プロジェクトチームとは？そして、あなたの会社に必要な理由

プロジェクト管理において、プロジェクトに最適なチームを編成することは、いわば複雑な家具を組み立てていくようなものです。長期的視野と万全な計画が求められますが、正しく行えばその効果は絶大なものとなります。

プロジェクトチームを立ち上げる前に、そもそもプロジェクトチームとは一体どのようなもので、どのような種類の役割が必要なのかを正確に理解する必要があります。この記事では、一般的なプロジェクトチームの基本を説明し、適切にチームを編成することで、いかに従業員の成果を最大化させることができるのかについてご紹介します。 

プロジェクトチームとは？

プロジェクトチームとは、あるプロジェクトを達成するために協力して取り組む人たちの集まりです。多くの場合、プロジェクトチームは部門横断的で、組織内の異なるグループや部門から、共通の目標に取り組む人材を召集し編成されます。プロジェクトチームは、プロジェクトスケジュールと全体的なプロジェクト目標に従って、プロジェクトを無事に完了させる責任を担います。

通常、プロジェクトチームは、チームを監督および管理するプロジェクトマネージャーと、実際のプロジェクトタスクを担当する個々のチームメンバーで構成されます。プロジェクトチームのメンバーは、社内 (フルタイムの従業員) あるいは社外 (フリーランス) の人材などです。また、プロジェクトチームには、他のステークホルダー (利害関係者) が含まれることもあります。ステークホルダーとは、プロジェクトを日常的に管理したり、実際に作業を行ったりするわけではありませんが、プロジェクトの成功に関心を持ち、程度は差こそあれ意思決定権限を有する関係者を指します。 

プロジェクトチームにおける一般的な役割とは？

プロジェクトチームの構成は必ずしも一様ではありません。あなたの組織のプロジェクトチームは、プロジェクトの規模や目標などの要素によって、プロジェクトごとに多少異なるでしょう。最終目標に関わらず、プロジェクトの成功には、適切なスキルセットをバランスよく組み合わせたチームを編成することが極めて重要となります。 

それでは、プロジェクトチームを構成する代表的な役割を見ていきましょう。 

1. プロジェクトマネージャー 

プロジェクトマネージャー (またはプロジェクトリーダー) は、通常、プロジェクトとプロジェクトチームメンバーの調整、監督、管理を担当します。プロジェクトマネージャーは、キックオフミーティングからポストモーテム会議まで、プロジェクトを円滑に進行する責任を担います。

プロジェクトマネージャーはプロジェクトを監督し、期待値の設定、タスクの割り当て、作業の調整などを行いチームを導きます。メンターとして、個々のメンバーを指導し、プロジェクトチームメンバー間のコラボレーションとコミュニケーションをスムーズにします。

プロジェクトマネージャーの主要な責務には次のようなものがあります。

• 上級経営陣と協力して、プロジェクト計画を策定し、プロジェクト目標を明確化する。

• プロジェクトのリソースを割り当て、リソース管理計画を作成する。

• プロジェクトのスコープを決定し、スコープマネジメント計画で定められた範囲内にプロジェクトを管理する。 

• プロジェクトチームメンバーとコミュニケーションを取り、その管理を行う。

• 個々のチームメンバーにプロジェクトタスクを割り当て、プロジェクト作業を任せる。 

• プロジェクトをスケジュール通りに進め、優先順位が変わった場合や障害が発生した場合、解決策を講じる。  

• プロジェクトの KPI (重要業績評価指標) を把握し、プロジェクトが目標達成に向け順調に進んでいない場合は、積極的に方針転換する。

• チームメンバー間のコミュニケーションを調整し、チーム内の対立を解決する。

• 期待値を設定し、ステークホルダー管理を通じて、関係者に最新情報を伝える。

たとえば、あなたが所属するマーケティングエージェンシーがウェブサイトのリニューアルを手がけるとしましょう。この場合、プロジェクトマネージャーは、プロジェクト完了に必要な時間とリソースを決定する責任があります。さらに、フィードバックやプロジェクトの進捗管理など、ウェブサイトリニューアルに関わる日々の作業を監督し、個々のチームメンバーを管理する必要があります。 

