プロジェクトタイムラインテンプレート

プロジェクトの始まりは、期待と可能性にあふれています。プロジェクトには多くの可能性が秘められています。大まかなビジョンと計画を持ち、その後はどうすればいいのでしょうか？そのビジョンを具体的なステップにして、適切なタイミングで完了し、プロジェクトを実現させるには？

プロジェクトタイムラインのテンプレートがあれば実現できます。

プロジェクトタイムラインとは

プロジェクトタイムラインとはプロジェクトのすべてのステップをまとめたもので、タスクやマイルストーン、成果物などが時系列順で配置されます。この表にはプロジェクトの最初から最後まですべてのポイントが視覚的に示されるので、チームは次のステップを把握しやすくなり、潜在的なボトルネックも見つけやすくなります。

プロジェクトタイムラインのテンプレートとは？

プロジェクト計画の最初は、やることが多すぎるように感じられるかもしれません。どうすればプロジェクトのピースがうまくはまるのか、どうすればすべてを予定通りに進め、成功へと導けるのか、イメージできないこともあります。プロジェクトタイムラインのテンプレートは、そんなプロジェクトの難しい問題を解決してくれます。

プロジェクトタイムラインのテンプレートとは、プロジェクトのさまざまなフェーズをざっくりと分解した、テンプレ化された、繰り返し使えるリソースです。プロジェクト管理に欠かせないツールであるプロジェクトタイムラインのテンプレートは、プロジェクトのスケジュールの基盤として機能し、プロジェクトの次のステップを示す視覚的なタイムラインを提供します。基本的なプロジェクトタイムラインのテンプレートが一度完成すれば、プロジェクトのリリースやイベントの計画など、その後のプロジェクトでも複製して使用でき、必要に応じて調整することもできます。テンプレートがあるだけで、先の見えないような状態から整理された状態へと脱出できます。

プロジェクトタイムラインのテンプレートを使うメリット

紙のタイムライン表はもう捨てましょう。タイムライン作成ツール、整理されていない画像資料、ワークシートのダウンロードも必要ありません。必要なのはデジタルなプロジェクトタイムラインテンプレートです。

デジタルなプロジェクトタイムラインテンプレートはただ今後のタスクを把握できるというものではありません。プロジェクト管理ツールで作成すれば、プロジェクトタイムラインテンプレートはプロジェクトのすべての仕事において信頼できる唯一の情報源として機能します。再利用できるテンプレートによってプロジェクトの計画と完了がわかりやすくなり、今後のタスクについて部門横断チームの足並みを揃え、プロジェクトを滞りなく進めるために必要な透明性と当事者意識がもたらされます。

プロジェクトタイムラインテンプレートを使うメリットには他にもこんなものがあります。

• プロジェクトのすべての要素を一か所にまとめられる

• チームやプロジェクトのステークホルダーに可視性を提供できる

• 現在のタスクや今後の To-Do など、ワークフローを可視化できる。

• 潜在的な問題点を問題発生前に把握できる

• リソース管理の状況が一目でわかる

• 優先順位の変化に応じて期日を変更できる

• 部門横断チームのメンバー間でカレンダーを同期できる

• チームメンバーへのタスク割り当てや再割り当てができる

• 完了したタスクや今後の To-Do を管理できる

• タスクの依存関係を設定することで仕事のつながりを全員が把握できる

• プロジェクトマイルストーンの設定で大きな達成ポイントを確認できる

• プロジェクトのライフサイクル全体を追跡できる

プロジェクトタイムラインテンプレートの使い方

バラバラのスプレッドシートや手入力の To-Do リストでプロジェクトの進捗を管理するのは大変ですよね。デジタルなプロジェクトタイムラインテンプレートを使えば雑多な状態が解消され、どのプロジェクトでも繰り返し使える基盤が出来上がります。

どのプロジェクトタイムラインテンプレートも「プロジェクトフェーズ」と「タスク」という基本の要素から成り立っています。基本となるタイムラインテンプレートを一度作成すれば、その後もフェーズや To-Do を増やしたり、担当者にタスクを割り当てたり、期日や依存関係を付け加えたりと、プロジェクトに合わせてカスタマイズできます。

また、「プロジェクトタイムラインテンプレート」とはいっても、常にタイムライン形式で表示する必要はありません。タイムライン形式で見るのが一番わかりやすい場合もあれば、グリッド形式やかんばんボード形式で見た方がわかりやすい場合もあります。プロジェクトに合った表示形式を選びましょう。

以下のステップでプロジェクトに合わせたプロジェクトタイムラインを作成できます。

1. プロジェクトの目標を定義します。目標は SMART で達成可能なものにしましょう。

2. プロジェクトのタイムラインをまとめます。計画から実行までの流れをまとめましょう。

3. プロジェクトマイルストーンを設定します。タスク完了のチェックポイントや、新フェーズ移行の指標となるマイルストーンを設定しましょう。

4. プロジェクトの To-Do リストを作成しましょう。小さなタスクから大きなタスクまで、プロジェクトの成功のために完了すべきタスクをまとめましょう。

5. 各 To-Do タスクの完了にかかる時間を見積もります。利用可能なリソースやプロジェクト予算を考慮しましょう。

6. 各タスクの仕上げを行います。期日や担当者などの情報を追加しましょう。

7. タスクの依存関係を追加します。前のタスクが完了するまで始められないタスクについては、依存関係を設定しましょう。

8. チームと共有します。チームと共有することで可視性と当事者意識が生まれます。

9. 必要に応じて調整します。優先順位の変化に応じて期日を調整しましょう。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• プロジェクトの要旨: プロジェクトの要旨は、プロジェクトチーム全体に重要な詳細情報や日程を伝える手段です。プロジェクトの要旨は、Asana のような信頼できる唯一の情報源で管理し、チームが容易にアクセスできるようにしてください。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、Gmail の受信トレイから直接、そのタスクを簡単に検索できます。

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