프로젝트 관리자: 프로젝트 라이프 사이클에서 수행하는 4가지 역할

한 사람이 혼자 처리할 수 있는 프로젝트는 존재하지 않습니다. 계획대로 프로젝트를 진행하고 제때 목표를 달성하려면 모든 단계에서 여러 프로젝트 팀원과 협업해야 합니다. 이러한 사람들 중 한 명이 프로젝트 관리자입니다.

여러분에게 프로젝트 매니저는 이미 친숙한 직함일 것입니다. 프로젝트를 이끌고 그 진행 상태를 모니터링하는 사람을 가리키는 직함입니다. 그리고 실제 프로젝트를 실행하는 팀이 있고, 그 한가운데에 프로젝트 관리자가 있습니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 라이프 사이클 전체에 걸쳐 프로젝트 매니저와 긴밀히 협력합니다. 프로젝트 관리자로서 경험이 쌓일수록 자신의 지식을 활용하여 스스로 프로젝트 매니저로 발전해갈 수 있습니다. 이 글에서는 프로젝트 관리자의 역할과 책임 그리고 이 직위에서 탁월하게 업무를 수행하는 방법에 대해 살펴봅니다.

프로젝트 관리자란?

프로젝트 관리자는 프로젝트를 둘러싼 다양한 관리 업무를 담당합니다. 이러한 업무에는 문서화, 미팅 관리, 프로젝트 예산 처리, 팀이 계획대로 업무를 진행할 수 있도록 돕기 위한 시간 관리 스킬 사용이 포함될 수 있습니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 매니저의 일등 항해사와 같습니다. 프로젝트 관리자의 목표는 프로젝트 매니저의 업무가 수월해지도록 하는 것이며, 프로젝트의 진행을 도우면서 커리어의 발전을 가능케 하는 귀중한 프로젝트 관리 경험을 얻게 됩니다.

프로젝트 관리자의 업무

프로젝트 관리자의 직무는 예측 가능하지 않은 경우도 있지만 어떤 프로젝트에서든 똑같은 작업도 있습니다. 프로젝트 관리 직무에 지원한다면 이러한 작업을 처리하는 데 필요한 스킬을 보유해야 합니다.

작업 추적

프로젝트 관리자의 업무의 중요한 부분 중 한 가지는 프로젝트 계획입니다. 프로젝트 매니저는 모든 팀 멤버가 프로젝트의 진행에 기여하도록 관리하지만 프로젝트 관리자는 개별적인 작업에 대한 추적을 책임집니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 일정을 면밀히 주시하고 각 작업마다 팀 멤버로부터 작업 수준의 업데이트 사항을 확인합니다. 마감일을 놓치게 될 우려가 있다고 판단되면 프로젝트 매니저에게 이를 알립니다.

어떤 프로젝트는 수백 개의 작업으로 이루어지기도 합니다. 그렇기 때문에 작업을 추적하는 데 팀의 노력과 매니저와 관리자 간의 열린 커뮤니케이션이 필요합니다. 프로젝트 관리 툴과 같이 모든 프로젝트 정보에 대한 일원화된 단일 정보 소스를 보유하는 것도 커뮤니케이션을 위해 중요합니다. 이렇게 하여 팀 전체가 동일한 소스를 바탕으로 업무를 수행하고 누가 무엇을 언제까지 완료하는지 정확하게 알 수 있습니다.

프로세스 문서화

프로젝트 관리에는 많은 서류 작업이 수반되지만 매니저가 스스로 문서화를 처리할 여건이 되지 못하는 경우도 있습니다. 프로젝트 관리자에게는 프로세스 문서를 대량으로 작성하고, 양식을 작성하며, 클라이언트와 커뮤니케이션하고, 메모하는 데 필요한 하드 스킬이 필요합니다. 번잡스러운 일로 보일지 모르지만 관리자가 문서화 업무를 처리하는 것은 프로젝트 성공에서 매우 중요합니다.

프로젝트 관리자는 문서 작성뿐만 아니라 문서를 분류, 정리, 공유, 저장하고 업데이트해야 합니다. 이러한 작업을 처리하고 프로젝트의 성과에 긍정적으로 기여하려면 뛰어난 조직화 스킬이 필요합니다.

예산 및 리소스 관리

프로젝트 관리자는 종종 주어진 프로젝트의 비용을 추적하고 팀의 리소스 관리 계획을 감독할 책임을 집니다. 프로젝트 매니저가는 리소스를 배정하고 프로젝트의 필요에 맞게 업무 처리를 촉진하는 것에 주력하는 반면, 프로젝트 관리자는 보이지 않는 곳에서 프로젝트가 예산 내에서 진행되도록 합니다.

예를 들어 프로젝트 관리자가 프로젝트 진행 중에 비용이 예산을 초과하여 지출된 것을 확인한 경우 조치를 취하고 프로젝트 계획에서 조정해야 할 부분을 알아내 비용을 절감할 수 있도록 프로젝트 매니저에게 알립니다.

