プロジェクト統合マネジメントのガイド (7 つのステップ)

成果物、予算、タイムラインなど、ひとつとして同じプロジェクトはありません。すべてのプロジェクトがその要件や目的を満たすために、多くの企業ではプロジェクト統合マネジメントを標準的な手法として採用しています。

プロジェクト統合マネジメントでは、タスクの割り当てやリソースの管理、関係者とのコミュニケーションなど、プロジェクトのすべての要素を調整します。プロジェクトとその相互依存関係を総合的に管理することで、全体像を把握しながらプロジェクトを遂行できます。

この記事では、プロジェクト統合マネジメントを成功させるために、重要なステップや必要なスキルなど、この手法について詳しく説明します。

プロジェクト統合マネジメントとは？

プロジェクト統合マネジメントとは、タスク、リソース、関係者、成果物など、プロジェクトのすべての要素を調整することです。プロジェクト統合マネジメントの目的は、プロセスを効率的に実行し、事前に設定された目標を達成することです。

プロジェクト統合マネジメントは、異なるプロセスやチーム間でやりとりがある場合に必要です。プロジェクトの目的やスケジュールが競合していたりする場合、プロジェクト統合マネジメントを行うことで、コストやスケジュールのトレードオフを行い、チームはプロジェクトを完成させ、関係者の期待に応えることができます。

プロジェクト統合マネジメントの例: たとえば、マーケティングチームが関係者向けのレポートを作成するために、営業チームからのデータを必要としているとします。プロジェクト統合マネジメントは、営業チームからのデータがマーケティングチームに適切に引き渡され、成果物が要件を満たしていることを確認するために使用されます。

また、プロジェクト統合マネジメントでは、プロジェクトのライフサイクルで発生する 5 つのプロジェクト管理フェーズを統括します。

この 5 つのフェーズには以下が含まれます。

1. プロジェクトの立ち上げ: このフェーズの目的は、プロジェクトのビジョンと目標を確立し、プロジェクト目標を通じて関係者の承認を得ることです。このフェーズでは、プロジェクトの概要を示すプロジェクト憲章、明確なロードマップ、関係者全員を明示する関係者一覧の作成を行います。

2. プロジェクトの計画: 計画のプロセスでは、時間、予算、リソースの制約の中でプロジェクトの目標を達成するために、プロジェクトのインフラを設定します。より詳細なプロジェクト文書を作成し、チームがプロジェクトのビジョンとそれを達成するために必要なことを理解できるようにします。

3. プロジェクトの実行: この段階では、プロジェクト計画を実行に移し、プロジェクトを進めます。予算の大半は、この段階で成果物の作成に費やされます。また、関係者とのコミュニケーションやエンゲージメント、品質保証、チーム開発などの活動も含まれます。

4. プロジェクトの監視・コントロール: この段階では、プロジェクトの進捗状況を監督し、当初の計画と比較します。比較の結果、進行を妨げている障害や遅延があった場合は是正措置を取ります。

5. プロジェクトの終結: この段階ではクライアントや関係者の承認を得て、正式にプロジェクトを終了します。プロジェクトの記録やプロジェクトから得た学びは、今後のために残しておきましょう。

PMI の PMBOK® ガイド (プロジェクトマネジメント知識体系) の重要な知識分野の一つでもあるこの手法をマスターすることで、プロジェクトマネージャーはプロセスを改善することができます。

プロジェクト統合マネジメントの 7 つのステップ

プロジェクト統合マネジメントは、プロジェクトの計画と実行に関する総体的なアプローチを提供します。この手法は、プロジェクトにおける活動を効果的に調整するための 7 つのプロセスで構成されています。ここではその 7 つのプロセスについて解説します。

1. プロジェクト憲章の作成

プロジェクトは通常、プロジェクト憲章の作成から始まります。プロジェクト憲章とは、プロジェクトの概要を説明し、プロジェクトマネージャーや主要な関係者を特定する短い文書です。

プロジェクト憲章は、以下のような内容を含みます。

• スコープ

• 目標と成果物

• プロジェクトのチームメンバー

• プロジェクトリスク

• 投資のメリットやリターン

• 予算

• ビジネスケース

プロジェクト憲章は、プロジェクトの計画を進める上での土台となるものです。また、プロジェクト憲章を使って関係者からの賛同を得ることで、プロジェクトスコープの範囲内で、迅速かつ自主的に動くことができます。

2. プロジェクト管理計画の作成

次のステップでは、より詳細なプロジェクト計画を作成します。この計画には、プロジェクトスコープ記述書、成果物、タイムライン、マイルストーン、成功を評価するための指標などを明記します。

