Ottimizza la tua riunione di avvio di un progetto in dieci passaggi

Realizzare un progetto richiede uno sforzo notevole. Molte volte ci sembra di essere già in ritardo prima ancora di iniziare. Il motivo è semplice: i membri del team e gli stakeholder del progetto hanno tutti conoscenze, aspettative e priorità diverse. Se non hanno l'opportunità di consultarsi prima di iniziare il lavoro, la gestione del progetto risulterà difficile, non importa quanto tu cerchi di mettere le cose a posto. Fortunatamente, c'è una soluzione: organizzare una riunione di avvio del progetto.

Le riunioni di avvio sono un modo efficace per coordinare tutto e tutti prima di iniziare. Durante la riunione, delineerai lo scopo del progetto, illustrerai i dettagli e discuterai i passaggi successivi. In questo modo, ovunque ti porti il tuo piano di progetto, ognuno saprà che parte fare.

Cos'è una riunione di avvio di un progetto?

Una riunione di avvio di un progetto è un'opportunità per incontrare i membri del team e gli stakeholder prima di mettersi al lavoro, per discutere i dettagli fondamentali e ottenere il consenso su traguardi chiave. Organizza la riunione di avvio del tuo progetto dopo aver ottenuto l'approvazione del tuo project charter e creato il piano del progetto, ma prima che tu abbia effettivamente iniziato a lavorare al progetto. Durante la riunione, definisci lo scopo del progetto, gli obiettivi, il piano e altro ancora. Metti in agenda una sessione in cui i membri del team possono porre domande ed esprimere opinioni. Alla fine della riunione, l'intero team dovrebbe avere una comprensione chiara e condivisa di cosa va fatto, perché e come farlo.

Qual è lo scopo di una riunione di avvio? Mi serve davvero?

La risposta non può essere che sì. Le riunioni di avvio sono un modo prezioso per comunicare dettagli chiave relativi a un progetto al tuo team e dargli l'opportunità di porre domande di persona. A differenza della condivisione di questi dettagli in un piano di progetto o tramite email, condurre una riunione di avvio di un progetto riduce le probabilità di problemi di comunicazione e garantisce che tutti inizino il progetto dallo stesso punto di partenza. Senza una riunione di avvio, i membri del team e le parti interessate potrebbero avere aspettative di progetto disallineate, il che porta a uno slittamento del progetto e, nel peggiore dei casi, al suo fallimento.

Ciò non significa che le riunioni di avvio devono essere uguali per tutti i progetti. Alcuni di essi, come l'interazione diretta coi clienti o iniziative complesse, trarranno vantaggio da una riunione formale che richiede molta preparazione anticipata, come una presentazione o una dimostrazione completa, in base al tipo di progetto. Per progetti semplici o con un minor numero di stakeholder, possono bastare riunioni meno formali, senza passare attraverso i passaggi preparatori menzionati.

I diversi tipi di riunioni di avvio

Non tutte le riunioni di avvio sono uguali. In generale, ogni tipo di riunione di avvio di un progetto dovrebbe includere la maggior parte degli stessi elementi, ma conoscere i vari tipi di riunione di avvio può aiutarti a decidere quanto formale o informale debba essere la tua.

Riunione interna di avvio di un progetto

È questa la forma più semplice di riunione di avvio di un progetto. L'obiettivo di questa riunione è coordinare il team e fornirgli l'opportunità di porre domande prima che il progetto abbia inizio. Come per ogni riunione di avvio, prepara i materiali in anticipo, ma non stare a preoccuparti troppo dei dettagli.

Progetti di esempio

• Lancio del marketing di prodotto

• Produzione per il web

• Piano per test di usabilità

Materiali richiesti:

• Un piano di progetto che illustra i dettagli fondamentali del tuo progetto, incluse le metriche di successo, la pianificazione del progetto, le parti interessate e così via.

• Obiettivi del progetto SMART che catturano ciò che otterrai entro la fine del tuo progetto.

• Un ambito del progetto definito, per stabilire limiti chiari su ciò che fa e non fa parte di questo progetto.

• Una cronologia visiva del progetto, con tutti i traguardi pertinenti, per identificare quando il lavoro chiave sarà completato.

Oltre a condividere questi materiali durante la riunione di avvio del progetto, considera di archiviare le informazioni inerenti il progetto in una piattaforma centrale di gestione del lavoro. In questo modo, ogni membro del team avrà facile accesso ai documenti chiave.

Riunione di avvio di un progetto con sponsor esecutivo

Se il tuo progetto o programma ha sponsor esecutivi, allora dovrai condurre una riunione di avvio di livello generale, per informare tutti i leader esecutivi. In questo tipo di riunione di avvio, assicurati di sottolineare l’importanza dello scopo e degli obiettivi del progetto, nonché del suo impatto sulle finalità dell'azienda.

