비즈니스에서 효율성과 효과성의 차이: 팀에 두 가지 모두가 필요한 이유

많은 사람이 효율성과 효과성의 차이에 대해 잘 생각해보지 않습니다. 실제로 대부분의 팀에서 이 용어를 같은 의미로 사용합니다. 그러나 이 두 가지 비즈니스 전략의 차이점을 이해하면 팀이 성공을 거둘 수 있습니다.

Peter Drucker는 그의 저서 The Effective Executive(자기경영노트)에서 “효율성이란 주어진 일을 올바르게 하는 것이고, 효과성은 올바른 일을 하는 것이다”라고 말했습니다. 결국엔 모두가 올바른 일을 올바르게 수행하고자 하므로, 효율적이면서도 효과적인 팀을 만드는 것이 이상적입니다. 그렇게 하려면 우선 각 용어의 의미와 각 지표에 집중해야 하는 시점을 이해해야 합니다.

효율성이란?

효율성이란 주어진 일을 '올바르게' 하는 것입니다. 즉, 일을 빠르게 진행하거나, 적은 리소스로 일을 처리하거나, 적은 예산으로 큰 프로젝트를 완수하는 등 더 '적은' 것으로 더 '많은' 것을 달성하는 것입니다.

일반적으로, 효율적인 팀의 특징은 다음과 같습니다.

• 프로세스 기반으로 프로젝트를 진행합니다

• 리소스 관리 계획을 조성합니다

• 자동화를 활용합니다

• 한정된 리소스로 성공을 거둡니다

• 당면 과제에 집중합니다

• 구체적인 지표를 바탕으로 진행 상태를 측정합니다

효과성이란?

효과성은 '올바른' 일을 하는 것을 의미합니다. 즉, 비즈니스 가치를 추구하고 회사의 목표를 향해 나아가는 것입니다. 오늘날에는 주어진 업무를 회사의 상위 목표와 연결하여 효과적으로 일하는 팀이 많지 않습니다. 최근 6,000명이 넘는 지식 근로자를 대상으로 한 연구에 따르면 자신이 맡은 업무가 회사의 목표와 어떻게 연결되는지 명확하게 이해하는 직원은 26%에 불과했으며, 16%만이 회사가 목표를 설정하고 전달하는 데 매우 효과적이라고 생각하는 것으로 나타났습니다.

효과적인 팀은 성공적으로 우선순위를 정하고 중요한 이니셔티브에 적절한 리소스를 할당하는 방법을 알고 있습니다. 자신이 맡은 업무가 회사의 상위 전략과 목표에 어떻게 부합하는지 명확하게 인식하고 있으며, 이러한 지식을 바탕으로 어떤 업무를 할지와 리소스를 어디에 할당할지 판단합니다.

일반적으로, 효과적인 팀의 특징은 다음과 같습니다.

• 목표 지향적입니다

• 결과에 투자합니다

• 고객이나 최종 사용자를 중시합니다

• 자신이 맡은 업무를 전체 상황과 연결합니다

어느 것이 더 중요한가요?

진정으로 뛰어난 팀을 운영하려면 효율성과 효과성 모두 필요합니다. 효율적이지만 효과적이지 않은 팀은 업무를 빠르게 처리하지만 잘못된 이니셔티브를 우선할 수도 있습니다. 반대로, 효과적이지만 효율적이지 않은 팀은 적절한 업무를 하지만 업무속도는 빠르지 않을 수도 있습니다.

영업팀이 새로운 기업 고객에게 제품을 소개한다고 가정하겠습니다. IT 부서가 참여하여 도입을 고려하는 3가지 제품을 각각 소개하고 데모를 제공해달라고 요청했습니다. 팀이 효율적인지, 효과적인지, 둘 다에 해당하는지 또는 둘 다에 해당하지 않는지에 따라 프로세스가 다음과 같이 달라집니다.

• 효율적이지만 효과적이지 않은 팀: 팀은 3일 만에 프레젠테이션 슬라이드와 데모를 만듭니다. 그러나 팀이 발표하자 잠재 클라이언트는 잘못된 내용에 초점이 맞춰져 만족하지 못합니다. 결국 프레젠테이션 자료는 회사의 특정 요구 사항에 맞지 않았습니다. 잠재 클라이언트는 다른 제품을 선택합니다.

• 효율적이지 않지만 효과적인 팀: 팀이 협력하여 최첨단 데모와 프레젠테이션 슬라이드를 만들지만, 2주가 소요됩니다. 고객은 팀으로부터 답변을 듣기까지 걸린 시간에 만족하지 못합니다. 팀은 협상과 피칭을 하느라 몇 주를 더 보냅니다.

