Asana で週 4 日勤務の実現に向かう AWIN

AWIN は世界最大のアフィリエイトマーケティングプロバイダー。ドイツ・ベルリンに本社をもつ同社は、広告主やパブリッシャーの提携と売上アップをサポートしています。提供しているさまざまなサービスの管理と支払いは、パートナー間のやりとりを安全に保護しながらプラットフォーム上で行います。そのビジネスモデルが大成功を収め、AWIN は、世界 180 か国以上の 15,200 の広告主を顧客とし、211,000 のパブリッシャーを顧客あるいはパートナーとしています。そんな同社の 1,100 名を超える従業員の内、約 870 名が現在 Asana で仕事を管理しています。この記事では、こうした働き方に至った経緯をご紹介します。

AWIN は 20 年前の設立以来、順調に業績を伸ばしてきました。しかし、こうした実績をもってしても、新型コロナウイルス感染症の蔓延をきっかけとした需要の急拡大への対応は容易ではありませんでした。プロジェクトが大型化し、より複雑になり、納期が厳しくなる中で、縦割りの各部門がスプレッドシートやメールで連携を取ろうとしても、もはや効率的には動けません。しかも、そのスタイルは AWIN のもつ将来的なビジョン、つまり、週 4 日勤務が世界の主流となるという考え方とは両立しませんでした。そこでプロセスを最適化し、働き方を工夫して、試験的に週 32 時間労働を導入するという目標のもとに、AWIN は、全社共通で使用できるワークマネジメントツールの選定を開始したのです。

仕事を管理するために最適なプラットフォームを求めて

AWIN がワークマネジメントツールを使うのはそれが初めてではありませんでした。複数の部門で、業務管理のためにそれぞれツールを利用してきたからです。しかし、このことが部門間の分断につながり、連携を難しくしている原因でした。AWIN に必要だったのは、情報の整理をシンプルにし、すでに会社で使用している Microsoft Teams や Jira などのシステムと連携できるプラットフォームでした。この時点で、マーケティングチームのメンバー 30 名がすでに Asana を使用していました。中でもシニアマーケティングマネージャーの Alexandra Bietz さんが Asana を気に入り、社内のあちこちでこのプラットフォームの良さを宣伝していました。マーケティングチームの応援は Asana にとって追い風となりましたが、それでも Asana が選ばれたのは、ほかのさまざまなツールを試して評価を行った後のことでした。

検討の結果、直感的でユーザーにとって使いやすいインターフェイスと、会社全体の業務が見える化される透明性を実現できることが決め手となり、最終的に Asana が選ばれます。

ブラックフライデーのキャンペーンで Asana を試す

Asana を採用した AWIN は、全社的に導入するには、具体的にその有効性を示すことが一番だと考えました。まず、ドイツのセールスチームで Asana のプラットフォームを試験運用し、ブラックフライデーに向けたキャンペーン管理を Asana だけを使って行うことになりました。小売業界の勝負イベントであるブラックフライデーの準備には、大量の情報のやりとりや、交渉、調整が含まれます。セールスチームはこのすべてを Asana で見事にやってのけ、プラットフォームの使用感について非常に前向きなフィードバックを寄せました。

ブラックフライデーの期間は、一度に 600 のタスクをこなすことも珍しくありません。タスク内でコミュニケーションを取り、同時に進捗状況を確認できる機能は、大きなメリットでした。”

この成功をもとに、AWIN は Asana を全社で導入します。使いやすさのおかげで、Asana はたちまち大多数の従業員に受け入れられました。テクノロジーに強い従業員たちが、「ルール」などのオートメーション機能やステータス更新を真っ先に使いはじめる一方、Asana をなかなか使いこなせない人たちも、基本のタスクリストから始めて、新しい働き方に慣れていきました。Asana のカスタマーサクセスチームが、プラットフォームを使って何ができるのかを具体的に紹介する特別な導入支援も実施しました。プラットフォームの活用のレベルはさまざまでも、社内における透明性は劇的に改善され、その効果をすぐに AWIN の社員全員が感じるようになります。

現在 AWIN のコーポレートデベロップメント & ストラテジー部門を統括している Felix Witte さんは、Asana の強力な推進派です。Witte さんによれば、Asana はさまざまなプラットフォームの中で導入と定着のスピードがナンバー 1 だったそうで、「Asana はかゆいところに手の届く小さな機能を積み重ねて、すばらしい価値を生み出します」と絶賛しています。なお Witte さんにとって、Asana でうれしいことの一つが、会議中にすぐ To-Do を従業員に割り当てられるため、議事録を作る必要がなくなったことだそうです。

これまで、Asana ほど導入も定着もスムーズだったプラットフォームは他にありません。はじめは社内を説得しなくてはなりませんでしたが、今では同僚たちのほうが私以上に Asana の大ファンになっています。”

効率アップによる週 4 日勤務体制の実現

Asana によるプロセスの自動化と効率アップにより、AWIN は週 4 日勤務の試験的導入に漕ぎつけました。この改革に期待を寄せる従業員は、Asana で仕事をよりシステマティックに組み立てることに意欲的になり、結果として業務の合理化が進み、リソースも有効活用できるようになりました。

Asana によって改善されたプロセスには次のようなものがあります。

• 世界各地のマーケティングチーム: 分断されていた各地のマーケティングチームが、互いに簡単にコラボレーションできるようになりました。現地リーダーだけでなく、さらに上層部とも直接の意思疎通ができるため、グローバルキャンペーンの調整や知識の共有がシンプルに行えます。

• グローバルプロジェクト: 複数の関係者が関わるグローバルプロジェクトの管理が格段に簡単になりました。たとえば、AWIN Access は小規模なオンラインショップ向けの新しいサービスですが、このプロジェクトの立ち上げには各国のさまざまなチームが加わり、全体で数百件ものサブタスクが発生しました。しかし Asana のおかげで、プロジェクトは何の支障もなく実施できたといいます。

• 新規オファー: AWIN とそのパートナーによるオファーは、Asana で手軽にやり取りされています。誰でも Asana で自分に関連のある情報を確認できるので、世界中にメールを送ったり、複雑なスプレッドシートを使ったりする必要がありません。

• 報告業務: 報告業務も自動化されてシンプルになりました。Witte さんのデベロップメント & ストラテジー部門のようなチームでは、報告のために毎月同じデータを追跡する必要がありません。リクエストも自動化され、誰の手も煩わせずにデータを入手できます。

総合的に見て、Asana によって透明性が改善されたことが、AWIN に画期的な変化をもたらしました。プロジェクト計画の全体を把握し、依存関係にあるタスクを可視化できるため、従業員は自分の仕事やリソースをより効率的に管理できます。今では世界各地のチームでコミュニケーションがとりやすくなり、部門横断的な仕事の調整も大幅に改善されました。

今まで膨大なメールのやり取りで混乱していたのが嘘のようです。プロジェクトの関係者は Asana ですべてを追跡できるので、スプレッドシートにごちゃごちゃとタスクをまとめる必要もありません。”

未来に向かって

今 AWIN は、Asana を使って目標と主要な結果 (OKR) の管理を始めたところです。Witte さんとそのチームが先頭に立って始めたプロジェクトですが、現在では社内の全員が、自分の仕事が会社の目標にどう貢献しているかを確認できます。この OKR は経営管理に欠かせないツールとなり、AWIN の経営陣は OKR、そして Asana そのものを活用し、チームが最善のパフォーマンスを出せるよう、後押しをする方法を今後も模索していく考えです。