Durante questo tipo di riunione di avvio, non dovresti dedicare troppo tempo ai singoli traguardi o ai dettagli del progetto. Organizza anche una riunione di avvio interna con il tuo team.

Progetti di esempio:

• Roadmap del prodotto

• Campagna di marketing (senza collaborazione di un'agenzia)

• Distribuzione di software o sistemi

Materiali richiesti:

• Uno scopo del progetto chiaramente delineato, che collega l'impatto aziendale di questo progetto agli obiettivi aziendali.

• Se valido, il business case che hai preparato per questa iniziativa.

• Obiettivi del progetto succinti, per mostrare alle parti interessate cosa otterrai entro la fine del progetto.

• Un piano di progetto che illustra i dettagli fondamentali del tuo progetto, incluse le metriche di successo, la pianificazione del progetto, gli stakeholder e così via.

• Una roadmap che funge da linea temporale generale per le fasi principali del progetto.

• Un executive summary che contenga tutte queste informazioni chiave sul progetto. Presenta una versione più generale, per poi condividere il documento completo con le parti interessate, in modo che possano rivedere i dettagli dopo la riunione.

• Una presentazione formale o una serie di diapositive.

Riunione di avvio di un progetto esterna o con un cliente

Se stai lavorando a un progetto che include un'interazione di persona con un cliente, dovrai organizzare una riunione di avvio tra il tuo team e gli stakeholder lato cliente, per allineare tutti agli obiettivi e ai risultati finali del progetto. Questa dovrebbe essere la versione più raffinata della riunione di avvio del progetto.

Questo tipo di riunione di avvio di un progetto è la tua occasione per stabilire le aspettative e sviluppare una comprensione condivisa degli obiettivi del progetto. Durante questa riunione iniziale, presenta il team di progetto, definisci la frequenza delle comunicazioni tra te e il tuo cliente e concorda un modo di collaborare efficace. Assicurati che sia tu che il cliente abbiate ben chiaro come e quando questi verrà aggiornato sui progressi del progetto.

Progetti di esempio

• Campagna di marketing (con collaborazione di un'agenzia)

• Pianificazione di eventi

Materiali richiesti:

• Un piano di progetto che illustra i dettagli fondamentali del tuo progetto, incluse le metriche di successo, la pianificazione del progetto, le parti interessate e così via.

• Un brief del progetto o un brief creativo, a seconda del tipo di lavoro.

• Un ambito del progetto chiaramente definito, per stabilire limiti chiari su ciò che fa e non fa parte di questo progetto.

• Una roadmap del progetto, che dovrebbe fungere da linea temporale generale per le fasi principali del progetto e includere tutti suoi traguardi.

• Un elenco degli stakeholder del progetto  e dei rispettivi ruoli.

• Uno strumento di comunicazione del tuo team (ad es., Slack, email, Asana) e di condivisione dei resoconti sullo stato del progetto.

• Una presentazione formale o una serie di diapositive.

Riunioni di avvio di un progetto Agile

La maggior parte dei team Agile esegue i propri progetti in sprint, che sono cicli di lavoro di due o quattro settimane. Non hai bisogno di una riunione di avvio per ogni sprint, in quanto rallenterebbero il team. Dovresti però mettere in calendario una riunione di avvio del progetto almeno una volta all'anno, per assicurarti che tutti i membri del team siano sincronizzati. Inoltre, se il tuo team inizia un nuovo progetto o se assumi un nuovo membro del team, dovresti organizzare una riunione di avvio del progetto per aggiornare tutti.

La riunione di avvio di un progetto Agile è un'opportunità per assicurarti che il tuo team disponga di tutto ciò di cui ha bisogno durante uno sprint, in modo che tu possa utilizzare la pianificazione dello sprint e le riunioni retrospettive dello sprint per concentrarti sul miglioramento continuo.

Materiali richiesti:

• Criteri di successo, incluso cosa significa “fatto” per il tuo team.

• Ruoli formali all'interno del team, specialmente se adotta Scrum.

• Un elenco dei rituali Scrum che organizzi con il tuo team e le loro date.

• Un piano di comunicazione chiaro su dove e come il tuo team dovrebbe comunicare (ad es., Slack, email, Asana).

• L'ordine del giorno delle riunioni stand-up quotidiane del tuo team.

