プロジェクト立ち上げ文書 (PID) テンプレート

プロジェクトの立ち上げフェーズは、好結果を生み出すプロジェクトの土台を築く重要な時期です。すべての重要な情報を早い段階で提示しておけば、作業を開始する前にチーム全体が共通認識を持てます。それを実現する最適な方法として、プロジェクト立ち上げ文書テンプレートを作成します。

プロジェクト立ち上げ文書 (PID) とは？

プロジェクト立ち上げ文書 (PID) とは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを開始する前に作成する文書のことです。この文書には、プロジェクトスコープや目標、成功基準、ビジネスバリュー、潜在的なプロジェクトリスクといった、プロジェクトに関する重要な情報が集められます。プロジェクト憲章やプロジェクトの要旨と呼ばれることもよくあります。

PID を使用する主な目的は、プロジェクトの大局的な概要を提供することによって、主な関係者がプロジェクトの主な目標やアプローチをすばやく理解できるようにすることです。プロジェクトマネジメントの 5W (誰が、何を、いつ、どこで、なぜ行うのか) といった重要な情報が明確に提示されるため、チームメンバーはそうした情報を一目で確認できます。そのため、すべてのプロジェクト関係者がプロジェクト目標やプロジェクト計画、プロジェクトの主要な成果物などのインサイトをすばやく確認できます。

プロジェクト立ち上げ文書 (PID) テンプレートとは？

プロジェクト立ち上げ文書 (PID) テンプレートは、プロジェクト立ち上げ文書を再利用できるようにまとめたものです。すばやく複製して、プロジェクトの関連する情報を入力するだけで使えるため、新規プロジェクトを作成するときに一番便利です。プロジェクトマネージャーが新規プロジェクトを立ち上げるたびに新しい PID を作成する手間が省けるため、時間の節約にもなります。

PID テンプレートを使うべき理由とは？

プロジェクト立ち上げ文書テンプレートを使うことは、チームにとって以下のようなメリットがあります。

• すべてのプロジェクトに一貫性を持たせられる: PID テンプレートを使用すると、プロジェクトの作成プロセスが合理化されるため、プロジェクトマネージャーは新規プロジェクトが始まるたびに同じステップを楽に実行できます。

• 特定のチームに合わせてカスタマイズできる: PID はプロジェクトの作成プロセスを標準化するためのものですが、他のプロジェクトのニーズに合わせてカスタマイズできるという大きなメリットがあります。このテンプレートは、プロジェクト立ち上げ文書の基本的な構造となると同時に、プロジェクトの具体的なニーズに応じて異なるセクションを追加したり削除したりすることができます。

• 関係者にすばやく背景情報を提供できる: 一度に複数の異なるプロジェクトを管理する関係者にとっては、必要な情報をできるだけ多くの背景情報と一緒にすばやく取得できることが重要です。プロジェクト立ち上げ文書テンプレートを使用すると、関係者は必要な情報を簡単に見つけることができます。あちこち探し回ったり、不必要な進捗報告会議を開いたりする必要はありません。

プロジェクト立ち上げ文書テンプレートに記載される情報とは？

優れたプロジェクト立ち上げ文書テンプレートには、関係者が知っておく必要のあるプロジェクトの関連情報がすべて一目でわかるように記載されます。このテンプレートには、以下のような情報が含まれます。

• プロジェクトの目標や目的: プロジェクトで達成を目指す事柄とそれが紐づけられているより大きな事業目的が明確に記述されます。

• 成功指標: プロジェクトがうまくいっているかどうかをモニタリングするためにチームが追跡する具体的な指標です。

• プロジェクトスコープ: ここで言うプロジェクトスコープには、作業範囲や割り当てられた予算、推定タイムラインが含まれます。

• コミュニケーション計画: この計画には、チームがプロジェクト期間中にコミュニケーションを取る方法について詳しい情報が記載されます。

• リソース戦略: リソース配分計画やリソース管理戦略計画といった、リソースに関する重要な情報。

• 主要な関係者: 一般社員から経営陣にいたる、プロジェクトの重要なメンバー。このセクションには RACI チャートが含まれる場合があります。

• プロジェクトリスク: このセクションには、RAID ログやリスク分析といったプロジェクトリスクに関する情報が含まれます。

組み込まれている機能

• プロジェクトの概要: プロジェクトの概要は、プロジェクトの重要な背景状況をすべて一か所でまとめて把握できる場所です。プロジェクト作業の内容、理由、方法について、チームが俯瞰的に確認できます。プロジェクトの説明を追加し、Asana を使ってどう共同作業するか、方向性を決めます。次に、会議の詳細、コミュニケーションチャネル、プロジェクトの要旨などといった、重要なリソースや背景情報を一か所で共有します。

• プロジェクトの要旨: プロジェクトの要旨は、プロジェクトチーム全体に重要な詳細情報や日程を伝える手段です。プロジェクトの要旨は、Asana のような信頼できる唯一の情報源で管理し、チームが容易にアクセスできるようにしてください。

• ワークロード: ワークロードを使用すると、チームメンバーの各プロジェクトでの取り組みをすべて 1 か所で簡単に確認できるため、チームのキャパシティをスナップショットとして視覚化できます。さっと目を通すだけで確認できるため、競合を特定したり、リスクに対応したり、タスクを再割り当てしたり、タスクのスケジュールを変更したりすることによって、タスクを順調に進めることもできます。ワークロードを定期的にチェックすれば、チームメンバーの仕事量を確認できます。仕事量に合わせて、優先度の低いタスクを再割り当てしたり、そのスケジュールを変更したりできるため、優先度の高いイニシアチブに着手できます。

• ゴール: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

おすすめのアプリ

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事リクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

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