Approccio top-down e approccio bottom-up: qual è la differenza?

In base all'azienda, la persona che guida il progetto può essere responsabile del lavoro di un numero limitato di dipendenti o della supervisione di più team. Poiché ogni team è diverso per struttura, dimensione e ostacoli da superare, ogni responsabile di progetto deve decidere quale strategia di gestione è più adatta. 

L'approccio top-down alla gestione è una di queste strategie, in cui il processo decisionale viene svolto dagli alti dirigenti e comunicato al resto del team. Questo stile può essere applicato a livello di progetto, team o azienda e può essere modificato per soddisfare le esigenze di un gruppo specifico.

Molti team scelgono un approccio top-down perché elimina la confusione, riduce i rischi e mantiene l'organizzazione delle iniziative tra team di dimensioni più grandi. Tuttavia, questo approccio non funziona per tutti, poiché può limitare la creatività e rallentare la risoluzione dei problemi. Di conseguenza, potrebbe non essere la scelta migliore per i team che necessitano di maggior flessibilità e reattività.

Di seguito, spieghiamo le differenze tra approccio top-down e approccio bottom-up, in modo che tu possa decidere quale è il più adatto al tuo stile di leadership.

Cos'è l'approccio top-down alla gestione?

Nell'approccio top-down alla gestione, un team o un project manager prendono delle decisioni, che poi vengono comunicate secondo una scala gerarchica. I manager raccolgono informazioni, le analizzano e traggono delle conclusioni utili. Quindi sviluppano dei processi che vengono comunicati al team e implementati. Potresti aver sentito parlare di questo tipo di gestione con i nomi di "comando e controllo" o "leadership autocratica".

L'approccio top-down è probabilmente quello che ti viene in mente quando pensi a un processo di gestione. I settori tradizionali come il commercio al dettaglio, il settore sanitario o quello manifatturiero solitamente adottano uno stile di gestione top-down.

Come funziona l'approccio top-down

Quando un progetto viene approcciato in modalità top-down, gli alti dirigenti responsabili delle decisioni iniziano da un obiettivo generico e lavorano a ritroso per determinare le azioni che dovranno svolgere i diversi gruppi e individui per raggiungere quell'obiettivo.

L'intero processo di pianificazione del progetto si svolge a livello dirigenziale. Quindi, una volta creato un piano d'azione, le persone responsabili delle decisioni lo comunicano al resto del team, in modo che questo venga implementato (solitamente con poco spazio per ulteriori modifiche).

L'approccio top-down può essere efficace perché non cambia da progetto a progetto, consentendo ai team di creare un processo affidabile che diventa ancora più efficiente nel tempo. Poiché la natura dello stile top-down è così salda e affidabile, molte organizzazioni (ad esempio IBM, New York Times e altre società storiche) decidono di gestire le proprie aziende seguendo questo approccio.

Quando usare l'approccio top-down

Al giorno d'oggi, sono molto poche le organizzazioni che applicano un approccio top-down puro alla gestione. La maggior parte dei team adotta un approccio ibrido che rientra in una gamma di combinazioni tra stili dirigenziali top-down e bottom-up. 

L'approccio top-down è più rigido e strutturato, di conseguenza i team con più sotto-team, che devono occuparsi di molte parti del progetto o qualsiasi altro fattore che rende i processi difficili da tenere organizzati, trarranno vantaggio dall'integrare elementi della metodologia top-down. I team più piccoli o che si devono concentrare su una parte più piccola di un progetto hanno la libertà di sfruttare maggiormente lo stile bottom-up.

Vantaggi della gestione top-down

Lo stile di gestione top-down ha dei vantaggi, soprattutto per i team di grandi dimensioni formati da ulteriori team o gruppi di minori dimensioni che agiscono insieme in una gerarchia organizzativa più ampia.

È uno stile di gestione ben conosciuto

Lo stile di gestione top-down è molto comune. Ciò significa che, nel caso in cui i nuovi dipendenti provengano da un'azienda che usa la stessa struttura, la curva di apprendimento sarà minima. In qualità di team leader, puoi aiutare i nuovi membri del team ad adattarsi più rapidamente integrando alcuni elementi familiari della metodologia top-down al tuo stile dirigenziale.

Maggior chiarezza

L'approccio top-down crea processi chiari e ben organizzati, che non lasciano spazio all'incertezza. Poiché tutte le decisioni vengono prese in un unico posto e la comunicazione è unidirezionale, confusione e incomprensioni sono meno frequenti rispetto ad altri stili di gestione.

Maggiore responsabilità

Quando si verificano problemi o inefficienze, l'approccio top-down rende più semplice risalire alla fonte. Avendo team chiaramente definiti con responsabilità diverse, è facile individuare e risolvere i problemi in maniera rapida ed efficiente.

