パーキンソンの法則: 克服して生産性を高める方法

数時間で完了できるとわかっているプロジェクトを締め切りの直前まで後回しにしたことはありませんか？それは、紛れもなく後回しの行為ですが、パーキンソンの法則の作用でもあります。私たちは、使える時間があれば、ついつい使い果たしてしまいます。時間をかけてタスクをゆっくりと完了させようとしたり、後回しにして期日の直前に仕上げようとしたりします。

残念ながら、生産性は、締め切りがあれば確実に上がるというものではありません。しかし、パーキンソンの法則について理解し、それを克服する方法を発見すれば、生産性を高めることができます。この記事では、パーキンソンの法則について説明し、仕事をより短い時間で仕上げるためのヒントをご紹介します。

パーキンソンの法則とは？

パーキンソンの法則とは、「仕事は、完成までに利用可能な時間をすべて満たすように拡大していく」というものです。この法則は、作業の締め切りを調整したり、複数のプロジェクトを管理したりする際に作用するものです。 

たとえば、プロジェクトの企画案の締め切りが 2 週間先に設定されているとしましょう。時間がたくさんあると、ホッとしますよね。しかし、締め切りまでの時間が長いと、目の前のタスクを完了させるのに必要以上の時間をかけたり、後回しにして期日前のギリギリのタイミングで完了させようとしたりします。つまり、与えられた時間を満たすようにタスクが拡大していくのです。

パーキンソンの法則を提唱したのは誰？

パーキンソンの法則は、1955 年に『エコノミスト』に掲載された風刺エッセイの中で、イギリス人の海軍歴史学者であるシリル・ノースコート・パーキンソン氏が最初に提唱した法則です。その後、彼は『パーキンソンの法則：進歩の追求』と題した著作を執筆しています。そのエッセイの中で書かれた物語には、一日を通して郵便はがきを一枚送ることのみが仕事の女性が登場します。

彼女は、丸一日かけてこのタスクを完了させることができるため、カードを見つけるのに 1 時間、自分のメガネを見つけるのに 30 分、カードにメッセージを書くのに 90 分、といったかたちで一日を満たしてきます。彼の物語は、「仕事は与えられた時間を満たすように拡大していく」ことを伝えようとしています。パーキンソン氏の例は極端に聞こえるかもしれませんが、もっと小さな規模でなら誰もが体験しているのではないでしょうか。

なぜ仕事は利用可能な時間を満たすように拡大するのか？

ある調査では、人はタスクを与えられると、完了させるのに必要な時間ではなく、完了させるまでにどれくらいの時間があるのかを考えるということが示唆されています。この考え方が、時間の無駄遣いや効率の悪いワークフローにつながります。私たち人間は、タスクを完了させるのに与えられたすべての時間を必要としない場合でも、ある時間を使い果たす必要があると感じてしまうのです。

パーキンソンの法則の例

パーキンソンの法則は、ほぼすべての状況で作用します。その存在に気付き、個人的に克服する方法を見つけるまでは、あらゆる人々がその影響を受けます。パーキンソンの法則が作用している例は、マーケティングチームやデザインチーム全体で認識できると思います。また、エンタープライズ組織ではより大きなスケールでその影響が見られます。

パーキンソンの法則を克服する方法はいくつかありますが、対処法は克服を目指す人が従事する仕事の内容によります。以下、3 つの例をそれぞれの解決策と併せてご覧ください。

マーケティングピッチ

あなたは新規クライアントへのピッチ作成に取り組むマーケティングマネージャーであるとします。プレゼンに必要な資料をすべて集めるための締め切りは 1 か月後。この締め切りなら準備をするのに十分な時間が確保できます。しかし、他にいくつか緊急のタスクがあるため、ピッチを後回しにします。知らぬうちに締め切り日となり、最後になってバタバタしながらピッチを仕上げる羽目になってしまいました。

別のシナリオを見てみましょう。あなたは他のタスクを抱えていないため、1 か月を通してピッチに取り組もうとします。最初の 2 週間が経った時点でピッチは完成だと感じます。しかし、まだ時間が残っているので、締め切りが近づくまで詳細をあちらこちらに追加し続けます。結果的に、与えられた時間を満たすために仕事は拡大されてしまいました。

解決策の例: マーケティングチームのメンバーは、締め切りをなんとなく設定するのではなく、協力し合ってプロジェクトの所要時間を現実的に判断するとよいでしょう。期日ではなく、プロジェクトの所要時間にフォーカスすれば、生産性を高め、効率の低下を避けることができます。

ルックブックのデザイン

この例は、デザイナーの皆さまのために用意しました。ルックブックを 2 週間以内に完成させる必要があるとします。クリエイティブなプロフェッショナルとして、あなたは自分の仕事に誇りを持ち、すべてのプロジェクトをパーフェクトに仕上げることを目標にしています。修正点や改善点はいくらでも見つかるので、プロジェクトが完全に仕上がったと感じられることはないかもしれません。

締め切りは、仕事を順調に進める上で便利ですが、あなたは各プロジェクトに夢中になってしまうため、いつも仕事を最後の最後まで拡大させてしまいます。 

解決策の例: デザインプロセスの早い段階でクライアントの意見を取り入れれば、デザインの制作に必要以上の時間を費やすことを避けられます。クライアントやマネージャーとの進捗確認を行うチェックポイントを追加すると、フィードバックを得られるので、これまでの進捗状況と作業を終了すべきタイミングを把握できます。

一週間 40 時間勤務

企業の多くは、1 週間 40 時間勤務のモデルを基に営業します。このモデルは、ほとんどの仕事が、毎週のタスクをこなすのに同じくらいの時間がかかることを想定しています。

