7가지 일반적인 프로젝트 리스크 및 예방법

프로젝트 매니저로서, 프로젝트를 진행하는 동안 잘못될 가능성이 있는 것이 무엇인지 알고 있으면 팀 멤버를 위해 프로젝트가 성공할 수 있는 환경을 조성해줄 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 이해관계자가 새로운 앱을 제안했는데 프로젝트 매니저가 앱을 개발하는 데 걸리는 시간과 리소스를 고려하지 않는다면 어떻게 될까요? 앱이 개발팀으로 넘어갔을 때, 프로젝트는 시작하기도 전에 틀어질 위험에 처할 것입니다.

각 프로젝트의 잠재적인 위험을 파악하고 있으면, 합리적인 프로젝트 목표를 생성하고 팀이 계획대로 프로젝트를 진행하도록 지원할 수 있습니다. 아래의 가이드에서는 리스크 평가를 수행할 때 마주할 수 있는 가장 일반적인 프로젝트 리스크 7가지를 개략적으로 설명합니다.

1. 범위 변동

범위 변동으로도 알려진 범위 리스크는 최초 프로젝트 목표를 제대로 정의하지 않았을 때 발생합니다. 프로젝트를 시작할 때부터 이해관계자와 프로젝트 로드맵에 대해 커뮤니케이션하고 설정한 조건을 확고히 지키는 것이 중요합니다. 프로젝트 범위를 효과적으로 커뮤니케이션하지 않으면, 이해관계자는 프로젝트 도중에 요구 사항을 변경하려고 할 수 있습니다.

범위 변동 리스크를 완화하는 방법: 시작부터 명확한 프로젝트 조건을 설정하면 프로젝트 범위가 공고해집니다. 이해관계자와 프로젝트 범위에 대한 의견을 일치시키고 시작부터 비전에 대해 커뮤니케이션하면 범위 변동의 여지가 줄어듭니다. 진행 상태 확인을 위한 정기적인 미팅을 계획하면 원래의 프로젝트 범위에서 변동이 일어나지 않도록 할 수 있습니다.

2. 낮은 성과

프로젝트 성과가 초기에 예상한 만큼 나타나지 않을 때 성과 리스크가 발생합니다. 낮은 성과의 근본 원인을 언제나 파악할 수 있는 것은 아니지만, 낮은 성과로 이어질 가능성이 있는 프로젝트 리스크를 파악하고 해당 리스크를 예방할 수 있는 방법을 찾아 볼 수 있습니다. 예를 들어, 촉박한 시간 및 팀 멤버간 커뮤니케이션 오류는 낮은 성과를 유발하는 리스크에 포함됩니다.

낮은 성과 리스크를 완화하는 방법: 계획 프로세스의 초기에 잠재적 성과 리스크를 예측하면 리스크에 대처하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 실시간으로 프로세스 진행 상태를 확인하고, 프로젝트 계획을 철저히 수립하고, 팀 멤버 간 개방적인 커뮤니케이션을 촉진할 수 있습니다.

3. 높은 비용

비용 리스크는 프로젝트가 초기에 설정한 예산을 초과할 때 발생합니다. 비용 리스크는 프로젝트 계획 단계에서 비현실적이거나 상세하지 않은 예산 계획으로 인해 발생합니다. 예를 들어, 예산보다 적은 비용으로 프로젝트를 완료할 수 있을 것 같은 확신이 들 수도 있습니다. 하지만, 모든 프로젝트 요소와 비용에 대해 자세하게 목록을 작성하면 프로젝트의 필요 사항을 예측하는 데 유용합니다.

높은 비용 리스크를 완화하는 방법: 비용 리스크를 완화하려면, 프로젝트의 각 요소를 정확하게 측정하고 예산을 충실히 따라야 합니다. 예산을 충실히 따르는 가장 좋은 방법은 프로젝트 계획 템플릿을 생성하여, 결과물, 범위, 일정에 맞도록 조율하는 것입니다. 프로젝트가 개발 단계로 들어가면, 정기적인 확인을 위한 미팅 일정을 계획하여 예산을 검토하고 진행 속도를 확인하세요.

