아이젠하워 매트릭스: 할 일 목록의 우선순위를 지정하는 방법

할 일 목록을 만드는 것 업무를 완료하기 위한 첫 번째 단계입니다. 그러나 하루 안에 모든 일을 다 처리할 시간이 부족할 때, 어떤 업무를 먼저 처리할지 어떻게 판단할까요? 효과적으로 업무 우선순위를 지정하면 생산성을 높이고 가장 중요한 업무에 먼저 집중할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스는 효율적인 워크플로를 수립할 수 있도록, 긴급한 업무와 중요한 업무를 구분하도록 도와주는 작업 관리 도구입니다. 이 기사에서, 아이젠하워 매트릭스를 설정하는 방법과 작업 우선순위 지정에 관한 팁을 알려드리겠습니다.

아이젠하워 매트릭스란?

아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도에 따라 업무를 체계적으로 정리하는 방법으로, 가장 중요한 업무의 우선순위를 효과적으로 지정할 수 있습니다.

미국의 34대 대통령이자, 제2차 세계 대전 기간에 5성 장군이었던 Dwight D. Eisenhower는 후에 아이젠하워 매트릭스로 발전하게 되는 아이디어를 제안했습니다. 1954년에 Eisenhower는 한 대학 총장의 말을 인용하여 “저에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 종류의 문제가 있습니다. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 절대 긴급하지 않습니다”는 내용의 연설을 했습니다.

The 7 Habits of Highly Effective People의 저자인 Stephen Covey는 Eisenhower의 말을 차용하여, 현재 아이젠하워 매트릭스라고 알려진 인기 작업 관리 도구를 고안하는 데 사용했습니다.

아이젠하워 매트릭스는 시간 관리 매트릭스, 아이젠하워 박스, 긴급-중요 매트릭스로도 알려져 있습니다. 아이젠하워 매트릭스는 작업을 먼저 해야 할 일, 계획해야 할 일, 다른 사람에게 위임할 일, 하지 않아도 될 일의 네 가지 카테고리로 분류하도록 해줍니다.

긴급한 업무와 중요한 업무를 구별하는 방법

긴급함과 중요함이라는 단어는 비슷하게 보일 수 있습니다. 그러나 아이젠하워 원리로 긴급함과 중요도를 분석해 보면 이 둘에는 중대한 차이가 있습니다. 아이젠하워 매트릭스 내에서 긴급함과 중요도를 구별하면, 어떤 업무에 착수해야 하는지, 다른 팀원에게 위임하는 것이 더 나은 업무가 무엇인지 파악할 수 있습니다.

긴급한 업무는 즉시 처리해야 하는 업무입니다. 어떤 업무가 긴급하면 바로 처리되어야 하며 정해진 일정 안에 이 작업을 완료하지 않으면 명확한 결과가 나타납니다. 이러한 작업은 미룰 수 없는 작업이며 이 작업을 미룰수록 더 많은 스트레스를 유발하게 되고 결국 번아웃으로 이어질 수 있습니다.

긴급한 업무의 예시에는 다음과 같은 사항이 포함될 수 있습니다.

• 마감일이 임박한 프로젝트 마무리하기

• 긴급한 고객 요청 처리하기

• 아파트의 고장난 파이프 수리하기

중요한 작업은 즉각적인 관심이 필요하지는 않을 수 있지만, 장기 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있는 업무입니다. 이 업무가 덜 긴급하다고 해서 중요하지 않은 것은 아닙니다. 보유하고 있는 리소스를 효율적으로 사용할 수 있도록 이 업무를 신중하게 계획해야 합니다.

중요한 업무의 예시에는 다음과 같은 사항이 포함될 수 있습니다.