2. プロジェクトチームメンバー

プロジェクトチームメンバーとは、プロジェクトの成功につながる成果を出すことを任務とする個人のことです。通常、プロジェクトチームのメンバーは、それぞれの専門的かつ特定のスキルセットで、チームやプロジェクトに貢献することができる個人 (個人貢献者) です。フルタイムまたはパートタイムの自社従業員または外部業者などです。 

プロジェクトマネージャーはプロジェクトの監督者であり、プロジェクトチームのメンバーはプロジェクトの実行者であると考えるとよいでしょう。ここで忘れてはならないのは、多くの場合プロジェクトチームは部門横断的である、ということです。つまり、プロジェクトチームのメンバーは、組織内のさまざまな部門に属していることが多いのです。このようなサイロ化されたチームには、部門横断的に仕事をする (そしてインパクトの大きな成果をあげる) ための効果的なテクノロジー、たとえばツール連携機能を備えたワークマネジメントソフトウェアが必要です。

プロジェクトチームメンバーの主要な責務には次のようなものがあります。

• プロジェクト全体の目標および成功に貢献する成果物を完成させ、個々の成果をあげる。

• 自身の専門分野に基づき、知識およびフィードバックを提供する。

• 他のメンバーと協力してプロジェクト作業を行う。

• 優先度を考慮しながら、各自の担当作業を予定通りに完了する。 

では、先ほどのウェブサイトのリニューアルプロジェクトを例に見ていきましょう。このプロジェクトの場合、デザイン、コピーライティング、開発といった一般社員がプロジェクトチームのメンバーになるでしょう。彼らの任務と成果物には、ウェブサイトの新しいカラーパレットやタイポグラフィー設定の考案、ホームページの新しいデザインのモックアップ、ウェブサイトのワイヤーフレーム、新たなコピーなどの作成、そして最終的なウェブサイトのコーディングなどが挙げられます。 

3. プロジェクトスポンサー 

プロジェクトスポンサー (エグゼクティブスポンサーとも呼ばれる) とは、プロジェクト全体の成功に責任を持つ人です。プロジェクトスポンサーは通常、会社の経営幹部や上級管理職のメンバーです。プロジェクトスポンサーは、チャンピオンとしてプロジェクトのリソース配分を支援し、プロジェクトをサポートし、プロジェクトへの賛同を得る役割を果たします。 

プロジェクトチームの階層では、スポンサーはプロジェクトマネージャーの上に位置し、プロジェクトマネージャーと上級管理職の間で、ガイドおよび橋渡し的な役割を果たします。プロジェクトマネージャーが日々のプロジェクト運営に携わるのに対し、プロジェクトスポンサーは日、週、月、四半期ごとなどの頻度でプロジェクトフィードバックや進捗報告を受けるなどします。 

プロジェクトスポンサーの主要な責務には次のようなものがあります。

• プロジェクトの立ち上げフェーズにおいてプロジェクトをサポートし、賛同者を取り付け、資金を確保する。 

• プロジェクトの方向性と自社の戦略目標を一致させ、プロジェクトの成功がどのように自社に価値をもたらすかをステークホルダーに示す。 

• プロジェクトを率いるプロジェクトマネージャーを指名し、プロジェクトのライフサイクル全体においてプロジェクトマネージャーのメンターとして役割を果たす。

• 経営レベルの上級意思決定に対する助言あるいは承認を与える。 

• プロジェクトマネージャーと経営陣の間で、橋渡しとしての役割を果たす。 

• プロジェクトの進捗、成果物に関する有用な最新情報を上級管理職に報告する。

• パフォーマンス評価やプロジェクト引き渡しの確認を行い、プロジェクトを完了させる。 

では最後に、先ほどのウェブサイトのリニューアルプロジェクトのスポンサーが、マーケティング会社のシニアクリエイティブディレクターなどのエグゼクティブだとしましょう。彼らはこのプロジェクトを支持し、ウェブサイトリニューアルを牽引してきたことでしょう。プロジェクトが始まると、彼らの主要な役割はプロジェクトマネージャーにアドバイスし、上級管理職にウェブサイトデザインの進捗状況を知らせることとなります。 

