Asana でプログラムを進める Spotify チーム

2008年にサービスを開始した Spotify は、4 億 5600 万人のユーザーが数百万人のアーティストにロイヤリティの支払いを行う仕組みを用いて、他のどの企業よりも音楽業界に収益をもたらしています。Spotify は広告パートナーシップおよび Spotify プレミアムのサブスクリプションを収益の二本柱として収益の増加に取り組んでいます。しかし、高品質のポッドキャストプラットフォームやオーディオブック、オリジナルのコンテンツなど、新規事業への投資も行っています。

同社の従業員の多くは仕事の管理や成長目標の達成に Asana を使用しています。たとえば収益チームは顧客の広告キャンペーンを制作し新しいビジネスラインを開発、IT チームは従業員がどこにいても仕事ができるように必要なテクノロジーを提供しています。Asana を使用することで、各事務所との共同作業や、手作業で行っていたプロセスの自動化が実現し、目標に対する進捗状況を経営陣が一目で確認できるようになりました。Asana による一元管理と自動プロビジョニングは、オーディオストリーミング業界に革命を起こし続ける同社のリモートワーク前提のチームを支えています。

Asana で運用管理を自動化

ミラノのホテル、ロンドンのオフィス、東京の静かな場所など、Spotify の Work from Anywhere (好きな場所で仕事をしよう) プログラムは、従業員が希望する場所で仕事をするスタイルを推奨しています。企業の規模がグローバルに広がるにつれ、チームが常に連絡を取り合えるコラボレーションツールが必要になり、Spotify は 2013年に Asana を導入しました。

Spotify でシニアアプリケーションエンジニアを務める Chris Sanchez 氏は管理者コントロールやセキュリティ対策、自動化の調整を行うため、初期設定時に Asana のアカウントチームと緊密に連携を取り合っていました。現在は ID およびアクセス管理プラットフォーム全体で、プロビジョニングとプロビジョニング解除が自動化されています。「Asana では、従業員のオンボーディングやオフボーディング、プロジェクト作成が自動的に行われます」と Sanchez 氏は説明しています。

Spotify の Asana 専属アカウントチームは、高度なトレーニングを提供し、チームがワークフローをプラットフォームに移行できるようサポートしています。従業員は、質問があれば、Asana アカウントチームに直接タスクを割り当てたり、専用の Slack コネクトチャンネルで質問したりできます。セルフサービストレーニングは Asana プロジェクトで利用できます。アカウントチームが定期的に最新情報を投稿し、新機能のリリース時に動画を共有します。

Asana でスケールアップ

Spotify の収益チームは、Asana を使用することにより、オペレーションの規模を拡大し、手動ワークフローを自動化し、グローバルに繋がった組織として新しいプロジェクトを試行しています。

クリエイティブオペレーション、スケールマーケティングサービスチーム: 広告収入の増加

スケールマーケティングサービスのクリエイティブオペレーションチームは、販売後のキャンペーンの制作作業をすべて引き継ぎました。メールを使って個別に実行されていたワークフローから Asana での一元化されたワークフローに移行し、増えつつあるクライアントキャンペーンをサポートしました。

アカウントマネージャーが Asana のフォームを使ってキャンペーンのリクエストを送信すると、Asana タスクが作成されます。クリエイティブオペレーションチームがタスクの優先度や緊急度を判断します。次に、各実行ステップが記載されたプロジェクトテンプレートを使用し、社内のプロジェクトマネージャーや社外の代理店に割り当てます。Asana のルールを使用することで、キャンペーン開発の進捗に合わせて各ステップが自動化されます。

Asana のダッシュボードには、キャンペーンのステータスがリアルタイムで表示されるため、各エージェンシーの取り組みや SLA の提供内容、作成されたアセットの数などを俯瞰的に確認できます。マネージャーは、期限の過ぎているキャンペーンや、サポートする余力のあるエージェンシーまたはチームメイトなどを確認できます。

