프로세스 매핑 가이드: 정의, 작성 방법, 활용 팁

기발한 아이디어가 떠올랐지만 어디서부터 시작해야 할지 몰랐던 적이 있으신가요? 아이디어가 결실을 맺으려면 먼저 아이디어를 체계적으로 정리하고 계획을 세워야 합니다.

프로세스 매핑은 프로세스 정리에 도움이 됩니다. 프로세스 매핑은 업무 분류 체계와 마찬가지로 워크플로를 시각화하는 것이며, 문제를 파악하고 개선할 점을 찾는데 유용합니다.

프로세스 매핑은 팀 브레인스토밍을 하거나, 의사 결정을 내리거나, 프로젝트를 계획할 때 효과를 발휘합니다. 또한, 프로세스 맵은 프로세스 문서화, 신규 채용자 교육, 프로세스 개선에도 유용하게 활용할 수 있습니다.

팀이 프로젝트 매핑과 커뮤니케이션을 더욱 효율적으로 활용할 수 있도록 프로세스 매핑이 진행되는 방식을 예시와 함께 살펴보고 프로세스 매핑의 이점과 프로세스 맵을 만드는 방법을 알아보세요.

프로세스 매핑이란?

프로세스 매핑은 워크플로와 프로세스를 시각적으로 계획하기 위해 사용되는 기법입니다. 이 기법에는 프로세스 맵 만들기가 포함되며, 프로세스 맵은 플로 차트나 프로세스 플로 차트 또는 워크플로 다이어그램이라고도 불립니다.

프로세스 매핑의 목적은 프로세스가 진행되는 방식을 간결하고 쉬운 방식으로 전달하는 것입니다. 이를 통해 모든 팀원이 말로 길게 설명하지 않아도 주어진 프로세스를 어떻게 완료해야 하는지 쉽게 이해할 수 있습니다. 처음부터 끝까지 프로세스를 계획함으로써 전체 프로세스의 흐름을 더 잘 이해하고 비효율적인 부분을 파악하거나 개선할 수 있습니다.

프로세스 매핑을 사용하여 어떠한 프로세스 유형이든 시각화할 수 있지만, 일반적으로 프로세스 분석, 교육, 통합 또는 프로세스 개선에 많이 활용됩니다. 복잡한 프로세스를 전달하거나, 주어진 프로세스에서 반복되는 문제를 해결하거나, 여러 팀원의 담당 업무를 조율해야 할 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

프로세스 맵을 만드는 방법

프로세스 맵은 간단하게 만들 수 있으며, 종이를 사용하거나 워크플로 관리 소프트웨어와 템플릿을 사용하여 만들 수 있습니다. 지금부터 프로세스 맵을 처음부터 만드는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.

1단계: 매핑할 문제나 프로세스 파악하기

첫째로, 매핑할 프로세스를 결정해야 합니다. 개선해야 하는 비효율적인 프로세스가 있나요? 팀에 간결하게 전달하고 싶은 새로운 프로세스가 있나요? 직원들이 자주 의문을 제기하는 복잡한 프로세스가 있나요? 매핑하고자 하는 프로세스가 무엇인지 파악하고 이름을 지정하세요.

2단계: 관련된 활동의 목록 작성하기

프로세스를 완료하기 위해 필요한 모든 작업을 기록합니다. 이 단계에서 작업의 순서는 중요하지 않습니다. 관련된 모든 활동과 각 활동의 담당자를 나열하여 목록으로 만듭니다.

프로세스에 참여할 팀원과 기타 이해관계자와 협업하면 요구되는 모든 단계를 정확하게 고려하여 필요한 상세 정보의 수준을 결정할 수 있으므로 매우 좋습니다. 또한, 원하는 결과를 얻기 위해 어떤 작업을 포함해야 하는지 알 수 있도록 프로세스가 시작되고 끝나는 지점을 명확히 설정해야 합니다.

3단계: 일련의 단계 작성하기

모든 활동의 목록을 정리했다면 이제 전체 프로세스를 처음부터 끝까지 나타낼 때까지 이러한 활동을 올바른 순서로 배열할 차례입니다. 이 단계는 이전 단계에서 놓친 것이 있는지 확인하기 좋습니다.