おまけ: プロジェクトにおけるその他の役割

基本的なプロジェクトチームは、通常プロジェクトマネージャー、チームメンバー、そしてプロジェクトスポンサーで構成されています。しかし、プロジェクトの規模や範囲はさまざまです。そのため、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのニーズに合わせてチームを編成する必要があります。 

ここでは、プロジェクトの規模や目標に応じてプロジェクトチームに必要となる役割について見ていきましょう。

• ビジネスアナリスト: ビジネスアナリストの主要な役割は、効率的なビジネス運営を確実なものとし、改善の必要な部分を見つけ出すことです。プロジェクトチームにおいて、ビジネスアナリストはプロジェクトの目標を定義し、プロジェクトが確実に会社へ価値をもたらすようサポートします。  

• プロジェクトチームリーダー: 小規模プロジェクトの場合、プロジェクトマネージャー 1 人で、十分チームメンバーを監督できます。しかし、大規模プロジェクトの場合、個々のメンバーはチーム内のさらに小さなチームに所属している場合もあり、プロジェクトマネージャー 1 人で監督することが難しくなります。チームリーダーは、プロジェクトマネージャーの直属の部下で、プロジェクトチーム階層の特定の個人や小さなチームの仕事を監督します。一般的に、チームリーダーはプロジェクトマネージャーと個々のチームメンバーをつなぐ役割を担います。 

• プロジェクト運営委員会: プロジェクトのライフサイクル全体においてガイダンスとサポートを行い、シニアマネージャーや上層部の経営陣からなる、いわばプロジェクトを「操縦」する人々のグループです。すべてのプロジェクトに必要なわけではありませんが、多くのステークホルダーが関与するプロジェクトでは、運営委員会は重要な役割を果たします。

• 主題専門家: 主題専門家 (SME) は、特定の分野や専門領域に関する専門的な知識を持ちます。SME は通常、プロジェクトマネージャー、チームメンバー、ステークホルダーと協力し、自身の知識領域に関連する質問やプロセスについて、専門的な意見や助言を提供します。また、プロジェクト内での役割に応じて、手順の策定、トレーニングプロセスの計画、プロジェクトへの賛同の取り付け支援やプロジェクトに関する提案なども行います。

• その他のステークホルダー: プロジェクトのステークホルダー (利害関係者) とは、プロジェクトに関わる人、プロジェクトの影響を受ける可能性のある人です。一般的には上級管理職が含まれ、プロジェクトに直接関わっていないもののプロジェクトの結果に影響を受ける可能性のある同僚や部門横断チームが含まれる場合もあります。また、ステークホルダーは、クライアント、顧客、投資家、あるいはシェアホルダー (株主) など、社外の人物である場合もあります。 

企業にプロジェクトチームが必要な 3 つの理由とは？

ここまでで、プロジェクトチームについて理解していただけたと思います。ではなぜ、あなたの組織にプロジェクトチームが必要なのか、疑問に思うかもしれません。プロジェクトチームは、あらゆる規模の企業におけるコラボレーションと創造に役立ちます。なかでも、チームの規模やサイロ化されたコミュニケーションのボトルネックがコラボレーションの障害となりやすい大企業において、特に大きな効果を発揮します。 

プロジェクトチームは、大企業に次のような効果をもたらします。

1. 部門横断コラボレーションの促進 

組織が大きくなればなるほど、チームやチームメンバーの数が増えるのはごく自然なことです。ところが、これがボトルネックになる場合があります。たとえば、次のように考えてみてください。サイロ化されたチームは、しばしば彼ら特有の「言語」を使います。彼らには独自のプロセスとツールがあり、チーム特有の方法で会話し、特定の場所にファイルを保管し、仕事をします。チームがサイロ化したままの状態であれば、これで問題ないでしょう。しかし、マーケティング、セールス、エンジニアリングの各チームに協力を依頼するといった、部門横断的なコラボレーションに参加することになった場合、おそらく多くの障害に直面することになるでしょう。