プロジェクト計画は、全体的な要求と目的を満たすプロジェクトの実行手順を指示するために使用します。

プロジェクト管理計画の作成手順は以下の通りです。

1. 関係者と会議を行い、プロジェクトの要件、成果物、目的を設定します。

2. プロジェクトスコープを定義します。

3. 作業分解構成図 (WBS) を作成し、タスクやリソースを割り当てます。

4. プロジェクトのスケジュールを作成します。

5. リスク評価を実施し、危機管理計画を策定します。

6. プロジェクトのパフォーマンスを評価するために、パフォーマンス測定の基準を考えます。

7. スコープ管理、コスト管理、リソース管理、チェンジマネジメント、関係者管理、リスク管理など、その他の計画を立てます。

このプロセスを実行する際は、計画構築の出発点としてプロジェクト計画用テンプレートが役立ちます。

3. プロジェクトタスクの指揮と管理

次の段階はプロジェクトの実行で、プロジェクトマネージャーは日常的に以下のような重要な仕事を担当します。

• プロジェクトチームへの指示

• 関係者会議の実施

• プロジェクトの進捗状況の追跡

このフェーズでは、プロジェクト計画とスコープ記述書に沿ってタスクが効果的に実行されていることを確認します。

4. プロジェクトに関する知識の管理

プロジェクトに関する知識の管理とは、プロジェクトの目標を達成するために、既存の情報を利用したり、新たな知識を得るプロセスを指します。このステップでは、チームメンバーが必要な成果物を作成するために必要なすべての情報を確保します。

このステップで得られた知識やノウハウは、会社全体の知識体系に貢献し、将来の戦略的な取り組みに役立ちます。

5. プロジェクトタスクの監視とコントロール

プロジェクト統合マネジメントのプロセスは相互に関連しているので、プロジェクト管理計画に従ってプロジェクトを進めるためには、それぞれのプロセスにきちんと従う必要があります。

このステップの目的は、プロジェクトを順調に進めることです。プロジェクト計画からの逸脱があれば、それを特定して修正する必要があります。

これには 3 つのアプローチがあります。

1. 予防措置: プロジェクトのリスクによるネガティブな影響を軽減するために実行されるアクション

2. 是正措置: 今後のプロジェクトのパフォーマンスをプロジェクト計画に沿ったものにするために実行されるアクション

3. 欠陥修正: 確認されたプロジェクトの欠陥を修復または差し替えるためのアクション

パフォーマンスを測定する一般的な手法は、アーンドバリュー分析を行い、現在のプロジェクト予算やスケジュールの状況を評価することです。プロジェクトの変更が必要となり、変更が承認された場合には、作業実績報告書などのプロジェクト文書を更新する必要があることもあります。

プロジェクトをモニタリングすることで、目的の達成に向けて順調に進んでいることを確認できます。

6. 統合変更管理の実行

プロジェクトの変更は、適切に処理されなければストレスになることもありますが、変更管理プロセスを導入することによってそういったストレスを防ぐことができます。

そのため、変更要求がプロジェクトスコープを超えていないか、またはプロジェクトのライフサイクルの中で要件が増えていくことを指すスコープクリープに近づいていないか評価することは非常に重要です。企業によっては、予算、スケジュール、リソースなどに関する変更要求を審査するために、専門の変更管理委員会を設置している場合もあります。

プロジェクトの変更の例として、たとえばクライアントから追加のアセットを要求された場合は、プロジェクトへの影響度を評価する必要があります。

変更管理ログを使用して、どの変更要求が承認されたか、関連するコストやリソース、プロジェクトのタイムラインへの影響など、すべての変更要求を文書化しましょう。変更要求を現在のプロジェクトの活動にスムーズに統合することは、プロジェクト全体の成功に不可欠です。

7. プロジェクトの完了

すべてのプロジェクト作業が完了し、成果物が納品され、クライアントの承認を得たら、プロジェクトを完了します。

プロジェクトの完了には、以下のようなプロセスがあります。

• 最終関係者会議の実施

• プロジェクトの正式な振り返りの実施

• 契約の終了

• プロジェクトの資料を整理し、今後の使用に備えて保管する

プロジェクトの完了ステップは、今後の参考になるとともに、プロジェクト統合マネジメントシステムを改善するための洞察を与えてくれます。

プロジェクト統合マネジメントを実行する方法

プロジェクト統合マネジメントを行うには、技術力とリーダーシップの両方が必要です。ここでは、プロジェクト統合マネジメントを始める際に役立つヒントをご紹介します。

プロジェクトマネージャーがプロジェクト統合マネジメントを監督する

プロジェクトには管理しなければならない様々な要素がありますが、プロジェクトマネージャーは競合解決の面で重要な役割を果たします。プロジェクトマネージャーは、以下を監督します。

• プロジェクトのスケジュール

• コスト

• プロジェクトの成果物

• リスク

• プロジェクト目標

• リソース

プロジェクトマネージャーは、それぞれの要因が互いにどのような影響を与え、プロジェクト全体にどのようなインパクトがあるかを十分に理解する必要があります。プロジェクト統合マネジメントの対象には、具体的には、プロジェクトマネージャーが記録するプロセス、フェーズ、成果物が含まれます。

たとえば、プロジェクトのスコープが変更になった場合、リソースの不足、予算の超過、遅延などのリスクが発生する可能性があります。プロジェクト統合マネジメントによって、必要に応じてチームを再編成し、リソースを再配分することで、プロジェクトやビジネスへの影響を最小限に抑えることができます。

