일을 위한 일은 어떻게 실제 업무를 방해하는가

글로벌 비즈니스가 빠르게 변하고 있습니다. 원격 근무와 유연한 근무의 확산부터 조직의 내부 커뮤니케이션 방법까지, 오늘날 업무는 여러면에서 불과 몇 년 전과는 확연히 다릅니다. 수많은 변화의 최전선에는 직장에서 협업하는 방식과 이를 촉진하도록 돕는 새로운 툴과 소프트웨어가 있습니다.

그러나 잘못 관리한다면 모든 변화나 협업이 좋은 결과로 이어지는 것은 아닙니다.

커뮤니케이션 및 협업 채널의 확산으로 끝없는 알림과 고립된 프로젝트도 발생합니다. 업무량이 증가함에 따라 정보는 점점 더 파편화되고 역할과 책임은 더욱 모호해집니다. 더 많이 연결함으로써 무슨 일이 일어나고 있는지 추적하기 위해 불필요하고 지루한 업무를 추가하는 다른 문제들도 많이 발생했습니다.

즉, 오늘날의 지식 근로자는 감당할 수 없을 정도로 엄청난 양의 "일을 위한 일"을 하고 있습니다.

일을 위한 일이란 무엇인가요?

"일을 위한 일"이 정확히 무엇인지 궁금해 할 수 있습니다. 전 세계 10,000명 이상의 지식 근로자를 대상으로 한 Asana의 업무 집중 탐구 인덱스는 일을 위한 일을 업무 커뮤니케이션, 정보 검색, 앱 전환, 우선순위 변경 관리, 업무 상태 추적 등 의미 있는 업무에서 시간을 빼앗는 활동으로 정의했습니다.

실제로는 어떤 모습일까요? 일을 위한 일은 마케팅 분석이나 코딩과 같이 실제 업무 능력이 필요한 업무가 아닌 모든 활동입니다. 일을 위한 일은 대부분의 사람들이 업무에 따라오는 것으로 생각하는 평범하고 시간이 많이 걸리는 일입니다.

Asana의 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 직장에서 업무 시간 중 60%는 숙련된 업무가 아닌 일을 위한 일에 사용됩니다. 이 모든 시간을 합치면 엄청난 양의 시간이 손실되는 것입니다. 전 세계에서 1년 동안 보통의 지식 근로자는 불필요한 미팅에 103시간, 중복된 업무에 209시간, 업무에 관한 이야기에 352시간을 사용합니다.

귀하와 팀 멤버의 고유한 업무가 아닌 임의의 작업에 소요되는 이 모든 시간은 팀과 조직 전체에 부정적인 파급 효과를 가져다줍니다.

일을 위한 일이 생산성을 저해하는 방식

곰곰이 생각해보면 일을 위한 일은 단순히 하루를 더 길고 힘들게 만드는 것이 아닙니다. 다른 중요한 작업을 할 수 없기 때문에 수많은 프로젝트 지연, 마감일 미달성, 불필요한 시간 낭비가 발생할 수 있습니다.

또한, 개인과 조직 모두에게도 실질적인 문제를 야기합니다.

전체적으로 보면, 업무 집중 탐구 인덱스를 통해 대다수의 지식 근로자(88%)가 배정된 작업의 양으로 인해 시간에 민감한 프로젝트와 대규모 이니셔티브가 늦어지거나 누락되었다는 데 동의하는 것을 알게 되었습니다.

주의를 산만하게 하는 요인이 너무 많고 정보 저장소가 서로 다르기 때문에 사람들이 세부 사항을 파악하는 것은 거의 불가능합니다. 많은 조직이 작업을 계획, 구성, 실행하거나 프로젝트를 관리하는 데 적합한 프로세스를 가지고 있지 않습니다.

개별적인 수준에서 일을 위한 일은 일일 업무량에 큰 영향을 미칩니다.

업무 집중 탐구 인덱스는 일을 위한 일이 불균형한 업무량과 업무 시간 증대에 기여한다는 사실도 확인했습니다. 사람들이 늦게까지 일을 하는 주된 이유는 무엇인가요? 이메일과 메시지에 대한 응답, 예상치 못한 미팅, 승인 독촉, 목표와 책임에 대한 불명확성 때문입니다.

