Deputy が Asana で社内連携を強化

勤怠管理や時間追跡は、雇用主にとって長い時間を要する厄介な問題となり得ます。Deputy が世界中の企業にとって必要不可欠なソフトウェアとなったのはそのためです。Deputy を使えば、簡単に名簿を作成したり、勤務時間を追跡したりすることにより、人員計画がよりシンプルになります。また、従業員に対しても、アプリを使って勤務時間を追跡したり、シフトを交代したりできるメリットを提供します。Deputy は、中小企業からアマゾン、イソップ、ナイキ、Messina、Reliant Healthcare などの大企業まで、あらゆる規模の組織により利用されています。

Joseph Fuller 氏は Deputy IT 部門のグローバルヘッドとして、社内のコーポレートシステム、IT インフラ、および IT サービスを統括しています。Joseph 氏のチームは Deputy の全部門と連携し、社内および顧客担当チームの双方を対象とする技術ソリューションの構築と導入に関わっています。

大規模なシステム管理は、整った環境においても課題を伴いますが、標準化が間に合っていない状況においては特に混乱に陥る可能性が高くなります。Deputy では、複数のワークマネジメントツールを稼働していたことが、情報のタコツボ化とデータの損失につながっていました。また、作業を完了するために必要なさまざまなツールへのアクセスをリクエストするために、従業員が貴重な時間を費やすことを余儀なくされる状況でした。同社の事業が拡大していくなか、こういったツールを管理したり、従業員のアクセスを追跡することが、IT 部門にとって困難な状況となっていきました。

業界最高水準のテクノロジースタックの創造へ

Joseph 氏はこの問題の解決策として、Deputy で使用されていた複数のワークマネジメントツールを集約することを考案しました。全社で使用されるツールを 1 つのみに絞ることで、コラボレーションがより簡単になり、事業全体を通じて透明性が増すと考えました。それにより、IT 部門の負担を減らしつつ、従業員の業務においても効率性を高めることが狙いでした。Joseph 氏は、新しく選ぶツールが Deputy の各チームに喜んでもらえるよう、従業員の要望を把握するためのアンケート調査を実施しました。その回答に基づき、Joseph 氏は、新規ツールに必要な以下の要件を特定しました。

• 従業員が早く使い慣れ、充実したユーザー体験が得られる。

• 組織全体の可視性を実現し、一貫性や効率性を高める。

• コラボレーションをより簡単にするために、信頼できる唯一の情報源を提供する。

• さまざまなチーム、ワークフロー、および要望に対応するカスタマイズ可能な機能を有する。

• Jira、Slack、Dropbox、Google Workspace などの外部ツールとの連携が可能である。

Deputy は同社のニーズを満たし、かつもっとも優れたユーザー体験を提供する Asana を選択しました。

Asana は操作が簡単ですが、ベースにあるのは非常に強力な機能です。また、さまざまなカスタマイズのオプションやテンプレート等の機能により、従業員も大きな恩恵を受けられるだろうと、一目みて確信しました。 ”

トップダウン型の導入

Joseph 氏はトップダウンの導入を計画し、その全段階において、Asana のカスタマーサクセスマネージャーのサポートを受けました。まずはじめに、経営陣が Asana プラットフォームの利用方法に関するトレーニングを受けました。この研修は、カスタマーサクセスマネージャーが主催し、テーマを深く掘り下げる内容のセッションが 2 回にわたり実施され、Deputy のリーダーが世界各国から参加しました。トレーニングは、役員向けにカスタマイズされ、Asana のプラットフォームを最も有効に活用するために必要なスキルを受講者に提供しました。また、参加者は、 自身の部下による Asana の使用を支援できるよう、カスタマーサクセスマネージャーと共に「トレーナー養成 (train the trainer)」セッションも受講しました。

次の段階では、Joseph 氏とカスタマーサクセスマネージャーが、トレーニングマネージャーを対象に取り組みを進めました。その後、全従業員を対象とする Asana の導入を実施しました。従業員は基本トレーニングを受講し、自分に合った方法で仕事を構造化する力を身に付けました。リストビューを好む従業員もいれば、かんばんボードを利用した仕事をやりやすく感じる従業員もいるので、この戦略は効果的でした。このような柔軟性により、各チームへの導入が迅速に進み、チーム間のさまざまなコラボレーションが実現しました。カスタマーエクスペリエンスチームやマーケティングチーム等、開発チームとのコラボレーションに関わるチームは、Asana と Jira との連携を使用することで、各自が希望のツールで仕事をしながらも同期を維持できました。

Asana により、社内の連携が全社を通じて実現され、チーム間の共通認識が向上されました。また、「仕事のための仕事」や優先度や締め切りに関する誤解を減らすためにも役立っています。 ”

単一のワークマネジメントツールを採用するメリット

現在、Asana は Deputy の全社各部門において使用されています。

• マーケティング部門は、Asana フォームをリクエスト受け付けに使用し、全キャンペーンを Asana プラットフォームで管理しています。結果として、チーム内の連携がより簡単になりました。

• カスタマーサポートは、Deputy ヘルプセンターの記事作成を追跡し、あらゆる事項がもれなく内容に含まれていることを確認するために Asana を使用しています。

• カスタマーサクセス部門は、顧客への展開を Asana で管理することにより、タイムラインや責任範囲を明確化しています。

• 財務等の社内各部門は、月末決算や大規模なプロジェクト等の反復する業務を管理するために Asana に頼っています。

• PMO (プロジェクトマネジメントオフィス) は、コンプライアンスや営業所移転などの大規模なプロジェクトを追跡しています。Asana タスクを使用することにより、どのような詳細も見落とすことなく管理できています。

• コーポレートエンジニアリング部門では四半期毎および月次のスプリントを Asana で計画し、カスタマーサポートチーム用に Zendesk を導入するプロジェクトなどの管理においても同ツールを使用しています。

総じて、Asana は、全社横断的に業務を透明化するために必要な、信頼できる唯一の情報源を提供し、各部門の方向性の統一を実現しています。プロジェクトにおける可視化の向上は、信頼感の高まりにもつながっています。このことは、従業員の 59% の勤務時間が以前から変化した今日のリモートワークの環境において重要な意味を持ちます。

Asana では、誰が何の仕事を行っていて、予想完了時間がそれぞれいつかを、チーム全員が簡単に確認できます。作業完了時にはタスクを完了にするだけで関係者に通知が送信されるので、メールを作成する必要はありません。そのため、責任範囲や期日が明確になり、全社を通じて効率性が高まりました。

すべてが 1 つの場所にあるので安心です。Asana のおかげで、全員が同じ目標に向けて業務に邁進できるようにするのも以前よりずっと簡単になりました。 ”

優秀な IT 部門

Asana の導入が成功したことにより、Joseph 氏が統括する IT チームは、全社を通じて効率性を促進する重要なビジネスパートナーとして、地位が確立されました。ツールへのアクセスや損失データに関するサポートチケット数が以前に比べ少なくなったことにより、Deputy の顧客向けに連携をカスタマイズする仕事など、戦略的なプロジェクトに注ぐことができる時間が増しました。

新型コロナウイルスによる事業環境の変化に伴い、全社の業務を 1 つの場所で一元管理する重要性は、これまでになく増しています。Asana を採用したことにより、Deputy の全従業員が、どの拠点においても、確実に同じ方向に動けるようになりました。