzigingen bijvoorbeeld van het begin duidelijk worden gecommuniceerd, hebben belanghebbenden meer tijd om zich te focussen op creativiteit en teamwerk. Zonder effectieve communicatie zijn belanghebbenden gedwongen tijd te besteden aan het bij elkaar sprokkelen van informatie in plaats van creatief samen te werken met teamleden.

Wilt u de samenwerking nog verder verbeteren? Leg een verbinding tussen uw wijzigingscontroleproces en taakbeheersoftware om uw team voor te bereiden op succes.

De vijf stappen van het wijzigingscontroleproces

Net als de vijf projectbeheerfasen zijn er vijf stappen voor het maken van een wijzigingscontroleproces. Hoewel sommige processen een beetje afwijken, bevatten ze allemaal een aantal essentiële elementen. Deze essentiële stappen dragen er, vanaf de initiatie tot de implementatie, stuk voor stuk toe bij dat wijzigingsverzoeken efficiënt door de pijplijn worden gevoerd en onnodige wijzigingen worden voorkomen. 

Sommigen geven er de voorkeur aan de procedure weer te geven als een flow van het wijzigingscontroleproces. Op deze manier is het eenvoudiger te visualiseren. Op welke manier u het ook bekijkt, het resultaat zal altijd een definitieve beslissing zijn over het goed- of afkeuren van een wijzigingsverzoek.

Laten we eens dieper ingaan op de vijf stappen die samen een effectief wijzigingscontroleproces vormen en wat elke stap omvat.

1. Initiatie wijzigingsverzoek

In de initiatiefasevan het wijzigingsproces wordt een wijziging aangevraagd. Er zijn tal van redenen waarom u om een wijziging zou kunnen verzoeken. Zo kan bijvoorbeeld het werk aan een creatieve deliverable langer duren dan verwacht. In dat geval kan er een verzoek worden ingediend om de vervaldatum van de deliverable aan te passen. Hoewel een verzoek meestal afkomstig is van een belanghebbende of projectleider, kan iedereen een verzoek indienen voor een voorgestelde wijziging.

Een teamlid dat een verzoek wil indienen, moet dit doen via een wijzigingsverzoekformulier. Als projectmanager moet u het wijzigingslogboek opslaan op een plek die makkelijk te vinden is en waar iedereen toegang toe heeft.

Zodra het aanvraagformulier is ingevuld, werkt u het wijzigingslogboek bij met een naam, korte beschrijving en eventuele andere details die u nodig acht, zoals de datum en de naam van de aanvrager. Het logboek is een overzicht van alle projectwijzigingen. Dit kan nuttig zijn bij het beheren van meerdere projecten die vele maanden in beslag kunnen nemen. 

Hier vindt u een voorbeeld van de verschillende velden die u kunt opnemen in het wijzigingsverzoekformulier.

• Projectnaam

• Datum

• Beschrijving aanvraag

• Aangevraagd door

• Eigenaar wijziging

• Prioriteit

• Impact van de wijziging

• Deadline

• Reacties

Welke velden u opneemt hangt af van hoe grondig u uw wijzigingslogboek wilt hebben en het type wijzigingen dat u tegenkomt.

2. Beoordeling van het wijzigingsverzoek

Zodra het verzoek is ingevuld en het oorspronkelijke formulier is ingediend en goedgekeurd, wordt het verzoek beoordeeld. Dit wijkt af van de oorspronkelijke indiening van het formulier omdat het tijdens de beoordeling is dat de werkelijke wijziging zal worden geëvalueerd. 

In de beoordelingsfase wordt niet noodzakelijkerwijs een beslissing genomen, maar wordt veeleer gekeken naar basisgegevens. De gegevens worden waarschijnlijk beoordeeld door een project- of afdelingsleider. Hij of zij zal details bekijken zoals de benodigde middelen, de impact van de aanvraag en aan wie de aanvraag moet worden doorgegeven.

Als het wijzigingsverzoek door de eerste beoordeling komt, wordt het doorgegeven aan de analysefase, waar een uiteindelijke beslissing wordt genomen.

3. Analyse van het wijzigingsverzoek

In de fase van de analyse van de impact van de wijziging wordt de uiteindelijke beslissing genomen of het verzoek door de bevoegde projectleider wordt goedgekeurd of afgekeurd. Hoewel u ook input kunt geven voor de beslissing, is het een goed idee om ook officiële goedkeuring van een leidinggevende te krijgen. In sommige gevallen kan er zelfs een wijzigingscontroleraad zijn die controle heeft over alle goedkeuringen van wijzigingen.

Een goedgekeurd wijzigingsverzoek moet worden ondertekend en daarna aan het team worden gecommuniceerd. Vervolgens kan worden doorgegaan met de rest van de vijf fasen. De wijziging moet worden vastgelegd in het wijzigingslogboek en overal waar over het project wordt gecommuniceerd. Zo wordt ervoor gezorgd dat alle belanghebbenden van het project de noodzakelijke verschuivingen begrijpen.

Als het wijzigingsverzoek wordt afgewezen, moet dit ook worden vastgelegd in het wijzigingslogboek. Hoewel het niet nodig is om een afgewezen verzoek aan het team te communiceren, kan het wel nuttig zijn om verwarring te voorkomen.

4. Implementatie van het wijzigingsverzoek

Als het wijzigingsverzoek wordt goedgekeurd, komt het proces in de implementatiefase terecht. Dit is de fase waarin u en de belanghebbenden van het project aan de slag gaan om de projectwijziging door te voeren.  