4. 시간 부족

프로젝트 일정 리스크라고도 알려진 시간 리스크는 프로젝트의 작업을 완료하는 데 예상보다 오랜 시간이 소요되는 리스크입니다. 타임라인이 지연되면 예산, 제출일, 전체 성과 같은 다른 요소에 영향을 줄 수 있습니다. 이러한 리스크는 프로젝트 매니저가 흔히 경험하는 리스크입니다. 변수가 많은 복잡한 상황에서 혼자서 업무를 처리 하는 것이 아닌 경우, 초기 계획 단계에서 팀 멤버가 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 적게 추정하기 쉽습니다.

시간 부족 리스크를 완화하는 방법: 시간 리스크를 완화하기 위한 경험적 방법은, 계획 단계에서 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 과대 추정하고 시간 리스크에 대한 비상 대책을 만드는 것입니다. 이렇게 하면 나중에 일정 조율을 위한 여유 시간이 생깁니다. 또한 타임라인이나 간트 차트를 사용해 프로젝트 일정을 생성할 수도 있습니다. 업무, 업무간 종속 관계, 지연에 대해 명확하게 파악하면 프로젝트 매니저는 시간 리스크가 갑자기 발생할 시 역동적으로 조정할 수 있습니다. 프로젝트 라이프 사이클을 파악하는 것도 각 작업이 얼마나 소요될지 판단하는 데 도움이 됩니다.

5. 리소스 부족

리소스 리스크는 프로젝트를 완료할 만큼 충분한 리소스가 없을 때 발생합니다. 리소스에는 시간, 기술, 예산, 툴이 포함될 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 팀에게 리소스를 조달하고 리소스의 상태에 대해 커뮤니케이션할 책임이 있습니다. 리소스 할당은 프로젝트 계획 프로세스의 초기에 이루어져야 하며, 프로젝트의 규모에 따라, 일반적으로 프로젝트를 실행하기 1~2달 전에 배정해야 합니다.

리소스 부족 리스크를 완화하는 방법: 리소스 리스크를 완화하는 가장 좋은 방법은 리소스 할당 계획을 세우는 것입니다. 리소스 할당 계획을 만들면 리소스의 영향을 극대화하고 팀의 목표를 지원하여 팀 리소스를 가장 효과적으로 활용할 수 있습니다. 시작부터 필요한 리소스를 파악하고 있으면, 나중에 리소스가 부족해질 가능성을 최소화할 수 있습니다.

6. 실무적 변경

실무 리스크는 예상치 못한 팀 역할 변경, 관리자 변경, 팀이 적응해야 하는 새로운 프로세스 등과 같은 회사나 팀의 프로세스 변경과 관련이 있습니다. 이런 변경은 몰입을 방해하고, 워크플로를 조정해야 하며, 프로젝트 타임라인에 영향을 줄 수 있습니다.

실무 리스크를 완화하는 방법: 모든 실무 리스크를 예상하거나 방지할 수는 없지만 팀 변경이나 프로세스 변경이 발생한다는 것을 알고 있으면 전환의 영향을 완화할 수 있습니다. 팀이 변경에 대비하도록 하고 팀 미팅, 일정 예약 툴, 추가 교육을 통해 팀이 적응할 시간을 마련해야 합니다.

7. 명확성 부족

명확성이 부족하면 이해관계자와의 커뮤니케이션 오류가 생기고, 프로젝트 범위가 모호하거나 마감일이 불분명한 문제가 발생할 수 있습니다. 업무 사일로로 인한 가시성 부족, 예산 초과, 프로젝트 마감일 놓침, 프로젝트 요구사항 변경, 프로젝트 방향 변경, 프로젝트 결과물의 수준 저조 등이 결과로 나타날 수도 있습니다.

명확성 부족 리스크를 완화하는 방법: 프로젝트를 계획할 때, 필요한 모든 것이 갖춰져 있도록 요건을 확인하고 또 확인해야 합니다. 모두가 같은 정보를 파악하고 있나요? 개발자가 다음 단계를 진행할 준비가 되어 있나요? 범위가 명확하게 정의되었나요? 프로젝트 정보에 모두가 접근할 수 있도록 하는 것 또한 중요합니다. 모두가 공유하는 하나의 툴에 정보를 보관하면, 프로젝트가 진행되면서 업데이트되는 내용을 모두가 파악할 수 있습니다.

