工程管理の基礎知識と効率的に行う方法を解説

優れた工程管理を行えば、QCD を最適化し、さらにプロジェクト進捗状況の見える化や生産性の向上が可能となります。近年、この工程管理の重要性に注目し、専用ツールが増えてきました。こういったツールを利用し、工程管理システムを的確に構築することで、さまざまなメリットを得られます。この記事では、工程管理の意味や目的、重要性などの基礎知識をまとめ、工程管理をどう行えばいいのか、その手順をご紹介します。

工程管理とは？

工程管理とは、生産管理においてよく用いられるビジネス用語で、製品やサービスを作る “モノづくり” の進行を管理することを指します。そこでは、生産におけるすべての工程とそれに関わる労働力や資材、原料、設備など、すべてをマネジメントします。計画から運用までのプロセスを体系化することで、作業は効率化し、プロジェクトは成功に近づきます。

生産管理との違い

生産管理と工程管理は、よく混同されがちです。その違いは主に管理範囲で、工程管理が納期までのマネジメントを中心にしているのに対し、生産管理はそれよりも広範囲をカバーしており、納品後の販売や売上げまでを管理します。工程管理は生産管理に含まれていると考えてよいでしょう。

工程管理の目的は？

工程管理の目的は、製品とサービスの「品質 (Quality)」「コスト (Cost)」「納期 (Delivery)」(QCD) の最適化です。つまり「高品質」のモノを「最低限の費用」で「最小の時間」をかけて作るのが、工程管理の 3 条件と言えます。

とりわけ製造業における QCD の重要性は高く、この要素を最適化する工程管理が大切になってきます。優れた工程管理を行えば、製品・サービスの品質を保ち、コストパフォーマンスを改善し、納期を守ることができるのです。

工程管理の重要性

多くのメンバーが関わるプロジェクトを円滑に進めるためには、効率的な工程管理を行うことが大切です。QCD の最適化というポイントは前項で触れましたが、では工程管理がなぜ重要か、その他のポイントをいくつか挙げてみましょう。

• チーム全体で進捗状況を確認できる: 工程管理の第一の目的である納期の遵守のため、各工程の進捗はリアルタイムで確認し、遅延もすぐに発見できる体制にします。

• 現場の状況を把握できる: 優れた工程管理を行えば、現場との認識に誤差を生じさせることもありません。トラブルが発生したときも、迅速に対応できます。

• 正しいリソース管理ができる: 全体のプロセスを可視化することで、適材適所に人員を配置できます。

一方、工程管理の重要性が明確になり、サポートする専用ツールも登場しています。こういった工程管理ツール、ソフトウェアを導入することで、工程管理はさらに効率的に行えるようになります。作業をデジタル化することは DX 推進にもつながり、また働き方改革への対応としても役立つでしょう。

Asana は工程管理だけでなく、タスク管理やプロジェクト管理、工数管理、スケジュール管理などさまざまなマネジメントをひとつのツールで行える “仕事のマネジメントプラットフォーム” です。必要な情報をひとつの場所にまとめ、一元管理すれば、仕事の生産性向上と業務の効率化につながります。

工程管理はいつ必要？

工程管理は、すべてのプロジェクトにおいて行うべきプロセスですが、よりその必要性が迫られる場面がいくつかあります。

• 複数の部署が関わるケース

• 納品先が複数あるケース

• 現場が複数あるケース

どの場合も、工程の見える化が必要となってくるケースです。ステークホルダーが増えれば増えるほど、仕事の見える化の重要性は増します。このようなプロジェクトを円滑に進めていくためには、効率的な工程管理プロセスの構築が不可欠です。

工程管理の手順

では、工程管理はどのように行えばいいのか？最大限効率化するためには、PDCA サイクルを徹底することがおすすめです。PDCA を踏まえた、工程管理基本のステップをご紹介します。

1. 計画する

まずは工程管理の計画を立てます。PDCA サイクルの「Plan」にあたるステップです。

製品やサービスを提供するために必要な時間やコスト、リソース、設備、利害関係者などを盛り込んでプランを立てましょう。また、この計画段階で目標もしっかりと設定します。KPI やマイルストーンも明確に組み込みましょう。

