예시를 통해 알아보는 의사 결정 매트릭스 만들기 7가지 단계

모든 업무는 결정의 연속입니다. 훌륭한 결정을 내릴 수 있다면 팀을 올바른 방향으로 안내하고 목표를 달성할 수 있도록 이끌 수 있습니다. 그렇다면 어떻게 올바른 결정을 파악할 수 있을까요? 언뜻 비슷해 보이는 두 가지 선택지를 앞에 두고 동전을 던지거나 주사위를 굴려야 할까요? 아니면 질문에 답하는 수정 구슬에 물어보아야 할까요?

의사 결정은 훌륭한 비즈니스 계획 수립에서 필수적인 부분입니다. 하지만 어떤 선택지가 올바른 것인지 파악하기란 까다로울 수 있습니다. 서두르지 않고 신속하게 결정을 내리고, 속도감을 잃지 않고 올바른 결정을 내리는 것이 가장 중요합니다.

풀 수 없는 난제처럼 느껴진다 해도 걱정하지 마세요. 해결하지 못할 문제가 아닙니다. 의사 결정 매트릭스를 사용하면 각 선택지의 장단점을 빠르게 살펴보고, 다양한 변수를 고려하고, 훌륭한 결정을 신속하고 수월하게 내릴 수 있습니다.

의사 결정 매트릭스란?

의사 결정 매트릭스는 여러 선택지 사이에서 최적의 옵션이 무엇인지 평가하고 선택하기 위한 도구입니다. 특히 두 가지 이상의 선택지 사이에서 결정해야 하며 최종 결정을 내리기 위해 여러 가지 요인을 고려해야 할 때 유용합니다.

의사 결정 매트릭스가 다른 용어로 불리는 것을 들어본 적이 있을 겁니다. 용어는 서로 다르지만, 모두 같은 것을 나타냅니다. 예를 들어 다음과 같은 이름으로 지칭됩니다.

• Pugh 매트릭스

• 그리드 분석

• 다속성 효용 이론

• 문제 선택 매트릭스

• 의사 결정 그리드

의사 결정 매트릭스를 사용해야 하는 경우

결정을 내릴 때마다 의사 결정 매트릭스를 사용해야 하는 것은 아닙니다. 이 프로세스는 강력하며 비교적 쉽지만, 서로 비교 가능한 몇 가지 선택지를 놓고 결정할 때 사용하면 가장 효과적입니다. 선택지마다 평가 기준이 상이하다면 의사 결정 매트릭스는 최적의 의사 결정 도구가 아닐 가능성이 큽니다. 예를 들어, 의사 결정 매트릭스는 다음 해에 팀이 나아가야 하는 방향을 결정하는 데 도움이 되지 않습니다. 선택지를 서로 비교할 수 없기 때문입니다.

의사 결정 매트릭스는 다음과 같은 경우 사용할 수 있습니다.

• 서로 유사한 여러 선택지를 놓고 비교합니다

• 여러 선택지 중에서 하나의 최종 결정을 추립니다

• 다양한 중요 요인을 고려합니다

• 감정적이거나 직관적인 관점 대신 논리적 관점에서 판단하길 원합니다

의사 결정 매트릭스가 현재 상황에 맞지 않다면 아래에서 다른 의사 결정 방식을 알아보세요.

의사 결정 매트릭스 만들기 7가지 단계

의사 결정 매트릭스를 사용하면 여러 중요 요인과 관련 중요도에 따라 몇 가지 선택지 중에서 최고의 옵션을 평가할 수 있습니다. 의사 결정 매트릭스를 만들기 위해서는 7가지 단계를 따라야 합니다.

1. 선택지를 파악합니다

의사 결정 매트릭스는 여러 유사한 선택지 중에서 최적의 옵션을 선택하는 데 도움이 되는 도구입니다. 의사 결정 매트릭스를 만들기 전에 선택지를 파악해야 합니다.

예를 들어, 이번 여름에 팀이 새로운 브랜드 캠페인을 실시할 계획이라고 가정해 보겠습니다. 디자인을 위해 비주얼 에셋과 동영상을 제작할 공급 업체를 결정해야 합니다. 현재 디자인 대행사 3곳을 찾아 놓은 상태이며, 각각 장단점이 있습니다.

2. 중요 고려 사항을 파악합니다

의사 결정 매트릭스를 만드는 두 번째 단계는 결정 시 고려할 중요한 고려 사항을 파악하는 것입니다. 이러한 기준은 최선의 결정을 내리고 주관적인 판단을 피하는 데 도움이 됩니다.

앞서 제시한 예시를 계속 살펴보겠습니다. 팀은 디자인 대행사를 선택할 때 고려해야 하는 중요한 기준으로 비용, 경험, 커뮤니케이션, 과거 고객 리뷰를 결정했습니다.

3. 의사 결정 매트릭스를 만듭니다

의사 결정 매트릭스는 다양한 선택지 중에서 중요한 고려 사항을 비교할 수 있는 그리드입니다.

