조직도 만드는 방법(무료 템플릿 제공)

가족이 모여 저녁 식사를 하고 있습니다. 할머니께서 가계도를 꺼내 오십니다. 할머니는 구겨진 종이를 바르게 펴고 가계도 선을 따라 내려가며 본인의 이름을 찾습니다. 할머니의 손가락이 한 이름에서 멈춥니다. “여기 있네! 너희 사촌 Charles 바로 옆에 있구나!” 할머니께서 팔촌인 친척의 이름을 가리키며 유명한 시에 나오는 이름과 일치한다고 알려줍니다.

가계도와 마찬가지로 조직도에도 팀원 간의 관계를 시각화할 수 있습니다. 오거노그램(Organogram)이라고도 하는 조직도는 팀의 구조를 설명하고 팀의 직무 간 보고 체계를 보여주는 도표입니다.

이 가이드에서는 조직도를 만드는 방법과 조직도의 다양한 유형을 설명하고 조직도를 원하는 대로 만들 수 있도록 무료 템플릿을 제공합니다.

조직도 만드는 방법

조직도는 회사의 구조를 시각화할 수 있는 하나의 수단입니다. 조직도를 만들려면 팀원의 정보를 수집하고 조직도를 어떻게 구성할지 결정해야 합니다.

조직 내 보고 체계를 고려한다면 조직도를 위에서 아래로 계획할 수 있습니다.

1. 범위를 정의합니다

새로운 프로젝트를 진행할 때처럼 조직도를 작성할 때도 범위를 정의하세요. 조직도의 범위를 정의하면 팀 구조를 명확히 나타내는 데 도움이 됩니다. 조직도의 범위는 조직도의 전체 목적을 정의합니다.

조직도 작성을 시작하기 위해 다음 세 가지 질문을 고려해 보세요.

• 조직도가 팀원이 조직 내 역할을 파악할 수 있는 리소스의 역할을 하게 되나요?

• 조직도를 외부 이해관계자나 파트너와 공유할 것인가요?

• 회사 내 다양한 계층을 나타내기 위해 여러 개의 조직도가 필요한가요?

시작하기에 앞서 이와 같은 질문을 고민하면 적절한 정보를 모으고 조직도를 계획하는 데 도움이 됩니다.

2. 정보를 수집합니다

조직도 작성에서 가장 중요한 단계는 정보 수집입니다. 올바른 정보가 없으면 다음 단계로 넘어갈 수 없기 때문입니다. 각 팀원을 대상으로 이메일로 설문 조사를 하거나 인사부와 협력하여 정보를 수집할 수 있습니다.

회사 구성원의 최신 직함을 비롯하여 직원에 대한 최신 정보가 필요합니다. 또한, 전사의 보고 체계를 이해해야 합니다. 조직도를 더 맞춤화하려면 팀원의 얼굴 사진을 모으는 것도 좋습니다.

3. 조직도를 만드는 방식을 결정합니다

조직도를 만드는 방식을 결정하는 것은 매우 중요합니다. 다양한 툴을 사용하면 조직도를 만드는 과정이 더욱 수월해질 수 있기 때문입니다. 조직도를 손으로 그린다면 시간 효율적이지 않을 뿐만 아니라 팀원과 공유하기 힘든 결과물이 나옵니다. 따라서 툴의 기능을 사용하여 조직도를 만드는 것이 좋습니다.

편집 가능한 PDF 템플릿을 사용하면 자리 표시자가 미리 설정되어 있어 시간을 절약할 수 있습니다. 또한, 다른 팀원과 공유하기 쉽다는 장점이 있습니다.

4. 업데이트를 계획합니다

조직도를 만든 후에는 팀 캘린더를 사용하여 정기적인 업데이트를 계획합니다. 회사 구조와 팀 역학 관계는 자주 변경될 가능성이 높습니다.

직위가 변동되기도 하고 보고 체계에 변화가 생기기도 합니다. 디지털 조직도를 사용하면 구조를 업데이트하고 업데이트한 조직도를 팀원에게 재배포하기 쉽습니다.

조직도 템플릿

템플릿을 사용하면 훨씬 수월하게 조직도를 만들 수 있습니다. 하향식 구조이든 매트릭스 구조이든 대부분의 회사가 비슷한 구조를 따릅니다.