• 장기 프로젝트 계획하기

• 클라이언트 기반을 구축하기 위한 전문가 네트워킹

• 정기적인 잡무 및 유지 관리 프로젝트

긴급한 업무와 중요한 업무를 구별할 수 있게 되면, 업무를 사분면의 아이젠하워 매트릭스에 분류하는 작업을 시작할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스 사분면

긴 할 일 목록을 확인하면 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 아이젠하워 매트릭스의 목표는 이 업무를 하나씩 확인하여 사분면에 분류하는 것입니다. 업무를 각각 지정된 카테고리에 분류하고 나면, 업무 일정을 계획하고 가장 중요한 업무를 완수할 수 있습니다.

제1 사분면: 해야 할 일

제1 사분면은 ‘해야 할 일’ 사분면이며, 여기에 긴급하면서 중요한 모든 작업을 배정합니다. 할 일 목록에서 당장 처리해야 하고, 명확한 결과가 따르며, 장기 목표에도 영향을 주는 업무를 확인하면, 해당 업무를 제1 사분면으로 분류합니다.

이 업무는 가장 염두에 두고 있으며, 스트레스를 유발하고 있는 업무일 가능성이 높기 때문에, 이 사분면에 속하는 업무는 분명하게 드러납니다.

제2 사분면: 계획해야 할 일

제2 사분면은 ‘계획해야 할 일’ 사분면으로, 긴급하지는 않지만 중요한 업무를 배정합니다. 이러한 업무는 장기 목표에 영향을 미치지만 당장 처리해야 하는 것은 아니므로 나중에 처리하도록 계획할 수 있습니다.

제1 사분면에 속한 업무를 처리하고 나면 바로, 제2 사분면에 속한 업무를 처리하게 됩니다. 다양한 시간 관리 팁을 사용하여 제2 사분면에 속한 업무를 달성하는 데 도움을 받을 수 있습니다. 파레토 법칙이나 포모도로 기법과 같은 몇몇 유용한 전략을 사용할 수도 있습니다.

제3 사분면: 위임할 일

제3 사분면은 ‘위임할 일’ 사분면이며, 긴급하지만 중요하지는 않은 모든 업무를 배정합니다. 이 업무는 바로 처리되어야 하지만, 장기 목표에는 영향을 주지 않습니다.

이러한 업무는 개인에게 배정된 업무가 아니기 때문에 특정 역량이 필요하지 않을 가능성이 높습니다. 따라서 이 업무를 다른 팀원에게 위임할 수 있습니다. 업무를 위임하는 것은 가장 효율적인 워크로드 관리 방법의 하나이며, 팀원이 역량을 강화하는 기회가 되기도 합니다.

제4 사분면: 삭제할 일

할 일 목록을 확인하고 제1~3 사분면에 업무를 추가하고 나면, 업무가 몇 개 남지 않았다는 것을 발견하게 될 것입니다. 남은 업무는 긴급하지도 중요하지도 않은 업무입니다.

중요하지 않고 긴급하지 않은 방해 요소는 목표를 달성하는 데 단지 방해가 될 뿐입니다. 할 일 목록에서 남은 이 업무를 ‘삭제할 일’ 영역인 제4 사분면에 분류합니다.

작업 우선순위를 지정하기 위한 4가지 팁

긴급성과 중요도의 차이를 파악하는 가장 좋은 방법은 아이젠하워 매트릭스를 사용하는 것입니다. 그러나 이 방법을 사용해도 여전히 작업의 우선순위를 지정하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 다음에서 각 사분면에 작업을 분류할 때 우선순위 지정에 도움이 되는 팁을 소개합니다.

1. 작업을 색상 코드로 분류

색상 코드로 작업을 분류하는 것은 우선순위가 높은 항목을 시각적으로 보여주는 기법입니다. 할 일 목록 툴을 살펴보면서, 우선순위의 수준에 따라 4가지 색상으로 표시해 보세요. 다음과 같이 색상 코드를 사용할 수 있습니다.