マーケティング業界の仕事も、医療業界の仕事も、同じように 1 日 8 時間の労働が必要であると考えるのは現実的でしょうか？この 2 つの仕事は同じくらい複雑なものでしょうか？簡単な答えは「ノー」でしょう。パーキンソンの法則はありとあらゆる職場で作用します。毎週 40 時間も多忙に働く人がいれば、タイムマネジメントをうまく活用してタスクを短い時間で完了させる人もいます。  

解決策の例:  20% の原因からおよそ 80% の結果が生まれるとするパレートの法則を活用することを検討してください。仕事にどれだけの時間を費やすのかではなく、インパクトを生み出す仕事をすることに集中すれば、生産性を高めることができます。

パーキンソンの法則を克服する方法

具体的な戦略を用いれば、パーキンソンの法則を克服し、時間をより効率的に活用できます。仕事が拡大し時間を満たしていくのを食い止めることができれば、タスクをより短い時間で完了できるため、残った時間を使ってリラックスしたり、別のタスクに着手したりできます。 

1. 作業を戦略的に計画する

作業を事前に戦略的に計画しておけば、その作業を後回しにする可能性が低くなり、効率的に働ける可能性が高まります。計画を立てると、時間を管理し、タスクの所要時間を判断し、それに合わせてタスクを実行する計画を立てられます。

計画は、以下の内容が明確でなければいけません。

• SMART な目標

• タスクとアクションの一覧 

• 完了までのタイムライン

• 必要なリソース 

• 進捗を確認する具体的な日付

社内の短期目標と長期目標についてのより広範な戦略計画を立てると、生産性を上げるモチベーションになる場合があります。

2. 自ら締め切りを設定する

パーキンソンの法則を克服するための最初のステップは、締め切りを自分で決めるということです。「時間はどれくらいあるのか」と考えるのではなく、各タスクに必要な時間を現実的に考え、自分で締め切りを設定するということを始めるとよいでしょう。 

タスクに必要な時間を判断するには、まず以下を行います。: 

• プロジェクトの要件を理解する: プロジェクトの所要時間を決定するには、自分に求められていることを大まかに把握しておく必要があります。このステップでは、より大きなプロジェクトに属するすべてのサブタスクとそれに伴うアクティビティをリストアップします。 

• アクティビティとタスクの優先順位を適切に設定する: プロジェクトの要件をリストアップしたら、To-Do リストに優先順位を付け、一番重要および / または複雑なタスクを判断します。一番時間のかかるタスクをリストの一番上に持ってくるとよいでしょう。

• 必要な参加メンバーを決定する: プロジェクトに同僚のサポートが必要となる部分がある場合は、参加してもらうメンバーを決定する必要があります。プロジェクトの最初の段階でチームと連絡を取っておけば、後々時間を節約できます。

• 所要時間を推定する: 近日予定のプロジェクトにおける「誰が」、「何を」、「どのように」がはっきりとしたところで、仕事量や個人的な生産性レベルを基に、完了までの現実的な所要時間を推定します。 

タスクは完了させる必要がある短期目標として考えます。早く完了させれば、その分他の作業にあてる時間を増やすことができます。

3. 時間を区切る (タイムボクシング)

時間区切りとは、生産的に作業を行うための戦略で、タスクの先延ばしをなくし、先延ばしにより失われた生産性を取り戻し、重要な仕事に集中できます。 

時間区切りをする場合は、一定の時間内にタスクを完了させるという目標を立てます。タスクを開始する前に所要時間を計画しておけば、より意図的に作業に取り組むことができます。時間区切りは、個々のタスクのスケジュールを立てたり、チームの仕事の整理を助けたり、より効率的に会議を管理するのに便利です。

4. ポモドーロテクニックを試す

時間区切りに似たもので、ポモドーロテクニックというものがあります。このテクニックは、集中して行う作業セッションに短い休憩を頻繁にはさむというもので、生産性を高めつつ精神疲労を減らすことを目的としており、仕事を 25 分ずつのセッションに分け、5 分間の休憩をはさむことで集中力を高めます。 

ポモドーロテクニックによる時間管理は、以下 5 つのステップで行います。

1. タスクを重要度順にリストアップします

2. タイマーを 25 分にセットします

3. タイマーが鳴るまで作業に取り組みます

4. 5 分間休憩します

5. ポモドーロを 4 回行った後に 15～30 分の休憩を取ります

5. タスク管理ツールを使用する

タスク管理ツールを使用することは、1 日の労働時間を整理したり、自分で締め切りを設定したり、優先事項を管理する十分な時間を確保したりするのにとても便利な方法です。また、To-Do リストを作成すれば、チームでのコラボレーションであれ、個人的な取り組みであれ、プロジェクトを順調に進めることができます。 

時間の使い方をしっかりとコントロールし、より多くの仕事を完了させたいのであれば、パーキンソンの法則を克服しないわけにはいきません。タスクを締め切り前に完了させたなら、余った時間を使って仕事を先に進めたり、休憩したりできます。働き過ぎず、より効率的に仕事をすることを目指しましょう。

パーキンソンの法則を活かして、短い時間で多くの目標を達成しましょう

パーキンソンの法則とその作用を理解すれば、その知識をうまく活用できるようになります。あらかじめスケジュールを立てたり、自分で締め切りを設定したり、タスクに優先順位を付けたりするといった適切な戦略を使えば、短い時間でより多くの目標を達成し、仕事とプライベートのバランスを改善できます。

タスク管理ソフトウェアは戦略の強みを引き出し、目標の達成に役立ちます。