물론 Asana 팀은 Asana에서 의사 결정 매트릭스를 작성합니다. Asana는 조직 전체의 업무를 체계적으로 정리하고 실행하는 데 도움이 되며, 팀이 목표를 더 빠르게 달성하기 위해 필요한 명확성을 제공하는 업무 관리 툴입니다.

예를 들어, 대행사 3곳 중 비용, 경험, 커뮤니케이션, 고객 리뷰를 고려하여 선택할 때 Asana에서 작성한 의사 결정 매트릭스 골자는 다음과 같습니다.

4. 의사 결정 매트릭스에 내용을 기재합니다

이제 미리 결정된 척도에 따라 고려 사항을 평가합니다. 선택지의 수가 많지 않다면 1부터 3까지의 척도를 사용하세요. 3이 최고 점수입니다. 선택지의 수가 더 많다면 5가 최고 점수인 1부터 5까지의 척도를 사용하세요.

바로 여기서 의사 결정 매트릭스가 효과를 발휘합니다. 예를 들어, 4가지 중요한 기준을 바탕으로 대행사 3곳 중에서 한 곳을 결정해야 할 때 의사 결정 매트릭스를 만들지 않았다고 가정해 보겠습니다. 각 대행사의 평가는 다음과 같습니다.

• 1번 대행사는 비용 효율적이지만 경험이 많지 않습니다. 커뮤니케이션과 고객 리뷰는 평범한 수준입니다.

• 2번 대행사는 비용 효율성 측면에서 뛰어나지는 않지만, 그렇다고 해서 비용이 가장 많이 들지는 않습니다. 적당한 경험이 있으며 고객 리뷰도 좋지만, 커뮤니케이션이 다소 부족합니다.

• 3번 대행사는 비용이 가장 많이 들지만, 경험이 가장 풍부합니다. 커뮤니케이션은 보통 수준이며 고객 리뷰가 긍정적입니다.

대행사 3곳에 대한 설명은 모두 비교적 유사합니다. 짤막한 글을 바탕으로 어느 대행사가 더 나은지 결정하기는 어렵습니다. 특히, 대행사마다 장단점이 있기 때문입니다. 이렇게 하는 대신 고려 사항 4가지를 바탕으로 대행사 3곳에 대해 1부터 5까지의 척도로(5가 최고 점수) 의사 결정 매트릭스에서 평가한 모습은 다음과 같습니다.

5. 중요도를 부여합니다

때로는 특정 고려 사항이 다른 고려 사항보다 더 중요할 때가 있습니다. 이러한 경우, 최적의 선택지를 파악하기 위해 의사 결정 매트릭스에 중요도를 부여해야 합니다.

앞서 제시한 예를 계속해서 살펴보겠습니다. 예산을 절대 초과할 수 없는 상황이므로 의사 결정 과정에서 비용이 가장 중요한 요인입니다. 고객 리뷰는 각 대행사가 지금까지 얼마나 효과적이었는지 알 수 있는 기준을 제시해 주기 때문에 이 또한 중요한 요인이 됩니다.

의사 결정 매트릭스에 중요도를 부여하기 위해 각 고려 사항에 숫자(선택지의 수에 따라 1~3 또는 1~5)를 할당합니다. 나중에 의사 결정 과정에서 각 고려 사항에 가중치를 곱할 것입니다.

앞서 설명한 예시에서 중요도를 부여하면 다음과 같습니다.

6. 중요도가 부여된 점수를 구합니다

평가 기준을 적용하고 각 고려 사항에 중요도를 할당한 뒤 각 고려 사항에 중요도를 곱해야 합니다. 이렇게 하면 중요도가 높은 고려 사항이 더 높은 점수를 받게 되어 최적의 대행사를 선택하는 데 도움이 됩니다.

앞서 설명한 예시에서 각 대행사의 고려 사항마다 중요도가 부여된 점수를 적용하면 다음과 같습니다.

7. 최종 점수를 구합니다

중요도가 부여된 점수를 곱하고 각 대행사의 모든 고려 사항을 더합니다. 이제 수치를 기반으로 명확하게 최적의 대행사가 어디인지 파악할 수 있습니다.

예를 들어, 최종 의사 결정 매트릭스는 다음과 같습니다.

보다시피 2번 대행사가 가장 높은 점수를 받았기 때문에 이 대행사를 선택해야 합니다. 1번 대행사가 가장 저렴하긴 하지만, 2번 대행사의 평균적인 비용과 풍부한 경험 그리고 뛰어난 고객 리뷰로 인해 2번 대행사가 최적의 선택이 되었습니다. 이제 2번 대행사에 문의하여 브랜드 캠페인을 진행하기만 하면 됩니다.

의사 결정 매트릭스 예시

다양한 선택지 중에서 최적의 선택에 중요도를 부여하는 한 다양한 비즈니스 결정에 의사 결정 매트릭스를 사용할 수 있습니다. 의사 결정 매트릭스는 비즈니스에 중요한 결정을 내릴 때만 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 간단한 결정을 신속하게 내려야 할 때도 사용할 수 있습니다.

