Asana の導入で大規模な変革を可能にした Quadient

つながりを重視する Quadient は、エンパワーメント、パッション、インスピレーション、コミュニティという EPIC (エピック = 壮大) な企業価値観を通して、クライアントがより優れた体験をお客様に提供できるようにする道を切り拓きました。世界トップクラスのリーダーシップを発揮してきた豊かな歴史を誇る同社は今、「Back to Growth (成長への回帰) 」戦略を通じてそのリーダーシップの継続を図っています。

事業を拡大させていくと、時とともに、組織が肥大化し技術が陳腐化し、納期の遅れや運用上の摩擦、アウトプットの品質のブレを招く可能性があります。Quadient は、成長の罠に甘んじることなく、安定した職場環境作りと、アジリティの維持を目標とした変革に取り組むことにしました。

Jayati Shah-Thiel 氏は、Quadient のマーケティング部門の変革に際し、アジャイル手法の導入を先導し、必要なツールを実装する実行責任者でした。「Quadient の組織は複雑です」と Jayati 氏は説明します。「Quadient は、ソリューションを生むグループだけでなく、全世界チームおよび各地域チームを併せ持つマトリックス組織です。それぞれのチームが別々の方法で作業し、まったく異なる形式で報告書を作成していたため、摩擦が生じる可能性がありました。」「仕事の解剖学」インデックスが示唆しているように、このような複雑な組織の中で業務を行えば、業務時間の 58% を「仕事のための仕事」に費やす恐れがあります。

Jayati 氏は、変革プロジェクトについて次のようにコメントしています。「各地域と各ソリューションに統一感をもたらし、市場で重要な立ち位置を維持できるようパフォーマンスの向上を目指すことを考えました。世界トップクラスで優秀な当社の各チームが、具体的な成果物に集中して仕事ができるようにする必要がありました。この変革プロジェクトによって、チームは、事業のペースやかかる要求に無理なく対応できました」

テクノロジーこそが変革を可能に

Quadient のアジャイルへの変革には、協力的な取り組みが必要でした。「さまざまな部門の人々を結集したプロジェクトチームを作ることから始めました。また、社歴が長く、当社の仕組みを深く理解している人々にも加わってもらいました」と Jayati 氏は述べています。「私たちは、アジャイルをビジネスに適切な方法で実装する方法論を共に考え出す必要があったのです」

変革は、ビジネスの機能的ニーズおよび技術的ニーズを定める要件仕様書の作成に始まり、最終的に、3 つのワークマネジメントソリューションが候補に挙がりました。「ソフトウェア開発チームはすでに Jira を使用していたので、Jira がアジャイルビジネスの要件を満たせるかどうか評価したいと考えました」と Jayati 氏は説明します。「もう一つのワークマネジメントツールも使ったことがありました。3 つ目に、Asana の禹歩きも試してみたいと思っていました。」

「Asana は最初は未知の存在でしたが、最終的にはそのユーザーインターフェイスが大きな強みとなりました。非常に使いやすいので、誰でも簡単に操作して理解できるのです。」

「Asana とアジャイルはまさに相性抜群です」

コンテンツ制作からクリエイティブ、需要創出、eコマースポータル、キャンペーンまで、世界中のほぼすべての Quadient マーケティングチームが Asana を活用しています。「業務の進め方を統一しようとして始めた取り組みの結果、Asana によってアジャイル変革を実現できました」と Jayati 氏は述べています。

パフォーマンスと効率の向上

Quadient のマーケティング業務では無駄が省かれました。チームはスプリント方式で作業し、頻繁に成果物を納品しています。「仕事の解剖学」インデックスによると、プロセスを改善することにより年間 257 時間の節約が可能とされています。

「アジャイル手法の一環として、タスクの大きさを T シャツのサイズ (小・中・大など) で見積もっています。Asana 上では、タスクを重みづけするためにサイズ分けを自動的に反映するようルールを設定しています」と Jayati 氏は説明します。「フォーム機能も、チーム全員に好評です。リクエストを一箇所で集められるので確認が容易になります。さらに、iframe にフォームのコードを埋め込むことで、Asana にアクセスできない人でもリクエストを送信できるようにしています。」

柔軟性とコラボレーションを重視

すべてのマーケティングチームが、進行中の業務全体をより明確に把握できるようになりました。全社でコミュニケーションがスムーズに行えるようになり、個別に更新情報を送る必要がなくなりました。「仕事の解剖学」インデックスによると、一対一のコミュニケーションでは、従業員の 3 分の 1 が情報過多に陥り、気が散ってしまう可能性があるとされています。

Jayati 氏は次のように述べています。「Asana と Jira を連携させることにより、ソフトウェア開発チームと、ウェブチーム、ポータルチームなど密接に協働するチームは従来どおりの方法でコラボレーションを続けられるため、導入がスムーズになりました。また、Asana のわかりやすいダッシュボードでは、レポートを簡単に作成できます。時間の経過とともに、私たちが作成した標準レポートを各チームがそれぞれのワークフローに合わせてカスタマイズするようになりました。」

戦略策定に充てる時間の拡大

「仕事の解剖学」インデックスによると、戦略に費やす時間は 2021年の 14% から 2022年には 9% に減少する傾向が見られます。そんな中、Quadient はアジャイル手法を活用して「仕事のための仕事」の必要性を削減しました。今では、会議は具体的な意思決定を行なったり、特定の成果を出したりするためにのみ設けられています。

「年次ユーザーカンファレンスを除き、私たちのプロジェクトは日々のタスクを反映しているため、かんばんボードのような形で構築されています。これにより、複数のチームや地域をまたいで業務量を管理したり、効果的な改善アイデアを共有したりしやすくなりました」と Jayati 氏は述べています。「可視性はアジャイルの要です。Asana のおかげで、このような透明化に対する仕事上の躊躇を克服することができました。完全な透明性がなければ、複数のプロジェクトボード間でタスクをリンクさせるマルチホーミングのような、ツールの機能を最大限に活用することはできません。」 

一体感、安定性、効率性

Asana は Quadient のマーケティング部門に一体感をもたらし、アジャイル手法の導入を成功に導きました。これにより、マーケティング部門には、日々会社の「EPIC」という価値観を体現できる安定した職場環境が生まれました。そして既に、ウェブチームやポータルチームなどの関連部門も、新しい現代的な働き方を取り入れることで得られる恩恵を実感しはじめています。

Asana とアジャルをともに活用することで、企業は変革を遂げ、目標達成への道を切り開くことができます。