リスク登録簿のテンプレート

物事がうまくいかないこともあります。だからこそ、有能なプロジェクトマネージャーは、すべてがうまくいくことを前提に考えるのではなく、最悪の事態も想定して計画を立てるのです。なぜなら、あらゆる事態を想定した計画を立てておけば、プロジェクトの進行が遅れる前に、すばやく行動し、問題を解決できるからです。

リスク登録簿のテンプレートを使えば、新しい取り組みにいつでも備えられます。このページでは、想定されるリスクを識別し、その解決策を計画する際に役立つ、テンプレートの作成方法をご紹介します。

リスク登録簿テンプレートとは？

リスク登録簿のテンプレートは、プロジェクト内で起こりうるリスクを追跡し、対処する上で役立つ、繰り返し使用できる指針です。各リスクを追跡するために、優先順位や発生の可能性など、記録すべき重要な情報をまとめます。さらに、リスクが大きな問題に発展する前に、どのようなステップを踏んでその障害に対処すべきかも記載されています。

テンプレートがあれば、プロジェクトごとにリスク登録簿をすばやく作成できます。毎回一からリスクログを作成するのではなく、テンプレートをコピーして必要な情報を記入し、仕事を開始すればよいのです。

デジタル版リスク登録簿のテンプレートを使うメリットとは？

起こりうるリスクを記録するだけで、その存在を忘れてしまっては意味がありません。そうではなく、プロジェクトのライフサイクルを通じて、継続してリスクを追跡し、対処することが大切です。Excel のプロジェクト管理テンプレートや静的なトラッキングツールは、状況の変化に応じて、あっという間に過去のデータとなってしまいますが、デジタル版のリスク登録簿テンプレートなら、タスクの完了、優先度の調整、期日の変更に応じて、リアルタイムに更新できます。

さらに、プロジェクト管理ソフトウェアでリスク登録簿のテンプレートを作成すると、仕事が行われる場所で登録簿にアクセスできます。そのため、複数のツールの間を切り替えるのではなく、関係者全員が 1 か所ですべてのプロジェクト情報を把握できるようになります。

デジタル版リスク登録簿を使うと、次のことが可能になります。

• リスクが現実化してプロジェクトの障害となる前に記録し、対処する。

• 識別されたリスクの分析から軽減計画の完了まで、リスク管理計画の各ステップに沿って、プロジェクトのリスクを追跡する。

• プロジェクトのリスクに関する情報を関係者と簡単に共有できる。

• プロジェクトチームのメンバーが起こりうる問題を発見するたびに、新しいリスクをテンプレートに追加する。

• 関連するドキュメント、スクリーンショット、動画などを添付して、各リスクに関する背景情報を提供する。

• リスクごとに担当者と期日を決め、特定の期間内に対処できるようにする。

• プロジェクトのリスクをすべて俯瞰し、チームがそれぞれのリスクをどのように分析し、対処しているかをリアルタイムで確認する。

リスク登録簿に盛り込むべき内容とは？

リスク登録簿のテンプレートには、少なくともリスクの一覧と、起こりうる問題を識別して追跡するために設けられた列が必要です。リスク登録簿に盛り込むべき主な情報は以下のとおりです。

• リスクの説明:「予想外の生産コスト」「品質問題」など、リスクの簡単な説明です。

• リスク識別日: チームがリスクを発見した日を記録します。

• リスクオーナー: リスク対応計画を策定し、実行する責任者です。

• 期日: それぞれのリスク軽減計画をいつまでに完了させるかを示すタイムラインです。

• リスクのカテゴリ:「予算」「スケジュール」「品質」など、リスクによって最も影響を受けるプロジェクトの領域を示します。

• リスクの可能性: リスクが実際に発生する確率。リスクの発生確率は、「可能性が低い」「可能性がある」「可能性が高い」のようにシンプルに表現できます。

• 想定される影響: リスクアセスメントまたはリスク分析とも呼ばれ、リスクがどの程度プロジェクトに影響を与えるかを記録します。多くの場合、リスクの影響は、1 (非常に低い) から 5 (非常に高い) までの 5 段階評価で記録されます。

• リスクの優先度: それぞれのリスクの相対的な重要度。これは、問題が発生する可能性とその潜在的な影響を考慮したものです。

それぞれのリスクについて、上記の情報を記録することに加えて、チームがどのように潜在的な問題に対処しているのか、その進捗状況を把握することも重要です。このために、リスク登録簿のテンプレートに、「未着手」「分析中」「計画中」「計画完了」など、リスク管理計画のそれぞれの段階に応じたセクションを作成すると効果的です。作業が完了したら、それぞれのリスクを該当するセクションにドラッグ & ドロップするだけなので、チームは簡単に対応できます。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Salesforce: セールスチーム、カスタマーサクセスチーム、そしてサービスチームそれぞれが自社のサポートチームと直接 Asana でコミュニケーションを取れるようにして、ボトルネックを解消します。添付ファイルを共有し、取引成立前のニーズを満たす実行可能かつ追跡可能なタスクを作成しましょう。Service Cloud を使用すると、導入チームとサービスチームを Asana のサポートチームと連携させて、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現できるようになります。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。これらの取り組みを Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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