プロジェクト統合マネジメントは、部門を超えたチームを管理していて、プロジェクトの相互依存関係を整理しなければならない場合に特に役立ちます。

時間をまめに追跡する

まだ導入されていない方は、時間追跡ソフトウェアを導入すると、請求だけでなく、今後のプロジェクトのスケジューリングにも役立ちます。チームカレンダーによって時間配分の大まかな概要を把握でき、タスクに費やされた時間数を追跡することで、より細かな指標も得られます。

このデータがあれば、具体的な作業を計画する際により正確な見積もりを行うことができるため、その後のプロジェクトでも役立ちます。

バランスのよいプロジェクトチームの構築

優れたプロジェクトチームは、プロジェクトのパフォーマンスに大きな違いをもたらします。バランスのとれたプロジェクトチームを編成し、メンバーのスキルや専門性に合わせてタスクを割り当てるのがプロジェクトマネージャーの役割です。また、全員が必要なリソースを持っていることを確認し、関係するチーム間のコミュニケーションを調整しましょう。

プロジェクトテンプレートを使って時間を節約

プロジェクト計画や資料の作成は、1 つのプロジェクトに必要な数が多いだけに、時間がかかります。一から始めるのではなく、過去のプロジェクトで使われていたテンプレートや、あらかじめ用意されているテンプレートを活用しましょう。

たとえば、プロジェクト計画用テンプレートや会議の議題テンプレートなどは、さまざまな目的に合わせて使用できます。テンプレートをベースに、必要に応じて変更やカスタマイズを行いましょう。

チームコミュニケーションツールでコラボレーションを行う

各部門にはそれぞれ独自のコミュニケーションスタイルやツールがありますが、プロジェクトでは異なる部門間のコラボレーションが必要になることもよくあります。

チーム間の誤解やコミュニケーション不足を防ぐために、コミュニケーション計画を使用して、知識やリソース、プロジェクトのステータス更新を共有するために使用する手段を確立しましょう。そうすることであなたが仲介しなくても、チーム同士が直接コミュニケーションを取ることができます。

たとえば、チームコミュニケーションツールを使えばプロジェクトの中心となる拠点を作成でき、リアルタイムのコミュニケーションとフィードバックが可能になります。チームコミュニケーションツールは、Google ドライブや Slack などの人気のリモートワークツールと連携できるため、すでに使用しているツールと併用することもできます。

プロジェクト統合マネジメントの重要性

プロジェクトは、多くの場合複数のチームや組織的なプロセスが関与するダイナミックで複雑なものです。すべての要素が連帯して最終目標に向かっていることを確認するためには、プロジェクト統合マネジメントが不可欠です。プロジェクト統合マネジメントのメリットには、こんなものがあります。

プロジェクト全体の調整と整理を行うことができる

プロジェクト統合マネジメントは、プロジェクトを正しい方向に導き、すべてのプロセスが同期していることを確認するために使用する取扱説明書のようなものです。プロジェクトがフェーズからフェーズへと移行する際、プロジェクト統合マネジメントによって次のフェーズをスムーズに進めるための成果物や必要な文書が整えられます。

全員が自分の責任範囲を理解できる

プロジェクト統合マネジメントを行うことで、すべての関係者とチームメンバーがそれぞれの役割と責任を明確に理解できます。また、プロジェクトの進捗状況をこまめに確認することで、混乱や問題があった場合には、チームや関係者からの質問に対応できます。

プロジェクトを順調に進めることができる

プロジェクト統合マネジメントは、プロジェクトを締め切りや予算に合わせて順調に進め、予定通りの結果やリターンを得るために、プロジェクトをプロジェクト管理計画に沿って維持します。プロジェクト統合マネジメントを行うことで、プロジェクト全体への影響を最小限に抑えながら、競合や変更を解決できます。

関係者との円滑なコミュニケーションを維持できる

統合されたプロジェクト管理により、関係者にプロジェクトの進捗状況を確実に伝えることができます。これにより、プロジェクトの変更が承認されたかどうか、関係者とコミュニケーションを取るシステムが作られます。また、プロジェクト完了後に最終会議を行って終わらせることの重要性も強調されます。

意思決定をより明確にできる

プロジェクト統合マネジメントの各ステップには、目的と成果物が定義されています。すべてのステップをたどることで、プロジェクトの各段階での最適な行動をより深く理解できます。また、プロジェクトの文書化を徹底することで、計画の背景にある理由を明確に伝えることができます。

プロジェクト統合マネジメントは、プロジェクトチーム、プロジェクトマネージャー、関係者など、プロジェクトに関わるすべての人にメリットをもたらします。

プロジェクト統合マネジメントで成果を出す

プロジェクト統合マネジメントは、すべてのプロジェクトのプロセスとタスクを一つにまとめます。Asana のプロジェクト管理ソフトウェアを使えば、プロジェクトの最初から最後までを計画、整理するための信頼できる唯一の情報源を手に入れることができます。

プロジェクトの成功率を高めるために、プロジェクト管理ソフトウェアがあなたのチームに有効かどうか試してみましょう。