• 비효율적이거나 비효과적인 팀: 팀이 영업 프로세스를 완전히 구축하지 않아 누가 프레젠테이션 슬라이드나 데모를 만드는지 명확하지 않습니다. 결국 팀이 무언가를 만들어 내긴 하지만, 클라이언트에게 제품의 진정한 가치나 경쟁력을 전달하지 못합니다. 클라이언트는 다른 제품을 선택합니다.

• 효율적이면서 효과적인 팀: 팀에 명확한 업무 흐름이 준비되어있어 5일 만에 프레젠테이션 슬라이드와 데모를 만듭니다. 다음 주에 이 피치가 원하는 결과를 얻어 클라이언트가 제품을 도입하기로 합니다!

효과성 향상이 효율성 증가로 이어지는 방법

효율적이면서도 효과적인 팀을 만드는 것이 가장 이상적입니다. 하지만 이를 위해서는 어떤 시작 지점이 있어야 합니다. 두 가지 방법을 동시에 실행하려고 하면 원하는 효과를 얻지 못할 수도 있습니다. 따라서, 효율성 개선 이전에 효과성을 해결하는 것에서 출발하세요.

효과성을 우선하여 팀이 회사의 목표를 실현하기 위한 이니셔티브를 중시하도록 합니다. 효과성을 향상하면 효율성을 높이는 데 최적화할 수 있습니다. 즉, 효과적인 작업을 더 짧은 시간에 끝마칠 수 있습니다.

예를 들어, 크리에이티브 팀과 웹디자인 팀의 부서 간 프로젝트를 수행한다고 가정하겠습니다. 목표는 회사의 홈페이지를 재설계하여 회사의 가치 제안을 더 잘 전달하는 것입니다. 처음에는 팀이 효과적이지도 효율적이지도 않습니다. 전달하고자 하는 가치 제안이 무엇인지도 모르고, 고객에게 어떤 이점을 제공하는지, 홈페이지에서 전달하는 메시지의 우선순위가 무엇인지 등이 명확하지 않습니다.

팀은 먼저 효과성 문제를 해결하는 절차를 수행하는 것부터 시작하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하도록 합니다. 팀은 조직 내 다양한 수준에서 정보를 조직하고 개별 이니셔티브를 상위 회사 목표와 연결하기 위해 업무 관리 플랫폼에 투자합니다. 팀이 전체 전략에 대한 이해를 높이면 회사를 가장 잘 나타내면서 고객의 필요에 맞는 홈페이지를 만들 수 있습니다.

그러나 팀은 아직 효율성을 완벽하게 달성한 것은 아닙니다. 프로젝트를 시작하고 실행하는 데 꽤 많은 시간이 걸렸고 검토 프로세스가 예상보다 더 오래 걸렸습니다. 그러나 효과성을 중시하여 프로젝트 결과물이 회사의 목표에 부합하도록 했습니다. 다음 단계는 더 빠르고 더 효율적으로 업무를 수행하는 것입니다.

효율적이면서도 효과적인 팀 만들기

궁극적인 목표는 팀이 효율적이면서도 효과적일 수 있도록 하는 것입니다. 그렇게 한다는 것은 팀이 속도와 생산성을 우선순위에 두면서 전체 상황을 파악할 수 있다는 것을 의미합니다. 첫 번째 단계는 효과성을 극대화하는 것이지만 팀이 효율적이고 효과적인 모범사례를 구축하도록 지원하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다.

1. 먼저 일상 업무와 목표를 연결합니다

팀이 맡은 업무가 회사 목표에 어떻게 영향을 미치는지 이해하지 못하면 효과적일 수 없습니다. 팀이 회사의 미션과 비전에 맡은 업무가 어떻게 공헌하고 있는지 명확하게 볼 수 있도록 하세요. 이를 위한 가장 좋은 방법은 업무 관리 툴을 사용하는 것입니다.

업무 관리는 모든 사람이 가장 중요한 업무를 달성하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있도록 조직 전체 수준에서 업무와 인력을 조율하는 데 도움이 됩니다. 업무 관리 툴을 사용하면 프로젝트와 업무의 사일로 현상을 방지하여 일상 업무와 회사 상위 목표의 격차를 해소할 수 있습니다. 그렇게 하면 팀은 중요도가 낮은 업무에 시간을 낭비하지 않고 효과적으로 작업 우선순위를 두어 기업 가치를 극대화할 수 있습니다.