Asana가 제공하는 조직도 템플릿을 출발점으로 활용할 수 있습니다. 회사에 맞춤화된 조직도를 만들려면 아래의 템플릿 중에서 회사의 구조를 가장 잘 나타내는 템플릿을 골라 다운로드하세요. 그런 다음 팀의 고유한 필요에 맞게 라벨을 채워 넣으세요.

조직도 유형

조직도에는 대표적으로 4가지 유형이 있으며 각 유형은 회사가 기능하는 다양한 방식을 나타냅니다. 조직도는 회사의 내부 구조를 시각화한 것이기 때문에 사용하는 조직도의 유형이 조직의 보고 체계와 의사 결정 절차를 반영할 수 있어야 합니다.

1. 기능별 하향식 조직도

기능별 하향식 조직도는 가장 많이 사용되는 구조로, 계층으로 기능하는 회사를 나타내기 위해 사용됩니다. 이 조직 구조의 가장 상단에는 보통 사장이나 CEO 직함을 가진 한 명의 팀원이 자리하게 됩니다.

가장 상단에 있는 팀원부터 시작하여 부사장과 같이 사장이나 CEO 다음으로 책임을 지는 리더가 그다음에 자리합니다. 계층 구조는 부서로 뻗어나가고 최종적으로 팀으로 나뉩니다.

2. 매트릭스 조직도

매트릭스 조직은 전통적인 하향식 구조보다 더욱 복잡한 구조입니다. 회사에서 이러한 보고 체계를 사용한다면 팀원이 여러 명의 매니저에게 보고해야 합니다.

직원은 자신이 속한 부서의 업무와 관련하여 보고하는 주 매니저가 있지만, 프로젝트 매니저에게도 보고해야 할 수 있습니다. 이렇게 두 번째 보고 체계에 있는 프로젝트 매니저도 부서 매니저에게 보고해야 합니다. 따라서 매트릭스 조직도는 트리 형태가 아닌 직사각형의 형태를 띠게 됩니다.

3. 사업부 구조

사업부 조직 구조는 전통적 계층 구조의 개략적인 버전입니다. 사업부 구조는 독립적으로 운영되는 부서로 구성된 회사에 적합합니다.

예를 들어, 별개의 제품 라인을 가지고 있는 회사에서는 각 제품 라인마다 별도의 IT, 마케팅, 영업 부서가 있기 때문에 사업부 구조로 운영될 수 있습니다.

4. 수평식 조직도

수평식 조직도는 다른 유형의 조직도들과 다릅니다. 경영진으로 구성된 계층이 없거나 최소화되어 있기 때문입니다. 이러한 유형의 조직 구조는 소규모 비즈니스에서 볼 수 있으며 일련의 명령 체계를 없애는 것을 실험하고 있는 현대의 비즈니스에서 나타나는 구조입니다.

이러한 유형의 조직 구조를 갖춘 회사는 팀원들이 수평적으로 분포되어 자기 관리와 의사 결정을 하도록 장려합니다.

조직도 사용 방법

조직도를 사용하면 다양한 부서와 직함을 시각적으로 나타낼 수 있어 조직이 유용하게 활용할 수 있습니다. 조직도를 보면 팀원이 다른 팀원과 협업하는 방식을 이해하고 자신의 역할과 직책에 자신감을 가질 수 있습니다.

보고 체계를 시각화합니다

매니저는 조직도를 사용하여 새로운 팀원에게 담당 업무와 보고 체계를 보여줄 수 있습니다. 새로운 직원을 온보딩할 때 조직도를 활용하면 새로운 팀원이 동료 팀원과 동료 팀원의 담당 업무를 파악하는 데 도움이 됩니다. 또한, 새로운 직원이 회사 구성원을 기억하는 데도 도움이 됩니다.

성장과 변화를 관리합니다

경영진도 조직도를 사용하면 정보를 체계적으로 관리하고 회사 내 성장이나 변화를 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 부문장이 한 팀의 규모가 다른 팀의 규모보다 커졌음을 알게 되었다면 균형을 맞추기 위해 적절한 부서로 팀원을 발령하거나 새로운 직원을 고용할 수 있습니다.