Dieci passaggi per pianificare e condurre un'efficace riunione di avvio di un progetto

In qualità di project manager di un'iniziativa chiave, è tua responsabilità pianificare e condurre la riunione di avvio. Allo stesso modo, se devi gestire un programma più ampio e pianificarne la relativa riunione di avvio, probabilmente sarai la persona che condurrà la riunione, anche se puoi contare sui diversi project manager per presentare le informazioni relative alle rispettive iniziative.

Se non hai mai organizzato una riunione di avvio, non preoccuparti! Ecco dieci passaggi per organizzarne una efficacemente.

1. Preparati per la riunione

Il primo passo per organizzare la riunione di avvio di un progetto è stabilire chi deve essere presente e quanto tempo dovrebbe durare la riunione. Il livello e il dettaglio della preparazione dipenderanno da quanto formale deve essere la riunione di avvio: stai invitando stakeholder esecutivi o partner esterni? O si tratta di una riunione preliminare informale con il tuo team di progetto principale? Di seguito ti elenchiamo una serie di azioni da svolgere in preparazione alla riunione.

1. Finalizza l'elenco degli invitati. A questo punto, dovresti sapere che tipo di riunione di avvio del progetto devi organizzare e chi invitare. Prima di spedire gli inviti, assicurati di rivedere l'elenco dei partecipanti ancora una volta, per assicurarti di aver incluso tutti gli stakeholder del progetto pertinenti.

2. Pianifica un orario (e una durata). Non dimenticare di includere del tempo per le domande.

3. Incarica qualcuno di prendere appunti. Assicurati che qualcun altro prenda appunti, nel caso ci siano stakeholder che non possono partecipare alla riunione. Se la riunione si svolge virtualmente, registrala, in modo che i membri del team assenti possano poi guardarla se necessario.

4. Crea un ordine del giorno della riunione. Comunicando in anticipo l'ordine del giorno, puoi assicurarti che tutti siano preparati. L'ordine del giorno è anche un'ottima occasione per condividere i materiali, come il piano del progetto e la cronologia, che desideri che i partecipanti esaminino prima della riunione.

Esempio di ordine del giorno di una riunione di avvio di un progetto

2. Fai le presentazioni

Se questo è il primo incontro con il team di progetto, è possibile che alcuni membri non abbiano mai lavorato insieme prima. Inizia la riunione facendo le presentazioni o alcune domande per rompere il ghiaccio, al fine di aiutare tutti a conoscersi.

3. Parti dallo scopo del progetto

La cosa più importante su cui allinearsi durante la riunione di avvio del progetto è l’obiettivo da raggiungere e l'importanza del progetto. Secondo uno studio recente, solo il 26% dei dipendenti ha una comprensione molto chiara di come il proprio lavoro si rapporti agli obiettivi aziendali. Senza questa chiarezza, i membri del team non sanno a quale attività dare priorità o come gestire priorità mutevoli.

Quando condividi lo scopo del tuo progetto, spiega in maniera eloquente come quest'ultimo si collega a obiettivi più ampi dell'azienda e dell'organizzazione. Rispondi alle domande “Perché stiamo portando avanti questo progetto?” e “Per cosa stiamo lavorando?”. Nel corso della riunione, avrai la possibilità di immergerti nei dettagli e nei flussi di lavoro specifici, ma condividere lo scopo del progetto all'inizio della riunione è il modo migliore per sincronizzare tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

Esempio di scopo del progetto

Lo scopo di questo progetto è aumentare la consapevolezza del marchio in NAMER ed EMEA, attraverso una campagna di brand digitale nel terzo trimestre.

4. Condividi il piano del progetto

Da un punto di vista ideale, hai già condiviso il piano del progetto nell'ordine del giorno della riunione, in modo che i membri del team abbiano avuto la possibilità di leggerlo in anticipo. Durante la riunione di avvio di un progetto, non è necessario esaminare ogni minimo dettaglio del piano del progetto, bensì concentrarsi su informazioni chiave quali la cronologia, i traguardi importanti o i risultati finali del progetto.

Esempio di piano di progetto

5. Definisci l'ambito del progetto

Una delle cose più importanti di cui discutere in gruppo è ciò che rientra e ciò che non rientra nell'ambito del progetto. Assicurati che tutti abbiano le stesse aspettative, in modo che non ci siano sorprese dell'ultimo minuto o modifiche dei risultati man mano che il progetto va avanti. Chiarire l'ambito del progetto in anticipo e spesso è il modo migliore per prevenire lo slittamento del progetto, che può ritardare o addirittura far deragliare il lavoro.

Esempio di ambito del progetto

Obiettivo del progetto: pubblicazione di annunci display e video nel terzo trimestre, per aumentare la consapevolezza del marchio in NAMER ed EMEA.

