업무 관리의 3가지 필수 요소

여러 팀 간에 업무를 조율하다 보면 쉽게 혼선을 빚게 됩니다. 특히 정보를 찾느라 이메일이나 메시징 앱을 뒤적거려야 한다면 더욱 그렇습니다. 한 곳에서 업무를 계획하고, 체계적으로 정리하고, 실행하는 시스템이 없다면 더 큰 혼란에 빠져 팀의 추진 속도가 느려지고, 마감일을 놓치고, 가장 원대한 목표를 달성할 수 없게 됩니다. 원격 근무시 이러한 문제가 심화되어 팀이 특히 스트레스를 느낄 수 있습니다.

다행히도 사무실에서 함께 근무하든 전 세계 여러 곳에 분산되어 원격 근무를 하든 이러한 조율 문제를 극복할 수 있습니다. 이럴 때 업무 관리 시스템이 빛을 발합니다.

하지만 툴에 너무 많은 옵션이 있어 어떤 기능을 찾아야 할지 알기 어려울 수 있습니다. 이 가이드를 읽고 나면 팀의 연결을 유지하고, 마감일을 지키고, 목표를 달성하기 위해 업무 관리 툴에서 어떤 기능을 갖추어야 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다.

업무 관리란 무엇이며 어떻게 팀의 협업에 도움이 되나요?

업무 관리 시스템이 팀의 성과를 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보기 전에 우선 업무 관리란 무엇인지 정확히 정의해 보겠습니다. Asana가 바라보는 업무 관리는 다음과 같습니다.

업무 관리는 프로젝트, 진행 중인 프로세스, 또는 일상적인 작업과 같은 조직의 업무 흐름을 조율하는 체계적인 접근 방식으로, 팀이 더욱 신속하게 목표를 달성하는 데 필요한 명확성을 제공합니다. 조직 내 모든 직위의 구성원과 모든 수준의 업무를 조율하여 모두가 가장 중요한 업무를 완수하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있도록 합니다.”

기본적으로, 프로젝트 관리와 다르게 업무 관리는 단순히 작업을 완료하거나 단일 결과물을 완성하기 위해 작업하는 것과 조금 다릅니다. 업무 관리는 팀 전체의 업무 수행 방식을 살펴보고 장기적으로 조직 전체에서 조율이 개선되도록 프로세스와 업무 계획을 세우는 광범위한 방법입니다.

업무 관리는 전체 상황과 모든 업무의 관련성을 살펴보기 때문의 팀의 모든 구성원은 자신의 업무가 회사와 조직의 상위 목표에 어떻게 기여하는지 파악할 수 있습니다. 이는 구성원에게 동기를 부여하는 연결고리가 될 수 있습니다.

팀원들이 맡은 업무가 조직에 미치는 더 큰 영향력을 이해하면 팀원들이 프로젝트를 진행하는 동안 계속해서 참여한다는 점을 발견했습니다.”

그렇다면 업무 관리를 어떻게 실행할 수 있을까요? 업무 관리 시스템의 세 가지 핵심 요소를 살펴보고 업무 관리란 무엇이며 업무 관리를 통해 스트레스를 줄이는 방식으로 원활하게 협업하는 방법을 알아보겠습니다.

첫 번째 핵심 요소: 업무 관리 시스템의 구성 요소 정리하기

모든 업계나 회사에는 팀이나 조직 내에서 업무와 업무 계획을 정의하는 세 가지 핵심 요소가 있습니다.

• 작업

• 프로젝트

• 포트폴리오

업무 관리 툴을 사용하면 팀과 조직이 업무를 세 가지 핵심 요소에 따라 수월하게 계획하고, 체계적으로 정리하고, 수행할 수 있습니다. 각 요소를 자세히 살펴보겠습니다.