예를 들어, 재택근무를 위해 어떤 의자를 살지 결정하기 위해 의사 결정 매트릭스를 만들 수 있습니다. 의자 4가지 중에서 고민하고 있으며 중요한 고려 사항은 편안함, 비용, 리뷰라고 한다면 다음과 같은 의사 결정 매트릭스를 만들 수 있습니다.

기타 의사 결정 수단

의사 결정 매트릭스가 선택지에 적합하지 않다면, 다음과 같은 수단을 사용해 보세요.

아이젠하워 매트릭스

아이젠하워 매트릭스(Eisenhower matrix)는 긴급성과 중요도에 따라 업무의 우선순위를 지정할 수 있는 2x2 그리드입니다. 이 매트릭스는 서로 유사하지 않은 다양한 업무를 수행하고 있어 어떤 업무나 이니셔티브를 먼저 처리해야 하는지 결정하는 데 유용합니다.

• 왼쪽 상단에는 긴급하고 중요한 업무를 나열합니다. 이러한 업무는 우선순위가 가장 높은 업무입니다. 지금 바로 처리하거나 가능한 한 빨리 해결합니다.

• 오른쪽 상단에는 긴급성이 낮지만 중요한 업무를 나열합니다. 이러한 업무를 처리할 수 있도록 캘린더에 일정을 계획해 놓거나 프로젝트 관리 툴에서 마감일을 지정합니다.

• 왼쪽 하단에는 긴급하지만 중요하지 않은 업무를 나열합니다. 이러한 업무는 처리되어야 하지만 더 적합한 사람이 있을 수 있습니다. 가능하면 이러한 업무를 다른 사람에게 위임합니다.

• 오른쪽 하단에는 긴급성이 낮으며 중요하지 않은 업무를 나열합니다. 이러한 업무는 보류하거나 하지 않도록 합니다. 우선순위를 명확히 하고 팀원에게 지금 당장 처리할 수 없음을 알리는 것은 번아웃을 줄이는 한 가지 방법입니다.

이해관계자 분석 맵 및 RACI 차트

프로젝트 계획 수립 과정에서 내려야 할 가장 중요한 결정 중 하나는 계획 수립에 참여하고, 조언을 구하고, 결과를 통보할 이해관계자를 정하는 것입니다. 이를 위해 이해관계자 분석 맵을 만드세요. 이 맵은 관련된 상대적인 영향력과 관심도를 바탕으로 이해관계자를 분류하는 데 도움이 됩니다.

이해관계자 분석 맵에는 4가지 카테고리가 있습니다.

• 높은 영향력과 높은 관심: 이에 해당하는 이해관계자는 프로젝트 계획 및 의사 결정 과정에 참여합니다.

• 높은 영향력과 낮은 관심: 이러한 이해관계자에게 프로젝트에 대해 알리고 프로젝트에 더욱 관여하고 싶어 하는 경우를 대비해 관심도를 모니터링합니다.

• 낮은 영향력과 높은 관심: 이러한 이해관계자에게는 프로젝트에 대한 정보를 지속적으로 공유합니다. 이러한 이해관계자를 프로젝트 상태 업데이트에 추가하여 최신 정보를 파악할 수 있게끔 합니다.

• 낮은 영향력과 낮은 관심: 이러한 이해관계자와는 주기적인 시점에만 소통합니다. 지속적으로 정보를 공유할 필요는 없습니다.

주요 이해관계자를 파악하면 RACI 차트를 생성할 수 있습니다. RACI는 Responsible(실무 담당자), Accountable(의사 결정권자), Consulted(업무 수행 조언자), Informed(결과 통보 대상자)의 두문자어입니다. RACI 차트는 작업이나 이니셔티브의 주요 의사 결정자를 결정하는 데 도움이 됩니다.

팀 브레인스토밍 세션

때로는 기존의 팀 브레인스토밍이 의사 결정에 가장 적합할 수 있습니다. 화이트보드를 사용하여 브레인스토밍 세션을 열거나 프로젝트 관리 툴에서 아이디어를 공유하세요.

Asana에서는 다이나믹 브레인스토밍 세션을 수행하기 위해 칸반 보드를 자주 사용합니다. 먼저 브레인스토밍 진행자는 팀 멤버들이 아이디어, 생각, 피드백을 추가할 수 있는 보드를 만듭니다. 그런 다음 모든 멤버가 자신의 아이디어를 추가하고 나면 각 멤버는 이를 살펴보고 각 제안에 좋아요를 표시합니다. 그리고 나서 팀은 가장 많은 좋아요를 받은 작업에 대해 논의하여 무엇을 진행할지 결정합니다.

더는 동전 던지기로 결정하지 마세요

신속한 의사 결정은 훌륭한 프로젝트 계획 수립과 프로젝트 관리의 중요한 부분입니다. 복잡하거나 간단한 결정을 내리기 위해 의사 결정 매트릭스를 사용하면 다양한 요인을 고려하여 팀을 위한 최적의 결정을 내릴 수 있습니다.

프로젝트 관리에 대해 자세히 알아보려면 성공에 필수적인 25가지 핵심 프로젝트 관리 스킬에 대해 알아보세요.