Risorse

• Team di brand design (sei persone), 15 ore settimanali per quattro settimane

• Budget di spesa per i media: 50.000 $

Risultati finali

• Design della landing page

• Annunci display (due varianti per i test A/B), le cui dimensioni si basano sulla scheda tecnica del display

• Spot di 6 e 30 secondi, le cui dimensioni si basano sulla scheda tecnica del video

Requisiti di creatività: annunci display

• Mostrare logo e CTA durante l'animazione

• Sono necessari sia banner statici che HTML5

Video

• Presentazione del marchio entro i primi 5 secondi

• Include voce fuori campo

Landing page

• Gli annunci e la landing page dovrebbero creare un'esperienza visiva coerente

Fuori ambito

Traduzione delle risorse della campagna del marchio

6. Stabilisci ruoli e responsabilità del progetto

Questo potrebbe non essere necessario nel caso di un semplice progetto interno, ma se il tuo team non ha mai lavorato insieme prima o se devi collaborare con un partner esterno, assicurati che a tutti siano chiari ruoli e responsabilità. Chi è il principale punto di riferimento per il progetto? Questo progetto ha uno sponsor o un leader esecutivo? Esiste un individuo o un gruppo responsabile delle approvazioni?

In fasi diverse del progetto, si presenta la necessità di informare stakeholder diversi. Se durante la riunione di avvio al tuo team di progetto non sono ben chiari ruoli e responsabilità, potresti creare e condividere un grafico RACI come attività da svolgere post-riunione.

Esempi di ruoli in un progetto

• Responsabile: Daniela Vargas

• Approvatore: Kabir Mandan

• Consultati: Kat Mooney, Ray Brooks

• Informato: Avery Lomax

7. Condividi dove monitorerai i dati del progetto e gli aggiornamenti in tempo reale

Il knowledge worker medio trascorre il 60% del proprio tempo in attività superflue, come la ricerca di informazioni o documenti. Tutte queste attività tolgono tempo al tuo team dal lavoro ad alto impatto aziendale.

Per ridurre le attività superflue e consentire al tuo team di lavorare efficacemente, assicurati di avere un punto centrale di riferimento per tutte le attività chiave del progetto. Quando tutte le informazioni del tuo progetto sono in un unico posto e facili da trovare, il tuo team può velocemente consultare i documenti, ottenere aggiornamenti sull'avanzamento in tempo reale, verificare traguardi fondamentali e rimanere aggiornato sui risultati finali.

8. Riserva tempo per le domande

Dopo la riunione di avvio, il tuo team potrebbe avere domande su qualcuno degli argomenti che hai presentato, come l'ambito del progetto o cosa ci si aspetta da determinate attività. Assicurati di lasciare tempo a sufficienza alla fine della riunione per rispondere a qualsiasi domanda. Ricorda: l'obiettivo della riunione di avvio di un progetto è che, alla sua fine, tutti siano sincronizzati sul da farsi e pronti a iniziare.

9. Delinea i passaggi successivi

L'ultima parte della riunione di avvio di un progetto dovrebbe consentirti di identificare i passaggi successivi. Cogli l'occasione per specificare dove verranno documentate le attività e identifica le azioni da realizzare che sono state individuate durante la riunione. Questo potrebbe aiutarti a definire le attività che il tuo team dovrà svolgere per prime.

A questo punto, chiarisci dove e come condividere gli aggiornamenti sullo stato del progetto. Fare troppe riunioni è stato uno dei tre principali ostacoli alla produttività nel 2021. Invece di pianificare riunioni di persona o virtuali sui progressi, considera la possibilità di condividere virtualmente i resoconti sullo stato del progetto attraverso un sistema di gestione del lavoro. In questo modo, i membri del team possono continuare a coordinarsi e interagire in modo efficiente su eventuali nuove modifiche.

10. Cosa fare dopo la riunione

Congratulazioni: la riunione è finita! Chiedi a chi avevi incaricato di prendere appunti di condividerli nel tuo progetto comune. Se vi siete riuniti a distanza, assicurati di condividere anche la registrazione e/o la trascrizione della riunione. Infine, se sono state individuate attività da realizzare durante la riunione, assicurati che vengano assegnate al membro idoneo del team.

Dopo la riunione di avvio

Dopo aver tenuto la riunione di avvio del progetto, tutto è pronto per iniziare. Il modo migliore per mantenere allineamento e chiarezza dopo la riunione di avvio è usare uno strumento di gestione del lavoro  come punto centrale di riferimento e di collaborazione. Condividendo tutto il lavoro, gli aggiornamenti dello stato e i messaggi in un unico posto, aiuti i membri del team a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda.

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