첫 번째로, 작업은 블로그 게시물의 첫 편집이나 누군가가 작성한 코드 검토와 같은 개별 업무를 나타냅니다. 작업은 월별 보고서 작성과 같이 반복될 수도 있고 웹사이트 페이지 업데이트와 같이 단발성일 수도 있습니다. 직무나 팀이 수행하는 프로젝트가 무엇인지를 불문하고 잘 구성된 작업은 누가, 무엇을, 언제까지 수행하는지 이 세 가지를 명확하게 해야 합니다. 당연한 것처럼 보이지만, 누가, 무엇을, 언제까지 수행할지 논의하지 않고 작업을 생성하고 할당하면 책임 범위가 불분명해 혼란이 생기게 됩니다.

여러 작업을 그룹으로 묶으면 업무의 두 번째 핵심 요소인 프로젝트를 구성합니다. 프로젝트는 신제품 출시나 브랜드 캠페인 시작과 같이 팀이 달성하려는 더 큰 목표를 나타냅니다. 다시 말해서, 모든 프로젝트는 그 규모에 상관없이 여러 개의 개별 작업으로 구성됩니다.

업무의 세 번째 핵심 요소는 프로젝트 포트폴리오입니다. 즉, 프로젝트를 그룹화한 것입니다. 포트폴리오는 매니저나 여러 프로젝트에 참여하는 개별 기여자가 많은 정보를 추적할 때 특히 유용합니다. 포트폴리오로 진행 상태를 추적하면 팀 전반에 걸쳐 투명성과 신뢰를 구축하고 고위 임원부터 매니저와 개별 기여자에 이르기까지 모든 수준에서 원활하게 업무를 조율할 수 있습니다. 업무 관리 시스템의 프로젝트 포트폴리오는 전체 이니셔티브에 대한 조감도를 제공하고 개별 프로젝트를 작업 수준까지 세분화하여 모든 팀원이 무엇을 작업 중인지 확인할 수 있습니다.

가장 좋은 업무 관리 시스템은 이 세 가지 요소를 원활하게 결합하여 가장 중요한 이니셔티브의 모든 수준에서 팀 전체에 명확성과 책임을 부여합니다. 이렇게 책임과 명확성을 확보하는 것은 스트레스를 줄이고 업무를 더 많이 진행하기 위한 첫 단계입니다. 업무 관리 시스템은 구조를 만들고 작은 세부 사항에서 전체 상황에 이르기까지 모든 것을 한 곳에 보관합니다.

두 번째 핵심 요소: 업무 관리 시스템의 동적 보기

업무 정보를 확보하고 체계적으로 정리하는 방법(예: 작업, 프로젝트, 프로젝트 포트폴리오)을 표준화하는 데 전체 구조가 중요하지만, 해당 정보를 표시하는 동적 보기를 갖춘 업무 관리 시스템을 사용하면 팀의 효율성을 더 높일 수 있습니다. 동적 보기는 모든 구성원이 업무를 보고 진행하는 고유한 방식을 제공하며, 팀의 업무 관리 시스템에 적합합니다.

개인의 수준에서는 모든 구성원이 큰 프로젝트의 복잡함에서 벗어나 쉽고 명확하게 자신이 맡은 작업을 볼 수 있어야 합니다. 목록 보기나 캘린더 보기 등 자신에게 적합한 방식으로 '할 일'을 표시하고 최우선 순위에 쉽게 집중할 수 있는 장소가 필요합니다. 이는 팀원들이 하루에 맡은 업무를 정리하고, 자신의 업무량을 모니터링하고, 작업의 우선순위를 지정하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 수준에서는 프로젝트마다 적합한 시각화 방식이 있습니다. 작지만 중요한 작업으로 구성된 대형 체크리스트가 있는 이벤트는 목록 보기에 표시하기 가장 적합할 것입니다. 그러나, 웹 개발과 같은 애자일 워크플로는 보드 보기가 더 적합할 수 있으며, 콘텐츠 캘린더는 캘린더 보기가 좋을 것입니다.