4단계: 프로세스 매핑 기호를 사용하여 플로 차트 그리기

적절한 프로세스 매핑 형식을 선택하고 프로세스 매핑 기호를 사용하여 단계를 나타내도록 프로세스를 그립니다. 프로세스의 다양한 요소를 나타내기 위해 사용할 수 있는 표준 기호는 30여 가지가 있지만, 이 기사의 후반부에서는 많이 사용되는 기호에 관해 자세히 살펴보겠습니다.

5단계: 프로세스 맵 완성 및 공유하기

프로세스 맵 작성을 마치면 프로세스에 참여하는 다른 이해관계자와 함께 검토하여 모든 사람이 맵을 이해하고 프로세스가 매핑된 방식에 동의하는지 확인해야 합니다. 빠진 단계가 없는지, 중복되거나 모호하게 표현된 부분이 없는지 확인합니다.

6단계: 맵을 분석하여 개선할 부분 찾기

프로세스 맵이 프로세스 워크플로를 정확하게 나타내는지 확인하고 나면 완성된 프로세스 맵을 분석 도구로 사용하여 프로세스를 개선할 방법을 찾을 수 있습니다.

팀의 피드백을 받아 프로세스에서 지연이 발생하는 지점과 비효율적인 지점이 어디인지 식별합니다. 제거할 수 있는 단계는 무엇인지, 더 효율적으로 완료할 수 있는 작업은 무엇인지 확인합니다. 개선할 부분을 파악했으면 이를 해결하기 위한 조치를 취하고 프로세스 맵을 수정하여 개선된 점을 반영합니다.

프로세스 맵을 사용하는 이유

프로세스 매핑을 활용하면 아이디어를 실행하기 위해 필요한 단계를 시각적으로 전달하여 아이디어를 공고히 하고 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

프로세스 매핑이 팀에 도움이 되는 점 몇 가지는 다음과 같습니다.

• 비효율적인 부분을 확인합니다: 프로세스 흐름에서 지연이 발생하거나 누락이 되는 지점 등 문제점을 파악하는 데 도움이 됩니다.

• 아이디어를 간소화합니다: 복잡한 아이디어를 작은 단계로 나눕니다.

• 이해를 높입니다: 프로세스를 빈틈없이 이해할 수 있도록 촉진합니다.

• 비상사태에 대비합니다: 만일의 사태에 대비하고 문제 해결 지침을 제공합니다.

• 담당 업무를 위임합니다: 여러 개인이나 팀 사이에서 담당 업무를 조율합니다.

• 문서화합니다: 프로세스를 기록한 문서를 제공합니다.

• 명확하게 커뮤니케이션합니다: 사용하기 쉬운 시각적 형식을 통해 커뮤니케이션을 간소화합니다.

• 의사 결정을 더 빠르게 내립니다: 더 빠른 커뮤니케이션 덕분에 의사 결정을 더 신속히 내릴 수 있습니다.

• 직원을 지원합니다: 직원의 성과를 향상시키고 업무 만족도를 높입니다.

• 표준을 준수합니다: 비즈니스가 ISO 9000 및 ISO 9001 표준을 준수하는 데 도움이 됩니다.

프로세스 맵의 유형

프로세스 맵의 외관과 규모는 다양합니다. 모든 프로세스 맵은 동일한 목적을 가지고 있지만, 특정 유형의 프로세스 맵은 특정 프로젝트에 더 적합할 수 있습니다. 가장 일반적인 프로세스 맵의 유형 몇 가지를 살펴보겠습니다.

플로 차트

프로세스 맵의 가장 단순한 형식은 기본 플로 차트입니다. 기본 플로 차트는 프로세스 매핑 기호를 사용하여 프로세스의 인풋(Input) 및 아웃풋(Output)과 프로세스를 완료하는 데 포함되는 단계를 나타냅니다.

기본 플로 차트는 새로운 프로젝트를 계획하고 팀원 간의 커뮤니케이션을 개선하고, 프로세스를 모델로 삼아 문서화하고, 현재 프로세스에서 문제를 해결하고, 워크플로를 분석 및 관리하는 데 사용할 수 있습니다.

최적의 용도: 일반적으로 일련의 순서에 따라 프로세스가 시작부터 끝까지 어떻게 진행되는지 보여줄 때

상위 레벨 프로세스 맵

하향식 맵 또는 가치 사슬 맵이라고도 알려진 상위 레벨 프로세스 맵은 프로세스에 대해 전체적인 수준의 개요를 제공합니다. 맵에는 프로세스에 필수적인 단계만 표시되며 최소한의 세부 정보만 포함됩니다.