2. 実行する

計画が固まったら、実行に移します。工程を進めていく上で、計画時には気付かなかった点や課題を発見することもあるでしょう。その気付きが今後の改善には重要なので、必ず書き留めて後のステップで反映できるようにしておきます。設定した KPI はこのステップで定期的に確認するようにします。

3. 評価する

進捗をチェックし、プロジェクトが計画通りに進んでいるかどうかを確認します。このステップで、これまで気付いた改善点や課題を見直します。どのようなプロジェクトも計画通りにすべてが進むわけではありません。リソースやスケジュールなど、改善できる点がないかチーム内で意見を出し合いましょう。

4. 改善する

前ステップで挙がった改善点や修正点を工程管理に反映します。また、課題に関しては、問題解決のために対策を取りましょう。改善が終わったら、またはじめのステップに戻って PDCA をくり返します。

工程管理のやり方: 工程管理表と工程管理ツール

先述のとおり、工程管理は見える化することが重要です。そのために、実際の現場では工程管理表と呼ばれる図表を作成しています。

この工程管理表は、紙やホワイトボードなど、アナログ形式で管理する場合と、エクセルやスプレッドシートで管理する場合、クラウド型ツールなどで管理する場合があります。それぞれどのようなメリットとデメリットがあるのか、見てみましょう。

紙やホワイトボードで管理する場合

最もアナログなやり方として、紙やホワイトボードを使った工程管理があります。この方法は長年現場で働く従業員にとっては一番馴染みがある上、コストがほとんどかからない点が大きなメリットです。しかし、現場が複数あるプロジェクトや、部署間をまたぐ大規模なケースなどでは、リアルタイムでの情報共有ができないことが大きなデメリットとなります。

Excel やスプレッドシートで管理する場合

Excel やスプレッドシートを使って工程管理表を作る企業も多いでしょう。紙に書かれた工程管理表と同様、コストがかからない面がメリットのひとつです。スプレッドシートの場合はリアルタイムの情報共有も可能となるため、さらにメリットが増えます。しかし、これらのツールは工程管理専用ではないため、効率化にも限界があります。たとえば、ファイルの更新には手間がかかるし、同時編集にはリスクも伴います。

クラウド型専用ツールで管理する場合

前述した 2 つの方法のデメリットを埋めるのが、このクラウド型工程管理専用ツールで管理する方法です。メンバー間のデータやファイル共有をスムーズに行い、作業の自動化、工程の見える化を実現するには専用ツールを使用しましょう。ツールは導入にコストがかかりますが、長い目で見れば、メリットのほうが断然大きいのが特徴です。

あらゆる仕事の管理プラットフォーム Asana は、仕事の見える化を実現できるツールです。工程管理も効率的に行うことができます。また、Asana の操作は直感的で、動作も軽快なので、導入も難しくありません。専用アプリからでも工程や進捗を確認したり、コメントを残したりできるので、現場でふと思いついたときなどでも、PC を開くのを待つまでもなく、スマホから簡単に操作することが可能です。

代表的な工程管理表

では、工程管理表はどのようなツールを用いて作り、そして可視化しているのでしょうか？代表的なものをご紹介します。

ガントチャート

工程管理表を作るときに最も一般的に使用されているのが、ガントチャートです。「誰が、いつ、どの作業を行っているのか」を視覚的に示し、プロジェクトの全体像を一目で把握するのにも最適なツールと言えます。縦軸で工程を、横軸で日時もしくは進捗を表します。

PERT 図

ネットワーク図とも呼ばれる PERT 図は、クリティカルパスを表示するのにも便利で、工程作業を明確に整理して表示することができるため、工程管理表に適しています。PERT 図を使うことの大きなメリットは、タスク間の依存関係をより明確に示すことが可能となります。

まとめ

工程管理とは何か、その意味をはじめ、手順や作成方法を紹介しました。

QCD の最適化を目的とする工程管理は、見える化させることが重要です。支援ツールなどの工程管理システムを活用し、効率的な工程管理を行いましょう。