リーンプロジェクト管理: 5 つの原則

「リーン」とは、贅肉や脂肪が少ないことを意味する英語の lean という言葉です。「リーンな肉」といえば、鶏肉や魚といった、牛肉や豚肉などよりも脂肪の少ないヘルシーな肉を指します。言いかえれば、牛肉などの赤身の肉はリーンな肉と異なり、余計な脂肪を含んでいることになります。プロジェクト管理に置き換えれば、この「余計な脂肪」とはスコープクリープが発生し、プロジェクトの価値が低下する原因になりかねないプロジェクトの問題点です。肉の種類で差がつくように、リーンなプロジェクト管理を行えば、プロジェクトの贅肉を減らして、より健全に保つことができます。

リーン手法を取り入れる場合、プロジェクトの各フェーズで無駄をなくして、価値を付加することが目標となります。この記事では、リーンプロジェクト管理とは何かを解説し、このアジャイルな管理手法を使って、生産性を高める方法を紹介します。

リーンプロジェクト管理の手法はどのように生まれたか？

日本のトヨタの技術者たちが発明し、1948年から 1975年にかけて発展させたトヨタ生産方式 (TPS) が、現在私たちが知っている「リーン手法」の原点です。TPS は、生産力を高め、供給側と顧客 (成果物の受け取り手) のやりとりを改善し、無駄を省くために活用されました。

『トヨタ方式 (The Toyota Way)』の著者であるジェフリー・K・ライカー博士は、著作の中でリーンマネジメントの原則をまとめ、業種を問わず、企業が TPS を取り入れる方法を説明しています。また、ライカー博士は、TPS をはじめとするリーンマネジメントの手法によって、企業内のさまざまな無駄を排除できることも解説しています。

ジョン・クラフシック氏は、1988年の「リーン生産方式の勝利 (Triumph of the Lean Production System)」と題する記事によって、リーン手法を初めてプロジェクト管理に応用しました。クラフシック氏は、マサチューセッツ工科大学のスローン・マネジメント・スクールで修士論文としてこの記事を書き、彼の研究は最終的に『世界を変えた機械 (The Machine That Changed the World)』という著書にまとめられ、ベストセラーとなりました。リーンプロジェクト管理は、アジャイル、かんばん、スクラムといったプロジェクト管理の手法すべてに影響を与えています。

リーンプロジェクト管理の 5 つの原則

リーンプロジェクト管理の 5 つの原則とは、顧客の満足度を最大化するステップです。これらのステップを活用すれば、製品の無駄を減らし、プロジェクトスコープを維持し、重要成功要因をクリアすることが可能になります。

1. 価値を特定する

リーンプロジェクト管理プロセスの第 1 の原則は、製品の価値を特定することです。そのためには、関係者を把握する必要があります。このとき、プロジェクトの成果物を作成し、届ける相手が社内の関係者である場合と、顧客、つまり外部の関係者である場合があります。

• 社内の関係者は、プロジェクトの成功に関与し、製品の開発を注視しているプロジェクト関係者です。

• 外部の関係者は、製品やサービスを購入する顧客であり、その品質の影響を受けます。

製品を届ける相手が誰なのかを把握すれば、その価値を生み出す方法を判断しやすくなります。たとえば、社内の関係者にとっての製品の価値としては、社内の工程におけるニーズを満たすことが想定されます。一方、顧客にとっての価値とは、顧客が抱える問題を解決することや、顧客に便益をもたらすことなどでしょう。

2. バリューストリームをマッピングする

リーンプロジェクト管理の次の原則は、バリューストリームマッピング (VSM) です。VSM は、プロジェクトのスタートから完了までの理想のワークフローと現在のワークフローとを図示した視覚的なツールです。

この 2 つのワークフローを比較することにより、プロジェクト管理の各フェーズに散らばる無駄を突き止めて、効率を最大化することができます。

トヨタはリーン生産方式によって、VSM でも発見できる、以下のような多くの無駄を見つけていました。括弧内には、ほかの業界でこれらの無駄に相当するものを示しています。

• 作り過ぎの無駄 (不必要な機能): 作り過ぎもソフトウェアの不必要な機能も、保管、材料、在庫の無駄を引き起こし、コスト増につながる可能性があります。

• 在庫の無駄 (バックログの管理ミス): 在庫の無駄、そして未完了の仕事による無駄やバックログの管理ミスは、在庫の保管、輸送費、仕事を完了するための追加費用といった不要なコストを発生させます。