Implementazione più rapida

Poiché le decisioni vengono prese solo da un livello della dirigenza, queste possono essere finalizzate, distribuite e implementate più rapidamente rispetto alle decisioni che richiedono l'input di più leader o stakeholder del progetto.

Svantaggi della gestione top-down

Nonostante la metodologia top-down abbia alcuni vantaggi, esistono anche alcuni svantaggi da considerare quando si parla del modo in cui questo approccio potrebbe influenzare i membri di un team e il morale generale.

Dirigenza sottoposta a maggior stress

Poiché tutte le decisioni vengono prese dai dirigenti, un project manager sbagliato può influenzare negativamente il successo di un team. Molti problemi relativi ai processi sono identificabili solo ai livelli più bassi, di conseguenza i project manager che non chiedono un feedback ai membri del team prima di prendere decisioni potrebbero causare problemi, ritardi e perdite significative.

Minor creatività

Considerando che tutte le comunicazioni vengono diffuse dai dirigenti ai membri dei team con poco spazio per il dialogo, l'approccio top-down offre meno opportunità per la collaborazione creativa. Una minor collaborazione tra reparti potrebbe inoltre eliminare la possibilità di avere prospettive nuove e soffocare l'innovazione.

Distacco da parte del team

Una delle sfide che l'approccio top-down si trova ad affrontare è la necessità di svolgere un lavoro proattivo per fare in modo che i membri del team che non hanno ruoli dirigenziali si sentano coinvolti, in contatto e rispettati. Quando tutte le decisioni vengono prese dall'alto, il resto del team potrebbe pensare che il loro feedback e le opinioni non vengano presi in considerazione.

Maggiore distanza tra le persone che prendono le decisioni e le decisioni stesse

Nonostante l'approccio top-down consenta alle stesse persone che lavorano direttamente a un progetto di prendere decisioni, è uno stile di gestione che crea distanza tra il team e le persone responsabili delle decisioni. Ciò può portare a decisioni poco informate se i dirigenti non richiedono un input o un feedback al team che lavora al progetto.  

Come funziona la gestione bottom-up?

Quando si usa un approccio bottom-up con gli obiettivi di un progetto, un team collaborerà a tutti i livelli per determinare quali passaggi seguire per raggiungere gli obiettivi generali. L'approccio bottom-up è più recente e più flessibile rispetto alla strategia top-down, più formale, ed è per questo motivo che lo si applica in settori in cui la rottura degli schemi e l'innovazione sono una priorità. 

Esempi di gestione bottom-up includono:

• OKR ibridi: obiettivi più ampi vengono definiti a livello aziendale, ma i risultati chiave (KR) vengono definiti dai team e dai dipendenti.

• Team Scrum: la riunione stand-up quotidiana coinvolge tutto il team per coordinarsi in modo collaborativo. 

• Gestione democratica: i leader collaborano con i membri del team per determinare quali decisioni vanno prese a ogni livello, consentendo una migliore collaborazione, mantenendo allo stesso tempo una struttura.

Vantaggi della gestione bottom-up

Lo stile di gestione bottom-up risolve molti dei problemi che si presentano con l'approccio top-down. Questo approccio ha alcuni vantaggi che lo rendono molto adatto ai team di creativi e quei settori in cui la collaborazione è fondamentale, ad esempio lo sviluppo dei software, la progettazione dei prodotti e altri ancora.

Decisioni più informate

In ambienti collaborativi, le persone che lavorano direttamente ai progetti e ne supervisionano la gestione possono discutere delle decisioni che andranno a influenzare le loro attività future. I dirigenti esecutivi collaborano direttamente con i membri del team per pianificare una linea di condotta, che previene l'insorgere di punti ciechi che potrebbero invece verificarsi quando le decisioni vengono prese senza richiedere l'opinione del team.

Morale del team più alto

L'approccio bottom-up incoraggia un maggior coinvolgimento da parte dei membri del team, poiché a tutti viene data l'opportunità di prendere parte alle decisioni, indipendentemente dall'esperienza. Questo inoltre agevola la creazione di rapporti migliori tra colleghi, dando alle persone di tutti i livelli la stessa opportunità di influenzare i risultati di un progetto. Così facendo, questo approccio aumenta la probabilità che tutti i membri vengano coinvolti nel successo del team.

Più spazio per la creatività

Nei processi top-down, ci sono meno opportunità per i team di dare input o consigli. Al contrario, gli approcci collaborativi, come quello bottom-up, creano opportunità per dare feedback, fare brainstorming e offrire critiche costruttive che spesso portano a sistemi e risultati migliori.