Het doorvoeren van een wijziging ziet er afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt verschillend uit, maar het bestaat meestal uit het bijwerken van projecttijdlijnen en deliverables, en het informeren van het projectteam. Op dat moment kan het eigenlijke werk beginnen. Het is een goed idee om de scope van het project te evalueren om er zeker van te zijn dat eventuele wijzigingen in de tijdlijn geen grote impact hebben op de geplande doelen.

Het is best om de informatie van het verzoek in een gedeelde werkruimte en in het wijzigingslogboek ter beschikking te stellen, zodat er geen productiviteit verloren gaat door het zoeken naar nieuwe informatie. Misschien wilt u zelfs een herziene business case versturen om u tegen alle eventualiteiten in te dekken. 

5. Afsluiting wijzigingsverzoek

Zodra het verzoek is vastgelegd, verspreid en geïmplementeerd, is het verzoek klaar om te worden afgesloten. Hoewel sommige teams geen formeel afsluitingsplan hebben, is het nuttig om er een te hebben om informatie op te slaan op een plek waar alle teamleden deze in de toekomst kunnen raadplegen.

In de afsluitingsfase moeten alle documentatie, wijzigingslogboeken en communicatie worden opgeslagen op een gedeelde plek die later kan worden geraadpleegd. U moet ook het oorspronkelijke wijzigingsformulier en elk gewijzigd projectplan bewaren dat u tijdens de duur van het project hebt gemaakt. 

Zodra de documenten zich op de juiste plaats bevinden, kunt u alle openstaande taken afsluiten en doorwerken aan de succesvolle voltooiing van uw project. Sommige projectleiders organiseren ook een post-mortem vergadering voordat ze het project officieel afsluiten.

Voorbeeld van een wijzigingscontroleproces

Nu u de vijf stappen van een wijzigingscontroleproces begrijpt, is het tijd om ze in daden om te zetten. We hebben een voorbeeld samengesteld om u een concrete plek te geven om te beginnen.   

Voordat u uw plan in elkaar zet is het belangrijk uw huidige processen en tools te evalueren om er zeker van te zijn dat ze geschikt zijn voor uw team. Misschien wilt u zelfs een business case of projectplan maken om het aan de belanghebbenden van het bedrijf te presenteren.

De gegevens die u in uw wijzigingslogboek opneemt kunnen verschillen afhankelijk van het soort wijzigingen dat u vaak tegenkomt en hoe gecompliceerd de projecten zijn. Gecompliceerde projecten die maanden duren kunnen tot meer wijzigingsverzoeken leiden, terwijl kleinere, eenmalige projecten misschien niet zo'n gedetailleerd wijzigingslogboek nodig hebben.

Hier vindt u een voorbeeld van een wijzigingslogboek om u een idee te geven van wat u zou moeten opnemen en hoe u uw eigen wijzigingslogboek moet vormgeven. Dit voorbeeld van een wijzigingscontrole omvat:

• Projectnaam

• Taaknaam

• Verantwoordelijke

• Vervaldatum

• Prioriteitsstatus

• Voortgangsstatus

• Wijzigingstype

Deze eenvoudige opzet is een goed uitgangspunt voor een wijzigingslogboek, maar u kunt er altijd voor kiezen om extra velden toe te voegen, afhankelijk van de complexiteit van uw project. 

Voor het maken van uw eigen wijzigingslogboek kunt u een eigen sjabloon maken of onze galerij met projectsjablonenbekijken. 

Wanneer gebruikt u een wijzigingscontroleproces?

Het is goed om te weten wanneer u een plan voor het beheer van wijzigingscontrole moet gebruiken zodat u voorbereid bent wanneer de tijd ervoor aanbreekt. U kunt verschillende soorten wijzigingen tegenkomen, afhankelijk van eventuele nieuwe initiatieven en de gebruikte tools.

Veelvoorkomende wijzigingen zijn verzoeken om de deadline te verlengen, de informatie te reorganiseren, of verzoeken om een wijziging van de deliverables. Hier vindt u een aantal andere gevallen waar het een goed idee kan zijn een wijzigingscontroleproces te gebruiken.

• Buiten de scope: U kunt overwegen dit proces te gebruiken wanneer een project buiten zijn scope te buiten lijkt te gaan. Iets dat ook wel bekend staat als scope creep. 

• Onsamenhangendheden in het project: Als u fouten opmerkt tijdens een project, kan een wijziging voorkomen dat de deliverable later opnieuw moet worden bewerkt. 

• Onbereikbare doelen: In sommige gevallen kunnen OKR's onbereikbaar zijn. In dat geval is het een goed idee deze problemen te signaleren voordat het project voltooid is.

• Nieuwe tools: Als er gebruik wordt gemaakt van nieuwe tools of nieuwe processen, kan het onvermijdelijk zijn dat er wijzigingen moeten worden aangebracht om nieuwe problemen op te lossen tijdens uw eerste paar projecten. 

Verzoek uw weg naar verandering

Veranderingen zijn onvermijdelijk, maar het goede nieuws is dat een verandering uw volgende project niet hoeft laten te ontsporen. Door het implementeren van een wijzigingscontroleproces, kunt u ervoor zorgen dat het project op schema blijft en de communicatie duidelijk en effectief is. Dit zal de productiviteit verhogen en verwarring over uw project-deliverables verminderen.

In het geval dat u tegen wijzigingen aanloopt, is het geruststellend te weten dat u de juiste processen hebt geïmplementeerd om de situatie aan te pakken. Wanneer u een wijzigingsbeheerplan hebt klaarliggen, kunt u de negatieve gevolgen van een koersverandering in de strategie verminderen en u blijven focussen op het leveren van impact.

Heeft u aanvullende middelen nodig om uw volgende project beter te beheren? Lees meer over hoe u een project-scope maakt.