회사 내 모든 구성원의 위치를 파악합니다

조직도를 보면 회사의 모든 구성원이 조직 구조상에서 어디에 자리해 있는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 팀원이 합류하는 경우 조직도를 살펴보고 팀에 5명의 동료가 있고 아래에는 2명의 어시스턴트가 있으며 위에는 1명의 프로젝트 매니저가 있음을 파악할 수 있습니다. 또한, 프로젝트 매니저가 부서 매니저에게 보고하는 체계임을 확인할 수 있습니다.

커뮤니케이션을 향상합니다

명확히 정립된 조직 구조를 갖추면 보고 체계가 명확해져 커뮤니케이션이 향상됩니다. 조직도가 마련되어 있지 않으면 팀원은 질문이 있을 때 누구에게 물어봐야 할지 모를 수도 있습니다. 조직도를 보면 누가 무엇을 담당하는지 명확하게 파악할 수 있어 적절한 동료에게 질문을 하고 협업할 수 있습니다.

시각적 직원 명부를 만듭니다

조직도는 조직의 시각적인 직원 명부라고 할 수 있습니다. 팀원이 승진하거나 퇴사할 때마다 조직도를 업데이트할 수 있습니다. 시각적 직원 명부인 조직도를 최신 상태로 유지하면 회사에 근무하는 사람이 누구이며 현재 직위가 무엇인지 모든 구성원이 파악할 수 있습니다.

조직도 사용의 한계

조직도는 팀 간 커뮤니케이션을 향상할 수 있지만, 조직도를 사용하는 데에는 한계가 있습니다. 이러한 한계에 대해 알고 있으면 문제가 발생하기 전에 미리 해결책을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.

최신 상태를 반영하지 못할 수 있습니다

회사가 구조를 재편하고 팀의 역할을 변경하다 보면 조직도에 최신 상태가 빠르게 반영되지 않아 효용이 없어질 수 있습니다. 팀원은 이 점을 염두에 두고 회사 구조와 직원 이름을 지속적으로 조직도에 업데이트해야 합니다.

해결 방법: 조직도를 정기적으로 업데이트하고 재배포하는 업무를 담당할 사람을 지정하여 이 유용한 리소스를 관리합니다.

직위의 공식적인 상호 관계만 표시됩니다

조직도는 일차원적인 문서입니다. 따라서 직위의 상호 관계 이상의 정보를 설명해 주지는 않습니다. 조직도는 기본적인 회사 구조를 시각화하기에는 유용하지만, 공식적인 상호 관계만을 표시합니다. 많은 회사에서 다양한 비공식적 보고 체계를 채택하고 이를 활발히 활용하고 있습니다. 이러한 비공식적인 상호 관계는 기존 방식의 조직도에 표시되지 않습니다.

해결 방법: 조직도를 출발점으로 활용하되 조직도에 나타나지 않은 다른 업무 관계가 있을 수 있음을 유의합니다.

관리 스타일을 보여주지 않습니다

조직도에는 매니저와 매니저에게 보고하는 직속 팀원이 표시되지만, 매니저의 관리 스타일에 관한 정보는 포함되지 않습니다. 예를 들어, 조직도상 한 매니저에게 2명의 직속 팀원이 있고 다른 매니저는 5명의 직속 팀원이 있다고 가정해 보겠습니다. 이 정보만 보면 더 많은 팀원을 둔 매니저가 리더로서 더 강력한 자질을 갖추었다고 추측할 수 있습니다. 하지만 조직도는 더 적은 팀원을 둔 매니저가 더 솔선수범하는 관리 스타일을 실천하고 있다는 점을 보여주지 않습니다.

해결 방법: 조직도를 가장 먼저 참고하되 팀 내부의 보고 체계를 이해하는 가장 좋은 방법은 직접 대면하여 살펴보는 것임을 유의합니다.

조직도를 활용하여 조직의 구조를 효율화하세요

조직도에는 한계가 존재하지만, 회사의 구조를 이해할 수 있는 유용한 수단입니다. 또한, 역할과 직책을 명확히 하여 상위 관리 계층과의 커뮤니케이션을 향상할 수 있습니다. 회사의 조직도를 만들려면 Asana가 무료로 제공하는 편집 가능한 PDF 템플릿을 사용하여 조직에 맞게 변경해 보세요.

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