だからこそ、部門横断コラボレーションが非常に重要となるのです。プロジェクトチームは、明確な責任を設定しメンバー全員が同じ戦略目標に照準を合わせることで、チームのコミュニケーションと複雑なチームワークを合理化してシンプルにすることができるのです。  

2. 組織の作業効率の向上

組織が大きくなるにつれ、部門横断的な業務を合理化し、遂行することはますます難しくなります。プロジェクトチームは、チームメンバーをつなぎ、サイロを減らすことで、効率を最大化し、時間とコストのかかる重複作業を削減することができます。さらに、チームが率いるプロジェクトの成功から、プロセスやワークフローの合理化に関するインサイトを得ることができ、長期的なビジネスの効率化につながります。 

3. よりインパクトの大きい成果を実現

チームメンバーが明確に定義された役割を持ち、戦略的成果に向け結束していれば、大きな成果を生み出すことに集中できます。プロジェクトチームは、サイロ化されたチームによる摩擦を解消することで、組織内のすべての人が能力を最大限に発揮できるようにします。その結果、協力的で競争力のある企業になることができるのです。 

プロジェクトチームがよりインパクトの大きい成果を実現するための 7 つの方法 

プロジェクトチームを上手く機能させるには、それぞれの役割と責任を理解することが重要です。でも、それだけではありません。優れたプロジェクトチームは、協力的でクリエイティブ、そして効果的なコミュニケーションをとることができるのです。 

ここでは、優れたプロジェクトチームを構築し、インパクトのある、ビジネスクリティカルな成果を実現する方法をご紹介します。 

1. チームに最適なメンバーを選ぶ方法を理解する 

プロジェクトチーム作りの最初のステップは、適切なチームメンバー選びです。必要なスキルの組み合わせは、プロジェクトの目的や目標によって異なります。たとえば、あなたの会社がクライアントのためにウェブサイトを構築しているとしましょう。プロジェクトマネージャーは、クリエイティブチームと技術チームのメンバーに加え、クライアントの営業担当など顧客と直に接する従業員を組み合わせて参加させたいと考えるでしょう。別の例として、組織のオンボーディングプロセスを見直そうとする場合、プロジェクトチームは、人事、ビジネス分析、ピープルオペレーションなど、より管理的で実務にフォーカスした役割のチームメンバーで構成されることになるでしょう。 

プロジェクトマネージャーはハードスキルに加え、チームに取り入れたいソフトスキル (適応力、コミュニケーション、クリティカルシンキング、モチベーションスキルなど) についても考慮する必要があります。異なるスキルやスタイルで互いに補完し合えるようなチームメンバーを見つけることが、プロジェクトを実現するダイナミックなチーム構築のキーとなるのです。  

2. プロジェクト計画を明確化しチームの結束を支援する

プロジェクトの成功には、明確化が鍵となります。プロジェクトを開始する前に、プロジェクトの目標と成果指標を明確に定めておくことが重要です。これにより、チームメンバー全員のプロジェクトへの共通認識を確立できます。 

それでは、チームを成功に導くために、プロジェクト開始時に明確にすべきポイントをいくつか見ていきましょう。

• プロジェクトの目標: プロジェクトで達成したい成果や結果。プロジェクトの主な目標の例としては、「会社のブログを立ち上げる」などが挙げられるでしょう。 

• プロジェクトの目的: プロジェクトの全体的な目標を達成するためにチームが取るべきステップ。先ほどのブログの例では、エディトリアルカレンダーの作成、コンテンツ管理システムの選択、ブログの設計と開発などがプロジェクトの目的に該当します。 

• プロジェクトのタイムライン: チームがプロジェクトに取り組み、完了するまでの全体的なタイムフレームを含みます。 

• プロジェクトスコープ: プロジェクトを完了するために必要な仕事の合計量をまとめたもの。プロジェクトリソースと成果物を含みます。  

• プロジェクトの予算: プロジェクト完了に必要な費用とその配分の概要です。

このプロセスは、プロジェクトメンバーと協力して行います。早期にチームを招集し、どのような仕事ができるのか、どのようなリソースが必要なのか、そしてこのプロジェクトにおける成功とはどのようなものかを話し合うことで、チーム全体の足並みを揃えます。これにより、プロジェクトチーム全体がまとまり、メンバーは自信を持ってプロジェクトに参加できます。これは、すべてのプロジェクトにおいて求められることです。   

