パンチリストのテンプレート

パンチリストプロセスは、建設業界発祥の一般的なプロジェクト管理ツールです。その内容は、ゼネコンが完成した建物を見て回り、最後の仕上げに直すべきところがないかどうかを確認してから、プロジェクトを終了させるというものです。この工程で生じた最終的な仕上げは、それぞれ「パンチリストの項目」となり、ゼネコンはその項目が完了したことを示すために紙に小さな穴をパンチ (穴開け) します。

今や、紙のリストや穴あけパンチは過去の話です。デジタル版のパンチリストテンプレートを作成すれば、プロジェクトの最終段階において、チームをしっかりとまとめ、スケジュール通りに作業を進められます。また、デジタル版パンチリストのテンプレートを使えば、全員が同じ情報にリアルタイムでアクセスできるため、スムーズにプロジェクトを仕上げることができます。

パンチリストのテンプレートとは？

パンチリストのテンプレートは、複製可能なフレームワークで、プロジェクトの最終段階が完了する前に処理すべき残務をまとめたリストです。建設プロジェクトの管理でよく使われるツールですが、パンチリストのテンプレートはあらゆるタイプのプロジェクトのワークフローに対応できます。

パンチリストのテンプレートを使用すると、チームを管理しやすくなり、プロジェクトの最後の仕上げ作業を、チームが満足する品質で行えるようになります。紙ではなくデジタルプロジェクト管理ツールを使って現代版パンチリストを作成し、チームメンバーが同時にタスクを更新できるようにしましょう。パンチリストを活用するには、誰がどの項目を担当するのかを全員が把握し、その情報がリアルタイムで更新されることが重要です。これにより、特定のタスクの担当者に責任感を持たせ、関係者や他のコラボレーターが誤って古い情報を参照するのを防ぐことができます。

パンチリストのテンプレートを使用すべき場面

パンチリストのテンプレートは、建設業界だけでなく、どんなチームでも使える便利なツールです。次に、パンチリストのテンプレートが役に立つ場面をいくつかご紹介します。

• 最終チェックリストとして使う: パンチリストは、プロジェクトの最終段階で品質保証を確認する際に効果的な手段です。テンプレートを使えば、チームがどんなプロジェクトに携わっていても、必要な情報を確実に把握できるようになります。

• 最終製品の一貫性を確保する:同じ製品を複数個作成する場合、パンチリストのテンプレートを使用することで、一貫性を確保できます。どの製品も同じワークフローを進むため、最終製品にばらつきが少なく、同じ品質の仕上がりを実現できます。

• 新しいプロセスやワークフローをテストする場合: 建設チームは、多くの場合、パンチリストを使用します。これは、プロジェクトの最終確認作業が毎回同じ方法で行われるためです。QA (品質保証) プロセスを変更する場合、まずパンチリストを使用してワークフローを調整すると効果的です。新しいプロセスがスムーズに機能しない場合は、基本的なパンチリストのワークフローに切り替えるとよいでしょう。

パンチリストのテンプレートに含めるべき情報とは

パンチリストのテンプレートを使用すると、適切な情報を確実に適切な人と共有できます。ここでは、一般的にパンチリストのテンプレートに記載されている情報をご紹介します。

• タスクの場所: 建設業では、多くの場合、タスクが位置する特定の部屋または建物のエリアとして示されます。他の種類のプロジェクトでは、プロジェクトのどの部分に取り組んでいるか、タスクがプロジェクトのどの段階にあるかなどを指します。

• タスクの詳細または説明: タスクを完了するために、どのような作業が必要かを簡単に説明する欄です。タスクの名前を動詞で終わらせると、チームが何に取り込むべきかを正確に把握できます。

• タスクの優先度: ある特定のタスクが他のタスクと比較してどの程度重要であるか示します。これは、タスクに依存関係がある場合に特に役に立ちます。この情報を盛り込むことで、適切なタスクを優先して完了できるようになります。

• 担当するチームメンバー: このタスクを担当するチームメンバーを記載します。このタスクについて質問がある場合は、この担当者が回答します。

• タスク期日: タスクを完了させる必要のある日付 (締め切り) です。

• タスクのステータス: タスクが現在進行中であるかどうかを示す情報です。最も一般的なステータスの表し方は、「未着手」「作業中」「完了」です。もっと詳細なステータスを使用して、ワークフローにおけるタスクの位置づけを示すこともできます。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• 承認リクエスト: 場合によっては、タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されるかどうか知る必要があります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、自分の仕事が承認されたかどうかを知り、とるべきアクションについて明確な指示を受け取れます。

• プロジェクトステータス更新: 複数のツールを切り替えて、プロジェクトのステータスに関する情報を探したり、メールで済むような内容のミーティングに参加したりする状況に別れを告げましょう。Asana のプロジェクトステータスの更新は使い方が簡単なだけでなく、チームが実行する仕事に直接つながっています。そのため、チームメンバーは、プロジェクト計画やコミュニケーション計画、目標、マイルストーン、成果物などのプロジェクトに関連する情報に容易にアクセスできます。プロジェクトステータスレポートを介して、手動の作業を減らし、情報を一元管理して、最新の情報をメンバーに伝えられます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Zendesk: Asana と Zendesk を連携させることで、ユーザーは Zendesk のチケットから直接 Asana のタスクをすばやく、簡単に作れるようになります。コンテキストの追加やファイルの添付、既存のタスクへのリンクを介して、チケットをクローズする上で必要な作業を追跡します。この連携により、両システム間でシームレスな可視性が生まれるため、メンバー全員が最新情報をリクエストしなくても、進捗を把握できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。すべて Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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