많은 이해관계자와 여러 부서의 파트너가 참여하는 크고 복잡한 프로젝트에서는 서로 다른 보기를 전환할 수 있는 업무 관리 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. 예를 들어, 제품 마케팅 매니저는 목록 보기에서 모든 결과물을 표시하고 싶을 수도 있고, 모든 사람의 마감일을 표시할 수 있도록 타임라인 보기가 필요할 수도 있습니다.

결국, 프로젝트를 시각화하는 데 옳고 그른 방법은 없습니다. 이 핵심 요소의 가장 중요한 부분은 유연하면서도 팀이 상황에 맞게 가장 유용한 보기 방식으로 전환할 수 있는 업무 관리 시스템을 사용하는 것입니다.

세 번째 핵심 요소: 업무 관리 시스템으로 프로세스 자동화하기

우리가 수행하는 많은 업무는 진행 중이거나 반복되는 프로세스가 포함되지만, 이를 깨닫지 못하고 있을 수도 있습니다. 업무 관리 시스템으로 간단한 프로세스를 자동화하면 워크플로의 속도를 높이고, 오류를 줄이고, 팀에 명확성을 제공할 수 있습니다.

예를 들어, 대부분의 제품 출시 과정은 같은 사람이 참여하지 않더라도 동일한 단계를 거칩니다. 이 과정을 템플릿화 할 수 있다면 어떨까요? 업무 관리 시스템을 사용하면 팀이 자주 수행하는 프로젝트와 프로세스를 템플릿으로 만들 수 있으므로 매번 워크플로를 처음부터 설계할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 예산 승인이나 법무팀으로부터 캠페인 크리에이티브의 승인을 받는 등과 같은 중요한 단계를 놓치지 않을 수 있습니다. 물론, 각 프로젝트에는 고유한 특성이 있지만, 이미 존재하는 프로세스를 다시 만드느라 매번 시간을 낭비할 필요가 없게 되므로 팀이 더 많은 시간을 확보하고 프로세스를 더 잘 이해할 수 있습니다.

Asana와 같은 업무 관리 시스템을 사용하면 적절한 팀원에게 올바르게 작업을 할당하고, 마감일을 지정하거나 변경하고, 적시에 업무를 인계하는 등 팀의 시간을 차지하는 작은 업무 중 일부를 자동화할 수 있습니다. 팀이 자동화 기능을 갖춘 업무 관리 시스템을 사용하면 많은 프로세스를 간소화하여 중요한 단계를 놓치지 않고 추진 속도를 높일 수 있습니다.

업무 관리 시스템으로 더 효과적으로 협업하기

업무 관리 시스템을 사용하면 팀이 수동적으로 대응하거나 한 번에 하나의 프로젝트만 실행하는 것에서 벗어나 진행하는 시스템 전체를 살펴볼 수 있습니다. 진행 중인 모든 업무와 수행하는 업무가 상위 이니셔티브와 연결되는 방식을 거시적으로 파악할 수 있을 때 팀이 업무 효율성을 높이고 스트레스를 줄일 수 있습니다.

우리는 단지 단기적인 해결책이 아니라 장기적인 시스템을 생각할 때 생산성을 발휘할 수 있습니다. 우리는 급한 불을 끄는 것이 아니라 구축해야 할 시스템을 생각하거나 향상할 수 있는 프로세스에 대해 생각할 때 더 생산적으로 업무를 수행할 수 있습니다.”

업무를 관리하면 모든 정보를 체계적으로 정리할 수 있어 누가 언제까지 무엇을 하는지 궁금해하거나, 이메일에서 문서를 찾거나, 팀이 마지막으로 프로젝트를 계획한 방법을 기억하려고 애쓸 필요가 없습니다. 단일 정보 소스에 각 구성원의 담당 업무를 명확히 하여 견고한 업무 계획을 세우고 스트레스를 줄이면서 더 많은 것을 달성할 수 있습니다.