• 초록색 = 우선순위가 높은 항목

• 노란색 = 우선순위가 두 번째로 높은 항목

• 파란색 = 우선순위가 세 번째로 높은 항목

• 빨간색 = 우선순위 항목이 아님

작업에 색상 라벨을 붙이고 나면, 이러한 색상을 아이젠하워 매트릭스로 바로 옮길 수 있습니다. 초록색 업무는 제1 사분면의 ‘해야 할 일’이 됩니다. 노란색 업무는 제2 사분면의 ‘계획해야 할 일’이 됩니다. 파란색 업무는 제3 사분면의 ‘위임할 일’이며, 빨간색 업무는 제4 사분면의 ‘삭제할 일’이 됩니다.

2. 작업을 사분면당 10개로 제한

할 일 목록에 처리해야 할 업무가 많이 있더라도, 한 사분면 당 10개의 항목 이하로 제한하도록 하세요. 항목 수를 10개 이하로 제한하면, 아이젠하워 매트릭스가 어수선해지거나 부담스럽지 않게 유지할 수 있습니다.

여러 개의 지표를 만들 수 있지만, 작업 목록을 필수적인 실행 항목으로 제한하면 시간 낭비 없이 우선순위 지정 프로세스를 시작할 수 있습니다.

3. 개인적 할 일 목록과 업무 할 일 목록 만들기

아이젠하워 매트릭스의 항목 수를 제한하는 또 다른 방법은 개인적인 할 일 목록과 업무 할 일 목록에 대해 별도의 지표를 만드는 것입니다.

개인적 일과 회사 업무는 각각 다른 타임라인, 리소스, 방법이 필요하며, 다른 사고방식을 적용해야 할 가능성이 큽니다. 개인적 목표와 직업적 목표를 효과적으로 관리하려면, 이를 분리하여 정복해야 합니다.

4. 제거 후 우선순위 지정

우선순위를 효과적으로 지정하기 위하여 불필요한 업무를 먼저 제거합니다. 이 전략을 사용하면, 제1 사분면, 제2 사분면, 제3 사분면으로 넘어가기 전에, 제4 사분면을 처리할 수 있습니다.

할 일 목록을 훑어보면서, 적어둔 할 일 중에서 하지 않아도 될 항목을 평가합니다.

사실, 직장에서 보내는 시간의 60%는 승인 상태 공유나 정보 찾기와 같은 일을 위한 일에 사용됩니다. 할 일 목록을 빠르게 걸러낼 수 있다면 그렇게 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 우선순위 지정 프로세스의 속도를 높이고 나중에 이차적으로 제거할 목록을 살펴볼 기회가 생깁니다.

아이젠하워 매트릭스 예시

아이젠하워 매트릭스의 각 사분면에 어떤 업무를 배정할 것인지에 대해 더 잘 이해할 수 있도록 다음의 몇 가지 예시를 소개합니다.

제1 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 마감일이 내일까지인 블로그 게시물 작성하기

• 프로젝트 제안서 마무리하기

• 고객 이메일에 응답하기

제2 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 전문성 개발 과정 등록하기

• 네트워킹 이벤트 참석하기

• 개인 프로젝트에 개선 사항 추가하기

제3 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 블로그 게시물 업로드하기

• 미팅 메모 필사하기

• 고객 이메일 외의 이메일 처리하기

제4 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 일을 위한 일

• 상태 미팅 참석하기

• 승인 상태 공유하기

시간과 장소에 적합한 방법을 사용하여 할 일 목록을 처리할 수 있도록 일과 생활에 대한 지표는 분리하는 것이 가장 좋다는 점을 기억하세요.

작업 관리 툴로 아이젠하워 매트릭스를 만드세요

할 일 목록을 분류해 나가는 작업은 아이젠하워 매트릭스에서 가장 어려운 부분입니다. 그러나 자동화 기능을 사용하면, 이 단계를 더 이상 수동으로 하지 않아도 됩니다.

가장 우선순위가 높은 작업을 판단하기 위해 작업 관리 소프트웨어를 사용하세요. 작업 관리를 사용하면, 카테고리를 나누고, 색상 코드를 사용하고, 업무를 팀에 위임할 수 있습니다. 아이젠하워 매트릭스로 생산성을 높이고, 더 짧은 시간에 목표를 달성하세요.