미팅 관리

미팅은 프로젝트 워크플로의 핵심적인 부분입니다. 미팅을 주기적으로 열면 팀의 협업을 촉진하고 팀 역할 간에 개방적인 커뮤니케이션이 이루어지도록 할 수 있습니다. 일반적으로, 매니저는 미팅의 구성을 결정하고 관리자는 미팅 일정을 결정하는 것을 담당합니다.

미팅 일정을 결정하는 것 외에도 프로젝트 관리자는 메모를 하는 일을 담당하는 경우도 있습니다. 매번 미팅이 끝난 후 미팅 메모와 실행 과제를 발송하여 모든 팀원이 최신 정보를 확인하도록 하는 것도 프로젝트 관리자의 일입니다.

프로젝트 관리자가 되는 방법

프로젝트 관리자로 채용되고 해당 직위에서 탁월하게 업무를 수행하기 위해 무엇이 필요한지 파악하면 프로젝트 라이프 사이클에 긍정적으로 기여할 준비가 된 것입니다. 풀타임 프로젝트 관리자 역할을 찾을 준비가 되어 있는 경우에도, 실무 경험을 통해 한 단계씩 단계를 밟는 중인 경우에도, 더 나은 이력서를 위해 기억해 두어야 할 점이 있습니다.

• 유사한 역할에서 쌓은 업무 경험: 프로젝트 관리자로서 팀에 기여하길 원한다면 이전의 업무 경험은 가장 중요한 요건 중 하나입니다. 대부분의 프로젝트 관리자 직위는 말단 직급이 아니기 때문에 프로젝트 코디네이터 역할이나 프로젝트 어시스턴트 직위와 같이 유사한 역할에서 일한 적이 있다는 것을 증명해야 할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리 소프트웨어에 대한 지식: 대부분의 프로젝트 관리자는 관리 작업을 처리하기 위해 프로젝트 관리 소프트웨어에 의존합니다. 소프트웨어에 대한 지식이 있으면 작업을 완수하고 팀 및 프로젝트 매니저와 협업하며 최고의 프로젝트 매니저로서 능력을 발휘하는 데 도움이 될 것입니다.

• 탄탄한 조직화 및 시간 관리 스킬: 소프트웨어를 통한 자동화로 프로젝트 관리자 역할의 다양한 작업을 처리할 수 있지만 효율적으로 일하려면 여전히 탄탄한 조직화 스킬과 시간 관리 스킬이 필요합니다. 조직화 스킬은 작업 분류, 서류 작업 관리, 프로젝트 매니저의 업무 경감에 도움이 됩니다. 시간 관리 스킬은 번아웃 없이 효율적으로 작업을 완료하는 데 도움이 됩니다. 

• PMP / PRINCE2 자격증이 있으면 더 좋습니다: 자격증을 취득한 덕에 전문적인 커리어가 더 발전할 수 있었다고 생각하는 프로젝트 관리자도 있습니다. 프로젝트 관리 전문가(project management professional, PMP) 자격증과 통제된 환경에서의 프로젝트(PRojects IN Controlled Environments, PRINCE 2) 자격증은 모두 프로젝트 관리 분야에서 인정받는 자격증입니다. 이러한 자격증이 관리자 역할을 맡기 위한 요건은 아니지만 커리어 단계를 밟아가는 데 도움이 될 수 있습니다.

스스로 개척하여 프로젝트 관리 분야에 대한 지식을 더 쌓고 싶다면 경영학 석사 학위도 관심을 가져 볼 만합니다. 프로젝트 관리자 역할에 학사 학위만 있어도 괜찮긴 하지만 MBA가 있으면 관련된 분야의 벤처 기업과 업무 유형에서 일하는 기회를 얻을 수 있습니다. 

더 나은 프로젝트 관리자가 되기 위한 5가지 팁

실력 있는 프로젝트 관리자가 되고자 한다면 배워야 할 가장 중요한 것은 시간 관리 방법, 커뮤니케이션 방법, 그리고 효율성을 높이는 방법입니다. 이러한 방법에 대한 팁을 알면 스킬을 향상하여 어떤 관리 작업을 처리하든 손쉽게 해결할 수 있게 됩니다.

일정과 시간 계획하기

사람들은 재정에 관한 계획을 세우고 소득 이내에서 생활하기 위해 지출을 언제 삭감하거나 줄여야 할지 파악합니다. 그렇다면 이를 시간에 대해서도 해야 하지 않을까요? 할 일이 많은 프로젝트 관리자에게 시간은 소중합니다. 모든 일을 한 번에 할 수는 없기 때문에 우선순위를 지정하여 할 수 있는 일을 완수해야 합니다.

아이젠하워 매트릭스와 같은 작업 관리 툴을 사용하여 생산성을 개선할 수 있습니다. 이러한 툴은 작업을 분류하고, 필요한 경우 작업 항목을 제거하며, 중요한 일에 높은 우선순위를 지정하는 데 필요한 효과적인 방법을 제공합니다. 

