クリティカルパス法テンプレート

そもそもプロジェクトというものは、必ずしも単純で直線的に進むものではありません。多くの場合、チームはタスクを順番にこなすのではなく、複数の成果物に同時に取り組み、さまざまなプロジェクトの要素を時間どおりに完成させます。一方、他のタスクが完了するまで着手できないタスクもあるため、何か一つでも遅れるとボトルネックとなり、プロジェクト全体の進行が狂ってしまう可能性があります。こうした複雑に結びついたタスクを整理し、可視化する仕組みがなければ、すべてを完了させるために必要な時間を予測することは難しいでしょう。

プロジェクトのタイムラインが複雑な場合、クリティカルパス法のテンプレートが役に立ちます。このテンプレートは、プロジェクトを成功させる上で必要な、最も時間がかかり、最も重要な一連のタスクを視覚化するのに効果的です。それによって、どのタスクを優先すべきか、すべてを時間通りに完了するためにどれだけの時間が必要かがわかります。

クリティカルパス法テンプレートとは

クリティカルパス法のテンプレートは、プロジェクトのクリティカルパスを割り出す際に役立つ、繰り返し使えるガイドです。プロジェクト管理において、クリティカルパスは、プロジェクトを完了させるために必要な、予定通りに終わらせなければならない一連のタスクのうち、最も時間のかかる経路のことです。つまり、重要なタスクに遅れが生じると、プロジェクト全体が遅れてしまうのです。クリティカルパスを明確にすることで、プロジェクトのタイムラインに最も大きな影響を与えるタスクに優先順位をつけ、リソースを割り当てることができ、その結果、ボトルネックを回避し、仕事をスムーズに進められます。

クリティカルパス法のテンプレートには、プロジェクトのクリティカルパスを特定するために必要な各ステップが記載されているため、このプロセスを簡単に行えます。また、収集する必要のある情報やその情報をどのようにまとめるかについてもまとめられています。このテンプレートがあれば、新しいプロジェクトを始めるたびに、一からこのプロセスをやり直す必要がなくなります。その代わりに、テンプレートをコピーして必要な項目を入力し、計画を始めることができます。

デジタル版クリティカルパス法のテンプレートのメリット

プロジェクトでは、さまざまな変更が生じます。優先順位が変わったり、リソースが増減したり、追加のリクエストがあったりすると、プロジェクトのスコープが変わります。クリティカルパス法のデジタルテンプレートを使うと、プロジェクトの開始時にタイムラインを計画するだけでなく、状況が変化した場合でもクリティカルパスを調整し、可視化できます。

静的な Excel スプレッドシートや紙の追跡システムに頼るのではなく、クリティカルパス法のデジタルテンプレートを使えば、チームがプロジェクトのタスクを完了または変更したときに、リアルタイムでテンプレートの更新を確認できます。つまり、チームが何を達成し、何が予定されているか、タイムラインを予定通りに進めるためにどのような調整が必要かなどを、いつでも最新の状態で把握できるのです。

プロジェクト管理ツールでクリティカルパス法のテンプレートを作成すると、次のことが可能になります。

• プロジェクトのタイムラインに最も大きな影響を与えるタスクを可視化できます。

• 特別な作業をすることなく、プロジェクトの成果物をリストやガントチャート形式の図解で表示できます。

• プロジェクトの依存関係 (別のタスクが完了しないと開始できないタスク) を特定し、追跡できます。

• チームがタスクを完了したり、調整したりすると、リアルタイムで更新が確認できます。

• 状況が変わったら、プロジェクトのスケジュールを更新できます。

• プロジェクトのタイムラインと優先順位を可視化し、関係者が確認できるようにします。

• 各タスクに文書、画像、動画を添付して、タスクに背景情報を追加できます。

クリティカルパス法のテンプレートに含めるべき情報

クリティカルパス法のテンプレートには、プロジェクトのクリティカルパスを特定する上で必要なすべての情報がまとめられていなければなりません。その内容には、以下のものが含まれます。

• すべての成果物と副成果物の一覧: プロジェクトの成功に必要なすべての作業や要素で、作業分解構成図 (WBS) に似ています。Asana では、これらをタスクやサブタスクとして含められます。

• タスクの依存関係: 他のタスクをブロックしている先行タスクや、他のタスクにブロックされている後続タスク。

• タスク期間: これまでの経験、過去のプロジェクト、あるいは業界標準に基づき、各成果物にかかる時間を見積もります。

• トータルフロート: プロジェクトのタイムラインに影響を与えずに、タスクを遅らせることができる期間。あるタスクを開始できる最も早い日から、最も遅い日までの日数を指します。

• フリーフロート: タイムライン上の次のタスクに影響を与えずに、あるタスクを遅らせることができる日数。これは、現在のタスクの最早終了日から、次のタスクの最早開始日までの日数を指します。

• クリティカルなタスクと非クリティカルなタスクを識別するラベル: クリティカルパスのタスクは、フロート (余裕時間) がゼロです。つまり、プロジェクトのタイムライン全体に影響を与えることなく期日を変更することはできません。一方、非クリティカルパスのタスクには余裕があり、プロジェクトの予定を狂わすことなく、期日を遅らせることができます。クリティカルパスと非クリティカルパスをさらに区別するために、テンプレートに別々のセクションを作成します。

• 各タスクの日付範囲: 依存関係とタスクの期間に基づいて、各成果物を達成するために必要な期間を示します。クリティカルパス法のテンプレートを使用する場合、この項目はプロジェクトのタイムラインを計画する際に、最後に記入する項目となります。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 開始日: 時には、仕事の期日を追跡するだけでなく、いつ開始すべきかを知ることも必要になります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

• Loom の動画を使うことで、プロジェクトの概要に個性やコンテキストを追加し、透明性を高めることもできます。プロジェクトの説明や期待事項、主要なマイルストーンの概要などをまとめた動画を簡単に埋め込むことができます。このメッセージにより、ニュアンスとコンテキストが追加されるため、チームはスピーディにプロジェクトを開始できます。一番のメリットは、Asana から直接動画を見られるという点です。

• Salesforce: セールスチーム、カスタマーサクセスチーム、そしてサービスチームそれぞれが自社のサポートチームと直接 Asana でコミュニケーションを取れるようにして、ボトルネックを解消します。添付ファイルを共有し、取引成立前のニーズを満たす実行可能かつ追跡可能なタスクを作成しましょう。Service Cloud を使用すると、導入チームとサービスチームを Asana のサポートチームと連携させて、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現できるようになります。

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を自動的に Asana のタスクに同期します。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を追跡し、技術部門と非技術部門による部門間のコラボレーションを改善できます。

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