アイゼンハワーマトリクステンプレート

すべての仕事をこなせないこともあります。それは、仕方ありません。成功するためには、To-Do リストのすべてのアイテムに取り掛かるよりも、優先順位付けのほうが重要です。適切に優先度を決定する手法を身につけていれば、特に重要なタスクに最初に取り掛かり、その他のタスクを後回しにできます。また、残りのタスクを別のメンバーに任せたり、リストから削除したりできます。まさに一石二鳥です。重要な仕事をすべて完了しつつ、仕事で燃え尽きてしまう状況を回避できるのです。

アイゼンハワーマトリクステンプレートを使えば、簡単に時間管理を実施できます。このテンプレートは毎日使うことも、週ごとに使うことも、または To-Do リストを思い通りに管理できないと思ったときに使うこともできます。

アイゼンハワーマトリクスとは？

アイゼンハワーマトリクスとは、優先順位を行う際に役立つツールであり、緊急度と重要度でタスクを整理するものです。このマトリクスは、4 分割した優先度のマトリクスのどの部分に該当するのかに応じて、実行するべきアクションを示します。

• 緊急で、なおかつ重要: やる

• 緊急だが重要ではない: 任せる

• 緊急ではないが重要: 予定する

• 緊急でも重要でもない: 削除する

To-Do リストのアイテムが多過ぎると感じたら、アイゼンハワーマトリクスを利用しましょう。このツールを使って、最初に取り掛かるべきタスクを明らかにし、残りのタスクを分割して、対処するアプローチを把握するとよいでしょう。

アイゼンハワーマトリクステンプレートとは？

アイゼンハワーマトリクステンプレートを使うと、タスクリストの優先順位付けを行う必要がある際に、すぐにアイゼンハワーマトリクスを作成できます。また、テンプレートであるため、再利用が可能です。毎朝、または週初めにマトリクスを作成したいなら、テンプレートを複製し、タスクを追加して、優先順位付けを開始できます。既定のテンプレートを用意しておくことで、何度もアイゼンハワーマトリクスを設定し直す手間を省けます。空欄に情報を入力していき、決められたワークフローに従ってタスクの優先度を決定します。

アイゼンハワーマトリクステンプレート使用するメリット

アイゼンハワーマトリクスは、作業を増やすのではなく、あくまでもタスク管理を容易にするためのツールです。幸いにも、デジタル形式でマトリクスを作成することで、スプレッドシートをいじったり、マトリクスを利用する度に手動でいちいちコピーする手間を省けます。アイゼンハワーマトリクステンプレートでは、タスクをマトリクスに追加し、その緊急度と重要度を選んだ後、適切なセクションに配置するだけで優先度を決められます。また、もし優先度がその後変化しても、すべてを複製し直すのではなく、リアルタイムで簡単にマトリクスを更新できます。

デジタルアイゼンハワーマトリクステンプレートを使って、次のことができます。

• 既定のタスクの優先順位付けプロセスに従って、意思決定を実施します。

• To-Do を何度も複製するのではなく、アイゼンハワーマトリクステンプレートに迅速にタスクを追加できます。

• 各タスクの信頼できる唯一の情報源を確認できます。マトリクス内の To-Do は複製ではなく、タスクリストとマトリクスの双方に同時に存在します。

• 背景情報や文書、画像、動画をタスクに追加できます。

• プロジェクト関係者とマトリクスを共有して、どのように仕事の優先度を決定したのかを伝えられます。

• 別のメンバーに任せたタスクや、延期したタスクの期日を設定できます。

• タスクをドラッグ & ドロップでマトリクスの別のセクションに移動できます。

• 後ほど優先順位が変化しても、簡単にマトリクスを更新できます。

アイゼンハワーマトリクステンプレートの作り方

アイゼンハワーマトリクステンプレートには、少なくとも各タスクに関して次に挙げる情報を追跡確認できるスペースを用意する必要があります。

• 緊急度: 緊急か緊急ではないか

• 重要度: 重要か重要ではないか

• 推奨されるアクション: やる、任せる、予定する、削除する

この条件を満たす方法として、テンプレートに 2 つのカスタムタグを追加するアプローチをおすすめします。1 つは緊急度で、もう 1 つは重要度です。こうすることで、各タスクの緊急度と重要度をすぐに選択したり、確認したりできるようになります。つづいて、テンプレート内に推奨するアクション (「やる」「任せる」「予定する」「削除する」) を記載するセクションを設けます。タスクの緊急度と重要度を選択後、タスクを適切なセクションにドラッグ & ドロップできます。

組み込まれている機能

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数のプロジェクトのタスクを追跡、管理するのが簡単になります。そうすると、仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認し、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間についてのより明確な感覚が得られます。開始日を利用して、チームの目標を整理するために作業を設定、追跡、管理し、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれることはありません。

アイゼンハワーマトリクステンプレートの使い方

テンプレートが出来上がったら、使うのは簡単です。使い方は以下のようになります。

1. アイゼンハワーマトリクステンプレートを複製します。

2. To-Do リスト内のタスクをテンプレートに追加します。

3. 各タスクの緊急度と重要度を選択します。緊急のタスクと重要なタスクを区別する方法がわらからない場合は、アイゼンハワーマトリクスに関する記事を参考にしましょう。

4. 各タスクをそれぞれのセクション (「やる」「任せる」「予定する」「削除する」) にドラッグ & ドロップします。

5. 選択したアクションに応じて期日とタスクの担当者を更新します。

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