상위 레벨 프로세스 맵은 비즈니스 프로세스를 정의하고 프로세스에 포함된 주요 단계를 특정하기 위해 사용할 수 있습니다. 또한, 운영의 세세한 부분까지 알 필요는 없는 상사나 타사 관계자와 프로세스에 대해 논의할 때도 유용하게 사용할 수 있습니다.

최적의 용도: 프로세스의 필수적인 단계를 전달할 때

상세한 프로세스 맵

상위 레벨 프로세스 맵과 반대로 상세한 프로세스 맵은 각 단계의 모든 상세 정보를 제공하며 하위 프로세스를 표시합니다. 상세한 프로세스 맵은 의사 결정 지점을 표시하며 각 단계의 인풋과 아웃풋을 기록합니다. 이 프로세스 맵을 사용하면 매핑한 프로세스를 가장 철저히 이해할 수 있으며 상세한 정보를 높은 수준에서 확인할 수 있으므로 비효율적인 지점을 정확히 파악할 수 있습니다.

최적의 용도: 모든 상세 정보와 비상 계획을 비롯하여 프로세스를 포괄적으로 이해할 때

스윔레인 맵

교차 기능 팀의 플로 차트 또는 배포 플로 차트라고도 하는 스윔레인 맵(Swimlane map)은 프로세스 활동을 ‘수영장 레인’(Swimlane)에 배치하여 각 작업의 담당자를 지정합니다. 이 맵은 각 이해관계자를 위한 채널로 나뉘어 있으며 각 활동을 적절한 이해관계자의 채널에 나열합니다. 이러한 유형의 프로세스 맵은 프로세스에 관여하는 다양한 역할과 이해관계자 사이의 상호작용을 강조합니다.

스윔레인 맵은 프로세스에서 직원들이 맡은 역할에 대해 직원을 교육하고 맡은 업무에 대한 책임감을 높일 때 사용하기 좋습니다. 또한, 프로세스의 지연, 중복, 잠재적인 실패 요인 등과 같은 비효율적인 부분을 특정하는 데도 도움이 됩니다.

최적의 용도: 프로세스에서 여러 이해관계자의 역할을 명확히 할 때

가치 흐름 맵

가치 흐름 맵은 제품이나 서비스를 고객에게 전달하는 프로세스를 시각화하는 린(Lean) 관리 도구입니다. 가치 흐름 맵은 복잡한 경향이 있으며 정보의 흐름과 프로세스에 꼭 필요한 자료를 표시하기 위해 고유한 기호 시스템을 사용합니다.

기치 흐름 매핑은 사이클 시간과 각 단계에 참여하는 인원수와 같은 데이터를 기록하기 때문에 시간이나 인력 낭비를 줄일 수 있는 부분을 파악하고 향후 프로젝트에 집중할 수 있는 기회를 발견하는 데 유용합니다.

최적의 용도: 제품을 고객에게 전달하는 프로세스를 설명하고 프로세스에 대한 정량적인 데이터를 기록할 때

SIPOC 다이어그램

SIPOC는 Suppliers(공급자), Inputs(인풋 또는 투입), Process(프로세스), Outputs(아웃풋 또는 산출물), Customers(고객)을 나타내는 두문자어입니다. SIPOC 다이어그램은 완전한 프로세스 맵이라기 보다는 프로세스의 주요 요소를 식별하는 차트로, 상세한 프로세스 맵을 작성하기 전 단계에서 만들어질 수 있습니다.

두문자어에서 알 수 있듯이, SIPOC 차트는 프로세스의 기본 단계, 프로세스의 아웃풋, 고객, 프로세스의 인풋, 각 인풋의 공급자를 포함하는 다섯 개의 세로 열로 구성됩니다. SIPOC 다이어그램은 더욱 상세한 프로세스 맵을 준비하는 데 유용할 뿐만 아니라 복잡한 프로세스의 범위를 정의하는 데도 도움이 됩니다.

