KENDO は Asana を活用し、効果的な成長と業務スピードの向上を実現

ハイライト

課題

• 従業員がそれぞれ別のツールで仕事を管理していたため、何に取り組んでいるのかを可視化することはほとんど不可能でした。 その結果、チームはサイロ化し、リーダーが明確な詳細を得られない状態になっていました。

• 急成長中の KENDO では、メールやスプレッドシートでの業務管理では、スケールしませんでした。

• プロセスが統一されていないため、ワークフローがバラバラで期日も不明確だったため、責任意識が欠如し、重要な仕事を見逃す原因にもなっていました。

解決策

• KENDO は、信頼できる唯一の情報源として Asana を導入し、部門や役割レベルを超えて、従業員がいつ、どのような作業を行っているかを可視化できるようにしました。 急速に成長する企業では、作業量もさらに増えますが、1 か所で情報の確認と管理が可能となったことにより、ブランドを成長させるために最も重要な取り組みをまず優先して進められるようになりました。

• 今では、マーケティングカレンダーの作成から IT リクエストのバックログへの自動化まで、各チームがプロセスを合理化し、最も重要な仕事をより迅速にこなしています。

• 更新や承認リクエストを可視化できるため、リーダーはチーム全体で仕事上の障害を取り除き、責任意識の向上につながる意思決定をすばやく行えます。

結果

• 87 日分の労働時間を節約: Asana を使用するだけで、KENDO はこれまで毎年仕事の調整に費やしていた推定 3 か月分の時間を節約しました。

• 時間の節約量を 58% 増加: Asana を使用して仕事を管理する従業員の数を増やすことで、KENDO はわずか 1 年で、時間の節約量を 58% 増加させました。

• 強力なブランドの構築: Asana のプロジェクトを活用することで、マーケティングチームはどこで何が起きているかを完全に把握できるため、一貫したメッセージングを実現し、キャンペーン効果を高める機会を特定し、顧客とのつながりを深めることができます。

デジタルアクティベーションの足並みを揃えて顧客と直接つながる

新商品の発売や販促キャンペーンのような大規模なデジタルアクティベーションにおいては特に、複数のチームやチャンネルにわたって一貫したコンテンツやメッセージを届けることが非常に重要です。

ウェブサイト、パフォーマンスマーケティング、顧客関係管理システムのすべてのアクティベーションを Asana での非同期作業を通じて調整することで、デジタルチームは、チーム間のコラボレーションと作業の合理化の機会をより多く特定できるようになり、そのインパクトを強化できるようになりました。

計画の強化 (および進化)

• これまでチームは、計画立案やタイムラインの設定に、個別の静的なスプレッドシートを使用していました。 仕事は個別に行われていたため、時間がかかり、すべてを確実にこなすことが難しくなっていました。 Asana を導入した結果、デジタルチームは、あらゆる部門のパートナーと共に使用できる、コラボレーション可能な計画プロセスを設計することに成功しました。

• これにより、各アクティベーションのタスクとマイルストーンを把握できるだけでなく、プロセスのテンプレート化も可能になり、見落としがなくなりました。

プロジェクトの可視性と責任意識の向上

• デジタルチームは Asana を「デジタルカレンダー」として使用し、各ブランドで行われているすべてのデジタルアクティベーションを表示、把握、サポートしています。 これにより、各チームの個々のカレンダーを 1 つの統合されたスペースにつなげ、1 つの包括的なカレンダーにまとめることで、いつどのような作業が行われるかを全員が把握できるようになりました。

• お互いの作業を可視化することで、不必要なミーティングをする必要がなく、コラボレーションの効率を高められます。 その結果、複数のチャンネルで最大限のリーチが可能になり、デジタルセールスの原動力となる、より一貫性のある強力な消費者体験の促進につながります。

責任意識の向上で、よりスムーズなマーケティングワークフローを実現

以前は、マーケティングチームのワークフローはバラバラで、プロジェクト管理はメールとチェックリストに頼っていました。 誰もが個々のタスクに集中していたため、誰が何をしているのかを互いに知り、計画と進捗の全体像を把握することは困難でした。

Asana を導入したことで、バラバラだったシステムが統一された行動指向のプラットフォームに置き換えられたのです。 今では、SNS の活性化、インフルエンサーへの商品提供プロモーション、キャンペーン、体験型マーケティングをすべて 1 か所で実行できるようになりました。

信頼できる唯一の情報源

• Asana を使用することで、プロジェクトに関するコミュニケーションが一元化され、承認プロセスが効率化され、以前なら見落としていた作業を可視化できるようになりました。

• リアルタイムで仕事の全体像を把握できるので、以前のシステムにあった混乱と非効率が解消されました。 テンプレートを使用することで、明確な目的と期日を持つ一貫したプロセスが毎回確実に実行されるようになりました。

• コミュニケーション、作業、すべての詳細を一か所で確認できるため、チームは重要なタスクを簡単に特定し、それを優先させられます。 全体的な効率が向上し、確実に仕事が完了していきます。

IT プロジェクトの適切なスコープ設定は、常に正しい詳細を把握することから始まる

これまで、IT チームは終わりの見えないフィードバックループの繰り返しに陥っていました。 急速に成長していた同社では、適切なプロセスが確立されていなかったため、リクエストのスコープを設定する上で重要な情報が欠落しており、プロジェクトはしばしばキューに滞留していました。

Asana を使用することで、IT チームはリクエストを収集し、それに優先順位を付け、期日を割り当て、 リクエスターに完了を伝えるまでの構造的なアプローチを確立しました。

合理化されたリクエストにより、よりインパクトのあるワークフローを実現

• IT チームは効率的に作業を管理し、優先順位をつけるのに頭を悩ませていましたが、現在では、Asana フォームを使用して IT リクエストを収集しています。 フォームが送信されると、自動的にカスタムフィールドを備えたタスクに変換され、得られた情報がタグ付けされます。 プロジェクトマネージャーが各プロジェクトをレビューし、スコープを設定し、リーダーが本番環境に入る前に承認を行い、各プロジェクトの明確な開始日と終了日を決めます。

• カスタムフィールドを管理し、必要な情報を最初から正確に把握できるようにすることで、リクエストを完了するために関係者とやりとりをする不要な手間を減らすことができました。

• この合理化されたプロセスにより、IT チームは最大 40 件のプロジェクトを一度に管理できます。

完全なアクセシビリティ

• これまでシニアリーダーは、チームがどのようなタスクをリクエストしているのか、進捗状況はどうなっているのか、IT チームが優先すべき作業を特定するために必要な情報は何なのかなどを把握していないことがよくありました。 リクエストを表すタスクを複数のプロジェクトに追加できるようになったため、リーダーを含む誰もが、ステータスの更新や関連情報に迅速かつ簡単にアクセスできるようになりました。

• プロセスの可視性が向上したことで、IT チームはすべてのリクエストを確認し、正確なスコープを設定するために必要な情報を入手できます。 また、ビジネスニーズと利用可能なリソースに基づいて何を優先すべきかについて、リーダーからのフィードバックを受けることも可能になりました。 現在では、効果的に優先順位付けを行うために、アクション指向のミーティングを短時間だけ行い、最終的には作業範囲が完全に定められたプロジェクトを作成できます。

チームと共に成長するソリューション

成長し拡大を続ける KENDO には、共に成長できるソリューションが不可欠です。 そのため、Asana を使用してプロセスを体系化し、ステップを自動化し、業務を合理化しているのです。 魅力的な有名ブランドを傘下に持つ KENDO のチームは、組織全体でターゲットが明確になった今、顧客の購買促進や、会社の収益アップに集中することが可能になっています。