効率的で生産的な会議を行い、無駄な時間をなくすためのヒント

今カレンダーを取り出したら、来週は会議がいくつ予定されていますか？ほとんどのカレンダーは会議への招待だらけであり、大半の会社には会議文化が根付いています。そして多くの場合、従業員はいつか会議が時間の無駄だと感じなくてすむ日が来ることを期待しながら会議室を後にしています。これからあなたのアプローチを活性化しなおして、効率的な会議が行えるようにサポートしますので、このままお読みください。

人は 50% の確率で会議を嫌います。Igloo ソフトウェアが実施したアンケートによると、回答者の 47% が会議は一般的に非生産的だと感じています。しかし、単に会議が時間の無駄にならないことを願っているだけでは改善につながりません。では、どうすれば非生産的な会議が続くこの悪循環を断ち切ることができるのでしょうか。

まず、「より良い会議」にしっかりと目を向けてみましょう。ミーティングを効果的に行えば、コラボレーションとコミュニケーションを促進し、従業員のやる気を維持できます。たとえば、チームミーティングでは、部門や会社全体に影響する重大なトピックを話し合えます。しかし、上手にまとまっていなければ、コラボレーションとコミュニケーションに支障が生じ、生産的な会議の実現は遠のきます。参加者はその会議が本当に必要だったのかと疑問に思いながらその場を後にすることになるかもしれません。

では、生産性と全体的な士気を上げるというゴールを念頭において、ある種の会議はなぜ「会議は時間の無駄」という不名誉なイメージどおりになってしまうのか、ということについて考えてみましょう。それは何かが過剰であるためなのでしょうか (頻繁にありすぎる、または長すぎる)、それとも何か足りないものがあるためなのでしょうか (フォーカス、または実行可能な結果)？以下に、生産的な会議を阻み、時間の無駄となる一般的な 4 つの原因を列挙し、その改善に向けて、および効率的な会議を始めるために、今すぐ着手できる特定のアクションを書き出しました。

では、さっそく会議の問題点に取り組みましょう。

「会議の予定が多すぎる」

会議のリマインダーが毎正時に鳴るという状況では、次のプロジェクトに深く集中する時間を見つけるのは困難です。大切な仕事にしかるべき時間を注ぎたくても、会議が 1 日を支配してしまっているようです。Asana によるワークマネジメントの費用対効果 (ROI) レポートによると、会議で浪費する時間が、生産性を一番邪魔する障害であることがわかっています。以下に、時間効率の良い会議を増やし、インパクトの大きい仕事に費やす時間を増やすコツをいくつか紹介します。

必要のない会議はキャンセルする

職場では毎日数多くの会議が開かれています (アメリカでは 1 日に 5,600 万回と推定されています) が、その中で本当に必要なのはいくつあるでしょうか。複雑なトピックや、ブレインストーミングセッションには対面の会議またはビデオ会議を開くのが最適ですが、単純に情報交換するだけなら他の (より効率の高い) 方法を検討してみましょう。多くの場合、これは書面のステータスレポート、15 分のスタンドアップミーティング、またはオンラインチェックインで十分行えるので、もっと多くの会議をキャンセルしてみてはいかがでしょうか。

会議ゼロデーを確立する

会議だらけのスケジュールは難しい仕事や重要なプロジェクトの妨げとなります。すなわち、複雑な問題に取り組むのに必要な集中的な時間を取れなくなります。不要な会議をキャンセルできるようになっても、常に邪魔が入り、集中して仕事に取り組めなければ、全体的なパフォーマンスに影響します。自分の時間を確保するということは生産性を向上させる上で重要なことです。チームのカレンダーで、たとえば、木曜日 (またはその他の曜日) を会議フリーにするイニシアチブの指揮をとってみてはどうでしょう。それを会社のカルチャーに含めて、他のメンバーにも会議ゼロデーに配慮するように促してみてください。カレンダー上で仕事に集中する時間を確保し、その時間には会議に参加できないことをメンバーたちに知らせましょう。

断る

各会議の招待には参加を辞退するオプションがありますが、あなたはそのチェックボックスをクリックすることがどれくらいありますか？議題、参加者、そして予定時間を確認しましょう。あなた自身とチームが職場で何に時間をコミットするかを慎重に考えて、メリットが見当たらない場合は「辞退」をクリックできるようにしましょう。必要であれば、会議の後にメモを見せてもらい、フォローアップすることはできますが、おそらくその必要はないでしょう。

「会議が長すぎる」

会議の時間を半分にできないか、とあなたがいつも思っているなら、おそらくそれは可能でしょう。ただし、あなたが自分の時間をどう評価して、時間管理の視点から会議時間を減らす工夫をするかは、あなた次第です。以下のヒントを参考にして会議を最適化しましょう。

自分の時間を貴重な商品として考える

なぜなら、時間は貴重だからです。会議の平均時間は 31～60 分となっており、これは 30 分と 60 分のインクリメントで予定が組めるカレンダーとの都合のよい相互関係によるものですが、だからといってすべての会議をそんなに長くする必要はありません。

会議の議題を計画するとき (これについては後述します) は、各トピックに必要となる時間を推定し、時間を合計してから、会議全体の時間を適切に選択します。15 分で済むかもしれませんし、45 分必要になるかもしれません。どちらにしろ、特定のトピックに、たとえば、10 分しか使えないとわかっていれば、ダラダラする余裕はなく、参加者の集中力は上がり、会議での時間の無駄を減らせます。緊迫感があると、ディスカッションの内容を各タスクに集中させて、議題の全項目をカバーできます (カバーできなかった項目のためにわざわざ別の会議を開く必要がなくなります)。