• 動作の無駄 (タスクの切り替え): 動作の無駄は、社内における人や機械の無駄な動きによる不要なコストです。重複するプロセスや、ビジネスアプリが多すぎることなどもこれに当たります。事実、平均的なナレッジワーカーは、1 日に 10 種類ものアプリを最大 25 回も切り替えながら仕事をしています。そして、こうしたアプリの切り替え時に、やるべき仕事やメッセージを見失ってしまうことがあると 27% もの人が答えています。

• 不良を作ることの無駄 (技術的負債): 不良品は、高コストの修理や材料の無駄を招きます。技術的負債は、貴重な時間のロスにつながります。

• 加工し過ぎの無駄 (高価なツール): 加工のし過ぎは、ユーザーが望んでいない不要な製品のアップグレードのように無駄なコストにつながります。同様に、高価なツールはそれだけの価値がなければ投資の無駄になってしまいます。

• 手待ちの無駄: 手待ちの無駄とは、最終製品が完成するまでのタイムラインが遅れることによるコストです。

• 運搬の無駄: 運搬の無駄は、動作の無駄と似ていますが、製品や材料の無駄な移動のような、社外とのやりとりに関連しています。

• 足並みがそろわないチームによる無駄: チームの足並みがそろわないと、コミュニケーションの行き違い、不要な会議、チームの共同作業がうまくいかないといった問題による無駄なコストが発生しがちです。

VSM は、リーンプロジェクト管理における最も重要なステップです。これがなければ、プロジェクトのライフサイクルにおける問題点に気づき、顧客のために製品品質を向上するために必要なプロセスの視覚化ができません。

3. フローを作る

このステップでは、ステップ 2 で突き止めた無駄を取り除くことによって、プロジェクト管理計画をより効率的になるよう見直します。そのために、製品開発のすべてのステージを分解し、必要に応じてステップを組み替えます。プロジェクトマイルストーンをチェックポイントとして利用し、プロジェクトの進行によって新たな無駄が生まれないように注意してください。

たとえば、ステップ 2 で、バックログの管理ミスがあり、さらにチームメンバーのスケジュール設定に問題が起きてタイムラインに遅れが生じていることに気づいたとします。それを踏まえて、このステップ 3 では、問題点を取り除き、プロジェクト計画を再度軌道に乗せるにはどうすべきかを考えます。

有用な VSM を作成するには、チームメンバーと率直なコミュニケーションを取ることが重要です。手間をかけても無駄を見つけて排除できれば、今後はチームが一丸となって非効率化を防ぎ、無駄が再び蓄積するのを防いでくれます。

4. プルシステムを確立する

プルシステムとは、仕事が完了したら、次に取り組む仕事を前工程から「プル」する (引っ張る) 手法です。製造業には、工場で顧客が必要とするものを必要なだけ作る「ジャストインタイム」という生産管理システムがありますが、プルシステムはここから発展したものです。プルシステムはワークフローを効率的に動かし続けるため、ほかの業界でも有効です。

ソフトウェア開発におけるプルシステムの例:

1. デザイナーがタスクを完了して、成果物のレビュー準備ができたことを通知します。

2. レビューの通知が、コーディングステージの開始のシグナルになります。

3. プログラマがタスクを完了し、成果物のレビュー準備ができたことを通知します。

4. レビューの通知が、テストステージ開始のシグナルになります。

5. 製品テスターがタスクを完了して、最終レビューの準備ができたことを通知します。

6. 製品の最終レビューを行います。

プルシステムを確立すると、プロジェクトのライフスタイル全体を通じて仕事がスムーズに動き続けるため、多くの業界のチームにとってメリットがあります。顧客向けの製品を製造している業界でこのシステムを活用するには、プルのシグナルからさかのぼって生産を行います。これによって顧客が必要とする分だけの生産が可能になります。

5. 継続的に改善する

リーンプロジェクト管理は、一度実施すれば終わりではなく、反復的なプロセスです。5 番目の原則は完璧を目指して努力すること、つまりワークフローを継続的に改善することです。

社内、社外に関わらず、あなたの成果物を受け取る関係者のニーズは常に変化していきます。そのため、あなたは自分の製品の価値を随時評価して、ワークフローに無駄がないか、定期的に分析する必要があります。

リーンプロジェクト管理の手法

製品開発のワークフローを改善するには、以下のような手法を活用できます。継続的改善を目指す場合にこうした手法を行えば、無駄を減らし、生産性を上げ、顧客への価値を高めるために役立ちます。

デミングサイクル (PDCA)