정확한 업무를 우선적으로 수행하는지 파악하기 위해 OKR을 사용하여 반기 목표에 도달하는 분기별 목표를 설정하고 있습니다. 매주 팀 리더가 팀이 이러한 목표를 달성하기 위한 업무를 수행하고 있는지 확인합니다.”

2. 부서 간의 가시성을 높입니다

효과적인 팀은 부서 간에 단절이 된 상태로 일하지 않습니다. 팀을 성공적으로 구성하려면 팀원들이 자신이 맡은 업무가 다른 이니셔티브와 프로젝트에 어떤 연관이 있는지 이해해야 합니다. 누가 언제까지 어떤 일을 하는지 모두가 파악할 수 있게 되면 팀원들은 작업을 조율하는 데 낭비되는 시간을 줄이고 영향력이 높은 프로젝트에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

책임, 가시성, 검색 용이성은 적절한 프로젝트 관리와 올바른 툴을 사용하며 얻을 수 있는 이점입니다. ”

3. 자동화 및 통합에 투자합니다

일단 팀이 효과성을 달성했다면 효율성을 높일 때입니다. 효율성을 높이는 방법 중의 하나는 비즈니스 프로세스 자동화(Business process automation, BPA)를 통해 수작업이나 중복 작업을 자동화하는 것입니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 지식 근로자는 승인을 요청하거나, 정보를 검색하거나, 이미 완료한 일을 중복으로 작업하는 등 일을 위한 일에 평균적으로 업무 시간의 60%를 허비합니다. 수동 프로세스를 자동화하면 팀은 전략적이고 숙련된 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

자동화 기능을 사용하여 작업이 자동으로 다른 프로젝트에 추가되고 각 단계를 거쳐 진행되기 때문에 스프린트당 40~50건의 고객 요청에 각각 2~6단계를 절약할 수 있게 되었습니다.”

일을 위한 일에 더하여 지식 근로자는 여러 앱을 전환하고 정보를 검색하는 데 시간을 허비하여 중요한 시기를 놓칩니다. 연구에 따르면 지식 근로자는 하루에 10개의 앱을 최대 25번까지 전환하는 것으로 나타났습니다. 비즈니스 툴을 서로 연결할 수 없는 경우가 많아 직원들이 이메일, 메시징 플랫폼, 특정 기능별 툴, 프로젝트 관리 소프트웨어를 바꿔가며 사용해야 합니다. 대신, 가장 중요한 비즈니스 툴을 통합하는 방법을 찾아 모든 중요한 정보를 한 곳에서 이용하세요.

4. 개선할 점을 파악합니다

효율성을 높이려면 지연이 어디에서 발생하는지 알아야 합니다. 업무 마감일이 지났거나 팀원이 과로하는 것과 같이 스트레스가 발생하는 부분을 조기에 발견하면 필요에 따라 리소스를 재검토하고 다시 할당할 수 있습니다.

개선할 점을 검토하고 특정하는 명확한 프로세스를 개발하면 팀이 사후에 수동적으로 대응하는 것이 아니라 사전에 능동적으로 대처할 수 있습니다. 불필요한 업무를 제거하여 효율성을 높이는 것뿐만 아니라, 자신이 맡은 업무에 더 주의를 기울일 수 있어 효과성을 높입니다.

한동안 크리에이티브 팀에서도 단지 업무에 수동적으로 대응하는 것이 표준이 되었습니다. 하지만 명확한 프로세스가 없으면 우리가 할 수 있는 최선의 역량을 발휘할 수 없습니다.”

어떻게 하면 좋을까요? 모든 이니셔티브를 정기적으로 확인하여 프로젝트 진행 상태와 문제점을 공유할 수 있도록 하세요. 확인 업무를 회의 일정을 잡아 진행하는 것이 아니라 프로젝트 상태 보고서를 업무를 하는 동일한 곳에서 공유하여 빠르게 살펴보고 계획에서 벗어난 부분이 있다면 필요에 따라 재조정하세요.

비효율적이고 비효과적인 환경에서 벗어나 새로운 환경에서 일하기

효율적이면서도 효과적인 팀을 구축하는 데는 시간이 걸립니다. 이를 실현하려면 먼저 효과성에 중점을 두는 것으로 시작하여 팀이 회사의 목표와 우선순위를 명확하게 파악할 수 있도록 지원하세요. 그다음으로는 자동화에 투자하여 일을 위한 일을 줄이고 효율성을 높이는 데 집중하세요. 더 알아보고 싶으신가요? 지금 바로 생산성을 높이는 12가지 팁을 확인해 보세요.