Asana가 호주, 미국, 영국 전역에서 6,000명의 지식 근로자를 대상으로 실시한 이전 연구에서 지식 근로자의 80%가 번아웃될 것 같다고 답했습니다. 불균형한 업무량 증대가 직원의 1/4이 스트레스를 받는 주요 원인이며, 직원들은 스트레스를 받으면 82%가 업무 몰입도가 떨어진다고 합니다.

더 많은 업무와 협업이 반드시 생산성과 행복의 증가로 이어지지는 않는다는 사실이 밝혀졌습니다. 그러나 이것으로 끝이 아닙니다.

일을 위한 일 줄이기 및 본업에 충실하기

일을 위한 일은 보편적인 문제이지만 이를 해결할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

불만과 스트레스의 상당수는 명확성과 조율이 부족해서 발생합니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 응답자의 43%만이 조직의 올해 목표를 정확히 알고 있고, 46%만이 자신의 업무가 회사에 가치를 부여하는 방법을 잘 알고 있습니다.

모든 사람들을 전체 상황을 중심으로 조율하는 것은 일상 업무가 원활하게 수행되도록 하는 데 중요합니다. 사람들이 자신의 업무가 높은 수준의 목표에 어떻게 부합되는지 모르면 동기가 부여되지 않고 가치 있는 성과를 내기 어렵습니다.

Asana는 투명성 피라미드를 사용하여 모든 직원들에게 체계를 만들어줍니다. 제품 로드맵이든 사업 계획서든, 장기 목표를 단기 목표와 연동합니다. 피라미드의 맨 위에는 모든 결정을 이끌어내는 미션이 있으며, 그 다음이 전략, 전사적 목표, 부서별 목표, 분기별 목표, 개별 프로젝트, 작업입니다. 이것들은 대부분의 시간을 차지하는 일상 업무입니다. 그러나 이 모든 것들이 미션과 연결되어 있기 때문에 모든 사람들이 궁극적으로 회사의 전체 목표에 자신이 어떻게 기여하고 있는지 정확히 알고 있습니다.

모든 사람들이 조율되고 전략적 이니셔티브와 회사 미션에 어떻게 관련되어 있는지 알게 되면, 프로세스를 방해하기보다는 도움이 되는 방식으로 기술을 사용하도록 재고해야 합니다.

오늘날, 보통의 직원은 매일 10개의 서로 다른 앱을 사용합니다. 사용하는 앱이 많을수록 주의가 산만하거나 미루는 느낌을 더 오래 받습니다. 업무 관리 플랫폼을 통해 혼란을 없애고 모든 사람들을 단일 시스템으로 통합하는 것은 역동적인 수많은 성공 기업에 꼭 필요합니다.

ClassPass가 명확성을 찾은 방법

피트니스 수업을 쉽게 찾고 예약할 수 있도록 해주는 AtClassPass는 빠르게 성장하는 기업이며, 회사의 브랜드 인지도와 사용자 기반을 확대하기 위해 연간 200개 이상의 캠페인을 실행하는 업무가 25명으로 구성된 마케팅팀에 주어졌습니다. 그러나 이러한 캠페인을 대규모로 신속하게 진행하는 것은 간단치 않습니다.

마케팅팀은 이메일, 채팅, 스프레드시트라는 까다로운 조합을 사용하여 캠페인을 진행했기 때문에 다음과 같은 결과를 얻었습니다.

• 마감일에 대한 단일 정보 소스 또는 책임 부재

• 지속적인 상태 업데이트의 필요성

• 정보 사일로 및 문서가 이메일 스레드에서 소실

• 통합이 가능했던 중복된 업무 요청

Asana 도입으로 많은 애플리케이션을 삭제하고 한 곳에서 협업하기 시작했습니다. 그 결과 팀 미팅을 25% 줄이고 팀 효율성을 20% 개선했으며, 캠페인을 30~40% 더 빠르게 제작했습니다.

ClassPass는 더 큰 회사 목표(브랜드 인지도 및 가입자 증대)에 맞추고 기술을 효율적으로 사용함으로써 이전에 팀을 괴롭혔던 혼란과 일을 위한 일을 상당 부분 줄였습니다.

직원들이 더 큰 미션에 기여한다고 느끼고 과도하지 않게 권한을 부여하는 도구를 갖게 되면서 더 효율적으로 협업하고 업무량을 관리하며 더 빠른 결정을 내릴 수 있습니다. 결과가 다시 말해줄 것으로 기대합니다.

자세한 내용은 업무 집중 탐구 인덱스를 다운로드하세요.