週間スケジュールテンプレート

週間スケジュールを作成するにあたり、するべきことを追跡することが重要です。しかし、タスクに優先度、期日、説明を設定しないと、それらのタスクが未完了のまま終わる恐れがあります。

そこで、週間スケジュールテンプレートの出番です。

週間スケジュールとは？

週間スケジュールは基本的に、1 週間の To-Do を完了するための時間を計画する方法の 1 つです。しかし、効果的な週間スケジュールは、タスクの優先度、期日、難易度、作業が現時点でどの段階にあるかを明確にするにも役立ちます。それにより、週のどの日であっても、To-Do リストに何が残っているか、どのアイテムにまず取り組むべきかが常に正確に把握できます。

週間スケジュールテンプレートとは？

週間スケジュールテンプレート (週間プランナーや週間カレンダーのテンプレートと呼ばれることもあります) は、週間スケジュールをテンプレートから作成して整理するためのものです。テンプレートを使用して毎週新しい週間スケジュールを作ることで、月曜の朝に To-Do や仕事に直ちに取り組めます。

デジタル週間スケジュールテンプレートのメリット

「週間スケジュールテンプレート」と Google 検索すると、数多くの印刷可能な Excel テンプレートや、白紙の週間スケジュール PDF が出てきます。その種の週間カレンダーでは、各タスクについての最小限の情報しか把握できないことが問題です。

To-Do は多くの場合、1 文で表せるほど単純ではありません。各タスクの期日、重要性、関わるコラボレーターや背景情報など、名前だけでなく多くの内容を追跡する必要があります。印刷用の週間スケジュールを使用すると、そういった詳細を見逃してしまいます。

シンプルな週間スケジュールを、印刷可能な週間カレンダーではなくプロジェクトマネジメントツールで作成すると、次のことが可能になります。

• すべての To-Do を 1 か所で確認できる

• デイリープランナーと週間カレンダーとを切り替えられる

• 各成果物の優先度を追跡できる

• 優先度が変わった場合に、期日を再調整できる

• 関係者と背景情報を共有できる

• Google ドキュメントや Google スプレッドシートといった関連文書を To-Do に添付できる

• チームメンバーと協力できる

• 作業が行われているその場で進捗を追跡できる

• 完了したタスクとタスクリストを確認できる

• タイムマネジメントを改善できる

• 週次会議の議題をリアルタイムで確認できる

デジタル週間スケジュールテンプレートに含めるべき内容

最も重要な仕事を終えるためには、どの仕事が最重要なのかを知る必要があります。当たり前のことに聞こえますよね？しかし、適切なツールがないと、それは簡単でない可能性があるのです。 

作業の優先度やかかる時間など、さまざまな情報に応じて To-Do をタグ付けできるデジタル週間スケジュールテンプレートを選びましょう。朝にログインした際に、業務スケジュールに目を通す時間を節約し、仕事の完了にフォーカスできるようになります。

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。共同ワークフローを持つチームのメンバーが、他のタスクの終了を待っているタスクを簡単に把握し、自分の作業を始めるタイミングを知ることができます。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• 開始日: やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知っておく必要がある場合もあります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail との連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクにはメールのコンテキストが自動的に含まれるので、それまでの経緯を完全に把握できます。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。 

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

• Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Box: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Box ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

FAQ (よくある質問)