3. 各チームメンバーの役割と責任を明確に設定する  

綿密なプロジェクト計画を立て、プロジェクトの目標と目的を定めたら、次はチームの役割と責任を明確にする番です。プロジェクトの目標設定と同様に、各チームメンバーの責任の範囲をはっきり定めることで、プロジェクトがより明確化されます。これにより、すべてのチームメンバーが、いつまでにどのような作業を完了する責任があるのかを正確に把握できます。その結果、誤解や重複作業を減らし、チームのコラボレーションを促進できます。 

たとえば、先ほどのプロジェクトにデザイン業務が必要で、プロジェクトチームに 2 人のグラフィックデザイナーがいるとします。プロジェクトマネージャーは、デザイン作業を割り振り、レビューと承認の役割を他のチームメンバーに割り当てる必要があります。特に説明責任が不明確な大規模プロジェクトでは、RACI チャートを作成することで、チーム内の説明責任を明確にし、協力してプロジェクトを進めることができます。  

4. オープンなコミュニケーションを促進する 

プロジェクトチームは人間関係で成り立っています。そして、良好な人間関係と同様に、コミュニケーションが重要な鍵を握ります。では、プロジェクトチームにおいて、オープンなコミュニケーション文化を醸成するためのヒントを見ていきましょう。

• コミュニケーションに透明性を持たせしましょう。プロジェクトマネージャーは、チームがどのようにコミュニケーションをとるか方針を定めます。また、自ら模範を示すことで、オープンで透明性の高いコミュニケーションを、チーム内で促進できます。つまり、プロジェクトの方針転換や役割の見直しが必要な場合には、率直にチームに伝え、共感をもってリードし、マイクロマネジメントを行わずにチームがタスクを完了できるよう信頼するのです。これにより、オープンで信頼に基づいたチーム環境が生まれ、その結果、チームメンバー同士のコミュニケーションへとつながっていくのです。

• コミュニケーションツールは一貫性を持って使用しましょう。Slack、Zoom、Gmail などのコミュニケーションツールは、職場におけるコミュニケーションの基盤です。ただし、効果を最大限発揮するためには、単に使うだけでなく、一貫性を持って使用し、チーム全体で統一したガイドラインに従う必要があります。このようなガイドラインを設定する際、プロジェクトマネージャーはチームと協力してコミュニケーション計画を作成し、プロジェクトの開始時にチームコミュニケーションのベストプラクティスを決定するとよいでしょう。動画の使用目的は？すばやく送れる Slack の単発メッセージはどんな場合に望ましい？こういったガイドラインを設定し、守ることで、プロジェクトチームはより効率的にコラボレーションできるようになります。結果、より速く、より良質な仕事ができるようになるのです。  

• ボトムアップ型コミュニケーションを促進しましょう。ボトムアップ型コミュニケーションは、新しいチームメンバーや一般社員など、チーム階層の下位のメンバーの発言や、考えやアイデアの共有を奨励することで、インクルーシブ (包括的) でオープンな環境を作り出すことにつながります。プロジェクトマネージャーは、チームメンバーが安心して発言できる雰囲気を作るために、積極的にさまざまなチームメンバーに意見を求め、そして共有してくれたときは感謝しましょう。 

• チーム内の対立に効果的に対処しましょう。プロジェクトマネージャーが着任して間もない場合や、これまでチーム内の対立をあまり扱ったことがない場合、どうしても圧倒されてしまうことがあります。しかし、対立への対処を怖がる必要はありません。正しい対立解決戦略を活用することで、プロジェクトマネージャーは対立を解決し、チームの学びと成長を促進できます。まず、当事者と 1 対 1 の対話を行い、対立の根本原因を特定し、アクティブリスニング (理解するために聴く方法) を実践することから始めます。対立の原因を突き止めれば、互いにとって有益な解決策へと進むことができます。 