Svantaggi della gestione bottom-up

Ovviamente, c'è un motivo se l'approccio bottom-up non è stato adottato in maniera più ampia: ha una serie di ostacoli che lo rendono incompatibile con certi tipi di team, progetti e settori.

Inerzia ridotta

Seguire un approccio bottom-up "puro" per risolvere un problema potrebbe diventare un caso di "troppi cuochi guastano la cucina". Quando tutte le persone che fanno parte di un gruppo vengono invitate a collaborare, può essere difficile arrivare a una decisione e, di conseguenza, i processi possono subire dei rallentamenti. 

Come evitare questa situazione: prendi in considerazione di assegnare ai gruppi uno o due leader, che analizzeranno tutti gli input e prenderanno una decisione in base ai feedback ottenuti. 

Cambiamento delle dinamiche del team

Nonostante sia importante dare ai membri del team l'opportunità di fornire un feedback, c'è chi potrebbe sentirsi a disagio agio nel farlo, soprattutto quando i dirigenti sono nella stessa stanza. Tieni presente che non tutte le persone si sentono a proprio agio in queste situazioni e spingerle a dare un feedback potrebbe trattenerle dal fare proposte oneste o creative. 

Come evitare questa situazione: crea occasioni diverse in cui i membri del team possono offrire il proprio contributo, ad esempio momenti di discussione in piccoli gruppi, riunioni individuali o sondaggi anonimi trimestrali. Incoraggia i membri del team con posizioni più senior a trovare modi per rompere il ghiaccio con i nuovi collaboratori, in modo che tutti si sentano a proprio agio a partecipare.

Mancanza di approfondimenti a livello generale

Da più punti di vista, ha senso che le decisioni relative a un progetto vengano prese al suo interno. Tuttavia, i progetti vengono influenzati da fattori generali, ad esempio obiettivi, budget, previsioni e metriche aziendali, di cui non sempre il team è a conoscenza. I processi creati con l'approccio bottom-up possono avere punti ciechi, che risultano dall'impossibilità di accedere agli approfondimenti provenienti dai dirigenti esecutivi.

Come evitare questa situazione: crea un flusso di comunicazione che fornisca ai leader dei team dei riepiloghi che contengano informazioni a livello aziendale che potrebbero essere rilevanti per prendere decisioni relative al progetto. In qualità di leader di un team, puoi passare queste informazioni al team come meglio credi per far sì che le decisioni prese siano allineate alle posizioni e agli obiettivi aziendali.

Suggerimenti per la gestione di team interfunzionali

La chiave per implementare un approccio di gestione che funziona è investire allo stesso modo nelle persone e nei processi. Gli ostacoli di un approccio top-down possono essere mitigati o addirittura eliminati interamente se le persone che gestiscono i processi sono buoni leader, oltre a essere buoni dirigenti. 

Creare relazioni al di fuori del team dirigenziale

Poiché nelle aziende che adottano l'approccio top-down le comunicazioni relative ai processi arrivano dall'alto, è facile per le singole persone e per i gruppi sentirsi chiusi in un compartimento stagno e isolati. Crea opportunità per comunicare tra reparti, team, livelli dirigenziali e addirittura sedi distanti geograficamente per far sì che i membri del team possano costruire relazioni significative.

Agevola la comunicazione tra team

Sia che il tuo team usi un approccio top-down o un approccio bottom-up, fornisci opportunità create appositamente per promuovere la collaborazione tra team che solitamente non lavorano insieme. Nonostante non facciano parte dei tuoi processi quotidiani, questi brainstorming aggiuntivi possono aiutare a stimolare la creatività, costruire relazioni e portare a soluzioni creative che possono essere implementate più avanti a vantaggio di un gruppo più ampio.

Integra forme aggiuntive di feedback

I membri del team che non hanno ruoli dirigenziali potrebbero sentirsi meno coinvolti quando le loro opinioni o punti di vista non vengono presi in considerazione dalle persone che prendono le decisioni dall'alto. Crea nuovi canali per ottenere feedback dal basso, non solo per aumentare il coinvolgimento dei membri del team che hanno posizioni più basse, ma anche per dare alle persone responsabili delle decisioni informazioni preziose riguardanti lacune o problemi relativi ai processi.

Una gestione di alta qualità dipende dall'equilibrio

Alla fine dei conti, i dirigenti che lavorano in maniera efficace sono quelli che sanno trovare un equilibrio tra l'efficienza dell'approccio top-down e i vantaggi collaborativi e creativi che si ottengono da tutto il team. 

Mischiando elementi dei diversi stili di gestione, puoi trovare un approccio che funzioni bene per te e il tuo team specifico. Una volta che hai scelto l'approccio giusto, puoi creare una gestione semplice del flusso di lavoro. 

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