Asana を使って毎年 2000 か所以上で清潔でサステナブルなフロアを敷設する EarthEnable

2007年に世界銀行が実施した調査で、調査員は土の床をセメントの床に交換するだけで、寄生虫の量が 78%、下痢の発症が 49% 減少した一方で、子供たちの認知発達は大幅に改善したと報告しています。土の床は単純に不潔というだけでなく、病気や蚊の温床でもあり、世界中で 10 億人を超える人々の健康をさまざまな形で脅かしています。

Gayatri Datar 氏は、スタンフォード大学ビジネススクールの「Designing for Extreme Affordability」をテーマにした教育プログラムの一環として、2013年に初めてルワンダを訪れたときに、土の床をあちこちで見たと話しています。その後、Gaya 氏は手頃な価格ながら清潔な代替物の設計に着手し、EarthEnable を立ち上げました。Gaya 氏とスタンフォードの仲間は、現地の材料や植物ベースのシーリング材を使って、サステナブルで環境に優しい、健康にもよく、アフォーダブルな土の床を作るという解決策を生み出しました。現地の村人がすでに持つ知識を利用することで、EarthEnable は市民参加型の研究開発を行い、新しいフローリング製品を開発しているほか、現地の石工や建設業者にビジネスの機会を提供しています。

現在、EarthEnable のチームは 600 人近くの従業員で構成されており、その 99% はルワンダとウガンダの出身者で、メンバー全員がルワンダとウガンダを拠点に働いています。EarthEnable でスタッフチーフを務める Ryan Conlin 氏は、CEO の Gaya 氏と綿密に協力しながら、リーダーとしてのさまざまな役割をこなし、会社全体のコミュニケーションを管理し、社外パートナーとコラボレーションを行っています。

部門や国境をまたいだコラボレーションの課題

Ryan 氏がチームに加わった当時は、プロジェクトの進捗を追跡するために、メールやスプレッドシート、文書などのさまざまな方法が使われていました。「情報があちこちにあって、とても混乱しました」と彼は言います。さらに、組織のスタッフはルワンダとウガンダに分散していたため、国境をまたいだコミュニケーションやコラボレーションが困難であった上に、地域によっては仕事に必要な情報がスタッフに行き届いていないこともありました。

この結果、EarthEnable のチームはいくつかの課題に直面しました。

• メンバーはタイムラインやドキュメントの保管場所や担当業務、最新のステータス更新を確認できる場所を忘れてしまい、効率のよい仕事ができなかった。

• メンバーそれぞれが別の方法で仕事を追跡していたため、チームの責任範囲が不明確であった。マネージャーにとって直属の部下の目標や期日、プロジェクトを把握するのが困難であった。

• メンバーたちは仕事の整理がつかず、組織や支援する人々のためにもっと貢献できるはずなのに、ともどかしく感じていた。

これを受けて、幹部チームは組織が仕事をより効率よく管理するためのソリューションを探し始めました。EarthEnable は、仕事を部門ごとに管理し (組織全体でさまざまな役割が存在するため)、個々のメンバーにタスクと期日を割り当てる (説明責任を明確にするため) ことができるツールを必要としていました。特に、EarthEnable に入社して生まれて初めてオフィスワークをしているという従業員が多数いたため、チームメンバー全員が使用できるほど直感的なツールである必要もありました。

うまく機能する直感的なソリューションを見つける

最終的に、Gaya 氏と EarthEnable のリーダーたちは、Asana を選択しました。Asana はプロジェクトマネジメントやタイムラインを使った追跡のニーズを全体的にサポートしていたからです。必要な機能も備わっており、チーム全体がすぐに使用できるほど直感的でもありました。膨大なリソースライブラリやサポートを使って簡単にロールアウトできるということもあり、Asana の導入が決定し、スプレッドシートや Word 文書、メールを使う必要が無くなったのです。

経営陣の同意があってこそ導入にいたるということを把握している管理チームは、誰よりも先に Asana を使って進行中の優先事項やチームミーティングを追跡することにコミットしました。そして、すべての仕事を Asana で追跡すること、そしてマネージャーはプロジェクトのステータス更新をツール内で確認できるようになることが組織全体に通知されました。マネージャーと直属のメンバーが Asana を使用するようになり、メンバー全員の責任を把握するのが簡単になりました。

タスクリストへのアクセスが簡単になり、マネージャーと直属のメンバーのコミュニケーションもスムーズになったことを受け、メンバーたちは Asana のメリットをすぐに実感しました。これにより好循環が生まれ、メンバーたちの間でツールを使おうという気持ちが高まりました。従業員の多くは Asana を個人的な To-Do リストとして使用するようにもなりました。

メンバー全員が Asana を使用するということに経営陣がコミットしたことが、ロールアウトの成功に大きく貢献しました。導入をすばやく行い、従業員にそれぞれの進捗状況をツールの中で示すよう絶えず指示することで、メンバー全員のオンボーディングをシームレスに行えました。 ”

