会議の議題テンプレート

最後に「この会議、一体何を議論したかったんだろう」と思いながら会議を終えたのはいつですか？もしあなたが多くの働く人々と同様に、1 週間あたり平均 3 時間を不要な会議に費やしているなら、答えはおそらく「ついこの間」でしょう。 

会社員である以上、散漫で非生産的な会議は避けて通れないものとお考えかもしれません。しかし、そうやって諦める必要は全くありません。会議の目的と目標を明確に定義し、チームメンバーの役割を設定し、そして誰が何を担当するのかを明確にすれば、充実した会議を行えるようになります。ここで役に立つのが会議の議題テンプレートです。 

会議の議題とは何ですか？

簡単に言えば、会議の議題とは特定の会議で話し合う予定のトピックやテーマをまとめたものです。会議の議題を適切に作成することで、会議の目的についてチームの認識を揃え、会議の目標を設定することができ、効果的な会議を行えるようになります。チームのどのメンバーがどのトピックを担当するか、またこれらのトピックの優先度、そして各トピックに割り当てられる時間を明示すれば、会議を順調に進め、有意義なものにできます。 

会議の議題テンプレートとは？

会議の議題テンプレートは、会議の基本的な要素をまとめた、繰り返し使用できるリソースです。会議を有意義なものにするには、会議の目的と明確に定義された目標が必要です。会議の議題テンプレートを使うと、会議で話し合う予定の内容、各チームメンバーの役割と担当、そして会議で生まれるアクションアイテムを明示することができ、会議の目的と目標を明確化するのに役立ちます。たとえば会議の議題テンプレートには、ディスカッションのトピックに加え、会議で各トピックをどのチームメンバーが担当するのか、トピックの話し合いの時間はどれくらいか、などが含まれます。 

Asana の会議の議題テンプレート (無料) を利用すれば、会議のたびに前もって議題を準備する必要がなくなり、チームのコラボレーションを加速して、より迅速にインパクトの大きな仕事を達成できます。さらに、会議の議題テンプレートをワークマネジメントプラットフォームで使用すれば、これまでの会議データ (会議の記録やメモなど) をすべて 1 か所で管理して簡単にアクセスできるようになります。 会議の議題テンプレートでは、このようなことができます。

• 会議の運営方法の標準化。 

• 会議の目的、目標、各自の役割に関するメンバーの共通認識の形成。 

• 会議時間の有効活用。  

• 指定されたトピック、割り当て時間、トピックの優先順位付けにより、会議の焦点を定め、会議を建設的なものにする。 

• アクションアイテムを、会議中に浮上した時点でタスク化し適切なチームメンバーに割り当てる。 

• 仕事の調整とコラボレーションを一つのアクセスしやすい場所で行えます。

会議の議題テンプレートのタイプ 

ベーシックな会議の議題テンプレートは、単発の情報共有ミーティングから週次チーム会議まで、あらゆる会議で基本のテンプレートとして利用できますが、会議特有の構成が必要な場合もあります。たとえば、直属の部下との 1on1 ミーティングを行うことは、取締役会や社外の関係者と役員会議を開催することとは大きく異なります。 

どのような会議を運営する場合でも、ニーズに合うテンプレートが見つかるはずです。各種会議の議題テンプレートをご覧いただき、ご自身のニーズに合ったものをお選びください。 

• プロジェクトのキックオフミーティング: プロジェクトのキックオフミーティングで、プロジェクトを順調にスタートさせ、チームの共通認識を形成しましょう。キックオフミーティングのテンプレートを使用して、各プロジェクトのキックオフミーティングを企画し、標準化できます。 

• 1on1 ミーティングテンプレート: 1on1 ミーティングテンプレートは、効果的な 1on1 ミーティングを計画するのに役立ちます。ミーティングで話し合うポイントを計画し、アクションアイテムやキャリアの進捗を追跡できます。 

• チームのブレーンストーミング: チームのブレーンストーミングミーティング用テンプレートを使えば、創造力が高まり、アイデアを確実に記録できます。思いついたアイデアをどんどん記録し整理して、フォローアップのタスクを割り当てて、アイデアをアクションにつなげましょう。 

• 全社会議: 全社会議を効率化し、組織の連携を強化しましょう。この全社会議テンプレートは、タウンホールミーティング (対話集会) や各種イベントのロジスティクス (後方支援) の計画や管理に役に立ちます。 