효과적으로 위임하기

시간 관리에서 중요한 부분은 언제 작업을 위임해야 할지 아는 것입니다. 효과적으로 위임할 수 있으면 우선순위가 가장 높은 작업을 처리할 시간을 확보할 수 있습니다. 또한 작업을 누구에게 위임할지에 대해서도 확신이 있어야 합니다. 효과적으로 업무를 위임하는 방법에 대한 팁 몇 가지를 소개합니다.

• 팀의 강점 살리기

• 적절한 리소스 제공하기

• 명확하게 커뮤니케이션하기

• 인내심 갖기

• 피드백 제공하기

유능한 리더가 되려면 업무를 위임할 수 있어야 하며 솔선수범하고 싶다면 위임은 배워야 할 핵심적인 스킬입니다. 업무를 위임하면 과로를 방지할 뿐만 아니라 팀 멤버에게 새로운 분야를 접하는 소중한 기회와 경험을 줄 수 있습니다. 작업을 위임하는 것이 자연스럽게 되지 않아도 괜찮습니다. 많은 소프트 스킬이 그렇듯이 이것은 연습을 통해 개발할 수 있는 스킬입니다.

소통하고 협업하기

프로젝트 관리자는 프로젝트 매니저 및 팀 멤버와 주기적으로 커뮤니케이션하고 협업해야 합니다. 프로젝트 관리자의 역할은 프로젝트 팀이 프로젝트 시작부터 완료까지 업무를 체계적으로 관리하고 성공을 거둘 수 있도록 돕는 것입니다.

팀과의 커뮤니케이션을 촉진하는 방법 몇 가지는 다음과 같습니다.

• 매주 진행 상태에 대한 업데이트 발송하기

• 이해관계자와의 체크인을 위한 리마인더 설정하기

• 체크인을 위해 팀과의 주간 미팅 주최하기

업무와의 연결 상태를 유지하고, 효과적으로 커뮤니케이션하며, 프로젝트 계획의 진행 상태를 추적하는 데 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 하지만 화상 미팅, 온라인 채팅, 대면 미팅도 협업과 팀 사기를 위해 똑같이 중요합니다.

프로젝트 자동화 활용하기

프로젝트 관리 소프트웨어는 관리자로서의 업무를 기하급수적으로 수월하게 만들어 줍니다. 이러한 소프트웨어는 팀 멤버 간 정보 공유, 미팅 일정 결정, 프로젝트 마감일과 기간 설정, 작업 관리에 사용할 수 있습니다. 또한 문서화와 예산 관리, 그리고 필요한 경우 이해관계자와 이러한 정보를 공유하는 데에도 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 관리자의 워크플로를 더 효율적으로 만들어 주며 실수를 할 가능성을 줄여줍니다. 업무를 조율하는 데 도움이 되는 핵심적인 프로젝트 관리 기능에는 다음과 같은 것이 있습니다.

• 자동화: 프로세스를 자동화하여 수동 업무를 줄입니다.

• 상태 보고: 프로젝트의 상태를 보고하여 팀 멤버 및 이해관계자와 공유합니다.

• 프로젝트 보기: 프로젝트와 그 진행 상태를 더 잘 시각화할 수 있습니다.

• 한 곳에 모든 정보를 저장: 모든 프로젝트 정보를 모두가 볼 수 있는 공유된 장소에 보관할 수 있습니다.

• 목표 설정과 추적: 업무를 배경 정보에 기반하여 바라볼 수 있습니다. 목표를 설정하고 이러한 목표를 어느 정도 달성하고 있는지 프로젝트를 추적합니다.

팀 플레이어 되기

모든 프로젝트는 팀이 노력하여 완성하는 것입니다. 팀워크가 없으면 프로젝트가 결승선에 다다르도록 하는 데 어려움을 겪게 될 것입니다. 누구에게나 달성하고자 하는 전문적인 목표가 있지만 팀 플레이어가 되는 것이 개인 목표와 팀 목표를 이루는 가장 빠른 길입니다.

프로젝트 관리자와 팀은 달성하기 위해 함께 노력하는, 프로젝트에 대한 공유된 비전이 있어야 합니다. 개방적인 커뮤니케이션이 이루어지고 팀으로서 일할 때, 최종 목표를 이루고 그러한 성공을 함께 축하할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트 관리를 단순화하세요

프로젝트 관리자가 되려면 수년 간의 경험과 적절한 교육의 조합이 필요합니다. 하지만 일단 일자리를 확보하고 난 후에 탁월한 능력을 발휘하는 가장 좋은 방법은 프로젝트 관리 소프트웨어에 익숙해지는 것입니다. 

프로젝트 관리 소프트웨어를 철저히 파악하고 나면 프로젝트 관리자의 작업을 단순화하고 프로젝트 관리 기술을 강화하는 데 사용할 수 있습니다.