優先事項を合理化し、仕事の効率を高める

Asana を組織全体に導入して以来、EarthEnable では働き方について多くの改善が見られています。マネージャーと直属のメンバーは、個々の責任を追跡するために、1on1 ミーティングプロジェクトを使って、お互いの責任を確認し合っています。関係者は、コメントを使うことで、所属する事務所や役割、勤務地などに関係なく、簡単にタスクの状況を確認することができています。

チームは Asana を使用することで、補助金の申請や報告を行う作業も効率よく行えるようになりました。各補助金申請にタスクを使うことで、期日や補助金申請の担当者、報告の期限などを簡単に確認できるようになりました。扱いにくい 1 つのファイルで数多くの補助金申請を追跡しようとするのではなく (これをすると個々の補助金申請の状況を知ることがほぼ不可能になる)、Asana で追跡することで、EarthEnable のメンバーはより多くの資金にアクセスできるようになり、組織にメンターシップやアイデアを提供してくれる素晴らしい寄付者とのつながりを維持することもできます。Asana のレポート機能を使うことで、チームは組織を支援してくれる人々に、各々の貢献が生み出したインパクトのおかげで EarthEnable は目標をさらに絞り込み、改善できているということを、すばやく、簡単に見せることができます。その結果、チームはより多くの申請を期限までに提出できるようになったほか、補助金の申請プロセスも全体的にスムーズになりました。

Asana は、社外のサポーターに対する透明性に限らず、EarthEnable の従業員に対しても、組織全体で透明性を提供しています。EarthEnable は、ボードビューを使って、会社全体の仕事リクエストの受け付けを 1 つのプロジェクトで追跡しています。そうすることで、メンバー全員がリクエストの状況を確認できるほか、他部門の関係者にも簡単に情報を共有できます。リクエストが機器の修理を依頼するものであっても、組織全体のシステムの改善を提案するものであっても、提出は簡単にできます。また、各列にはステータスを示すわかりやすいラベルが付けられているので、メンバー全員がそれを見てリクエストの現状を確認できます。

組織全体で仕事がよりスムーズに進むだけでなく、エグゼクティブの優先事項も合理化されています。Gaya 氏、Ryan 氏、および他のリーダーは、経営レベルの懸念事項をまとめたリポジトリを管理し、「エグゼクティブ」というプロジェクトで共同作業を行っています。

Asana を組織全体に導入し、そのワークフローを使うようになり、Ryan 氏と組織全体は、プロセスがよりスムーズに、よりスピーディに進むようになったこと、そしてメンバー全員にとってコラボレーションが簡単になったことに気付きました。これは、EarthEnable が支援するコミュニティへの納品が速くなるということ、つまり質の高い床を必要とする人々と組織にとってプラスを意味します。

Asana を使うと、進捗を確認し、関係者と足並みを揃え、目標の達成に向かって仕事を順調に進め、目標をよりスピーディに達成することができます。それは、コミュニティにすばやく納品できるということでもあります。 ”

また、EarthEnable ではメンバー全員がプロジェクトマネジメントの姿勢を取り入れるようになりました。これは組織と個々のメンバーが効率よく仕事をする上でプラスになります。EarthEnable で初めてオフィスワークを体験している多くの従業員にとって、Asana で始めるのは最適と言えるでしょう。Asana を使用することで、各従業員は、何から始めればよいのかと途方に暮れることなく、プロジェクトについてじっくりと考え、タスクの一覧に優先順位を付け、仕事に集中することができます。

EarthEnable のチームに加わってすぐに、Asana のアカウントをセットアップして、自分のタスクを Asana で追跡するように指示を受けました。毎週、Asana を使ってマネージャーに進捗状況を報告しています。Asana は使いやすいし、仕事の整理もしやすいです。 ”

とことん革新を続ける

手頃な価格で床をより清潔にするという EarthEnable のコミットメントは、創設以来変わっていません。2019年、同社は材料を現地の採石場ではなく、お客様の庭から取得する方法を生み出しました。この新たな方法のおかげで、料金を下げ、ルワンダの人々に良質な床を提供することができています。土の床は呼吸器系統の疾患を悪化させるため、新型コロナウイルスが発生した今、この重要性はさらに高まっています。

Asana を使うと、各従業員が自然に説明責任を果たせるようになるので、私たちは以前よりもプロジェクトマネージャーとして手腕を発揮できるようになりました。 ”

新しい製造方法を導入するにあたり、たくさんの再訓練が必要となり、EarthEnable は、現地の石工たちに新しい材料の扱いに関連する技術を教えました。同社は、研究開発から石工の訓練、新しい施行手順にいたる工程全体の追跡と管理を Asana で行いました。その結果、2020年 3月以来、同社は新しい方法を使って 1200 以上の場所に床を敷設しています。

Ryan 氏と Gaya 氏のチームは、現地の材料を使って良質な床を作り上げる革新的な方法を発見することにコミットし続けます。まずは効率的なビジネスを立ち上げていますが、サプライチェーンを縮め、敷設のプロセスを全体的に短縮していくという積極的な目標の達成を目指しています。