デミングサイクルは、1950年代に W・エドワーズ・デミング博士が考案しました。この手法は「Plan (計画) - Do (実行) - Check (評価) - Act (改善)」、すなわち PDCA サイクルとしても知られています。これは、1920年代にウォルター・シューハート博士が生み出した 3 段階の問題解決メソッドを改良したものです。

PDCA サイクルには、次の 4 つのステップがあります。

• Plan (計画): ワークフローを調べ、解決すべき問題を特定します。

• Do (実行): データを分析し、あるいはチームメンバーと協力して、問題の解決策を見つけます。

• Check (評価): 解決策の有効性を評価して、必要に応じて計画に改良を加えます。

• Act (改善): 見直した解決策を適用して、学んだことを評価します。

デミングサイクルは、組織における多様なワークフローに応用できるシンプルなプロセスです。正しく実践すれば、製品の価値を大いに高めることができます。

リーン・シックスシグマによるプロジェクト管理 (DMEDI)

リーン・シックスシグマとは、ワークフローの問題を突き止めるために利用できるリーンマネジメントの手法です。リーン・シックスシグマにも、デミングサイクルのようにいくつかのステップがありますが、合わせて活用できる分析メソッドもあります。DMEDI とも呼ばれるリーン・シックスシグマのステップは次のとおりです。

• Define (定義): プロジェクトスコープを定義して、目標を計画します。

• Measure (測定): プロジェクトの成功を測定する方法を決定します。

• Explore (検討): プロジェクトのプロセスを改良するための新たな方法を検討します。

• Develop (作成): 確実なプロジェクト計画を作成します。

• Implement (実施): プロジェクト計画を実施します。

リーン・シックスシグマと合わせて使える分析メソッド:

• バリューストリームマッピング: すでに述べたように、VSM は、プロジェクト管理計画のフェーズを視覚化して、無駄のある部分を特定するのに役立ちます。

• 顧客フィードバックアンケート: 顧客からフィードバックを得ることは、プロジェクトの問題点を評価して、製品の価値を高めるきわめて有効な方法です。

• ガントチャート: 棒グラフのようなガントチャートを使って、プロジェクトのマイルストーンを視覚化できます。

• 根本原因分析 (RCA): RCA を使って、問題の根本原因を発見し、解決策を見つけます。

• かんばん: かんばんボードは、タスクを可視化し、進行中の仕事を整理することによって、仕事のフローを把握しやすくします。

どのリーンマネジメントの手法を選ぶかは、業界や製品、チームに基づいて決めましょう。また、プロジェクトの種類に応じてさまざまなリーンマネジメントの手法を試し、最も効果のあるものを探すこともできます。どれを選ぶにしても、簡単にこれらの分析手法を実践するには、ぜひプロジェクト管理ソフトウェアを使用しましょう。

リーンマネジメントはなぜ重要か

IT、建設、教育といった業界は、リーン手法を取り入れて、多くのメリットを享受しています。リーンプロジェクト管理によって、プロセスを合理化することにより、製品価値を高められるためです。

リーンマネジメントのその他のメリットには次のようなものがあります。

• より多くのイノベーションをもたらす: プロジェクトを改善する創造性が発揮されます。

• 無駄を減らす: 物理的な無駄や、工程間の待機時間を減らし、作り過ぎや加工のし過ぎを抑制します。

• 顧客サービスの質を高める: 顧客が必要としているものを過不足なく提供できます。

• リードタイムの短縮: レスポンスタイムが短縮し、遅れが減ります。

• 高品質な製品: 品質チェックを追加することで、製品の不良が最小限になります。

• 在庫管理の改善: 在庫のモニタリングによって無駄を防ぎます。

社内外に関わらず関係者に成果物を提供する企業では、リーンな発想に切り替えることで仕事のプロセスがシンプルになり、より効率的なプロジェクトチームが生まれます。

リーンプロジェクト管理でワークフローを改善する

多くの企業が、高品質な製品を生み出し、顧客を満足させるために努力していますが、リーン手法なら、ボトルネックを取り除き、工程の無駄をなくすことで、こうした目標をより簡単に達成できます。

どのプロジェクト管理のフレームワークを使用する場合も、プロジェクト管理ソフトウェアがプロセスの改善に役立ちます。プロセスの合理化にこうしたソフトウェアを使用すれば、プロジェクトのスケジュールの可視化やチームメンバーとのコミュニケーションが改善するのはもちろん、顧客のニーズによりよく応えられるようになります。