• 取締役会: 取締役会用の議題テンプレートを使って、会議の目的と優先事項を明確にすることで、取締役会を効果的に行えます。 

• スプリント計画ミーティング: スプリント計画用のテンプレートを使えば、部門横断チーム内で共通認識を形成し、スプリントを順調に進められます。 

• スタンドアップ: スタンドアップミーティングを行うことで、チームメンバーがお互いの現状を確認し、最新情報を共有し、プロジェクトが順調に進んでいることを簡単に確認できます。デイリースタンドアップミーティング用テンプレートを使えば、このプロセスを合理化し、障害となるものを取り除くことができます。 

• ポストモーテム: ポストモーテム (振り返り) で重要なのは、プロジェクトで成功した点と、今後改善できる点を明確にすることです。このポストモーテムテンプレートをフレームワークとして活用し、プロジェクト終了時のミーティングに役立ててください。 

• セールスミーティング: セールスミーティング (営業会議、販売会議) のテンプレートを使えば、営業成績、今後の取り組み、パイプラインの更新などを追跡できます。 

• 業績評価面談: 業績評価面談用のテンプレートを使って、業績評価を合理化しましょう。このテンプレートを使えば、フィードバックを簡単に収集し、それを実際に行動に移せる内容に落とし込めます。

会議の議題テンプレートに求めるべき要素 

基本的な会議の議題テンプレートには、会議の目標を明確にし、会議を円滑に進めるために、以下の要素を含める必要があります。

• 会議の概要セクション: 会議の目標、進行役、出席者の情報を記録します。

• 議題案セクション: 各会議のディスカッションポイントや、各トピックを誰が担当するかなどを記載します。

• アクションアイテムのセクション: 各会議で浮上したアクションアイテム、各タスクの担当者、それぞれの期日を記録します。 

• 参考資料セクション: ここには、過去の会議の記録、スライドショー、会議メモなど、役に立つ資料を保管します。 

会議の議題用の無料テンプレートの使い方

Asana の会議の議題テンプレート (無料) を使う場合でも、自分でテンプレートを作成する場合でも、使い方はいたって簡単です。始めるにあたって、以下の点を確認しましょう。

• 会議の目的は何か？何を達成しようとしているのか？ 

• この会議でチームは何を決定する必要があるのか？チームで話し合うトピックは何か、またその中で最も優先度の高いものは何か？ 

• 会議には誰が参加するのか？なぜ参加するのか？各参加者の役割は？

• 会議の長さはどのくらいがよいか？ 

上記の点を確認したら、会議の議題テンプレートを複製し、以下のステップに従ってください。 

1. 会議の概要を記入します。会議の目的、会議の出席者、会議の進行役など、会議に関する重要な情報を記入しましょう。

2. 議題や要点をリストアップします。議題案セクションでは、会議で取り上げる予定のトピックをまとめます。こうしたトピックが会議の全体的な目標につながることを確認し、時間を無駄なく使うために会議の長さを調整します。 

3. トピックを優先度順に並べます。こうすることで、会議の参加者は、時間が足りなくなった場合に、どのトピックを取り上げなければならず、どれの重要度が低いのかが一目でわかります。 

4. 参加者にトピックを割り当てます。チームで議論すべきトピックが決まったら、トピックごとに担当者を決めて、チームメンバーが事前に話し合いの準備をできるようにします。

5. 各トピックにかかる現実的な時間を割り当てます。議論にかかると予想される時間を見積もり、数分ほど余分に時間を確保するとよいでしょう。 

6. チームメンバーに早めに議題を送ります。こうすることで、参加者の一人ひとりが会議に向けて準備をし、会議の目的を理解する時間を確保できるようになります。 

7. 役に立つ資料をまとめた参考資料セクションを追加します。過去の会議の内容、文書、記録 (録音・録画)、関連資料などが挙げられます。 

8. 議題をもとに、会議で挙がったアクションアイテムを管理します。それぞれのアクションアイテムの担当者と期日を記録し、会議の参加者がいつまでに何をしなければならないかを把握できるようにします。

Asana テンプレートで使用できる連携機能やアプリ 

会議の議題テンプレートをお気に入りのアプリと連携させて、組み込まれている機能を活用することで、すべての作業を一か所にまとめることができます。

組み込まれている機能

1. リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

2. カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

3. サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

4. マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

1. Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

2. Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

3. Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すると、必要な情報を Teams から直接検索して共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

4. Vimeo: 文章で言いたいことを伝えることはできますが、文字だけでは話し方や感情、表情を伝えることはできません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージング機能なら、会議を開かなくてもチームに必要なコンテキストを伝えられます。自分の姿や操作画面を録画した短い動画を、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。Asana によって録画した動画の文字起こしが自動で作成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバック、質問、タスクの割り当てまで、すべてを Asana 上で進められます。

FAQ