新入社員オンボーディング用テンプレート

新入社員には必ずオンボーディングが実施されますが、新入社員のオンボーディングプロセスは、単にタスクの一覧を提示することだけが目的ではありません。新入社員に与える第一印象はこのプロセスで決まります。このプロセスは、新入社員が新しい仕事に対して適切な心構えを持ち、成功を目指す際の指標となる評価基準を設定する貴重な機会であり、新しいチームメンバーとして会社の一員であることを実感してもらうための機会でもあるのです。

最近の企業では、新入社員のオンボーディングにおける効果が、かつてないほど重要視されています。燃え尽き症候群やインポスター症候群の増加が指摘される現代、新入社員が歓迎されていると実感できるような方法を企業は模索しています。そこでおすすめなのが、新入社員オンボーディング用テンプレートです。

オンボーディング用テンプレートを使用する理由

新入社員オンボーディング用テンプレートを使えば、すべての新入社員のオンボーディングプロセスを標準化できます。オンボーディングに伴うプログラムを統一することで、チームメンバーは成功を収めるために必要な情報を、入社初日から入手できます。

プロセスを合理化できる

オンボーディングチェックリスト用テンプレートは、その名の通り、新入社員が新しい職場で仕事を始めるために必要な事柄をまとめたチェックリストです。これらの情報が 1 か所に集約された効果的なテンプレートでは、情報を即座に確認できるため、新入社員はすべてを記憶する必要がなくなります。オンボーディングテンプレートをプロジェクト管理ツールで作成すると、時間の節約やワークフローの自動化にも役立ちます。

チームメンバーの成功に欠かせない情報を提供できる

新入社員には、仕事に必要なツールを提供することがきわめて大切です。入社 1 週間目、1 か月目、そして 1 年目に期待することを明確に提示することで、新入社員は成功するために何が必要かをはっきりと把握できるようになります。

これは、新入社員にとってメリットがあるだけでなく、長期的には従業員満足度を高めることにもつながります。従業員一人ひとりが、自らに期待されている点を把握することで、燃え尽き症候群やインポスター症候群といった職場でのネガティブな感情を回避しやすくなります。Asana の独自調査によると、燃え尽き症候群やインポスター症候群は、特に若い世代のナレッジワーカーに影響を与えており、士気の低下、ミスコミュニケーション、職場での充実感の不足、ミスの増加、さらには離職の原因になることがわかっています。

リモートチームのメンバーが歓迎されていると実感できる

リモートで実施するオンボーディングでは特に、明確な新入社員オンボーディング用テンプレートを用意することが重要になります。リモートで働く従業員は、リーダーやリモートチームのメンバーと顔を合わせる機会があまりありません。そこで、何をすべきか、どこでコミュニケーションをとるべきか、どのようにすればすぐに活躍できるかを明確にすることで、従業員がどこに住んでいようと、積極的に仕事に取り組めるようになります。

異なるタイムゾーンで働く従業員がいる場合、これは特に重要なことです。もし、その従業員がオンラインである時間帯に対応できないのであれば、新入社員が自ら仕事を始められるように、明確な To-Do リストを提供することが不可欠です。

オンボーディングは、従業員に勤務初日からチームの一員だと感じてもらうために欠かせない重要なステップです。その内容が会社で働くための知識や経験の基盤となるため、その人のこれからの職場生活を方向付けるものとなります。そのため、インクルーシブなオンボーディング経験は、インクルーシブな企業文化を形成する上で非常に重要です。”

Asana の新入社員オンボーディング用テンプレート

Asana では、オンボーディングプロセスを真剣に考えて形づくることで、新入社員が新しい職務に打ち込めるような環境を提供できると考えています。そのためには、オンボーディングプロセスがどのようなものかを新入社員一人ひとりが明確に理解できるように、見える化を図ることが重要なポイントになります。

Asana の新入社員オンボーディング用テンプレートは、他のありふれたテンプレートとは大きく異なり、従業員に入社初日から歓迎されていると実感してもらうために Asana が実際に行っている重要な取り組みが、いくつも反映されています。すべての新入社員に、新入社員オンボーディングチェックリストが提供されます。このチェックリストは、オンボーディングに先立って各マネージャーによってカスタマイズされ、仕事に関連するあらゆる情報 (ミーティング、進捗確認、プロジェクト、オンボーディングタスクに関する情報など) が含まれています。

このように情報の一元化と実用化を図ることで、新入社員は入社当初から何をすべきかを明確に把握できるようになります。新入社員のために情報の入手先を整理しておくことで、オンボーディングの前および進行中に理想的な環境を提供できます。これにより、職務内容、新入社員向けの手続き書類、会社方針、従業員ハンドブックといった、重要な社内文書や職務情報を見つけやすくなります。

新入社員オンボーディング用テンプレートの主要な要素

新入社員を成功に導くには、効果的なオンボーディングテンプレートを選択するだけでなく、その使い方を知っておくことも大切です。このテンプレートがすべての新入社員にとってできるだけ有益なものになるように、必ず以下のステップを実行しましょう。

• いつ、どのように仕事を完了すべきか、期待事項とスケジュールを設定する。

• 各アクションアイテムの期日を設定する。

• テンプレートを動的なドキュメントに変換し、新入社員が質問や学んだ点、次のステップをリアルタイムで反映できるようにする。

• 新入社員オンボーディング計画の初めから終わりまでを一通り説明する。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目でわかるように表示するグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートと同様に、リストビューではすべてのタスクが一度に表示され、タスク名や期日に加えて、「優先度」や「ステータス」など、各タスクに関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合は、サブタスクを使用してこの作業を管理しましょう。サブタスクは、タスクを細分化して仕事を配分したい場合に強力な手段となりえると同時に、親タスクの全体的な工程とのつながりを維持する効果も発揮します。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付けや並べ替え、絞り込みに使える便利なツールです。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、カスタムフィールドは異なるタスクやプロジェクトにまとめて反映できるため、組織全体で一貫性のある管理が実現します。

• マルチホーミング: 仕事を実行するには、他部門との協力が欠かせません。チームはさまざまな部門と効果的にコラボレーションする必要があります。しかし、多くの場合、仕事はひとつの場所に留まっています。各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana のマルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加すること) により、仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を高められます。タスクを背景情報と一緒に確認し、また誰が何に取り組んでいるのかを把握して、チームとタスクのつながりを維持しましょう。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は提携を結び、チームが目的意識を持ち、集中して会議に参加できるようサポートしています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが容易になります。Asana で会議の議題を共有すれば、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議の際、チームメンバーは、Zoom 内ですばやくタスクを作成できるため、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議が終了すると、Zoom と Asana の連携機能によって会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Gmail: Asana for Gmail の連携では、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクにはメールのコンテキスト情報が自動的に含まれるので、それまでの経緯を完全に把握できます。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana を連携すれば、必要な情報を Teams から直接検索し、共有できます。Teams を離れることなく、Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげましょう。また、Teams 会議中に、ブラウザーで Asana タブを開かなくても、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを、Asana のタスクやコメントに変換して管理しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者の決まったタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれて迷子になることはありません。

新入社員オンボーディングテンプレートに関するよくある質問