팀이 리스크에 대비할 수 있도록 리스크 관리를 사용하는 방법

리스크 관리에는 어떤 카테고리의 리스크가 프로젝트에 영향을 줄 가능성이 있는지 파악하기와 해당 리스크를 완화하는 계획 세우기가 포함되어 있습니다.

프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트의 시작부터 종료까지 프로젝트를 체계적으로 정리할 수 있어 리스크 관리가 더 수월해집니다. 팀과 협력하기 위해 가장 흔한 리스크의 발생 가능성을 줄여주는 업무 관리 소프트웨어를 사용할 수도 있습니다.

다음 4가지 단계를 활용하여 리스크를 예상하고 프로젝트가 매끄럽게 진행될 수 있도록 하세요.

1. 리스크 파악

리스크 분석 프로세스의 첫 번째 단계는 프로젝트에 영향을 줄 수 있다고 생각되는 리스크를 파악하는 것입니다. 앞서 가장 일반적인 리스크 7가지를 언급했지만, 계약 실패, 예상치 못한 생활 관련 사건, 데이터 전송 문제, 우선순위 변동, 법적 리스크, 시장 리스크, 프로젝트 집행 연기 등 다른 리스크도 발생할 수 있습니다.

리스크 파악 프로세스를 시작하기 위해 아래 질문에 답해 보세요.

• 이 리스크 요인이 실제로 발생할 가능성은 얼마나 되는가?

• 리스크가 발생할 경우의 영향과 심각함의 정도는 얼마나 되는가?

• 우리 팀의 리스크 대응 계획은 무엇인가?

• 리스크 발생 가능성과 영향을 고려할 때 우선순위는 어떻게 되는가?

• 해당 리스크를 담당하는 사람은 누구인가?

위 질문에 답을 했으면, 그다음으로는 리스크 우선순위 지정, 실행 가능한 해결책, 정기적인 모니터링을 통해 리스크 관리 프로세스를 계속 진행할 것입니다.

2. 리스크 발생의 가능성과 영향 판단

발생할 가능성이 가장 큰 리스크가 무엇인지 결정하여 리스크 목록을 작성할 수 있습니다. 가능성이 높은 순서로 리스크를 배치하면 대처 방안을 준비하는 데 어떤 리스크를 우선순위에 두어야 하는지 더 효과적으로 파악할 수 있습니다.

리스크의 우선순위를 지정할 때, 발생 가능성 뿐만 아니라 각 리스크가 비즈니스에 미칠 영향을 평가하는 것 또한 중요합니다. 비즈니스에 중대한 영향을 미칠 가능성이 있는 리스크에 대해 신중하게 계획을 세워야 합니다.

3. 각 리스크에 대한 해결책 찾기

각 리스크를 어떻게 처리할 것인지에 대한 전략을 만드는 것이 리스크 평가를 수행하는 목표입니다. 리스크를 발생 가능성과 비즈니스에 미칠 영향에 따라 분류하는 것은 해결책을 찾는 출발점 될 수 있습니다. 리스크 평가를 실행하면 프로젝트 진행 중에 발생할 수 있는 리스크를 예방할 수 있기 때문에 프로젝트의 성공 가능성을 높일 수 있습니다.

이해관계자가 최우선으로 여기는 프로젝트 리스크에 대한 합리적인 해결책을 적극적으로 파악하기 위해 관련된 프로젝트 이해관계자와 논의할 수 있습니다. 과거 프로젝트를 통해 배운 점을 참고하여 리스크를 어떻게 처리했는지 알아보세요.

4. 리스크 평가를 정기적으로 모니터링하기

리스크 평가를 개발하고 난 뒤, 상황이 변할 수 있기 때문에 리스크 평가를 정기적으로 모니터링하는 것이 중요합니다. 리스크 발생 가능성은 변할 수 있으며 비즈니스에 미치는 영향도 변할 수 있습니다.

새로운 리스크가 발생하거나 한때 발생 가능성이 있었지만 그 가능성이 낮아진 리스크가 있을 수 있습니다. 리스크 평가를 정기적으로 모니터링하면 불확실한 사건에 최대한 대비했다는 확신을 가질 수 있습니다.

