プロジェクト管理で専門家の判断を使用する方法

プロジェクトに取り組んでいると、自分では解決できないトピックや課題、疑問に直面することがあります。そのときは、専門家の協力が必要になります。プロジェクトマネージャーは、インパクトの大きなプロジェクトで複雑な問題が発生した場合、専門家の判断を用いてその問題を解決します。そうした専門家には、長年に渡って培った知識を基に決断を下す能力があります。この記事では、専門家の判断の使い方と職場で使用すべき場面について説明します。

プロジェクト管理における専門家の判断とは？

専門家の判断を取り入れるとは、専門家の意見を得るために、専門家の協力を得るということです。プロジェクト計画における見積もり手法の 1 種であり、タイムラインや潜在的なリソースといった、プロジェクトの定量的な詳細を見積もるために、専門家の意見を取り入れるというものです。

プロジェクトマネジメント協会 (PMI) によると、専門家の判断は、最も一般的なプロジェクト管理計画ツールの 1 つです。PMBOK® ガイドでは、その 6 つのプロセスのすべてにおいて使用できるツールとして推奨されています。専門知識は高価なものですから、専門家の判断を得る目的でスキルレベルの高い従業員を正社員として雇うのは、費用効率がよくない場合があります。その次善策として、多くの企業は、アセスメントを実施するために社外の専門家を雇い、プロジェクトにおける特定の分野の作業をモニタリングし、管理してもらうというアプローチを取っています。

専門家の判断を使うべき場面と使い方

専門家の判断が非常によく使われるのには、さまざまな状況に適用できるとう理由があります。社外の人物のインサイトを得るのに便利な方法ではありますが、主観的なものであるため、ガイドラインが必要になります。多くの場合、専門的な判断はリソース管理のサポートに使われます。たとえば、専門家は、新しい製品や機能、新しい会社の立ち上げなどに必要となるリソースの数を判断するのに協力してくれます。

専門家の判断は、以下ような場面にも使えます。

• リスクが高い場合。インパクトの大きなプロジェクトを予定している場合は、開始する前に、その妥当性を専門家に確認してもらうことが役立ちます。

• プロジェクトを計画する前。プロジェクト計画を作成する前にプロジェクト憲章を策定する場合は、実行可能であることを専門家に確認してもらうとよいでしょう。

• コスト管理。製品の料金設定や新入社員を雇う場合のコストを見積もる際は、専門家がいれば、可能な限り現実的な数字を出すことができます。

• 意思決定をする際。専門家の判断は、RACI のような意思決定フレームワークや日常の意思決定を行う際に使用できます。RAPID を使用する場合は、意思決定役を担う専門家がいれば、専門家による意見をフル活用できます。

• 売上予測を立てる際。専門家がいると、予測を立てる際に、現在のマクロ状況や市場の適正といった要素を評価できるため、潜在的な売上を正確に見積もることができます。

• リスク管理。専門家は、各シナリオのリスクがどれだけ高いのかを判断するために、リスクアセスメントやリスク分析、リスク対応などをレビュー、分析できるため、想定される結果に備えることができます。

専門家とは誰か？

専門家はニーズによって異なり、チームメンバーから、特殊な状況のために遠方から来ていただくコンサルタントまでさまざまです。専門家は、以下のような人物である場合があります。

• 社内のプロジェクトチームメンバー: チームはおそらくすでに専門家の集まりとなっているでしょう。プロジェクトチームは、専門家を一番見つけやすい場所 (また最初に探す場所) です。

• 対象分野の専門家: 特定の分野について深い知識を持つ専門家のことです。たとえば、製造会社を管理する方なら、新しいサプライヤー候補を探すときに、調達の専門家を呼ぶでしょう。対象分野の専門家は、社外のコンサルタントである場合も、社内の専門家である場合もあります。組織外の専門家を使うことには、偏見を持っていないため、より客観的な意見を得られるというメリットがあります。

• プロジェクトマネージャー: 多くの場合、プロジェクトマネージャーは、対象分野について深く理解しています。プロジェクトマネージャーを専門家として使うときは、自分と同じ分野に従事していることから生まれる偏見に注意しましょう。

• プロジェクトの関係者: プロジェクトの関係者は、それぞれ異なる経歴を持ち、さまざまな役割を果たします。その結果、関係者の多くは何らかの専門家になると言えます。遠慮せずに、彼らの貴重な判断を求めましょう。

専門家の判断を得る 7 つのステップ

専門家と良好な関係を築くには、ただ話をするだけでは不十分です。相手に求めることや、期待することを明確に伝える必要があります。プロジェクトのインプット、アウトプット、期待事項を明確に定義して、メンバー全員が満足する専門家の判断プロセスを構造化することは、プロジェクトマネージャーと専門家の双方にとってメリットになります。

1. 問題について調査する

専門家を雇う前に、問題を徹底的に理解しておく必要があります。すでに完了されている措置や問題の現状、専門家から必要とすることを正確に把握しておかなければいけません。

2. 質問を書き出す

質問は、極力具体的な内容にしましょう。質問の的が絞られていればいるほど、専門家もより的確に回答できるようになります。前のステップで行った調査の結果を活かして、明確な質問を形成しましょう。質問は複雑でも構いませんが、専門家がちゃんと理解して、回答できるほど明確な内容にする必要があります。

3. 専門家を選ぶ

特定の問題やプロジェクトのニーズに一番適した専門家を選びます。たとえば、製品の流通に取り組んでいるのなら、業界のサプライチェーンやターゲット市場に詳しい専門家の協力を得ると良いでしょう。そして、効果的な判断をしてもらえるよう、問題を説明し、すべてのリソースやプロジェクトの関連ドキュメントを共有します。

4. 質問を送る

選択した専門家に質問を送ります。プロジェクト管理ソフトウェアを使用している場合は、関連するデータや文書を直接質問に添付できます。そして専門家の回答が届いたら、その内容をリアルタイムに確認できます。

5. 専門家の判断をレビュー、分析する

専門家の回答を得た後、その情報をレビューしてどのように活用するかはあなた次第です。偏見をさらに減らすには、複数の専門家で取り組むピアレビュープロセスを使用することをおすすめします。そうすれば、最も正確なデータを取得できていることを保証できます。

6. 専門家の判断をレポートにまとめる

専門家から受け取ったすべての回答を含めたレポートを作成します。信頼できる唯一の情報源として保存して、結果を関係者と簡単に共有できるようにします。

7. 結果を伝える

結果を分かりやすくまとめたら、すべての関係者に送信して確認してもらいます。この段階で、他の専門家による判断も必要かどうかを決定します。プロセスを繰り返すのは主に、関係者が誤りを発見した場合や追加の質問がある場合です。

専門家の判断によって推測を減らす

主要なプロジェクトや製品、会社のイニシアチブの見積もりを立てるとき、100% の確信を持てることはありません。しかし専門家を使うと、必要とする結果に可能な限り近づくことができます。