スタンドアップ会議を試す

スタンドアップ会議とはどんな会議を指すのでしょうか？テクノロジー業界では、スタンドアップ会議とは簡単な毎日のステータス会議のことです。チームメンバーが完了したばかりの仕事や、次の仕事、そして今後の課題などについて、文字通りに立ったまま報告を行います。

反復するステータス会議がある場合は、カンファレンスルームを 30～60 分間フルに予約するのでなく、チームとの 15 分間のスタンドアップを試してください。デスクの近くで実際に立って集まる必要はありません。朝ならコーヒーを飲みながら、天気のよい日なら屋外で、またはロビーなどで集まることができます。大切なのは、普段とは違う何かを選択することで、チームのエンゲージメントを高め、自分自身に期限を設定することです。タイマーを使えば、短い時間内に済ませるという考えに慣れることができますし、メンバーの責任も明確にできます。グループの規模によっては、メンバー全員に意見を発表する時間を 30 秒から 1 分間与え、その制限時間で実践するとよいでしょう。

「会議のテーマが不明瞭」

会議中に参加者全員が週末のプランなどについて話したがると、集中を維持するのが難しくなるでしょう。特に、分散チームやリモートチームの場合は、日頃あまり顔を合わさないメンバーたちと近況報告などをするのは楽しい時間の過ごし方でしょう。しかし、事前に計画を立てて、会議に期待する内容を明確にしておくと、メンバーたちは週末についてただ話す代わりに、会議を早く終わらせて、実際に週末を早くエンジョイできるようになるかもしれません。以下のアイデアを実践してください。

会議の目的と目標を特定する

その場で急いで議題を作成するようなことはしないで、達成する必要があることを早めに書き出してプロセスをスタートさせます。会議が始まる前に具体的なアジェンダを用意しておくと、それが参加者に対して明確になり、全員で順調に話を進められ、効率化につながります。ワークマネジメントツールのような 1 つの場所に保管しておけば、議題項目をタスクやプロジェクトのタイムラインに簡単に結び付けることができます。また、議題に時間制限を設けておけば、どのトピックにも時間をかけ過ぎることはありません。チームの絆を深める時間を少し盛り込みたいという場合は、会議の初めに自由に談話をする時間を 5 分程度設けるとよいですが、予定通りに他の重要なトピックに移れるよう時間には注意を払いましょう。

会議の前に議題とその他の有益な背景情報を共有しておく

可能であれば、会議への招待と議題を一緒に送るようにしましょう。会議の設定をする前に議題の作成を始めれば、わざわざ会議に集まる必要がないことに気が付くかもしれません！いずれにしろ、議題を会議への招待と一緒に送れば、受信者は自分の目標に合致しない会議を辞退することができます。

議題をワークマネジメントツールで作成しておけば、会議の前に参加者の協力を得て、議題項目を追加してもらうこともできます。これで、あなたはタスクを追加できるようになり、参加者は適切なトピックについて議論する準備ができます。どのようなタイプの会議でも、議題を簡単に構築するために、以下のテンプレートを利用してください。

• 一般的な会議用の議題テンプレート

• 全社会議用の議題テンプレート

• 取締役会用の議題テンプレート

「会議の成果が期待を下回る」

思いつく人たち全員を会議に招待することは正しいことのように思える一方で、実際には、それが生産性を下げてしまっている可能性もあります。会議で大きな成果を挙げたい、もしくは少なくともプロジェクトを順調に進めたい、という場合は、以下の戦略セッションで最高の生産性を生み出すためのヒントをご覧ください。

適切な参加者を選択し、それぞれの役割を明確にする

各会議には適切な人たちが参加していますか？全員が自分の役割と招待を受けた理由を認識していますか？議題の半分が参加者 15 人中 3 人にしか該当しないのであれば、議題、参加者リスト、またはその両方を見直した方がよいでしょう。これが会議を予定する前に議題を作成するべきであるもう 1 つの重要な理由です。議題を作成し、カレンダーで会議への招待を送信し、主な関係者が参加できないことがわかれば、フォローアップ会議が必要になる可能性が高いので、その関係者が不在のときに集まるのはやめて、会議の日程を変更してください。

記録係を割り当てる

会議の前に議事録をつける記録係を指名します。記録の担当者が 1 人いると、他の参加者は自分たちで記録を作成せずに、会議への参加に集中できます。また、記録は会議に参加できない人や辞退した人がいる場合にも役立ちます。記録は必ず会議直後に共有し、その場所をすべての参加者に確実に知らせるようにしてください。ワークマネジメントツールは会議の記録と議題を保管するにはうってつけの場所であり、すべての情報を同じ場所に保管できます。そのため情報共有に有効です

会議を進めながらアクションアイテムを割り当てる

これらは議題の話を進めながら決断できる上に、記録係がその内容を記録してくれます。ワークマネジメントツールを使っているなら、リアルタイムでタスクを作成して、担当者を割り当てることができます。各アクションアイテムには必ず期日と担当者、その他の重要な日付を設けてください。議題項目について自分では明確な決断ができない場合は、レビューを完了させるタスクを別のメンバーに割り当てて、よい決断を下すことをその人に託してください。これにより、素晴らしい仕事をするための権限がチームメイトに付与されます。

また会議を好きになる

非生産的な会議は誰もが体験することですが、解決策があります。上述したヒントを使えば、会議はマイナスにではなく、プラスに働き、効率的な会議が実現します。自分自身が会議におけるよい習慣の模範になるようにしてください。同僚はそれに気づき、すぐにあなたが取り入れた変更を採用して、それぞれの会議を改善しようとし始めるかもしれません。Asana は会議をより少なく、より短く、よりインパクトのあるものにするための指針として使用できます。また、目標を達成するために会議が必要になる場合は、順調に前進し、生産性を維持していくための手段にもなります。Asana は会議の効率アップ、そして、より良い会議の実現に貢献します。