프로젝트 리스크 관리 툴

올바른 툴을 사용하면 리스크 평가 프로세스가 수월해집니다. 리스크를 분석하고 우선순위를 지정할 수 있기 때문입니다. 한 곳에서 정보를 실시간으로 추적하고 공유하여, 모든 팀원이 프로젝트 자료에 즉각적으로 접근할 수 있고 팀의 진행 상태를 모니터할 수 있습니다.

프로젝트 관리 툴을 사용하면 팀은 강력한 프로젝트 계획 세우기 스킬을 발달시킬 수 있습니다. 프로세스와 프로젝트 관리 단계를 알면 리스크가 발생하기 전에 예방할 수 있습니다.

리스크 관리 대장

리스크 관리 대장은 리스크를 파악하고 우선순위를 지정하는 최고의 툴입니다. 리스크 관리 대장은 각 리스크의 발생 가능성, 비즈니스에 미치는 영향, 리스크를 방지하고자 하는 방법, 리스크가 발생하면 어떻게 대처할지에 대한 계획, 조치를 취할 담당자 등을 포함해야 합니다.

리스크 관리 대장의 예시가 아래에 나와 있습니다. 왼쪽은 리스크의 유형을 보여줍니다. 그다음으로 리스크의 발생 가능성, 비즈니스에 미칠 영향의 수준, 조치를 취할 담당자, 완화 조치 순으로 나와 있습니다.

리스크 관리 대장이 완성되면, 프로젝트를 진행하면서 사용할 문서를 갖게 되는 것입니다. 리스크를 만날 때 이 정보를 참조할 수 있고 장기적 손해를 줄이기 위해 사용할 수 있습니다.

SWOT 분석

SWOT는 Strengths(강점), Weaknesses(약점), Opportunities(기회), Threats(위협)의 두문자어입니다. SWOT 분석은 프로젝트 리스크를 파악하는 것을 넘어 프로젝트의 강점을 파악합니다. 경쟁자들 사이에서 우위를 점하기 위해 프로젝트의 강점을 이용할 수 있습니다.

SWOT 분석을 완료하려면 프로젝트를 개선할 새로운 방법을 발견하고 팀이 이를 위해 준비할 수 있도록 SWOT의 각 문자가 의미하는 바를 자세하게 살펴보고 아래와 같은 질문에 답하세요.

Strength(강점): 우리가 잘하는 것은 무엇인가?

Weakness(약점): 개선할 수 있는 것은 무엇인가?

Opportunity(기회): 올해 우리의 목표는 무엇인가?

Threat(위협): 경쟁사들이 우리보다 뛰어난 점은 무엇인가?

SWOT 분석을 생성하고 나면, 프로젝트를 진행하는 데 자신감을 가질 수 있습니다. 경쟁사와의 관계에서 현재 어디에 위치해 있는지 더 잘 파악하고 있기 때문입니다. 또한, 향후 프로젝트를 개선하고 리스크를 완화하는 데 도움이 되는 강점과 약점을 파악할 수 있습니다.

브레인스토밍

브레인스토밍은 아이디어를 도출하는 데 매우 효과적인 방법입니다. 그러나 브레인스토밍의 효과성을 간과할 때가 많습니다. 팀의 관점이 엇갈릴 경우, 브레인스토밍은 창의성을 끌어내고 리스크를 평가하는 유용한 방법이 될 수 있습니다.

리스크 관리 대장을 작성하기 위해서는 시작할 지점이 있어야 하므로 브레인스토밍을 주로 첫 번째 단계로 사용합니다. 새로운 브레인스토밍 기법을 배우면, 팀이 리스크를 파악하고, 민첩하게 반응하고, 잠재적 리스크가 발생하는 것을 예방하는 데 유용합니다.

미리 계획하여 프로젝트 리스크를 완화하세요

프로젝트 계획 단계는 모든 프로젝트에서 가장 중요한 부분입니다. 개발 단계에서 본격적으로 중요한 일이 발생한다고 생각할 수도 있지만, 프로젝트 계획하기가 프로젝트 리스크를 예방하며 팀을 성공으로 이끕니다.

시중에는 프로세스를 자동화하고, 커뮤니케이션을 간소화하고, 정보를 공유하고 실시간 추적을 제공하는 여러 가지 종류의 프로젝트 관리 소프트웨어가 있습니다. 이러한 툴을 사용하면 프로젝트를 좋은 수준에서 한 단계 더 나아가 훌륭한 수준으로 만들 수 있습니다.