「Asana の一番の強みは相互接続性」と話すのは、Spotify のシニアマネージャー Blair Wilson 氏。「請求から社外代理店による制作、キャンペーンテンプレートまで、すべてのシステムを 1 か所で管理し、お互いに連絡を取り合いながらレポートをカスタマイズしています。」

クリエイティブオペレーションチームは現在、グローバルな広告制作を大規模に実行できるようになりました。これは、チームが管理できるキャンペーンの総数が 50% 増加し、さらに各プロジェクトマネージャーが一月に対応できるキャンペーンの数が 100% 増加したためです。それにより、Spotify の収益成長を促進するクライアント広告キャンペーンをより多く作成できるようになりました。

収益エンジニアリングチーム: 収益源のサポートと新しい収益源の構築

Spotify の収益エンジニアリングチームは、関係者から機能に関するリクエストを数多く受けています。以前は、スプレッドシートやチャット、メールなど、さまざまなツールで管理していましたが、すべて一か所で受信できるよう Asana に切り替え、製品開発サイクルを通してリクエストを受け付け、ステータスを報告するプロセスを設計しました。

関係者が Asana のフォームに記入して新機能や機能強化をリクエストすると、Asana のタスクが作成されます。そのタスクは、フォームで選択したタイプに基づいて、自動的に適切なプロダクトマネージャーに割り当てられ、そのマネージャーが優先度の判断を行います。

プロダクトマネージャーがタスクに関わるとき、そのタスクはリクエストされたすべての機能が含まれる Asana のマスタートラッカープロジェクトにも追加されます。それはまさに、関係者と収益エンジニアリングチームの両方が作業の進捗状況を確認できる情報源となります。タスクのカスタムフィールドには、製品サイクルにおける機能のステータスや、Asana と Jira の連携機能を用いて管理される、開発の進捗状況に関する技術的な詳細が表示されます。リクエストした関係者はコラボレーターとしてタスクに追加されます。また機能の進捗に合わせてカスタムフィールドの値が変更されると、その関係者には自動的に通知が届きます。

透明性が高まったことにより、頻繁に行われていた大規模なステータスミーティングが不要となり、進捗報告をまとめて非同期的に共有することで、これまで時間のかかっていた進捗報告のためのデータ収集プロセスが簡素化されました。

ネットワークインフラストラクチャ & 運用チーム: 従業員がどこからでも働けるようにする

Spotify のネットワークインフラストラクチャ & 運用チームは、世界中の新しいオフィスで行うテクノロジーの実装を管理すべく 2018年に Asana の使用を開始しました。以前は、スプレッドシートやメール、チャット、その他のツールを使い、現地チームや社外のベンダーとの調整を行っていました。

Asana を見出してからは、プロジェクトの各ステージでの技術的な導入に必要となる、社内、ネットワーク、および社外の要件をまとめたテンプレートを作成しました。社外の請負業者を簡単にプロジェクトにオンボーディングしたり、タスクをダイレクトに割り当てることができるため、複数のオフィスの構築をグローバルに管理するチームにとって、説明責任と透明性が向上しました。これにより、連携ミーティングを長々と行う必要がなくなったため、予定どおりに新しいオフィスを構築し、タイムゾーンをまたいでコラボレーションする能力が大幅に向上しました。

長年にわたり、チームは作業の多くを Asana に移行し、現在では IT ロードマップの管理からソフトウェアの移行、日々の作業まで、さまざまなワークストリームを Asana で実行しています。また、Harry さんはポートフォリオを見ればチーム内で進行中のプロジェクトをすべて確認できるため、時間を費やすべき作業を把握でき、経営陣に対して進捗状況を簡単に報告することもできます。

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Spotify のチームは今後も、Asana で仕事を管理し、プロセスを合理化することにより、リスナーに最高のオーディオエクスペリエンスを提供するという会社の取り組みを支えていきます。