• フィードバックを歓迎しましょう。プロジェクトマネージャーのリーダーシップは、チームのコミュニケーションやコラボレーションのあり方に影響を与えます。1on1 ミーティング、匿名アンケート、チームミーティングなど、さまざまな形でフィードバックにオープンな姿勢を見せましょう。そうすることで、チームにここは安心できる環境であることを伝え、さらにメンバー間のフィードバックも促進できます。 

5. チームの頑張りをしっかり評価する 

一貫したフィードバックを受けた社員は、職場でより積極的に仕事に従事し、成果を出す傾向があります。個々のチームメンバーが大切にされていると確実に感じられるよう、プロジェクトマネージャーはチームの頑張りと成果をポジティブなフィードバックで評価するよう心がけましょう。 

よい仕事ぶりに満足していると知るだけでも嬉しいものですが、評価されている、認められているとチームメンバーにしっかり感じてもらうためにプロジェクトマネージャーができることはたくさんあります。プロジェクトマネージャーがチームに感謝の気持ちを伝える方法をご紹介します。

• プロジェクトの成功に寄与した具体的な功績を、メールやメモで伝える。

• チームの Slack チャンネルで、メンバーの具体的な成果や貢献について、称賛と感謝を贈る。 

• メンバーや彼らの成果に対する、クライアントからのポジティブなフィードバックを共有する。

• ランチをごちそうしたり、お気に入りのアイスクリームなど感謝の気持ちをこめて、ちょっとしたプレゼントを渡す。

• プロジェクト会議で、一週間の成果を共有する時間を設け、特にすばらしい活躍をしたメンバーを発表し、称える。 

• チームでの外出やサプライズのご褒美などで、チーム全員で褒め称え合い、お祝いする。 

• プロジェクトマイルストーン達成への感謝を示し、お祝いする。  

• 明確なパフォーマンス評価指標に基づき、プロジェクト独自のボーナスや金銭的報酬を贈る。 

• 全社会議など公開の席で、チームメンバーの仕事ぶりを称え、社内でのチームの存在感を高める。

6. 建設的なフィードバックでチームの成長を応援する

建設的批判は、肯定的評価と同じくらい大切です。しかし、両者の目的は異なります。肯定的評価は、従業員の士気を高め、評価されているという実感を与えます。一方、建設的批判は、従業員が自分の役割について学び、成長することを後押しします。

建設的と言えども、自分への批判的な意見を受け入れるのは難しいものです。だからこそ、チーム全員が直接的で具体的、かつアクションに移しやすい建設的批判を行うようにしましょう。今後どのように改善していけばよいか、受け手に合わせた具体的な例を挙げ、効果的で建設的な内容にします。また、対話形式にすることもポイントです。チームメンバーが質問し確認するための時間を設けましょう。そしてできるだけ、従業員の立場に立って理解するようにします。あなたが同じようなフィードバックを受けたときの例を挙げ、それがどのようにあなたの成長に役立ったかを伝えます。 

7. プロジェクトの成功を次の成功へつなげ、失敗から学ぶ

プロジェクトが完了したからといって、仕事が終わったわけではありません。部下にポストモーテム会議 (プロジェクト終了後に実施する “振り返り” 会議) の実施を呼びかけ、プロジェクトで成功した点を話し合い、改善点を明確にしましょう。

ポストモーテム会議は、より適切にリスクを軽減する方法や、障害を見越して先手を打つ方法など、プロジェクトをさらに効果的に運営する方法を学ぶのに最適です。同時に、チームビルディングの観点から、プロジェクトに対するメンバーの全体的なフィードバックを収集するための手段としても活用できます。プロジェクトでより大きな成功を収めるにはどんな点を改善するべきか、率直なフィードバックをチームに求めましょう。 

優れたプロジェクトチームがプロジェクトを成功に導く

プロジェクトチームは、プロジェクトが成功するための土台です。成功するプロジェクトチームには、部門横断的なコミュニケーションが促進され、サイロが少なく、プロジェクトの成果に向けチームメンバーの足並みが揃っているという特徴があります。これにより、創造的、協力的、かつインパクトのある仕事が促進されます。