최적의 용도: 프로세스에서 주요 요소와 이해관계자를 식별할 때

프로세스 매핑 기호

프로세스 매핑은 Unified Modeling Language(통합 모델링 언어, UML)의 기호를 사용하여 단계, 의사 결정 지점, 인풋 및 아웃풋, 참여 팀원과 같은 프로세스의 주요 요소를 나타냅니다.

다음은 가장 많이 사용되는 프로세스 매핑 기호와 용도입니다.

• 터미네이터(Terminator): 타원형은 프로세스의 시작과 끝을 나타냅니다.

• 프로세스 단계: 직사각형은 프로세스의 활동이나 작업을 나타냅니다.

• 흐름: 화살표는 프로세스에서 단계를 연결하며 흐름의 방향을 보여줍니다.

• 의사 결정: 마름모는 의사 결정을 내려야 하는 지점을 나타냅니다. 보통, 이 지점으로부터 ‘예’ 또는 ‘아니요’ 옵션이 분기합니다.

• 지연: D 모양의 도형은 프로세스상의 지연을 나타냅니다.

• 문서: 하단이 물결 모양인 직사각형은 읽을 수 있는 문서나 정보를 나타냅니다. 여러 개의 문서는 하단이 물결 모양인 직사각형이 여러 개 겹쳐 있는 기호로 표시됩니다.

• 데이터: 평행 사변형은 프로세스 단계의 입력 데이터나 출력 데이터를 나타냅니다.

• 수동 입력: 상단이 기울어진 직사각형은 데이터를 반드시 수동으로 입력해야 하는 단계를 나타냅니다.

• 하위 프로세스: 두 개의 세로선이 그어진 직사각형은 사전에 별도로 정의된 하위 프로세스를 나타냅니다.

이 외에도 프로세스 맵에서 사용할 수 있는 기호가 여럿 있지만, 이렇게 많이 사용하는 기호를 알아두면 이제 막 프로세스 맵을 만들기 시작할 때 특히 유용할 것입니다.

프로세스 매핑 예시

어떠한 프로세스 유형이라도 프로세스 맵을 만들 수 있지만, 이를 팀에 어떻게 적용해야 할지 궁금할 수도 있습니다.

프로세스 맵이 어떻게 생겼는지 더 명확히 알 수 있도록 프로세스 맵의 예시를 나타낸 것은 다음과 같습니다.

프로세스 매핑 기법

필요와 선호에 맞게 프로세스 맵을 맞춤화할 수 있지만 효과를 극대화하기 위해 프로세스를 매핑할 때 유념해야 하는 일반적인 팁이 있습니다. 프로세스 맵을 만들기 시작할 때 적용할 수 있는 몇 가지 모범 관행을 소개합니다.

프로세스 맵 계획하기: 

• 프로세스의 경계를 설정하여 필요한 정보만 포함하도록 합니다.

• 프로세스의 명확한 목표를 설정합니다.

• 정의된, 객관적인 결과물을 가진 프로세스만 매핑합니다.

프로세스 맵 초안 만들기:

• 아웃풋부터 시작하여 인풋으로 거꾸로 나아가며 초안을 작성합니다.

• 하위 프로세스를 간단하게 유지합니다.

• 필요한 모든 상세 정보를 포함하되 정보가 부족하거나 과하지 않도록 합니다.

• 표준화된 표기법을 사용하여 모든 사람이 정보를 동일하게 파악할 수 있도록 합니다.

프로세스 맵 검토하기:

• 프로세스에 참여하는 모든 사람으로부터 피드백을 받습니다.

• 해당되는 경우 선호하는 조건을 충족하기 위한 대체 경로를 상세히 열거합니다.

• 현재 프로세스가 반드시 완벽하거나 이상적인 상태가 아니더라도 현재 상태에서 프로세스를 계획하고 그 상태에서 개선해 나갑니다.

가장 효과적인 프로세스 맵을 완성할 수 있도록 프로세스 매핑의 각 단계에 이 팁을 적용하세요.

프로세스 맵을 사용하여 프로젝트를 올바른 방향으로 이끄세요

프로세스 매핑은 프로세스를 기록하고 개선하기 위한 효과적인 도구입니다. 위에서 소개한 정보와 워크플로를 생성하는 7가지 간단한 단계를 조합해 보세요. 적절한 도구를 사용하여 프로세스 매핑과 프로세스 관리를 시작하면 명확한 커뮤니케이션이 이루어지고 효율을 높일 수 있습니다.